1、公司会议组织及资料整理管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总 则第一条 为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司预算考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。第二条 与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到：不该说的不说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项决定。第三条 会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理。第四条 2、本制度适用于公司及所属各部门。第二章 会议类别第六条 本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层干部会议、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等。第七条 专题会议指公司财务管理、经营管理、安全管理、质量管理、工程管理、预算管理、合同评审等会议。第三章 会议的组织管理第一节 总经理办公会第八条 总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。内容包括但不限于分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产经营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、进度工期和质量等问题进行工作部署，明确施工、采购、销售等关键环节的指导意见；讨论公司重要人事任免、机构设置以3、及制度审议等。第九条 总经理办公会议原则上每月召开一次。特殊情况可临时召开。第十条 总经理办公会议由公司总经理主持，副总经理等经营班子成员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态。总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席。第十一条 总经理办公会由公司办公室通知、记录和整理纪要。第二节 中层干部会议第十二条 中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定。通报公司经营、管理和发展情况，总结工作情况，表扬先进、批评落后，统一思想、明确责任。激发中层干部的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率。第十4、三条 召开中层干部会议由公司总经理批准，参加人员原则上为公司部门负责人和主要管理人员。第十四条 公司中层干部会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要。第三节 专题会议第十五条 公司专题会议是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、工程、预算项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、进度管理、质量管理、安全管理、财务管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。第十六条 公司有关生产、安全、经营、质量、安全、设备、技改、预算等方面的专题会议每月至少召开一次。第十七条 专题会议由公司总经理批准，分管5、的副总经理主持，公司部门的相关负责人参加。 第十八条 专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，办公室协调安排会议室。第十七条 专题会议结束后1个工作日内，由承办部门将此方面的专题会议纪要经会议主持人审核签发后执行，同时报送上级组织备案。第四节 部门日常管理例会第二十条 公司所有部门必须有效地召开部门日常管理例会，并保证做到会议的质量达到公司规定的目的。第二十一条 公司人力资源部负责对各部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估。第二十二条 部门日常管理例会至少涵盖如下内容：传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应6、的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用科学的分析方法（如PDCA循环法）进行研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的氛围；安排专题培训等。第二十三条 部门日常管理例会原则上每周召开一次，由部门负责人主持，必要时邀请分管领导参加。第二十四条 公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记录，保存期为1年。第五节 对外接待会议第二十五条 对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作7、的汇报会议。第二十六条 对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经理接待，相关部门负责人参加；属于业务对接的由公司分管副总经理和指定人员接待。第二十七条 对外接待会议属公司层面的由公司办公室负责联系和组织。第二十八条 属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，公司办公室可协调会议室安排接待等工作。第四章 会议的组织、管理和服务第一节 会议的组织第二十九条 会议的批准（一）临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，公司级大型会议须经总经理批准。（二）本制度已列出的会议按照规定程序批准。第三十条 涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议主要牵头部8、门与办公室联系，备案会议情况；需办公室协调安排的，由办公室统一安排。第三十一条 会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会议宣传等。第三十二条 会议通知（一）会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知，大型会议需至少提前2个工作日下发正式书面通知。（二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。第三十三条 会议的准备（一）做好会议通知。确保应到人员按时参会。（二）做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和设施检查及服务。人员和服务9、用品。（三）做好参会人员的引导和组织。（四）重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。第二节 会议室的管理与服务第三十四条 公司会议室由公司办公室负责管理，。第三十五条 会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。第三十六条 会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。第四章 会议资料管理第一节 会议纪要的整理与印发第三十七条 会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。（一）总经理办公会议、10、中层干部会议、经济分析会、生产经营分析会议、生产经营协调会议须整理会议纪要，会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力。（二）专题会议根据安排整理会议纪要。（三）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。第三十八条 会议纪要的签发 总经理办公会议、中层干部会议结束后，公司办公室及时整理会议纪要，报公司总经理审核、签发后印发。其他会议纪要由会议组织部门及时整理，报分管领导审核签发后印发。会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。第三十九条 会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成，特殊情况除外；若会议纪要决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收。第二节 会议纪要的格式第四十条 各11、种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，主要包含以下基本要点：（一）文本全部使用A4型纸。（二）文头用“某某公司某某会议纪要(可分两行排列)”的指定标题，用小二号黑体字，正文部分用四号仿宋_GB2312非套黑字。（三）标准下行注明发文部门。（四）成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写作“”。（第三节 会议资料的存档第四十一条 各类会议资料必须存档。总经理办公会议、中层干部会议和公司级专题、接待等会议资料由办公室负责按季度分类分次存档。其他会议资料由各承办部门自行存档。第四十二条 公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资12、料、图片及会议纪要等。第五章 会议精神的督办第四十三条 公司办公室负责对总经理办公会议、中层干部会议及有关专题会议的重大决定事项进行督办。第四十四条 对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门、人员予以支持、配合。第四十五条 公司办公室负责对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求的时间以督办通知书对有关责任人和责任部门进行逐项督办，并定期整理督办报告向公司领导汇报。第六章 会议纪律和要求第四十六条 会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续。第四十七条 不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。 第四十八条 会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。 第四十九条 会议发言要言简意赅，按照规定时间发言。第五十条 会议务求精简高效，严肃认真。第五十一条 会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。第五十二条 做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。第七章 附则第五十三条 本制度自下发之日起执行， 本制度公司办公室负责解释和修订，由总经理负责最终裁决。