1、茶田有限公司档案管理制度及人员职责编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 梅州xx茶田有限公司档案管理制度一、总 则第一条：为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。第二条：公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为普通、秘密、机密、绝密四个密级。第三条：公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职2、时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理第四条：公司指定专人对文件材料进行管理，各部门有关人员要积极配合。第五条：电子文档必须根据档案管理信息化解决方案，严格按照全宗内分类和编号规则利用档案管理系统操作流程进行登记和管理。第六条：纸质文件必须按照国家档案局DA/T22-2000批准规则进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，实施整理和保管，档案柜（箱）的编号规则与电子文档编号规则相同。第七条：文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经办审阅后归档。第八条：一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交总经办备案。3、会议文件由总经办收集。三、归档范围第九条：重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。第十条：本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第十一条：本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十二条：本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第十三条：本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十四条：本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求第十五条：档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第十六条：归档的文件材料种数、份数以及每份4、文件的页数均应齐全完整。第十七条：在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。第十八条：不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 第十九条：档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 第二十条：案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责第二十一条：按照有关规5、定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。第二十二条：按照归档范围、要求，将文件材料按时归档，电子文档要及时做好备份。第二十三条：工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用第二十四条：公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写档案借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中普通密级文档的借阅要由部门经理签字批准，密级为秘密、机密文档的借阅要由副总或总监签字批准，密级为绝密的文档由总经理签字批准。第二十五条：档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。第二十六条：必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。第二十七条：不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。第二十八条：必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。第二十九条：借出档案不准转借，必须专人专用。用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第三十条：系统操作人员不得擅自泄露权限密码，要严格管理阅文人员权限，并及时注销阅文人员帐号。七、附 则第三十一条：本制度自公布之日起执行。附件：文档分类及标识总表梅州xx茶田有限公司 二xx年十一月三十日