1、医药有限公司财务档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、目的：为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。二、适用范围本制度用于财务部档案的管理。三、档案管理职责财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。四、财务档案定义会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。五、会计档案范围包含会计凭证、2、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。（一）会计凭证 会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。（二）会计账簿会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。（三）会计报表 会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量3、表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。（四） 其他会计核算资料其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料，纳税申报表。如：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案查阅复印登记表等。六、会计档案的装订和保管会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。（一）会计凭证装订前的准备工作：（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；（2）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成4、同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整，严禁使用金属制品装订；（3）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，出库单、入库单、其他出入库单据、工资表是否随附齐全；（二）会计凭证装订时的要求：(1)装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。(2)凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；(3)装订凭证厚度一般为2-3厘米，装订牢固，美观大方。（三）会计凭证装订后的注意事项：(1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、起止日期、册数（总册数）。(2)在封面上编好卷号，会计凭证装订成5、册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。 (四)会计档案的保管要求。（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。（2）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。（3）会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；（5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；（6） 会计电算化档案保管要注意防盗等安全措施。（五）档案保管期限（1）原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年 6、（2）银行存款余额调节表和银行对账单 5年 （3）日记账15年。其中：现金和银行存款日记账 25年 （4）明细账、总账、辅助账 15年（5）固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年 （6）主要财务指标报表（包括文字分析） 3年 （7）月、季度会计报表（包括文字分析） 5年 （8）年度会计报表（包括文字分析） 永久 （9）会计档案保管清册及销毁清册永久 （10）主要财务会计文件、合同、协议 永久 七、财务信息化档案（1）财务信息化会计档案的涵义：财务信息化档案指存储在计算机、磁盘、光盘、打印出来的书面等形式的 会计数据；会计数据是指科目体系、各类编码、各种应用方案、记帐凭证、会计帐簿、会计7、报表（包括报表格式和计算公式）等数据；（2）财务信息化会计档案的查阅、外借和拷贝必须经本单位财务负责人的批准，重要数据必须经总经理批准。重要数据是指对公司具有重大影响的数据。（3）对财务信息化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。（4）采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。八、会计档案的借阅(一)会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。（二）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经财务负责人或总经理批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借8、阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。（三）本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。九、会计档案的销毁（1）会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准后方可予以销毁。（2）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止9、；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。（3）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；由财务部和行政部共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。十、附则（1）本制度有财务部负责制定，由公司财务部负责解释和修订；（2）本制度自颁布之日起执行。（3）附样表：会计档案保管清册、会计档案移交清册、会计档案销毁清册、会计档案查阅复印登记表、财务档案标签。（4）档案号：年度+箱号（文件柜号）+档案简称（会计凭证即PZ、会计账簿即ZB、会计报表即BB以、其他会计核算10、资料即QT）。流程涉及部门及人员职责各部门会 计 档 案 保 管 清 册档案号档 案 名 称起 止 日 期存档数量保 管 期 限入档职员备 注会 计 档 案 移 交 清 册 表移交单位名称：序 号会计档案名称档案号册数起止年度档案号应保管期限已保管期限备注交接日期： 接收人： 移交人： 监交人：会 计 档 案 销 毁 清 册 单位名称：序号类 别题 名起 止 年 月 日目录号档案号原期限已保管期限页数备注 财务负责人签字： 档案负责人签字： 年 月 日会 计 档 案 销 毁 清 册 审 批 表销毁单位盖章： 年 月 日销毁会计档案总计（本）会计凭（本）起止年度会计帐薄（本）起止年度财务报（本）11、起止年度其它核算材料（本）起止年度备注销 毁 原 因主管领导意见：签字： 年 月 日档案部门意见：签字： 年 月 日财务部门意见：签字： 年 月 日监销人：签字： 年 月 日财 政 部 门 意 见审核人意见： 签字： 年 月 日科长意见：签字： 年 月 日主管局长意见：签字： 年 月 日 备注：本表一式两份 一份销毁单位档案室保存 一份财政局留存会计档案查阅复印登记表档案号查阅或复制人姓名查阅（档案）内容凭证号附单据数（张）财务负责人签字查阅归还是否复印日期签字日期签字财务档案标签装箱内容记账凭证所属年度2016年全年总箱数所属月份（期间）6月入箱总数量档案号2016-10-PZ装箱人日期2016-10-11