1、能源公司会议准备、通知与召开管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、总则：为规范公司会议管理，精简会议频率、提高会议质量、降低会议成本、充分体现会议成效，结合公司实际以简洁、实效、便于操作的原则制定本制度。二、适用范围：本制度适用于xx能源有限公司会议管理。三、管理权责：（一）总裁办负责公司各级会议的统筹协调及本制度的执行监督。行政部为公司各级会议的会务服务部门。（二）分管副总、部门经理负责各分管部门、事项与本部门内部会议的组织召开。（三）会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出指正2、或处罚。（四）会议室的使用管理按行政部制定的有关规定执行。四、会议分类：（一）公司级会议：员工大会、股东大会、董事会、年度总结会、公司例会等涉及公司性的重大会议、（二）专题性会议：重要事项的专题会、评审讨论会、专题性电视电话会议等（三）部门性会议：部门性的业务会议、工作部署会议等（四）临时性会议、处置突发事件会议等五、会议安排原则：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司会议、专题会议、部门会议、临时会议，因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。六、会议准备：（一）公司性会议应由业务主办部门提出会议计划，经由总裁办审核，总裁审批后由总裁办列入月度会议计划，进行统3、筹协调。（二）专题性会议应由业务主办部门提前三天报总裁办审核，安排是否由总裁出席，总裁办进行统筹协调。（三）部门性会议由分管副总、部门经理自行负责。（四）会议提拟人或主办部门应提前做好会议资料（如会议议题、议程、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、提交的讨论资料等）准备。（五）会议提拟人或主办部门应提前一天将会议内容简要与会议资料以书面或电子邮件形式发放到与会者手中，使与会者做好会议准备。（六）会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。七、会议通知遵照以下规定：（一）已列入会议计划的会议，在当月中无调整的，不再另行通知4、，由主办部门按会议计划直接通知与会人。（二）专题性会议由主办或牵头部门负责通知与会部门、与会人。（三）部门性会议由部门自行通知。（四）属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：1、未列入月度会议计划而临时提拟的会议；2、虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；3、其它提拟人认为应另行通知的情况。4、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；5、会议通知形式一般为电话或口头通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面或邮件通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部5、门还应编列详细的会议计划通知相关部门。八、会议组织：遵照“谁提拟，谁组织”的原则，以管理权责、议题范围、所涉部门来召集组织。九、会议召开与主持：（一）公司级会议原则上由公司总裁主持，总裁另有指定或授权的，从其指定。（二）股东大会、董事会会议由董秘办按照公司股东大会、董事会召开规定组织实行。（三）专题性会议、部门性、临时性会议等均由提拟人或主办部门负责人主持。（四）合理控制会议召开时间，公司级会议和专题会议应控制在两小时之内，特殊情况除外。十、 会议主持人应遵守以下规定：（一）主持人应提前到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达6、成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。（三）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，以确保议程顺利推进及会议效率。（四）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对争议较大、涉及事项复杂等暂未能议决的事项亦应加以归纳并在会议后续安排统一意见。（五）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施部门（人员）、达成标准和时间等会后跟进安排应向与会人明确。十一、与会人应遵守以下规定：（一）应准时到会，并在会议签到表上签到。（二）会议发言应言简意赅、紧扣议题、切入主要，具有条理。（三）遵循会7、议主持人对议程控制的要求。（四）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。（五）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移原则上不允许接听电话，如须接听，宜离开会场。（六）凡需参加会议人员因故未能参加，应由本人或部门提前向主持人说明。必要时应安排人员代为参加。（七）做好本人的会议纪录。十二、会议记录：会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则。（一）公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。（二）各部门应常设一名会议记录员（由本部门在内部指定，名单报总裁办备案），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。（三）专题性会议、临时性会议由主办部门的记录人员负责会议记录并整理会8、议纪要。（四）如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。（五）公司总裁主持的公司级会议、临时性会议等原则上由总裁办负责会议记录并做会议纪要，公司总裁另有指定的，从公司总裁指定。（六）会议记录员应遵守以下规定：1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议签到记录，根据需要整理会议纪要。2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要应于会后次日呈报会议主持人审核签名，总裁审阅后下发。十三、会议纪要整理与下发范围：（一）公司级会议、总裁主持的临时性会议等。（二）会9、后对会议精神贯彻落实、进行跟进督办的会议；（三）主持人要求整理会议纪要的其它会议。（四）会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定并下发到会议相关人员。（五）属下列情况之一者，不宜以会议纪要形式发放：1、如涉及公司架构调整、经营方向改变、主要负责人员调整等需公司各部门周知重大事项。2、需各部门遵照执行的公司方针要求、管理制度、重要事项等需在会议后宜直接以决定或通知形式下发文件执行的事项。十四、会议记录与会议纪要的归档：（一）部门性会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管。（二）本部门主办的公司各类会议（含专题性会议、临时性会议）等由本部门书面留执一份。（三）公司各类会议形成的会议纪要10、须由主办部门以纸介质报总裁办一份以供备案调阅，行政部一份存档。（四）会议记录与会议纪要作为公司的重要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。十五、会议跟进与督办：（一）公司各类会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则。会议主持人另有指定的，从主持人指定。（二）公司股东大会、董事会的会议事项由董秘办负责会后落实跟进。（三）公司总裁主持会议的会后跟进工作原则上由总裁办负责落实，总裁另有指定的，从总裁指定。（四）会议主办部门或牵头部门的跟进工作由分管副总、主办部门或牵头部门的负责人安排跟进落实。（五）会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。如有下发执行文件的以文件为准。（六）会议跟进落实效果不佳或未有明显成效，由分管副总或跟进部门汇报总裁后，总裁办登记跟进事项，协调落实，督办处理。（七）会议督办以跟进部门的落实效果为起点，依据协调相关部门，进行限期督办。十六、附则：（一）本制度由公司总裁办负责解释。（二）本制度由公司总裁批准后生效，自颁布之日起执行。