1、化工公司内部会议召开管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 会议管理制度为提高工作实效，建立止常工作秩序，强化内部管理，重视时间效应，保障 公司会议均能产生预期的、较好的作用，特制定本制度。一、管理职责办公室是公司会议管理的归口部门，负责公司组织召开的会议的会务工作和 公司行政会议的会议组织和会议管理。二、会议准备1、会议计划（1）所有会议召开前都应有会议计划，重要和大型会议应制定书面计划（或 方案）。（2）会议计划原则上应包括以下内容：会议名称、会议主题、会议时间、会议地点，会议召集人（或部门）、会议 组织、参会2、人员、会议内容、会议H程、会议议程、会议资料清单、会议筹备工 作、会议费用预算等。（3）例行会议的会议计划在第一次会议确定后，原则上不再变化，如有变 化，由会议召集人（或处室）临时通知。小型或非止式会议，以上内容可简化, 由会议召集人（或处室）决定。（4）会议计划（或方案）由处室或会议召集处室拟定后，报公司分管领导 （大型会议报董事长）审批同意执行。2、会议通知（1）会议召开前，办公室或会议召集处室，应提前通知参会人员，以便作 好参会准备。（2）会议通知有口头（直接或电话）和书面通知两种方式，小型或非正式 会议可釆用口头（直接或电话）通知；重要和大型会议则应采取书面通知；例行 会议除第一次和有3、变动时通知外，以后则不再通知。3、会议资料准备（1）召开会议所需要的文件由召集会议处室拟制，并报相关领导审核同意。 如需下发给每个与会人员，则由办公室复印后，由会议召集处室或会务组发给每 个与会人员。（2）如需与会人员准备发言材料或提供相关资料的，应在会议通知时具体 说明。4、其他会务准备除了以上准备工作外，根据会议需要还应做好以下会务准备工作，重要和大 型会议，应成立临时的会务组，并进行分工，逐项落实。（1）会议地址的选定和会场内外的布置、会议设施的准备。如会场内的会 标、横幅、桌椅、座牌、灯光、音响、放映、录音、鲜花、茶水等；如会场外的 彩旗、欢迎牌、指示牌等。（2）会议住宿的安排。（3）4、会议用品的准备，包括会议礼品、会议证件（代表证、工作证、记者 证）等的准备。（4）会议人员接送安排。（5）会议宣传报道安排，包括会议录像、照相、邀请新闻单位、采访安排、 会议情况采写、报道等。（6）会议费用预算，本着节约、开支留有余地的原则进行预算。三、会间管理1、会前检查开会前，尤其是重要和大型会议前，必须对会议的各项准备工作进行一次全 面检查。包括参会人员通知落实情况、会议资料准备情况、会场内外布置情况、 会议设施与用品准备情况、会议录像照相落实情况等，发现问题应立即采取补救 措施。2、会议签到重要会议组织者(或处室)应准备好会议签到册，与会人员到会时应签到。3、会议纪律(1) 参加会议的5、人员不得迟到、早退、中途无故退席。因故不能参加会议， 必须提前向主持人请假。(2) 参加会议人员的手机开会时应调为振动，重要电话须接听应到会议室 外接听，严禁在会场内大声打电话。4、会议组织会议主持人应把握好会议进程，控制会议时间，维持会议秩序，提高会议效 率。5、会议记录(1) 参加会议的人员应做好会议记录，重要的会议，会务组应为每位与会 者准备好记录本和笔。(2) 重要和大型会议，应由会议召集人安排专人作好会议记录。(3) 会议记录要做到字迹清晰、内容完整、记录准确，对会议的结论、意 见或决定事项，必须详细、准确地记录。四、会后工作1、会议纪要根据会议情况需要发“会议纪要”或“决定”的，由6、会议记录人负责根据会 议记录整理，拟写“会议纪要”或“决定”，经会议主持人审批签发。2、会议的落实（1）参加会议的人员，负责会议精神的传达与贯彻。（2）有会议纪要和会议决定，由办公室负责进行传达和贯彻。（3）对于会议决定、决议和的领导在会上做出的指令，企管处要及时进行 督办，并将结果及时准确地向公司领导和会议主持人反馈。3、会议宣传报道（1）对重要和大型会议应安排录像和照相、录咅，记录会议的全过程。（2）对外有宣传意义的会议，应邀请新闻记者参加，并向其提供相关资料， 会后由记者撰搞在相关媒体上进行宣传报道。4、会议总结（1）会议完毕，应有专人对会议的所有资料进行搜集、整理并归档。会议 资料包括：会议申请、会议计划（方案）、会议通知、发言稿、会议文件、会议 记录、会议纪要（决定）、会务费用清单等。（2）重要和大型会议，会后应进行认真总结、分析得失，不断提高会议质量和会议的组织水平。