1、光学有限公司办公用品管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总则第一条 目的为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。第二条 适用范围 本制度适用于XX市XX光学有限公司（以下简称公司）所有的办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接等管理。第二章 办公用品管理细则第三条 办公用品的分类办公用品分为低值易耗品和高值保管品两类3.1 低值易耗品：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、塑料直尺、胶纸座2、笔筒、文件架、大头笔、介刀、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、电风扇、线插板、剪刀、订书针、钉书机、打孔机、计算器、电话机、装订机、文档夹、印泥、碳粉、墨盒、油墨、工卡等价值较低的日常用品；3.2 高值管理品为：电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。第四条 办公用品的管理责任部门4.1 公司办公用品的管理统一归口为公司人事行政部。 人事行政部应当于每月月初的1号-5号完成公司办公用品使用计划和上月办公费用报表上交公司副总裁审核。4.2 办公费用报表分常规费用和非常规费用两大类：3、4.2.1其中常规费用对应日常耗用的低值易耗品的费用，月初需由各部门负责人制定相应的月支出计划，当月的支出应当限定在月初的计划经费之内，如有超支的，需要列出超支的缘由。超支巨大的需做当面解释。 4.2.2非常规费用对应高值管理品一项，高值管理品不设月度计划，根据实际需要情况通过正常审批程序购置。人事行政部需于月初列出各部门的费用支出详细统计情况上交公司总裁。第五条 办公用品的申购及审批 5.1 月度计划需求：办公用品采用统一采购，各部门于当月31日（最后一天）之前做好下月申购计划，并填写好月度办公物品需求表（见表单1），由部门主管审核后交由人事行政部，由人事行政人员对月度办公物品需求表进行审核4、，根据库存情况汇总后填写物品请购单（见表单2），由人事经理审核，副总裁审批，交由采购部统一采购。逾期未提交的，视为当月采购无需求。5.2 急需物品：由需求部门填写物品请购单并注明加急原因，部门主管确认后，提交至人事行政部，人事经理审核，副总裁审批，交由采购部加急采购。5.3 在填写月度办公物品需求表、物品请购单必须清晰注明所需办公用品的名称、规格及数量，不易识别的要提供样品或图纸图样，不能提供的与人事行政部详细沟通确认，以避免误买。5.4 申购用品到位后，由人事行政部指定人员按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量。5.5 办公用品验收后，由人事行政部指定人员登记入帐、入库。5.6 办公5、用品由人事行政部依照实际需要建立安全库存，以保证日常办公性的需要。第六条 办公用品的领用6.1 对新入职的管理岗位人员：由人事行政部在其入职当天按配备标准填写物品领用单，人事经理审批后，交由新进职员确认并签名后一次性发放。6.2 各部门申购的办公用品，由部门根据月度办公物品需求表、物品请购单填写物品领用单（见表单3），经部门负责人审核后，由人事行政部按单进行分发； 超过请购单范围的依库存情况确认是否发放。6.3办公室人员对于常规性的文具有需要领用的，在填写好物品领用单标明用途，部门主管审核后，由人事行政部根据库存数量及以往领用情况进行发放和监督；6.4 领用人员必须严格履行手续，应填写物品领用6、单后领用和发放，严禁先借后领的行为；第七条 办公用品的保管7.1 办公用品管理人员必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。 7.2 办公用品仓库由人事行政部办用用品专管人员负责定期盘点。7.3 备用的办公用品由人事行政部统一保管。公司为人事行政部划定相应的存放区域，实行封闭保存。由各部门申请的办公用品应当及时发放。7.4 发放出去的办公用品应当由人事行政部做好相应的领用记录物品领用记录清单（见表单4），明确领用部门，领用人，领用日期，并定期盘点。7.4 对于大件管理品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。人事行政部将7、根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录（见表单5）。现阶段的大件管理品范围暂定为：电脑及其配件、电话机、电风扇、计算器。7.5 对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算，根据人事行政部事先公布的该类办公用品的使用年限(大件管理品目录（见表单5）)，在计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。）7.68、 实行定期盘存制。盘存频率为一月/次，人事部将于每月的25号至31号内抽取时间进行大件管理品的盘存。盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况，问题情况，并让相应的保管人签字确定，以便及时地发现问题，处理问题。第八条 办公用品的报废公司对高值管理品的报废实行审批管理。各单位、部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。8.1 对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。8.2 可维修品出现问题的应当提交维修申请单（见表单6）至人事行政部统一进行处理。8.3 对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过9、维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过了人事行政部的故障认定，方可由该管理品的保管人填写报废申请单（见表单7），经人事行政部签字确认后报废事项方为成立。报废品原购买价值单件超过1000元的，须报请公司副总裁的批准；原购买价值单件超过5000元的，须报请公司总裁的批准。8.4 高值报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流。8.5 高值管理品在完成报废程序后，应当从大件管理品目录上核销，核销时应做红笔登记，并附上报废申请单。第九条 辞职清退情况处理。对于有提出辞职的员工，在办理辞职手续时，必须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资的领取事项（详见离职交接10、清单）。第三章 附则 第十条 解释权本制度的解释权在法律允许的范围内归公司人事行政部所有。第十一条 公布实施本制度制定后经由总裁审批后公布，并自发布之日起实施。第十二条 相关表单、附件表单1：月度办公物品需求表 HR014-01表单2：物品请购单 HR014-02表单3：物品领用单 HR014-03表单4：物品领用记录清单 HR014-04表单5：大件管理品目录 HR014-05表单6：维修申请单 HR014-06表单7：物品报废申请单 HR014-07表单8：办公物品管理台帐 HR014-08附件1：办公用品申购发放流程 HR014-附件1附件2：新入职的管理岗位人员-标准配置 HR014-附件2