1、集团企业办公室职能及员工岗位管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一一、 办公室职能概述在公司内主要承担如下职能：在总经理领导下全面负责企业的人事、行政事务，积极贯彻行政管理方针、政策，为实现上传下达和各部门之间的协调运作提供管理上的支持和后勤保障。二、 办公室组织结构办公室主任行政部主管人力资源主管行政部专员人事专员三 办公室各岗位办公室职责概述：在总经理的领导下全面负责本公司各项是事务的处理，指导下属部门员工开看工作，为公司的良好运营提供服务支持。主要工作：1、 负责审核各类管理制度，并指导下属部门员工依照制2、度展开工作；2、 负责公司管理流程优化和人力资源规划工作；3、 负责公司各方面的重要会议和重大活动的组织筹备。4、 负责安排公司后勤保障工作，并审批各项改善员工工作、生活条件的意见、建议。5、 负责组织编制公司财产、物质的采购计划及预算，严格控制办公经费支出6、 负责指导、管理、监督分管部门员工的业务及工作，并负责部门员工的培训、考核等工作。7、 掌握人事、行政系统工作的情况和人事、行政管理工作的运作情况，适时向总经理汇报。8、 审核、审批企业办公用车、基础建设、固定资产采购等的申请。关键业绩指标1、 办公费用预算达成率2、 办公室工作计划完成情况3、 固定资产流失率4、 核心员工流失率5、 3、员工满意度行政主管职责概述： 负责行政资产管理、车辆管理、后勤服务等工作，确保公司各项业务正常开展，实现年度经营目标。主要工作：1、 编制行政管理制度，总经理审批后组织执行。2、 负责公司日常办公用品和低值易耗品的购买、发放、管理等工作。3、 负责起草年度、季度、月度、行政后勤相关工作计划。4、 对公司技术和非技术性资料进行分类建档、借阅登记，做好重要资料的保密工作。5、 建立公司所有的档案，并及时予以更新：负责车辆的调度、维护与保养，控制企业交通费用。6、 协助进行接待事务的组织、安排和实施。7、 负责低值易耗品和各类固定资产的统计和管理，并汇总申购行政办公物资。8、 负责对直接下属进行考核4、，并监督其日常工作。9、 组织协调本公司的后勤工作，包括办公环境、员工宿舍等。关键业绩指标1、 办公用品采购按时完成率2、 行政办公设备完好率3、 行政公文起草及时率4、 领导满意度人力资源主管职责概述：全面负责人事管理制度的制定及各项事务的处理工作。主要工作：1、 组织编制各项人事管理规章制度，经办公审核、总经理批准后贯彻执行，并监督和检查规章制度的执行情况。2、 负责编制公司年度费用预算，经办公审核、总经理审批后监督实施。3、 安排日常会议，协调总经理和公司各部门的工作，并协助各部门举办活动。4、 组织对公司的安全、环境和卫生进行管理，为公司的生产与运营创造良好的环境。5、 组织编制公司的5、文件编码，并组织相关人员对各类型的文件、档案进行建档、保管。6、 负责部门员工的选拔、配用、培训、考核等工作。关键业绩指标1、 人事工作计划完成情况2、 人事费用预算达成率3、 部门管理费用控制4、 部门协作满意度人事、行政专员职责概述：在人事、行政主管的领导下完成企业的日常人事、行政事务工作，并负责来访客人的接待。主要工作1、 负责办公用品的登记、发放、维护等工作。2、 负责对公司各种文书和档案进行编码。登记，并依据归档要求进行归档。3、 负责公司内外各种来往文件的核对、下发和传达工作。4、 负责起草会议文件，并做好会议记录。5、 负责办公文件的打印工作，管理传真机、复印机等办公设备。6、 6、负责考勤统计工作。7、 负责监督公共区域的卫生清洁工作，保持办公环境的整洁优美。8、 妥善安排来访人员，做好来访登记和接待工作。9、 统计各部门提供的的人事、行政财产物资申请表，并上报主管。10、 负责管理部门员工考勤工作，并对员工考勤情况进行汇总统计。11、 协助人事、行政主管控制各项人事、行政费用支出。12、 完成领导交办的其他任务。关键业绩指标1、 文件归档及时率2、 文件档案保管完整率3、 文件发放及时率4、 办公设备完好率5、 会议文件起草及时率办公室管理条例 办公室管理制度 一、办公室管理条例第一章 总则第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创7、造良好的企业文化氛围。第二章 细则第二条 服务规范：1.仪表：公司职员工应仪表整洁、大方；2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待；5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，接听电话时首先应答：“你好，莱芜安防服务运营中心,请问有什么可以帮你？”如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。第三条 办公秩序1.工作时间内不应无故离8、岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。4.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。5.发现办公设备（包括通讯、车辆、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。第三章 责任本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行，违反此规定的人9、员，将给予50-100元的扣薪处理。二、办公室物资管理条例第一章 总则为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。第二章 物资分类1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。2.低值易耗品：笔、纸、订书钉、胶水等3.管制品：订书机、档案盒、剪刀、工具箱、文件夹、计算器等4.个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资；5.实物资产：办公桌、椅、电脑等第三章 办公用品物资采购1.公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。申购物品应填写物品申购单，300元以内10、物品申购交部门经理同意，办公室批准；300元以上（含300元）部门主管同意，办公室审核，总经理审批。2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：1)定点：公司定大型超市进行物品采购。2)定时：每月月初进行物品采购。3)定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。4)特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。第四章 物资领用管理1.公司根据物资分类，进行不同的领用方式：2.低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用3.管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用4.贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用5.实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状第五章 公司物资借11、用1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿第六章 附则1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。3.本办法由人事部解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。四、公司值班管理条例一、总则：为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。二、管理体制1.员工值日：公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度；2.部门主管值班12、：公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制度。三、管理要点和内容(一).员工值日。1.目的：维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务；2.一般以工作时间为责任时间；3.值班要点：1).巡察办公场所保洁情况；2).电话记录、处理、转送；3).领导交办任务。(二).部门主管值班1.目的：以公司业务工作为主；2.一般以下班时间或节假日为值班时间；3.值班要点：1).接待下班后来客；2).处理未完成工作；3).处置下班后的突发、紧急事件；4).值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容；5).值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见；6).值班人员要按规定准确13、填写值班日志。五.接听值班电话应注意：1.礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚；2.使用语言文明，切忌粗声粗气；3.对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍；4.对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；5. 对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；6. 除紧争情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告；7.加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员；8.根据需要，可安排公司单身职工多兼值14、班工作，并给予适当的加班补贴。六.附则1.员工值日、部门主管值班为义务值班，必要时可予轮休。本制度由人事部解释、补充，经总经理批准颁行。办公室各部门绩效考核（主要以表格的形式）人事、行政专员部考核表员工姓名：-职位：-部门：-1、 主要完成情况序号主要工作内容考核内容目标完成情况考核分数1负责公司各类办公文件的档案管理分值考核得分2负责公司内外各种来往文件的上传下达工作3按领导安排负责会议文件的起草工作4负责管理话机、复印机等办公设备5负责员工人事资料的建立、维护和及时更新2、 工作能力考核项目考核内容分值考核得分自评考核人考核得分办公自动化设备的操作能力熟练使用计算机、打印机等沟通协调能力善15、于与人沟通，能有效的协调各方面的关系关注细节能力在日常工作开展中对细节问题给予足够的重视，并能就可能发生的细节问题制定预防措施3、 工作态度考核项目考核内容分值考核得分自评考核人考核得分纪律性出勤率、狂功率、迟到率责任感有较强的责任感，能保质保量完成工作任务，可放心交付工作主动性自觉做好本职工作，无需他人监督行政、人事专员主要考核指标细化表考核项目考核指标权重评价标准评分工作业绩文件、档案管理10分1.未能及时完成上下级各项工作任务的传达，每出现1次，扣2分；2.未能及时传达公司重要精神和文件，扣2分；3.对各文件、员工档案的管理不够及时、准确、完整，每出现一次扣3分。4.对日常办公用品的管理16、发放不及时，扣3分;职责管理15分1. 对公司重大会议和决定的记录，不够及时、准确，每发现一次扣3分；2. 对办公职能的检查不到位，每发现一次扣7分；3. 对费用的控制不到位，扣5分；员工信息了解情况15分1.不能够及时准确全面的把握员工信息，扣5分；2.不能及时掌握各部门的用人需求，扣5分；3.不能够及时发布招聘信息，扣5分工作配合情况5分1. 未尽全力解决员工提出的问题，扣2分；2. 与其他部门的沟通协调不到位，扣2分；3. 未能及时发现各部门存在的问题，扣1分考核管理情况10分1. 对员工的管理考核不到位，每出现一次扣5分；2. 对公司日常工作的管理不到位，扣5分工作态度工作主动性35分17、1. 出勤率达到100，得满分，迟到或早退一次扣5分;2. 考核期间累计迟到、早退三次以上者，减20分；3. 无故旷工一次，减10分；工作责任心10分1. 对部门的工作，未能及时安排，每发现一次扣2分；2. 除做好自己的本职工作外，还主动承担公司内部额外的工作，加5分；总分合计：办公室常用表格报销申请单申请人部门时间原因金额合计（大写）申请人签名：办公室签名：总经理签名：莱芜安防运营中心 月份签到表姓名/日期161718192021222324252627282930请假条请假人部门请假事由请假日期自 年 月 日 至 年 月 日请假 日 时负责人签字部门经理签字姓名民族出生日期学历毕业学院性别政治面貌联系方式应聘职务家庭住址薪资要求教育经历工作经历自我评价人力资源部意见车辆加油记录车牌号日期时间里程起止加油金额备注员工离职申请表姓名性别年龄单位职务服务年限离职原因自动被动拟离职日期单位主管签章人力资源部签章批示备注