1、容积热水器有限公司办公自动化系统OA运行制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: xx办公自动化系统（OA）运行制度xx容积热水器(成都)有限责任公司办公自动化系统（以下简称OA系统）内容包括协同办公，公文管理、表单应用、电子邮件、公共信息、个人日程计划等，主要实现本公司网络办公，无纸化办公，加强信息共享和交流，规范管理流程，提高单位内部的办公效率。OA的目标就是要建立一套完整的工作监控管理机制，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。 （一）使用规范 12、单位的每个工作人员都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公；在使用中如有问题，请与公司IT部联系。2、单位各部门工作人员每天必须使用MSN，并保证上班时间不离线。发送协同文件时，如果领导在线可用MSN或者OA系统的在线消息功能发送消息提醒；如果MSN离线，可通过RTX（腾讯通）发送手机短信提醒。 3、单位各部门工作人员（不包括无电脑员工），每天必须打开、使用OA办公软件，使用OA软件的频率要达到与MSN的频率一样。4、工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。 5、有重要文件需要领导审批，如果单位领导有事没有使用OA3、系统，工作人员可通过MSN、RTX（腾讯通）发消息或者RTX（腾讯通）发送手机短信提醒。6、工作人员要保证文件处理的响应时间。所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应不超过4个工作小时（即半个工作日内）。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。 7、OA系统自动对工作人员的使用情况进行记录，并对每个工作人员文件的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并由信息中心定期公布。 8、因个人原因未登陆和使用OA系统，造成的责任由自己负责。9、文件的处理时间以电脑的发文时间为准。10、在使用过程中OA系统出现问题，请立即与公司IT部联系；经IT部确认问题原因，如属系统自身原因，由IT部4、决定是否使用手工处理。（二）OA系统办公流程 经公司决定，从2005年9月 15 日起在OA系统中实施以下流程，望各部门认真执行。1、人力资源表一xx公司招收人员申请流程。2、恒热商场对帐单流程。3、计算机/网络-维修申请流程。4、市场部促销活动申请流程。5、市场部展台样机申请流程。6、市场部展台样机结算流程。 7、市场部恒热导购员配置流程。8、市场部恒热导购提成结算流程。9、公司的各种公文、公告、调查、讨论。各部门在工作中如果涉及到公司规定的以上流程，请直接在OA系统中填表、提交申请、审批、存档、打印。使用中如有问题，请与IT部联系。说明：各部门如果需要在OA系统上发布常用流程，请与公司IT5、部联系。（三）系统办公流程及岗位职责 公文管理 发文（单位管理部门发文、会议纪要和部门发文） 1、公司各管理部门发文，由各部门拟稿，提交后经行政部审核、行政部经理审核、单位领导签发、自动归档等流程结束后由行政部正式发文。 2、会议纪要，由行政部人员起草，提交行政部经理审核、主管领导签发、行政部发布，最后自动归档。 3、行政部等部门发文，由各部门人员起草发文，提交部门领导签发，然后自动归档。 收文（包括单位收文和部门收文） 1、公司收文，由行政部人员完成收文登记并填写传阅单或承办单、行政部经理填写拟办意见、行政部机要人员按行政部经理意见传送至公司领导审阅，公司领导填写办理意见后，行政部机要人员按6、公司领导办理意见转有关部门承办，然后自动归档。 2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。 督办通知 由行政部人员起草督办通知、行政部经理审阅后转到相关部门办理、相关部门办理完毕返还行政部并领导批示后该督办工作方可完成。 公文的归档及借阅 公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员须使用OA系统进行档案的借阅工作。 日常办公 1.公共信息管理公共信息模块是企业内公共信息的发布平台，也是企业员工交流沟通的平台。如企业发布公告、调查，员工回复调查7、，员工发起讨论题目或参与讨论等。2. 协同办公管理 单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。 3. 会议管理 召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导根据需要交领导审批或直接交行政部发布。 4.公告管理 由行政部起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。 （四）安全管理 1、文件密级管理。密级别以上的文件按原有的手工处理模式及进行处理，不得通过网络进行办理。 2、工作人员身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是8、每个工作人员的唯一标识，个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己每月定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。 3、数据的备份 每个工作人员要及时将OA系统中的文件备份到各个人计算机中，防止数据丢失，造成损失。公司IT部系统管理员定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，并在系统发生问题时恢复数据。 4、工作人员可用内部协同系统收发邮件，公文，实现数据及数据的交换。自OA系统正式应用起，取消服务器文件共享的方式。5、为避免计算机病毒传播，保证数据安全，禁止单位工作人员将自己的计算机文件或硬盘设置为共享状态，信息中心系统管理员定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查，对造成重大损失者追究责任。OA系统已发布流程使用方法以公司IT部发布的操作手册以及使用流程图为准。最后感谢公司各部门在工作中的配合。