1、公司行政办公及车辆使用维修管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 行政管理制度1. 1总则 为切实加强日常行政管理，保证股贵通服兴义维护部各项经营管理工作的有效、有序开展，本着简明务实、精细全面原则，制定本制度。 本制度适用于贵通服兴义维护部。 本制度所涉及的奖惩，一律按照集团奖惩制度之规定执行。1. 2考勤 工作时间 除法定节假日外，公司实行每周40小时工作制，周一至周五上午8：30-12：00和下午13：30-17：30为正常上班时间。若确因工作需要，员工可自行安排加班。除特殊情况外，公司将不强令员工加2、班。因公司的薪酬结构和每位员工的薪酬额度已包括各种可能的加班情况，因此，公司不再发放额外的加班补贴（国家法定节日除外，即：元旦、春节、国庆、劳动节，员工确因工作需要加班的，需事先报经公司领导批准后方可安排加班，公司将按照国家有关规定给予加班补贴）。 打卡规定 所有员工上下班时均须在考勤钟上打卡登记，公司将据此核查员工的出勤，并作为当月工资的核发依据之一。上午9：00后、下午17：00前打卡或上、下班未打卡的视为旷工。上班时间后30分钟以内打卡视为迟到，下班时间前30分钟以内打卡视为早退。因公外出不能按时打卡的，应提前告知主管领导和集团管理部考勤人员，以便登记核实，否则视为旷工。 请假 请假（包3、括事假、病假、工伤假、婚假、产假、丧假等）均须按照公司规定程序报批，否则视为旷工。1. 3办公秩序管理 劳动纪律 一、严格执行公司考勤制度，严禁无故迟到、早退和代打考勤卡。 二、上班时间不得做与工作无关的事，不得在办公区域内大声喧哗，禁止聚众聊天、听音乐、看报、睡觉等。 三、严禁在上班时间打电脑游戏、上网聊天或用电脑做与工作无关的事，未经许可，不得擅自使用他人电脑。禁止在下班后利用公司资源（包括电脑）做私活。 四、接打电话应做到长话短说，废话不说，言简意赅。严禁使用公司电话拨打私人电话。 五、复印、传真由管理部专人负责管理，使用人员需做好登记，严禁浪费纸张和因私使用。 六、参加各种会议必须准时4、出席，遵守会场纪律，将手机置于振动或静音状态，认真听取会议内容，做好记录，按要求发言。不得无故迟到早退，不得在会场交头接耳或做与会议无关的事。 行为礼仪 一、日常交往应讲究礼貌，行走、坐姿和言谈举止应自然得体、稳健向上，主动向他人致意问候，不讲脏话。 二、工作装:根据季节不同，公司对穿着工作装的要求为：（一）每年26月，911月，每周星期一至星期四，全体员工必须着职业装，男同志须打领带，星期五可自由穿着（不得穿着奇装异服，出席重要会议活动时，需按要求着装）。（二）每年7月、8月（夏季高温时节）和12月、次年1月（寒冬时节）可以不统一着职业装，但需按以下要求执行（出席重要会议/活动时，应按要求着5、装）1、夏季：周一至周四应尽量穿着比较职业的服装，男员工须穿着有领有袖的体恤或衬衫，可不打领带，但服装色彩不得过于艳丽，不得穿着短裤或拖鞋；女员工须穿着有袖的体恤、衬衫或其它符合要求的上装（不得穿低胸露背装、吊带装和背心式服装），下装不得穿着短裤、超短裙（裙装不得高于膝盖以上10公分）和拖鞋，穿着不应过于暴露。星期五可适当穿休闲装，但不得过于随意：男员工可以穿无领有袖体恤，但不得穿着短裤和拖鞋；女员工上装可以穿无袖体恤或衬衫等，但不得穿着吊带装、背心式服装和低胸露背服装，下装可以穿着长至膝盖以下的裤装或非超短裙装，不得穿着拖鞋。2、冬季：周一至周四应尽量穿着比较职业的服装，不得在办公区内戴各类6、休闲帽，不得在办公区内穿着高统靴和超短裙装；周五可适当穿着休闲服，但不得过于花哨和前卫。三、在办公区内，禁止穿带响底的鞋，行走时应避免发出较响的脚步声，不干扰别人工作。四、男性员工要经常理发修面，不得蓄须；女性员工可着淡妆，不得浓妆艳抹，饰品应佩带得当。 五、及时接听电话，接通时应首先向对方说：“您好，军通贵通服兴义维护部XX部门，请问您找谁？”，结束电话时应说“再见，谢谢等”。如对方所找的人不在，应主动询问是否有事需转告，必要时应记下对方姓名、单位及电话以便转告。接拨电话应轻言细语。 安全卫生 一、除走廊、会议室、电梯、厕所等公共区域和中心领导办公室由公司指定专人负责每日清扫保洁外，各单位（7、部门）办公区域的清洁卫生须自行负责，每天轮流安排人员打扫，每周集中进行一次大扫除，始终保持办公环境的干净整洁、井然有序。 二、所有员工均应自觉保持办公场所的宁静整洁，严禁随地吐痰，乱扔垃圾，应利用工作间歇随时对办公区域进行清理规范。 三、办公桌上的文件、用具应摆放整齐并保持洁净，涉密文件必须妥善保存，不得随意丢置。文件柜、桌椅、门窗等应经常擦拭，废弃垃圾定期清运。 四、公共区域包括总台、走廊、楼梯、电梯间、卫生间等均应保持清洁有序。总台应时常擦拭，整理好各种用具，保证无杂物；走廊及楼梯应保持畅通，经常擦拭和拖洗；储藏室中的各类物品应分类摆放，确保整齐安全；电梯间应保持清爽明亮、优雅整洁；卫生间8、应定时打扫，确保干净整洁、无异味。 五、爱惜公司的一切财物，提倡节俭，严禁浪费。使用或借用公司物品应小心爱护，作好相关登记并按时归还。若有毁损，均须按原价酌情折价赔偿。各单位应指定专人负责本单位空调、电脑等办公设备的管理，出现故障应及时通知管理部安排维修。下班离开时应注意关闭门窗、电源，注意防火、防盗，杜绝安全隐患。1. 4 低值易耗品管理 定义 一、低值易耗品的界定：凡单价低于2000元的日常办公用品、纸张、电脑耗材、设备及劳动保护用品等。 二、低值易耗品的分类： （1）凡单价在100元以上且使用期限在一年以上，但不能列为固定资产的办公设备、仪器、工具等，属于低值品； （2）凡单价在100元9、以下或一次用完后即消耗，或多次用后逐渐消耗的物品属于易耗品。 三、其他物品，如礼品、宣传品等。 购买 一、购买程序：各部门需购置低值易耗品，必须先提交申请，由综合部统一购买。 二、购买原则：必须坚持“货比三家、质优价廉”的原则。 入库 由采购人员将所购物品和目录清单交库管员收验。库管员收验确认后在购货发票上签注“已验收入库”字样，采购人员凭发票到财务部报销。库管员应及时、准确填写包括：序号、品名、单位、购进数量、购进单价等内容的低值易耗品管理台帐，并按月盘库。 管理 一、易耗品：由使用部门负责管理，对日常办公文具，各部门应合理使用，注意日常维护和保养，杜绝浪费和公物私用现象。耐用办公文具（如鼠10、标、打孔机、钉书机等）如有损坏，凡属产品本身质量问题的，可及时退还管理部办理交旧领新手续，属使用不当造成的损坏或丢失，由使用人负责赔偿。 二、低值品：由使用部门负责日常保管和使用。物流中心监督其合理使用，并对低值品参照固定资产的实物管理办法管理，建立账卡登记制度。低值品的明细账务登记由物流中心负责，并负责定期盘点，保证物品账实相符，保证资产的安全完整。 三、低值易耗品的领用：须办理登记手续，领用人对所领用物品负责保管和使用。各单位负责人/分管人员负责本单位低值易耗品的使用管理。 1. 5证照、印鉴及法律文书管理 定义 本文所称证照包括企业营业执照（正、副本）、税务登记证及企业代码证、资质证、取11、费证、资格证等；印鉴包括法人公章、法定代表人印章、财务专用印章、合同专用章以及业务专门用章等；具有法律效力的文书包括在企业经营管理活动中使用的、需承担相应法律责任的合同、协议、委托书、承诺书、授权书和证明函等。 管理原则 证照、印鉴及法律文书的使用和管理遵循规范、安全、方便的原则。 管理权属 一、集团管理部负责证照、印鉴及具有法律效力文书的监管工作，有权按本规定对公司证照、印鉴及具有法律效力文书的管理工作进行监督、检查和提请集团领导对违反本规定的行为予以处罚。 二、各单位须指定专人负责本单位证照、印鉴及具有法律效力文书的申办、保管、登记备案和监管督查等日常管理工作，管理人员应具备坚持原则、责任12、心强、工作细致、作风正派的良好品德。 三、各经营公司的法人公章、法定代表人印章、财务专用章应分别由不同人员保管，原则上法人公章、法定代表人印章和相关证照由行政负责人保管，财务专用章和税务登记证由财务负责人保管。驻集团本部经营公司的法人公章、法定代表人印章和相关证照由集团管理部统一保管，特殊情况经董事长批准可由公司自行保管，财务专用章和税务登记证一律由集团财务部保管；外地公司的证章由集团指定专人保管。 证照、印鉴的申办、销毁和使用审批 一、各单位在申办营业执照、税务登记证、开户许可证等重要证照，刻印法人章、法定代表人章、财务专用章等重要印鉴时，须提出书面申请报集团董事长签批同意并送集团管理部备案13、后，由集团管理部授权专人办理。 二、证照、印鉴办理完毕后须经集团管理部登记移交使用单位保管人员。在进行证章保管权移交时，应在监交人的监督下办理交接手续，交接双方及监交人均应在交接清单上签名，证章管理人应签署证照/印鉴管理承诺书（见附件），并将承诺书、印鉴印模、证照复印件交集团管理部留存备查。 三、证照、印鉴原则上一律不得带出本单位使用，如有特殊原因确需带出，须事先报请具终审权的主管领导批准，并另行指派一人陪同前往，监督使用，以确保证章使用安全。 四、证章管理人应按国家规定负责按时完成证照的年检工作。正常的证照年检无需审批；若需变更证章内容的，须报请集团领导批准后方可执行。证照年检或证章变更后，14、均须报集团管理部备案。 五、证照、印鉴因故毁损、废止而停止使用时，保管单位须及时书面报告集团管理部，由集团管理部提出意见并报集团领导批准后，通知相关人员予以处理。停止使用的证照被工商行政管理部门收回时，应登记备案。废止印鉴应予销毁，销毁时须填写印鉴销毁登记表（见附件）。 六、证照、印鉴若遗失或被盗，保管人员应立即向主管领导和集团管理部报告，并依法公告作废。 七、使用证照、印鉴时，须经具终审权的主管领导批准并如实填写证照/印鉴使用登记表（见附件）后，证章管理人方可执行；未经终审权主管领导批准，证章管理人不得擅自使用证照、印鉴（证章使用的终审权界定：除公司有明确审批权限规定的合同、协议、资金等可按15、规定执行外，在超出规定审批权限以及需对外出具有法律效力的文书时，须逐级上报至集团董事长审批）。证章管理人在使用证章时，须认真核实具体用途和最终批准人，并注明时效范围，加盖印章要“骑年盖月”，不得在空白纸张上用章。各类对外使用的证照复印件须加盖“再次复印无效”的管理印章，以防止多次复印使用。1. 6文件收发、批阅及工作督办管理 文件收发 一、发文： 凡以集团名义下发的各类文件，由具体承办部门拟文，由集团管理部负责规范行文格式、编制下发文号，报批后由管理部专人负责登记下发并监督执行； 凡以集团下属公司名义下发的各类文件，由承办单位按照集团规定格式自行拟文编号，报批后下发并监督执行（同时需抄报集团领16、导及各职能部门）。 二、收文 ： 集团下发的各类文件或经董事长审批后退回的文件，收文人需署名签收并注明收到时间；各单位负责人在收到文件后，必须及时办理，组织本单位员工学习、领会文件精神，认真贯彻执行。 文件批阅 一、紧急文件在第一时间内立即处理。 二、一般性文件、普通报告在中心以下的各个传阅、审核单位责任人处停留时间原则上不得超过3小时。 三、重大项目可行性报告及各类管理制度，在董事长批准的传阅人处停留不得超过1天。上述三项均要求在规定时间内及时签批，任何人不得擅自扣压。如有特殊情况（因工作繁忙或暂时不能签署意见，需作调查研究等），需先期通报文件送审人后再予延时（重要文件的延迟签批需报中心领导17、批准）。在审签时必须做到实事求是，意见明确，表达完整，字迹清楚，亲笔署名并签注批阅的日、时、分，签署意见不得模棱两可，含混不清，人云亦云，重大机密文件、资料在签批时必须注意保密，不得擅自复印或摘抄，不得扩大知密范围。1.7 客户管理 定义及管理权属一、定义：客户管理包括客户档案的建立、保存与更新补充、客户信息（包括客户需求、联络方式等）的收集与上报处理。 二、中心综合部是客户工作的主管部门，其他各单位为具体执行部门。三、各公司、部门的主管领导及业务人员，是客户资料收集的主要责任人，应主动、及时、全面、准确地收集有关客户资料情况，认真填写客户登记表（见附表），并报集团管理部存档备案。 管理流程 18、一、中心综合部对所收报的客户资料应及时分类整理和归档保存。若发现资料失实或不全的应尽快通知收集人员进一步补充完善。 二、中心综合部按时将整理完善后的客户资料上报公司领导，并酌情反馈给相关联络人员，确保客户资料得到有效利用。 限制 公司客户关系及相关资料属公司内部重要机密，未经公司相关领导允许，知情人员不得向外人或其它无关人员泄露，未经授权也不得传知下级。 1. 9汇报管理 定义及内容一、定义：是指公司要求员工采取口头、书面、EMAIL、短信等方式定期或不定期向公司汇报工作。二、内容： 汇报内容包括业务工作汇报、管理工作汇报和思想动态汇报。 方式 一、公司全体员工均可以任何形式直接向中心经理汇报19、工作，如用信封密封上报、发电子邮件或手机短信等，但涉及公司机密的应严格做好保密工作。 二、定期汇报 （一）周工作总结、计划； （二）月度工作总结、计划； （三）季度工作总结、计划； （四）年度总结计划； （五）各单位部门主管以上（含主管）干部在每年六月底提交半年工作总结，在每年12月底提交全年工作述职。 三、不定期汇报，如特急事项汇报和出差情况汇报等。 要求 一、应严格按照规定按时汇报工作，确因工作原因不能按时汇报，应事先告知相关领导并及时补报。 二、汇报要做到真实、准确、客观，严禁弄虚作假，虚报、谎报，诋毁他人；要做到有情况、有分析、有解决问题的意见和建议，力求精炼，有实质性内容，切忌无要点20、无中心、流水帐式的汇报。1.13 车辆管理 管理原则 中心车辆管理遵循安全、高效、低耗和服从、服务于公司业务工作需要的原则。 职责 一、中心综合部指定专人（车辆主管）对所有车辆使用及其费用控制进行统一管理。 二、各经营单位（部门）使用车辆相对固定，固定车辆的相关费用由其自行承担。其它单位（部门）借用其车辆的，按实际用车情况承担费用。 三、驾驶员职责： （一）提倡敬业精神、讲究职业道德、端正驾驶作风、保证安全行驶，认真做好驾驶服务。 （二）爱护车辆，保持车辆清洁，出车前要坚持做好车况检查工作，即机油、汽油、刹车油、冷却水、轮胎气压、制动转向、喇叭、灯光等，做到安全、准确、可靠，保证汽车处于良好21、状态。 公车管理一、各经营单位（部门）人员根据工作需要用车，报经所在单位负责人同意，填写用车申请表，经中心车辆主管审核同意后，统一安排调度派发车辆。 二、派发车辆原则上由专职驾驶员驾驶。严禁无证驾驶和无驾驶经验的有证人员驾驶。 三、驾驶员须认真填写置于车上的车辆行驶记录（见附件2），用车完毕后，驾驶员应及时将车钥匙、行驶证和填制完整的车辆行驶记录交回车辆主管处，中心车辆主管应及时核查其里程登记情况并做好相应记录。 四、下班时间和节假日若因工作需要，确需临时用车，必须事先电话报告中心车辆主管及相关领导，说明用车原因、用车时间、行车路线并征得车辆主管同意后，方可用车，同时应准确填制车辆行驶记录，事22、后应在第一时间到车辆主管处补填车辆使用登记表。五、对不按相关要求认真、准确填写车辆使用登记表和车辆行驶记录的用车员工，车辆主管有权停止其本人及所在单位再次使用公司车辆的权利，由此造成的不便及损失由其本人和所在单位自行承担。 六、车辆主管每月底汇总各经营单位（部门）当月借用车情况，并依据用车里程计算出应承担的油费后，报财务部门计入其费用成本。 七、车辆主管必须严格控制因私用车，原则上不准公车私用，下班时间和节假日若非因工作需要，车辆应停放在公司，车辆钥匙和行驶证必须交到车辆主管处。 八、公司员工因私确需用车，报经公司领导批准后可租用公司车辆，租金按0.70元/公里据实在该员工当月工资中扣除；员工23、在使用公司车辆的过程中，应严格按照相关操作规程科学用车，爱护车辆。如因操作不当，造成车辆损坏的，当事人应承担相应的损失。 九、未经批准公车私用，按1.00元/公里据实收费，在该员工当月工资中扣除，并视其情节给予2001000元的罚款。公车使用一、公车使用分为市内用车和出差用车。二、市内用车：在时间充裕且路途较近的情况下，公司员工应乘公交车或骑电瓶车（自行车）外出办事，确因时间紧急、路途较远或多人同时外出的，可由安排车辆。（一）各单位应在每天早上9：00以前安排专人统计当天用车计划，并将用车计划告知管理部车辆主管统筹安排。在填报用车申请表时，必须如实填写预计起止时间、起止地点、事由，同行人员等，24、经用车人主管领导签字后交车辆主管审核批准并安排出车。如两人或两人以上办事地点相近，应同车前往。（二）用车时间如超过预计使用时间的，用车人应主动电话告知车辆主管原因，征得其同意后方可继续使用车辆，回来交车后作好相关登记。（三）车辆使用完毕后须及时返回公司停车场，并将钥匙和相关行驶资料交回管理部。因工作需要晚上用车的，原则上当晚须将车停放在公司停车场，特殊原因需次日返回的，应事前请示分管领导同意并报集团车辆主管备案后方可。（四）车辆进出公司大门均须由门卫登记车况。三、出差用车：由公司安排出差的，原则上一人到外地出差不派车，应乘公交车前往，两人以上或虽只有一人但有特急事项需出差办理的，公司将安排车辆25、前往，但需注意：（一）出差车辆应严格按照既定路线行驶并按时返程，若中途需改变路线或增加出差天数的，必须及时请示主管领导并告知车辆主管。（二）出差过程中车辆加油或紧急维修，同行人员必须协同办理并签字确认，其中，紧急维修在征得车辆主管同意后方可实施。 公车加油和清洗、维护、维修一、加油（一）公司所有车辆均须凭加油本定点加油（长途出差除外），必须保证加油本上车号与实际加油车号一致。 （二）管理部按月凭加油本存根与加油站结帐，集团财务、审监部予以监督。 （三）车辆出差到外地，可在外加油，费用须经车辆主管审核后再按相关流程审核报销。 （四）、车辆主管和财务、审监部门人员有权就车辆异常加油情况要求当事人作26、出说明。当事人对异常加油情况不能作出合理解释的，公司有权拒绝承担相应油费，其损失由当事人承担。公司车辆用油必须由专职驾驶员到指定加油站加油，其他人员原则上不得自行加油，特殊情况应经车辆主管同意后方可加油。二、清洗（一）车辆原则上定点清洗，据清洗次数按月结算。 （二）车辆清洗经手人必须事先向车辆主管提出清洗申请，征得同意并填写车辆清洗记录表后实施清洗。 （三）特殊情况下可在非定点处先清洗车辆，后报告车辆主管并及时补记车辆清洗记录表，费用据实报销。（四）维护保养：由车辆主管负责安排专职驾驶员定期对车辆进行车况检查和维护保养。三、车辆的维修、维护：（一）公司专职驾驶员负责对公司车辆状况（包括行驶里程27、油水系统、轮胎系统、刹车系统、灯光系统、仪表指示系统等）进行定期（每周星期四）和不定期的检查，填具车辆状况检查登记表（见附件3），并根据检查结果向车辆主管提出车辆维修、维护意见。 （二）公司员工在使用车辆过后，对使用车辆过程中车辆出现的异常状况须认真记录在车辆行驶记录中，并将相关情况及时告知车辆主管，以便车辆主管安排相应的检修。 （三）公司车辆实行定点维修、维护。其程序为：车辆维修应由专职驾驶员填写车辆维修申请报告，经车辆主管审核后报相关领导批准，在公司定点维修厂修理。其他人员原则上不得自行修理，如遇突发事故急需维修，应立即口头报告车辆主管及相关领导获批准后方可进行，且事后须尽快补交车辆维修28、申请。车辆维修完毕后，车辆主管必须对维修情况进行检查核实，并形成书面检查核实报告。 （四）维修申请被批准后，经办人持盖有公司印章的车辆维修申请下联到公司定点的修理厂商对车辆进行维修，未经审批即对车辆进行维修产生的费用，公司将不予承认、报销。 （五）由管理部按月结合车辆维修申请上、下联与维修厂商结算帐务，财务、审监部予以监督。 （六）如遇突发事故急需维修，必须立即口头报告管理部车辆主管及相关领导后方可进行，且事后须尽快补交车辆维修申请。公车的保险 集团所有车辆保险必须通过新华盛公司办理。保险险种及保险金额由新华盛公司专业人员设计并报经集团领导审批后进行。 公车的档案管理 一、集团所有车辆档案由集29、团管理部负责建立和管理。 二、车辆档案主要记载：车辆投入使用日期、车辆原值、分年余值、基本装备、技术性能、逐年行驶里程、维修次数和维修间隔里程、维修换料及保修时间、保修里程、保险时间、种类及金额、年检时间及养路费缴费情况等。 交通违章及交通事故 一、驾驶员应严格遵守交通规则，交通违章罚款不予报销。专业驾驶员因违章被罚没驾照而不能行车期间，公司不予工资。 二、发生交通事故后，一般性交通事故应立即口头报告管理部以便及时处理。重大交通事故（车辆严重受损或有人员伤亡）须立即报告交警同时电告管理部，并尽快提交事故报告书。 三、各类责任性交通事故给公司造成损失的，根据情况由车辆所在单位和驾驶人员承担总损失30、额的5%50%。对重大责任性交通事故的驾驶人员，除罚款外，还将予以停止其驾驶资格三个月的处罚，在此期间，专职驾驶人员停薪察看，情节严重者予以辞退并追究相关法律责任。 车辆被盗 若因驾车人停车不当等造成车辆被盗或被损，驾车人将承担总损失额的5%30%。情节严重者，予以解聘并追究相关责任。3车辆管理处罚规定一、使用公车过程中擅自变更行程，甚至利用公车办理私事，未按预计时间返回又没有请示报告者，公司将不予报销相关费用，并视其情况另行处罚。二、使用公车过程中不爱惜车辆或不遵守相关法律法规（如酒后驾驶、违反操作规程等），导致车辆损伤或人员伤亡事件，公司将不予承担任何维修、医疗/补偿费用，概由驾驶人自行负责，公司另将给予当事人处罚。三、自带车人员在公司规定地域范围内出行办事时，不使用自带车而通过其他方式使用公车，经查实后将取消其当月车贴。四、驾驶员在车辆加油、维修/维护或车辆费用报销过程中有假公济私、弄虚作假行为的，公司将酌情予以罚款、降薪和辞退处分。五、车辆使用人或驾驶员在用车过程中有其他弄虚作假行为的，公司将按照基本制度之相关处罚条款予以处罚。