1、网络集团企业商务合同起草及审核管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 为配合公司业务进程，规范公司合同管理工作，提高合同审批及签订效率，特制定合同审批流程如下：一、适用范围XX集团所属所有分公司及分支机构。二、合同起草（业务经办人）1.业务经办人与合作方协商合作内容，并起草合同。2.法律部对日常合作出具合同模板，并根据业务需要及时更新。（1）如果公司自有合同模板，业务经办人应优先使用模板起草合同。（2）合同模板通常由合作条款和基本条款构成。基本条款不可修改，如有需要，可在合作条款部分补充说明。（3）无论是否使用模板2、起草的合同，均需提交法律部审核。3.运营商类合作，可按运营商提供的标准合同文本直接签署。三、合同商务条款审核（部门各级授权人员）1.业务经办人（即“合同申请人”）填写合同审批表上的“申请人摘要”和“合同摘要”，以下负责人审核商务条款后在合同审批表上签字确认。（1）业务经办人的直接上级领导，和总经理/副总裁审核确认商务条款；（2）如果需要其他部门确认（例如计费中心、产品运营部等），请相关部门负责人签批。反之，在“计费、产品运营等签字及意见”一栏填写“不需要”。2.倒签合同时，业务经办人须在“备注”栏内说明倒签原因，请副总经理级别以上（含）部门领导签批。3.以上负责人妥善签批后，业务经办人把合同审3、批表会同加盖合作方公章的营业执照副本复印件一同提交法律部（法律部认为必要时需请对方在营业执照副本复印件上加盖红章），同时将以上负责人确认同意后的合同电子版发送至审核，此邮件应抄送业务经办人的直接上级领导和总经理/副总裁。提醒：法律部将在，并仅在收到以上负责人全部签字的合同审批表之后对合同进行审核。4.业务经办人在将合同电子版提交法律部审核时，应做到：（1）合作内容及主要商务条款、结算条款确认无误；（2）在待审合同电子版中准确填写合作方全称、银行账户等信息，便于合同电子版的存档及日后查询。（3）如果是附属协议（补充协议，附件，变更协议，终止协议等），须同时提供主协议及之前相关附属协议的合同编号（4、例如，签订补充协议二时，应提供主协议和补充协议一的合同编号）。（4）在提交审核的邮件中，请注明业务经办人的联系方式和所属部门。四、合同法律审核（法律部）1.法律部助理根据KONGZHONG0061合同编号规则对发送到law 的电子版合同进行编号后，分发给初审律师，同时抄送给业务经办人。2.初审律师和复核律师对合同进行两次审核。若无特殊情形，每位律师均应在收到邮件后两个工作日内回复修订情况。3.律师在审核过程中可将需要补充或确认的内容发还业务经办人，视情况需要可抄送业务经办人的直接上级领导和/或部门总经理/副总裁要求确认。4.律师将完成修订的合同发还业务经办人。5.特殊流程及注意事项：(1)每份5、合同均需合作方提供加盖公章的营业执照副本复印件，法律部认为必要时，可要求对方在营业执照副本复印件上加盖红章以兹确认证照的真实性。(2)如果合作方无法提供或拒绝提供资质证明，业务经办人应在合同审批表的备注栏标明并说明原因，由副总经理级别以上（含）领导签批。免交的情况：在主协议签署的同一年度或次年3月前签署的附件、补充协议等附属协议。缓交的情况：因合作方正在年检或其他特殊原因无法及时提供，业务经办人最迟可在行政部盖章之前提供。(3)如果合作方是自然人，应提供新版身份证复印件。(4)不能修改的合同，由业务经办人发送邮件给直接上级领导，并抄送副总经理/总经理、财务部副总裁/COO，和法律部负责人，说明6、不能修改的理由。经直接上级领导回复确认同意不予修订后，可由业务经办人直接打印进入签批流程。法律部负责人应在合同审批表上进行风险提示。(5)紧急并且重要的合同可申请绿色通道进行优先审核。绿色通道合同由业务经办人报请部门领导向财务副总裁/CIO进行邮件申请，并抄送法律部负责人。财务副总裁/CIO邮件确认后，该合同将予以即时审核和优先签批。(6)除授权人/法定代表人签字外，合同文本内的所有内容均应打印，不得手写。因此业务经办人应在合同打印前提供所有相关信息。五、合同文本确认（业务经办人）业务经办人将法律部审核后的合同以传真或邮件方式发送给合作方确认。1.如果合作方确认接受，则业务负责人以邮件通知初审7、律师和法律部助理打印合同并继续签批流程。2.如果合作方有修改要求，由业务经办人与合作方磋商后，将修改合同发送给初审律师再次审核;商务条件发生重要变更时,应同时抄送直接上级领导和/或部门副总经理确认。六、合同打印1.业务经办人和律师均确认审核完毕的合同由法律部助理负责打印。2.合作方全称、银行账户等信息不完整的，由业务经办人以邮件方式提供。3.法律部助理按以下流程进行合同打印：（1）如果该合同为倒签，并且没有副总经理级别以上（含）领导签批，通知业务经办人取回合同审批表补签。（2）如果尚未提供营业执照副本复印件，通知业务经办人补交。（3）签字和证照齐备的合同，提交至法律部负责人签批。4.法律部负责8、人在合同审批表上签字后，法律部助理将合同文本及合同审批表移交财务部助理，同时邮件通知业务经办人。七、合同审批表签署（相关授权人员）1.合同审批表具体审批请参照（KONGZHONG/0010）审批权限中规定；2.财务部合同登记员：合同最终签署盖章之前须在财务部登记备案；3.行政部盖章人员：严格核查合同审批表的填报以及审批情况，核查无误后签字确认并盖章；4.若待盖章合同在财务部合同管理员处备案登记后，因特殊原因导致最终未签订的，业务经办人应及时将相关信息反馈至财务部合同管理员处，以便于合同管理；5.业务负责人应记录合同编号及对应的合同，日后在各部门查找时应提供合同编号，即由法律部提供，财务部，行政9、部，计费和运营中心统一使用的合同编号。八、合同盖章及存档（行政部及财务部）1.部门助理将经各级授权人员审批完毕的合同正式文本会同合同审批表及合同相对方的年检合格的营业执照副本或身份证复印件提交行政部加盖合同专用章；2.行政部负责盖合同章的人员保留一份合同复印件，并登记合同章使用登记簿，对签订的合同进行流水登记；3.部门助理负责将合同双方都已盖章的合同原件，会同合同审批表，及合同相对方的年检合格的营业执照副本或身份证复印件，交财务部合同保管人员存档，复印件留行政部。每月行政部和财务部核对合同记录；4.已加盖我方合同章的合同作废重签（1）业务经办人应在各部门对合同所有条款均确认无误后再通知法律部打10、印合同正式文本进入用章流程，如无特殊情况，不得将已加盖我方公章的合同作废重签；（2）如必须作废重签，需经该部门负责人批准，并由业务经办人先将已加盖我方公章的合同原件提交法律部和财务部确认登记，再交由行政部销毁；（3）对于再次修订后重新盖章的合同，及我方已在合同原件盖章，而合同原件由我方原因造成丢失的情况，均须重新申请合同审批流程，并由部门总经理/副总裁及CEO共同签字确认；（4）如遇我方已在合同原件盖章，而因对方原因将合同原件丢失的情况，须对方出具加盖公章的证明后，重新申请合同审批流程。九、合同付款申请（业务经办人）各部门的合同凡涉及资金支付的，请详细参照(KONGZHONG/0040)付款管11、理制度中的规定。十、合同统计及查询（财务部）1.合同备案统计财务部合同管理员每月统计待盖章合同在财务处备案数量及期后提交签署完毕的合同原件的情况，对备案后长时间未提交已生效合同原件的，编制相关统计表；2.合同报表统计财务部合同管理员每月更新合同统计总报表及合同统计分报表。与行政部的合同章使用登记簿进行复核，以确保该报表内容的准确性、完整性及与合同统计总报表的一致性；3.合同到期统计财务部合同管理员每月汇总当月到期且未自动续约的合同，并以电子邮件通知业务经办人，提醒业务经办人员及时办理合同续约事宜。对于非正常终止的合同，在合同到期之前，由我方或合同对方提出提前终止合同的请求，提交书面的合同终止协12、议，并填写合同审批表，按照一般合同审批流程交各级授权人员签字确认。财务部合同管理员应及时更改合同管理信息；4.合同查询对于合同正本，业务经办人应自行保存其复印件和电子版本，并在工作交接时一并移交给工作继任者，也可在必要时到财务部查询，并做登记。5.合同原件借阅合同原件，一般情况下不外借。如有特殊情况需要借阅合同原件，应由申请人填写合同借用申请单，且完成相应的签批流程后，提交财务部合同管理员处申请。十一、合同履行及监控（各业务部门）1.重大合同执行状况定期反馈:重大合同，包括但不限于如下合同类型：(1)标的金额为人民币200万元以上（含200万元）或等值外币的商务合同；(2)其他法律部认为重大的13、合同类型。对于重大合同，业务经办人在执行过程中应将执行状况每三个月一次反馈给财务部副总裁及CIO。2.合同结算监控对于合作分成类合同，业务经办人应保证密切监控项目执行情况，积极主动地与合同对方沟通，定期核对结算数据，以便于及时发现和解决问题。3.合同争议处理(1)业务经办人应保证和监控我方及对方按照约定履行合同，如我方或对方未按约定履行合同，或在合同履行过程中发生任何法律问题或纠纷，业务经办人应在第一时间将有关情况告知上级主管以及法律部负责人，并讨论协商处理方案；(2)业务经办人应尽量通过书面或电子邮件的形式就合同争议与对方进行沟通，并保留所有相关的书面证据，以供法律部备查；(3)在未授权的情14、况下，业务经办人不得以个人身份就合同争议向对方出具任何承诺，所有法律相关事宜均需通过法律部执行。4.合同期限监控(1)业务经办人应随时监控合同的到期情况，对需续约的合同，应在合同到期前及时与对方商谈续约事宜；(2)业务经办人应密切关注财务部合同管理人员每月下发的到期合同清单，以免遗漏任何到期合同；(3)在现有合同条款未约定的前提下，如需续签或终止合同，须向对方或者由对方提供书面的续签或终止合同通知书。十二、特殊审批流程运营商合同申请人填写合同审批表-运营商类后交由助理进行部门内部审批流程部门副总裁审批财务部CIO审批财务部运营商合同管理员登记并编号行政部盖章交回部门助理双方都盖好章的情况：部门15、助理将其中一份交给申请人，另一份交给财务部存档；对方未盖章的情况：部门助理将其中1份交给申请人，另一份交给对方盖章后交给财务部存档。十三、相关人员联系方式法律部相关人员联系方式姓名职位电话电子邮件朱江华法律部负责人010- 88576000-6953于雷法律专员010- 88576000-6909魏星法律专员010- 88576000-6820张欣艺法律部助理010- 88576000-6916计费中心相关人员联系方式姓名职位电话电子邮件殷峻计费中心副总经理010-88576000-6819产品运营部相关人员联系方式姓名职位电话电子邮件贾涛产品运营部总经理010-88576000-6991财务部相关人员联系方式姓名职位电话电子邮件张欣艺财务部助理010- 88576000-6916张扬合同归档管理010- 88576000-6687 zhangyang1王雪莉运营商类合同管理010- 88576000-6408行政部相关人员联系方式姓名职位电话电子邮件马宁行政盖章人员010- 88576000-6892