1、空调集团公文起草、审批发放及转发管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、目的公文与制度是企业文化的一部分，企业文化是企业员工共同遵守的行为准则和价值观。为使集团及分公司公文处理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，结合集团的实际情况，特制定本制度。二、适用范围适用于集团及分公司所有文件的起草、审批、发放及外来文件的转发。三、职责1、董事会秘书办公室为集团公文的归口管理部门。2、董事会秘书办公室负责处理外来文件及各分公司对集团董事会领导的请示、报告，负责处理所有以集团名义上报、下2、发的公文文件，并对集团各分公司的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的分公司、部门及个人进行督导。3、分公司综合办公室（含营销管理部，下同）负责本公司上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实集团转发的外来文件及集团下发的规章制度、工作指令、通知、通报等文件。4、分公司根据业务需要，设置专职或兼职行政文员，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和保管存档等工作；5、集团领导、集团各部门负责人、分公司负责人应加强对本部门、本公司公文处理工作的领导和检查。四、具体规定（一）公文的定义1、公文指集团在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸3、质或电子方式为载体的文书。具体包括：集团下发的公文；分公司上报或下发的公文；集团各部门上报或名 称xxxxx公文管理制度文件编号XX修改状态5主管单位董事会秘书办公室页 码第2页 共10页下发的公文；集团及分公司对外（包括政府机关、其他事业单位）往来公文等。2、公文处理指公文编制、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。3、外来公文指政府部门、行业协会等外部行政、事业单位（转）发给集团公司的公文，一般不包括商务文件。4、内部公文指在集团公司内部使用的公文，包括集团下发的或分公司下发的规章制度、计划总结、报告、会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等等。5、上行文是指分公司4、向集团总部或职能管理部门请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”等。6、下行文是集团或集团职能管理部门向各分公司下发的文件，分公司向分公司所辖单位或人员下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。7、平行文是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各分公司用于联系业务或往来活动的知照性文件。（二）公文的种类公司常用公文种类包括制度类文件、体系类文件、红头文件、方案类文件、通知类文件、会议纪要、商函类文件、请示类文件、外来文件九大类。1、制度类文件主要指规范员工工作行为、指导员工工作方法的公司法制性文件，包括规章制度、规定、办法、工作程序、流程、部门职责、岗位说明书5、等。2、体系类文件主要指公司用于指导质量、环境等体系运行的文件，包括管理手册、程序文件、三层次文件等。体系类文件由质量控制部归口管理，经管理者代表签字生效。对体系文件的规范（包括起草、审核、审批、格式、发放、存档等规定）本制度不做规定，见程序文件有关规定。3、红头文件指套用公司红头下发的文件，只适用于遵照执行的公司重大决定、决议、组织机构设置、人事任免、重大奖励或处分通报等。4、方案类文件主要指为指导某重大活动、阶段性工作的文件，包括计划、方案等。名 称xxxxx公文管理制度文件编号XX修改状态5主管单位董事会秘书办公室页 码第3页 共10页5、通知类文件主要指传达某项工作或临时性工作任务的文6、件，包括通知、通告等。6、会议纪要指会议内容的记录性文件，一般用于传达会议内容、存档备案等。7、商函类文件主要指平级单位或不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，或向有关主管部门请示批准和答复审批事项时使用的法定公文。8、请示类文件：是上级机关请求指示、批准时所使用的公文。9、外来文件指外单位、政府机关传达给公司的文件。（三）公文的编号公文为便于存档、查阅，公文下发部门在签批下发时按此规定编号。 1、制度类文件的编号方法：编号组成形式由企业代号、公司代号、制度系列代号、具体文件编号，部分之间用短划“”隔开。GDXXXXXXX制度系列代号顺序代号公司代号企业代号1）企业代号用公司名称XX集7、团有限公司的“格”和“德”两个字汉语拼音的第一个大写字母“GD”表示。2）公司代号：集团公司用“00”表示、销售工程公司用“01”表示、空调公司用“02”、主机公司用“03”、复合材料公司用“04”、风电公司用“05”、其他公司经沟通董事会秘书办后采用新编号。3）制度系列代码：用01、02、03等分别表示：GD0001 集团公司下发的企业管理制度GD0002 集团公司下发的工作程序、工作流程GD0003 集团公司下发的部门工作描述、职责划分文件GD0004 集团公司下发的岗位工作描述文件名 称xxxxx公文管理制度文件编号XX修改状态5主管单位董事会秘书办公室页 码第4页 共10页 4）顺序代8、号用制度类别加两位阿拉伯数字组成。制度类别按系统分为六部分，分别为销售、生产、行政、技术、财务、人力资源。举例：空调公司下发的第1号生产管理制度用编号：GD0201生01。注：制度类文件的编号由集团信息化部控制。2、制度类文件所附表单的编号方法XXX-附表X表单序号制度文件顺序代号3、红头文件的编号方法：XX（XXXX年）XX号 顺序号 年号注：红头文件的编号由集团董事会秘书办公室控制。4、方案类文件编号方法：XXX字（XXXX年）XX号 顺序号 年号 性质代号5、通知类文件编号方法：TZXXXXXXXX XX号 顺序代号 年号 部门缩写 公司缩写通知代号举例：集团综合办公室14年下发的第5号9、通知为“TZ集团办公201405号”空调公司通风人防车间14年下发的第4号通知为“TZ空调通风201404号”。名 称xxxxx公文管理制度文件编号XX修改状态5主管单位董事会秘书办公室页 码第5页 共10页6、会议纪要的编号方法：按会议类别分别编号：XXXX年第XX次7、 商函类文件的编号方法统一按照XX函【XXXX年】XX号进行编号，由集团综合办公室控制。（四）公文的格式、落款、盖章1、格式正式下发的文件统一采用A4页面设置,标题用黑体小二号字加黑打印，小段落标题用黑体小四号加黑打印，正文一律用宋体小四号字打印，落款与正文相同；页边距设置为2cm，行距25磅，正文每段前空两格。2、落款（110、）制度类文件落款如下：编制：XXX 审核：XXX 批准：XXX XXXX集团有限公司 XXXX年XX月XX日发布（2）制度文件外，其他文件落款要求：单位在上，尾部距页边距空两格，时间在单位名称下居中。以集团名义下发的文件落款一律为：xxxxx XXXX年XX月XX日以集团职能部门下发的文件落款一律为：xxxxx XX部、办 XXXX年XX月XX日以分公司名义下发的文件落款一律为：XXXX集团XX公司XXXX年XX月XX日名 称xxxxx公文管理制度文件编号XX修改状态5主管单位董事会秘书办公室页 码第6页 共10页以分公司部门名义下发的文件落款一律为： XXXX集团XX公司 XX部、办或XX厂11、 XXXX年XX月XX日3、盖章以集团名义下发的文件、红头文件加盖“XXXX集团有限公司”公章。4、制度文件外，其他文件发放范围格式在文件最后按审批人要求列明发放范围，上级用报，同级用抄，下级用发，具体格式如下：报XX，抄XX，发XX。（五）公文起草、审核、批准公文起草内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章，要与公司制度相一致，反映情况要客观、实事求是，文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。公文的文种应当根据行文目的、发文公司的职权和与主送公司的行文关系确定，必须严格审批手续，行之有效。1、制度类文件的起草、审批和发放范围1）起草、审批流程12、：制度类文件由各业务主管部门负责起草，所有待签制度在草拟完成递交上级领导审核后，都应经过信息化部及相关部门评审会签（审核制度文件的格式是否规范、流程是否合理），经评审无异议后根据相关制度审批权限分别交董事会、总裁、分公司总经理、分管总监审批。具体流程见附件2：制度文件起草、审核、审批流程，会签模板见附件3：制度文件会签表；2）制度类文件要求分清层次，包括企业基本规章制度，由董事长审批；经营管理制度，由集团总裁审批；具体业务规定和实施细则，由副总裁/分管总监/分公司总经理审批。具体审批权限见附件1：文件审批权限一览表；3）新制订制度类文件应有13月试运行期；名 称xxxxx公文管理制度文件编号X13、X修改状态5主管单位董事会秘书办公室页 码第7页 共10页4）企业管理制度组成内容对公司下发的企业管理制度起草时，内容应包括目的、适用范围、原则、引用文件和术语解释、具体规定、流程、各部门职责、考核规定、附则、附件等几个部分。具体见附件4：制度文件模板；对公司下发的企业管理制度起草时,内容应包括流程图、文字说明、附表单三个部分； 对部门职责文件应写明部门的职责和权限；对岗位说明书文件应写明岗位人员、岗位职责以及岗位素质要求等内容。5）制度类文件的发放范围应在文件正文附则中列明。2、红头文件的起草、审批涉及中高层管理人员的任命、各公司组织结构调整和部门职责、重大奖励或处分，由董事会秘书办公室或集14、团人力资源部负责起草，董事长签批；各公司内部的奖励或处分通报，由各分公司综合办公室负责起草，总经理签批。红头模板见附件5：红头文件模板3、方案类文件的起草、审批1）对确定集团管理模式、组织结构设置、经营方针、营销管理方案等方面的文件由总裁组织人员起草，交董事会审批并确定发放范围；对各分公司整体工作推进的方案类文件由具体推进部门起草，经总裁签批并确定发放范围；对部门工作推进的方案类文件，由部门起草交分公司总经理、分管总监签批并确定发放范围。见附件1：文件审批权限一览表。2）方案类文件起草见附件6：方案文件模板4、通知类文件的起草、审批1）通知类文件由发出通知部门起草，一般事务性通知，由起草部门确15、定发放范围；重要的或影响较大的需由各分公司总经理、分管总监、集团总裁签批，加盖公司印章，由各公司总经理、分管总监、集团总裁确定发放范围；董事会下发的通知由董事会相关部门起草，董事长签批并确定发放范围。见附件1：文件审批权限一览表2）通知类文件起草见附件7：通知文件模板5、会议纪要的起草、审批名 称xxxxx公文管理制度文件编号XX修改状态5主管单位董事会秘书办公室页 码第8页 共10页会议纪要一般由会议记录人员起草，经记录人主管领导审核签字后，发与会人员和相关领导。会议纪要起草见附件8：会议纪要模板6、 商函类文件的起草、审批商函类文件一般由发函部门起草，经部门主管领导、分公司总经理、分管总监16、集团总裁逐级签批，加盖公司印章后发至相关单位，并报各公司综合办公室存档。7、 请示类文件的起草、审批 请示类文件一般由请示部门或人员起草，根据请示内容，经相关领导逐级签批后，送达业务对应部门进行事务处理。 （六）公文发放与接收1、公文发放（1）原则上遵循“谁编制谁发放”的原则。（2）具体内容：1）红头文件的发放遵循“谁编制谁发放”原则，由编制部门通过OA系统根据发放范围进行发布，签批原件由编制部门存放；2）制度类文件发放：所有签批后的电子版公文报信息化部信息化专员，由信息化专员负责将公文上传OA文档，需保密的制度流程单独赋予权限限制。编制部门负责原件存档和通过OA根据发放范围进行通知。制度在17、实际执行过程中如出现审批流变更等问题造成无法正常签批时，可向制度主管部门或信息化部进行反馈，加快制度修订和完善。3）通知、方案及会议纪要等实效性较强的公文由编制部门根据发放范围及时发送相关人员及相关领导。（3）分公司各部门下发公文，必须同时抄报集团总裁、董事会秘书办公室及业务相关部门，以便协办或查考。2、公文接收（1）外来文件（纸质）统一由集团综合办公室前台接待人员接收，注明收件人姓名的文件由前台接待送本人阅读或办理，对不能确定收件人的文件统一由集团综合办公室主任审阅，并报集团行政总监确定传阅或办理部门后，送有关部门或人员办理。名 称xxxxx公文管理制度文件编号XX修改状态5主管单位董事会秘18、书办公室页 码第9页 共10页（2）各有关部门负责人阅文应仔细认真，阅完或办理后应签名或反馈处理情况，并注明日期转回集团综合办公室存档，对不能明确转阅或办理部门的，交总裁审阅。（七）公文的立卷、归档和销毁 1、公文办理完毕，承办人或者主管人员应当将定稿、正本和有关材料整理立卷。 2、公文立卷，应当以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则。灵活运用问题、名称、通讯者、时间、作者、地区六个特征和保存价值，进行立卷，使案卷正确地反映公司的主要工作情况，便于保管、查找和利用。 3、公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管存档。 4、案卷要写标题，填写卷内目录19、备考表，确定保管期限，按照有关规定定期向档案保管部门移交。 5、没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由公司有关部门人员监销，保证不丢失、不漏销。 6、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 7、分公司综合办公室应当依据本制度建立健全本单位公文处理的有关制度。（八）检查与考核 1、董事会有权对下发文件进行检查，董事会秘书办公室负责对公司各单位文件起草、审核、审批、发放、接收、存档进行检查。 2、对文件不按规定进行起草、审核、审批、发放的，对第一审核责任人负激励50元。对商函等对外文件不按规定进行起草20、审批、发放的，并给公司造成损失的，对第一审核责任人负激励50元；情节严重者，给予100-500元负激励并追究其他责任。五、附则 1、本制度由董事会秘书办公室制定并负责解释。2、本制度由董事长审批、下发。3、本制度自发布之日起实行，公司原公文管理制度制度管理办法同时作废。名 称xxxxx公文管理制度文件编号XX修改状态5主管单位董事会秘书办公室页 码第10页 共10页4、本制度报董事长、副董事长、监事长，抄监事会、董事会办公室，发集团各部门、分公司总经理、各部门。六、附件附件1：文件审批权限一览表附件2：制度文件起草、审核、审批流程附件3：制度文件会签表附件4：制度文件模板附件5：红头文件模板21、 附件6：方案文件模板附件7：通知文件模板附件8：会议纪要模板附件9：对外公函模板附件10：申请文件模板附件11：证明信模板编制：董事会秘书办公室 审核： 批准： XXXX集团有限公司 2014年 月 日发布附件1-1 文件审批权限一览表行01-附表1-1文件起草审核编审审批1、公司章程或与公司治理结构相关的规范董事会、监事会、经营层工作的制度。董事会秘书办公室董事会1、确定公司经营方针、管理模式、组织结构设置、定编定员方案、人事任免权、薪酬体系、资金审批和费用开支权限、营销管理方案的文件。2、基本管理制度，包括：1）公文管理制度；2）人事管理制度；3）资金授权审批制度；4）保密制度；5）印章22、管理制度；6）涉法事务处理管理制度；7）薪酬管理制度；8）经营奖金管理制度；9）与以上制度文件管理内容和管辖范围相同的制度文件。3、各分公司总经理、集团分管总监工作职责和权限的制度文件。有关部门副总裁/总经理/分管总监信息化部董事长1、确定分公司经营计划和管理计划的文件；2、具体管理制度，包括：1）招聘管理制度；2）培训管理制度；3）考勤管理制度；4）工资结算及报表管理制度；5)社会保险管理制度；6)人员调动管理制度；7）人员离职管理制度；8）试用期和见习期管理制度；9）内部职称管理制度；10）劳动合同和雇佣合同管理制度；11）员工纪律工作制度；12）工作日志管理制度；13）福利管理制度；1423、）劳动防护和保护管理制度等；15）合理化建议管理制度；16）绩效奖金管理制度；17）计件工资管理制度；18）岗位津贴管理制度；19）会议管理制度；20）行政接待管理制度；21）招待管理制度；22）文化宣传管理制度；23）对外租赁管理制度；24）水电物业管理制度；25）费用报销和预算控制管理制度；26）现金和银行存款管理制度；27）固定资产制度；28）物资报废变价处理制度；29）会计科目管理制度；30）物资提货发货管理制度；31）应收账款及清欠管理制度；32）预付账款管理制度；33）备用金管理制度；34）集团网站管理规定；35）业务员档案管理制度；36）售后服务管理制度；37）客户投诉/建议和反24、馈处理管理制度； （转下页）有关部门副总裁/总经理/分管总监信息化部总裁附件1-2文件审批权限一览表行01-附表1-2文件起草审核编审审批（接上页）38）产品采购管理制度；39）产品报价管理制度；40）业务接待管理制度；41）管理费收取管理制度；42）技术支持管理制度；43）销售计划管理制度；44）标书、预算管理制度；45）工程设计管理制度；46）业务加盖印章管理制度；47）产品定价和让利管理制度；48）技术支持工作管理规定；49）电话信息管理员工作制度；50）科研项目立项管理制度；51）新产品开发管理制度；52）新产品验证试销管理制度；53）企业标准化管理制度；54）技术改造项目立项管理制度25、；55）安全生产管理制度；56）安全教育和培训管理制度；57）与以上制度文件管理内容和管辖范围相同的制度文件。3、确定各部、办、工厂、办事处工作职责和部门负责人职责权限。有关部门副总裁/总经理/分管总监信息化部总裁1、确定分公司内部规定和部门工作计划的文件；2、管辖范围内的规定，包括：1）合同（项目）跟踪管理制度；2）资料、图书、报刊管理制度； 3）办公用品管理制度；4）电话、传真、移动电话管理制度；5）公司车辆管理制度；6）日常用烟、酒、茶及礼品管理制度；7）仓库定量管理办法；8）销售资料管理制度；9）办公室现场管理制度；10）仓库管理制度；11）物资出入库管理制度；12）产品过程检验管理制26、度；13）生产和检验设备管理制度；14）设备工装管理制度；15）工艺验证和检查管理制度；16）与以上制度文件管理内容和管辖范围相同的制度文件。3、确定基层管理人员和工作人员工作职责的制度文件；4、对分管范围内工作做出要求的通知。有关部门部门领导信息化部副总裁/总经理/分管总监1、以部门名义下发的通知。有关部门有关部门附件2附件3制度文件会签表会签意见：文件名称编制部门编制日期起草人：审核人：会签人签字附件4-1名 称xxxxxXXXXX制度文件编号GD-XX-01-XXX修改状态X主管单位XXX页 码第X页 共X页 一、目的二、适用范围三、引用文件四、原则五、引用文件和术语解释六、各部门职责七27、具体规定1、1）八、流程九、考核规定十、附则 1、本制度由XX部制定并负责解释。 2、本制度由XX审批、下发。 3、本制度下发之日起执行，原XXXX制度同时作废。 4、本制度报XX，抄XX，发XX。十一、附件附件1：XX表编制： 审核： 批准：XXXX集团有限公司 年 月 日发布附件4-2XX表XXX-附表1编制： 审核： 批准：附件5XX XXXX第X号 关于XXXXX的通报（决议）根据 ，经 决议， 。 xxxxx XXXX年XX月XX日 编制： 审核： 批准：报XX，抄XX，发XX。附件6关于XXXX的方案（计划）XXX字XXXX年XX号 一、目的二、原则三、时间四、组织领导五、具体内28、容六、责任分工序号项目内容项目要求责任人完成时间验收人备注七、考核（明确总考核人）八、附则九、附件 xxxxx XXXX年XX月XX日 编制： 审核： 批准：报XX，抄XX，发XX。附件7关于XXXX的通知（通告、通报）TZXXXXXXXXXX号XXXX：为 ，根据 ，经 研究决定， 。 特此通知（通告、通报）。 XXXX集团有限公司 XXXX年XX月XX日 编制： 审核： 批准：报XX，抄XX，发XX。附件8XXXX集团有限公司XXXX会议会 议 纪 要（XXXX年第XX次）XXXX年XX月XX日 签批：会议时间：会议地点：参加人员：列席人员：缺席人员：主 持 人：记 录：会议纪要： 附：会议决议项报XX，抄XX，发XX。附件9-1xxxxx关于XXX的函XX函【XXXX年】XX号XXXX： 特此函达，请回复！ 顺颂商祺！ xxxxx XXXX年XX月XX日 附件9-2xxxxx关于XXX的复函XX函【XXXX年】XX号XXXX：贵方有关XXXX的来函知悉，特函告如下： 此复。 xxxxx XXXX年XX月XX日 附件10：关于XXXX的申请XXXX: 以上妥否，请批示。 XXXX集团有限公司 XXXX年XX月XX日 附件11：证明信XXXX：兹证明XXX同志（身份证号码:XXXXXXXXXX）。 特此证明。XXXX集团有限公司（公章） XXXX年XX月XX日