1、公司贸易业务及供应商客户管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 总则1.1 公司为求增进经营效能，加强贸易业务之工作，特制订本规则。1.2 本规则主要涉及本公司贸易业务及其关联业务。2 组织结构2.1 公司设贸易业务部。并设贸易业务部经理职位，以统辖部门业务。2.2 贸易业务部按产品设内部机构，并设产品业务经理职位，负责既定贸易产品订购、储运、销售业务过程。2.3 由贸易业务部主要负责的贸易产品拓展，由该部在原有组织架构的基础上组建项目工作团队，项目工作团队视拓展项目之需求可要求公司其他部门派员参与支持。凡贸易2、产品拓展完成试运行和拓展评价后，并由公司总经理认可后，应在贸易业务部建制下增设新的产品机构，按照业务范围正式配备人员，以保证该贸易产品的正常运行。3 业务计划管理 公司将业务计划作为贸易业务管理的主要管理工具。贸易业务计划之种类有：3.1 贸易产品拓展计划 作为公司贸易产品拓展之先导性计划，贸易产品拓展计划应涵盖该贸易产品之相关市场研究、该贸易产品拓展之可行性分析、该贸易产品之经营预测以及经营运作建议等。贸易产品拓展计划应满足以下基本要求：l 相关市场研究： 贸易产品所涉及的产业门类、产业发展走向以及该贸易产品在相关产业及其产业链中所处地位的重要性评价； 贸易产品过去三年中在建议进入的市场范围3、内的需求变动及其满足率、需求价格走向、未来需求预测等； 贸易产品的主要供给能力（包括生产能力和现行产出率）、供给渠道、现行供给方式以及过去三年来的供给满足率、供给价格走向、供求关系未来预测等； 潜在供应商的基本概况、供给及代理地位、资信状况、交货能力、意向性贸易条件等； 潜在客户的基本概况、需求及代理地位、资信状况、收货能力、意向性贸易条件等。l 贸易产品拓展可行性： 公司若经营该贸易产品的资源（供应商、客户资源；资金能力；市场或贸易方式之空缺等）分析，优劣势评估； 公司若经营该贸易产品的方式（多种方式比较）分析及其建议； 公司若经营该贸易产品的盈利方式及盈利空间。l 贸易产品经营预测： 短期4、预测（经营规模、资金规模、盈利可能性等）； 中长期预测（经营规模走向、资金规模走向、盈利增长趋势等）。l 运作建议： 略 贸易产品拓展由公司员工（可以是贸易业务部的员工，也可以是其他部门的员工）以书面方式向贸易业务部经理提出基本构想、可行性研究预算，由贸易业务部经理初审并提出意见后交总经理审定。经审定后由公司给予提议员工以工作经费和调研时间，如需要还可指定助手共同参与。提议员工及其助手应在规定期限内完成书面的贸易产品拓展计划，交贸易业务部经理。贸易业务部经理在审阅并提出初审意见后转交总经理审阅。 贸易拓展计划经公司有关主管人员审阅后，认为有开发价值的可由总经理召集公司内部专家（各部门经理及其贸5、易业务部产品经理）进行评审。 贸易拓展计划经评审后若认为有价值进行尝试性运作的，由总经理下达指令，由贸易业务部组建项目工作团队。项目工作团队人员构成由贸易业务部经理确定（若要求有其他部门人员参与的应征得该部门经理同意）并报总经理备案。提议者有加入该项目工作团队的优先权（但不等于拥有成为产品业务经理的优先权）。3.2 贸易产品业务计划 作为公司既定贸易产品周期性工作计划，贸易产品业务计划应涵盖该贸易产品在既定周期内之国际市场价格走向；国内市场价格走向；业务收支预算；现金流量分析等。3.2.1 年度贸易产品业务规划： 年度贸易产品业务计划是形成公司年度经营预算（贸易业务部分）的基础，各产品经理应根6、据负责范围的贸易产品提出关于经营背景、可行之经济规模、预计业务盈利、建议动用之资金规模、现金流量预测（细化为月度或季度）以及若执行该规划所应具备的其他条件等方面的书面年度规划。贸易业务部经理应根据各贸易产品年度规划的可行性以及由其掌握的公司资源提出其初审意见后交公司总经理审阅。公司总经理审阅后应召集讨论会（由公司总经理出席、贸易业务部经理主持、各部门经理、贸易业务部各产品经理参加）进行分析研讨、修正并予以确定，最终由贸易业务部经理形成汇总的贸易业务年度规划，交公司总经理审核并交公司董事会核决。贸易产品业务年度规划和贸易业务年度规划应满足以下基本要求：l 经营背景： 贸易产品基本市场状况； 供求7、关系及其价格走向预测； 既定供应商市场地位之变动，供货能力、供货价格、交货条件等贸易条件的变动，潜在可资甄选的供应商概况及其竞争能力等； 既定客户市场地位之变动、年度需求、价格水平、每月平均收货能力预测以及可签约条件，潜在可资甄选的新客户概况及其竞争能力等； 相关有形市场（如现货市场、期货市场）的走势预期； 同业竞争者态势（现有竞争者的经营取向、新进入者之可能性）。l 可行之经济规模： 一定经营背景条件公司在既定贸易产品市场上的姿态定位及其理由； 较为经济的经营规模建议及其理由； 建议经营规模的分段（不同时间段）实现方式；l 预计业务盈利： 建议经营规模条件下的各成本支出项的变动状况； 建议经8、营规模条件下的直接成本、业务盈利（未承担公司费用、财物费用）分析；l 建议动用之资金规模： 建议经营规模条件下动用资金总规模，资金周转次数； 预计平均购货信用期限和供货信用期限； 动用资金分段安排；l 现金流量预测： 根据上述建议内容预计每月现金流入量和流出量并计算不同时间段的净流入量或净流出量。3.2.2 季度/月度贸易产品业务滚动计划： 季度/月度贸易产品业务滚动计划是制订公司业务执行计划的基本依据，各产品业务经理应根据公司确定的年度贸易产品业务规划逐季/月进行安排，以书面方式确定本季/月的业务规模、成本及业务盈利、动用资金规模、现金流量等进行分析，并据此滚动地对年度贸易业务计划进行适应性9、调整。贸易业务部经理应提出其初审意见后交公司总经理审阅。公司总经理审阅后应于季前十天；月前五天召集协调会（由公司总经理出席、贸易业务部经理主持、各部门经理、贸易业务部各产品经理参加）进行协调、修正并予以确定，最终由贸易业务部经理在季前和月前形成汇总的季度/月度贸易业务执行计划，交公司总经理审核下达。季度/月度贸易产品业务执行计划应满足以下基本要求： 应具备业务规模、成本及业务盈利、动用资金规模、现金流量安排等要素； 应以四个季度或六个月为一个滚动周期进行计划期预测（其中第一个期为执行计划，后几期为预测计划）； 应注明执行要点和要求公司予以支持的要点等。4 供应商管理4.1 供应商调查4.1.110、 各贸易产品的供应商在选定前必须进行调查，调查结果以正式的书面的方式予以记载，并作为甄选供应商时的基本依据。4.1.2 供应商调查应满足以下要求： 供应商公司概况（全称；住所；法定代表人；注册类型；注册资本；经营范围；联系方式；公司经营规模及人员规模；分支机构情况等）； 供应商在该领域内的地位（行业排名；市场份额；专业能力；与厂商、代理商间的关系类型等）； 供应商商誉及资信评价（供应商正式出具的有关文件、与该供应商发生过业务往来的贸易商之调查记录、信用评级机构的近期评价等）； 供应商经营该贸易产品的经验（经营该产品之年限、品质保障能力、按时交货能力等）；4.1.3 供应商调查的有效年限一般为三11、年。凡超越时效或变化贸易产品，均应重新调查或补充调查。4.2 供应商甄选4.2.1 各贸易产品之供应商之甄选应以对多家供应商进行调查作为基础，经过能力及资信比较、竞价等前期评审，由贸易业务部以书面评审报告的形式交公司总经理核决。4.2.2 各贸易产品一般应选择不同区域、两家以上的供应商，以保证公司贸易产品能够尽可能减少因区域性自然灾害、战乱等造成的损失，增强公司适应调整的能力。4.3 供应商档案4.3.1 凡公司进行过调查的供应商均应建立供应商档案。4.3.2 供应商档案应按是否正在发生交易进行分类管理。4.3.3 供应商档案应涵盖以下内容： 供应商调查资料 合同记录及合同修改记录 交易记录 12、理赔记录 付款记录 合同执行总结4.4 供应商的评审4.4.1 公司要求每年年终对贸易产品供应商进行评审。评审活动由贸易业务部召集，财务部、投资部共同参与。4.4.2 供应商评审的主要内容应涉及： 合同执行总结（70分） 供应商价格态度（10分） 供应商信用态度（10分） 供应商品质保证态度（10分）4.4.3 供应商评审方式为加权评分制。并按照总分值设定优、良、中、劣四等。4.4.4 供应商评审等次发生变化后，应以订货比例之相应变化给予处置。4.4.5 供应商评审结果及其处置意见应由贸易业务部以书面形式向公司总经理呈报，经核决后执行。4.5 供应商管理所涉及的资料（包括调查、甄选、档案、评审13、报告等）均属公司机密，应指定专人按照公司保密制度要求进行管理。5 客户管理5.1 客户调查5.1.1 各贸易产品的客户在选定前必须进行调查，调查结果以正式的书面的方式予以记载，并作为甄选客户时的基本依据。5.1.2 客户调查应满足以下要求： 客户公司概况（全称；住所；法定代表人；注册类型；注册资本；经营范围；联系方式；公司经营规模及人员规模；分支机构情况等）； 客户在该领域内的地位（行业排名；市场份额；生产能力等）； 客户商誉及资信评价（客户正式出具的有关文件、与该客户发生过业务往来的贸易商之调查记录、信用评级机构的近期评价等）；5.1.3 客户调查的有效年限一般为三年。凡超越时效或变化贸易产14、品，均应重新调查或补充调查。5.2 客户甄选5.2.1 各贸易产品之客户之甄选应以对多家客户进行调查作为基础，经过能力及资信比较、竞价等前期评审，由贸易业务部以书面评审报告的形式交公司总经理核决。5.2.2 各贸易产品一般应选择不同区域、两家以上的客户，以保证公司贸易产品能够尽可能减少因区域市场之不景气、区域性自然灾害、战乱等造成的损失，增强公司适应调整的能力。5.3 客户档案5.3.1 凡公司进行过调查的客户均应建立客户档案。5.3.2 客户档案应按是否正在发生交易进行分类管理。5.3.3 客户档案应涵盖以下内容： 客户调查资料 合同记录及合同修改记录 交易记录 理赔记录 付款记录 合同执行15、总结5.4 客户评审5.4.1 公司要求每年年终对贸易产品客户进行评审。评审活动由贸易业务部召集，财务部、投资部共同参与。5.4.2 客户评审的主要内容应涉及： 合同执行总结（70分） 客户价格态度（15分） 客户信用态度（15分）5.4.3 客户评审方式为加权评分制。并按照总分值设定优、良、中、劣四等。5.4.4 客户评审等次发生变化后，应以供货量以及商业信用授予之相应变化给予处置。5.4.5 客户评审结果及其处置意见应由贸易业务部以书面形式向公司总经理呈报，经核决后执行。5.5 客户管理所涉及的资料（包括调查、甄选、档案、评审报告等）均属公司机密，应指定专人按照公司保密制度要求进行管理。616、 代理商管理6.1 代理商之含义涵盖公司贸易业务过程中所涉及的进出口代理商、报关代理商、理货代理商、储运代理商等。6.2 对代理商的管理应按照调查、甄选、建档、评审的原则进行。新建立业务合约关系的代理商应参照供应商/客户管理的程序进行管理。已经发生过业务关联的代理商其管理要求不变，但内容可根据情势适当简化。6.3 代理商管理所涉及的资料（包括调查、甄选、档案、评审报告等）均属公司机密，应指定专人按照公司保密制度要求进行管理。7 合同管理7.1 合同之含义涵盖公司贸易业务过程中所需签订的进出口合同、各种代理合同、销售或采购合同等。7.2 合同的订定应以本规则前款对供应商、客户、代理商管理所提出的17、要求作为基本前提，并按照公司“合同管理流程”执行。7.3 合同文本应以公司制订的标准样式为范本。若公司制订的标准样式不能涵盖协定内容，可以合同补充条款的形式予以补充订定；若公司制订的标准样式不能满足合同对方之要求的，可以对合同样式进行修改。凡订有补充条款或对合同样式进行修改的，合同拟订人必须以书面形式作出解释，经贸易业务部经理交公司总经理认可后，方可向合同对方作出确认。7.4 各类合同均应由公司总经理或由得到公司总经理以法律认可的形式授权的其他人签署。7.5 合同签署后，正本交总经理办公室归档管理，副本由贸易业务部归入供应商、客户、代理商档案，并将合同副本的影印件交财务部和产品业务经理备查。818、 进口业务信用证开证管理8.1 开具进口业务信用证需填制开证申请单，申请单应附有以下必备要件： 订货合同 经总经理审核下达的月度贸易业务滚动计划中列入该项贸易业务，并在计划动用资金规模和现金流量项下已作对应之安排 8.2 开证申请单由贸易业务部经理根据其权限（计划动用资金规模及动用时间无差异）予以审批，审批后连同附件一并交财务部。若动用资金规模及动用时间与计划有10以上和五天以上差异的，贸易业务部经理应呈报公司总经理特别批准（或得到特别批准之传真件）后交财务部。8.3 财务部在收到经审批后的开证申请单后，应在规定时间内安排开证保证金，并全力配合贸易业务部与开证银行办妥信用证开证手续。凡开证申请19、手续齐备而公司资金准备不足的，财务部应立即向贸易业务部经理通报情况，协商处置方式，同时由财务部经理向公司总经理汇报，请示处置决定。8.4 财务部在信用证开证后，应对信用证付款期进行跟催。9 销售货款管理9.1 订有合同的销售业务往来，其货款及费用结算应按照合同条款执行。对未订定合同的销售业务往来应坚持款到提货，一次结清，不留尾款。9.2 贸易业务部产品业务机构在每笔交易完成后应在三天内制作结算清单，对预收款、经收货方签证的交货数量、经收货方签证的理赔处置单、代垫运费等进行清算。结算清单应及时经贸易业务部预审后交公司财务部审核，公司财务部应在收到结算清单后三天内完成审核，代表公司对尾款结算提出处20、置意见及其期限后立即传递给客户，同时将尾款处置结果通报贸易业务部，由产品业务机构跟催尾款处置结果。9.3 对合同规定的商业信用授予，公司财务部、贸易业务部、产品业务机构均应对执行情况进行跟催并经常保持沟通。合同付款期届满前一周，产品业务机构应提醒客户，并要求客户就能否按时付款给予答复。货款到期未达的，公司财务部应出具催款通知，以挂号信函方式传递，同时要求贸易业务部及时提出应对措施。9.4 对多次未能按期足额付款的客户，贸易业务部产品业务机构应安排与客户间的会谈，并根据会谈情况采取措施： 降低该客户商业信用授予程度 暂停该客户信用授予 发出律师信 终止合同执行并追究违约责任9.5 异地（指不在公21、司注册地和设有分支机构的地域）销售业务所获得货款，原则上应由客户以银行现汇直接向公司支付，一般不得以异地坐支方式作为费用支付的资金来源。如因公司资金筹措原因确需异地坐支的，由公司总经理或公司总经理授权贸易业务部经理或财务部经理审批同意后执行，但绝对不能用于差旅费、招待费等。9.6 贸易业务部及其内部产品业务机构应按客户设立货款回收辅助记录帐，每月与公司财务部、客户对清帐目。10 业务费用支付管理10.1 业务费用指贸易业务过程中所涉及的报关费；关税；商检、动植物检验、卫生防疫检验费、理货代理费、储运代理费、仓储费、保管费等。10.2 业务费用预付需填制费用预付款单，费用预付款单应附有以下要件：22、 合同 证明该项业务之发生在月度贸易业务滚动计划范围之内的文件业务费用预付款单应由贸易业务部经理签署后交财务部。10.3 业务费用之核付需填制费用核付款单，核付款单应附有以下要件： 合同 结算票据 证明该项业务之发生在月度贸易业务滚动计划范围之内的文件业务费用核付款由贸易业务部经理签署后交财务部。10.4 贸易业务部及其产品业务机构应按代理商及其他付款对象设置费用支付辅助记录帐，每月与财务部、代理商及其他付款对象对清帐目。11 理赔管理11.1 依据进出口合同的理赔11.1.1 进出口合同中必须根据国家法律和国际贸易惯例订定理赔条款。理赔条款中应涵盖以下情形： 因交货数量原因所导致的赔偿 因贸23、易产品质量原因所导致的赔偿 因动植物检验及卫生防疫检验原因所导致的赔偿 因交货期原因所导致的赔偿理赔条款中应规定理赔依据，理赔方式以及理赔争议仲裁机构。11.1.2 贸易业务部产品业务机构在进出口货物完成商检及其他国家规定的检验后，应及时获取检验证明，作为验收及理赔依据。若出现上款所罗列以及未能罗列而属于理赔范围的情形发生时，应立即填制理赔处置单交贸易业务部，经贸易业务部经理或指定人员审核后在有效期限内根据合同向供应商或货运代理商提出书面索赔要求（附作为索赔依据的有效文件），并要求对方在指定期限内给予答复。在提出索赔要求的同时将书面索赔要求传递给财务部以利及时按照合同规定作出部分拒付款项之处置24、。11.1.3 理赔事宜完成后，贸易业务部应对理赔结果在理赔处置单中予以明确记载，并将所有理赔资料归档，在供应商、代理商档案中登录理赔记录。11.2 依据代理合同的理赔11.2.1 代理合同指理货、储运、保管代理合同。11.2.2 代理合同中应订定理赔条款。理赔条款中应规定： 责任界限及时效 计量检测标准及手段 投保方式、保险理赔受益方以及合同理赔与保险理赔间差额之承担者 理赔依据及有效文件 理赔方式 争议仲裁机构11.2.3 贸易业务部产品业务机构在各代理业务完成后，应及时获得下一代理商或客户的检验证明，作为阶段性验收和理赔依据。若出现合同规定属理赔范围的情形发生时，应立即填制理赔处置单交贸25、易业务部，经贸易业务部经理或指定人员审核后在有效期限内根据合同向代理商、保险商提出书面索赔要求（附作为索赔依据的有效文件），并要求对方在指定期限内给予答复。在提出索赔要求的同时将书面索赔要求传递给财务部，以利及时按照合同规定作出部分拒付款项之处置。11.2.4 理赔事宜完成后，贸易业务部应对理赔结果在理赔处置单中予以明确记载，并将所有理赔资料归档，在代理商档案中登录理赔记录。11.3 依据销售合同的理赔11.3.1 销售合同中应规定理赔条款。理赔条款中应规定： 责任界限及时效 计量检测标准及手段 理赔依据及有效文件 理赔方式 争议仲裁机构11.3.2 依据销售合同的理赔要求由客户发出。11.326、.3 贸易业务部产品业务机构人员在完成对客户的交货后，应在规定时效内向货运代理商索取经客户签证的货运单证，作为结算及理赔依据。11.3.4 贸易业务部产品业务机构在接到客户发出的理赔要求后应立即派员拜访客户，对客户的理赔要求进行复核查实。属于短码原因所导致的理赔要求应核对货运代理商提供的经客户签证的货运单证；属于质量原因所导致的理赔要求应根据合同规定的检测标准取样送合同规定的权威检测机构复查，在获得复查检测报告后作为理赔处置依据。11.3.5 贸易业务部产品业务机构在调查核实并取得理赔处置依据后填制理赔处置单并附上作为理赔依据的有效文件交贸易业务部，经贸易业务部经理根据权限签署或呈报公司总经理核决后代表公司向客户出具理赔承诺文件，同时将理赔承诺文件传递给财务部，以利及时作出财务处理。11.3.6 理赔事宜完成后，贸易业务部应对理赔结果在理赔处置单中予以明确记载，并将所有理赔资料归档，在客户档案中登录理赔记录。12 附则12.1 本规则的执行应制订贸易产品业务作业程序（另行制订）作为作业指导。12.2 本规则由公司总经理办公室负责解释，修订时亦然。12.3 本规则由公司总经理签署后生效。