1、 地产公司业务审批及费用报销管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 业务审批、借款、付款及费用报销管理制度目的：为规范公司业务审批、借款、付款及费用报销管理,合理控制费用支出，特制定本制度。 适用范围：本制度适用于公司（含后勤、三产、项目部）业务审批、借款、付款及费用报销的管理。责任人：经办人、部门负责人、主管领导、出纳、财务处长、财务总监、主管副董事长、董事长。1、工作流程1.1网上业务审批流程：1.1.1日常业务：经办人在网上填写业务审批表部门负责人审核签字财务处长核查签字3000元的由主管领导审批3000元52、0000元的由主管副董事长审批50000元的或超预算或预算外的由董事长审批。1.1.2工程付款业务：由经办人填写业务审批表，同时在网上附合同或协议审批表、施工合同、审计部验收报告等相关证明材料部门负责人审核签字审计部审核签字财务处长核查签字3000元的由主管领导审批3000元50000元的由主管副董事长审批50000元的或超预算或预算外的由董事长审批。1.1.3下列费用不再另行填写业务审批表：费用标准内的电话费；费用标准内从仓库领用的办公用品和维修材料；内部油库加油费用；电费；代扣代缴的各项保险费；税务软件使用费；应缴纳的各项税费；财务费用；按月发放的工资、勤工助学补助；有派车单的车辆费用等。3、1.2借款流程：经办人凭批准后的业务审批表或合同或协议审批表填写借款单（附纸质业务审批表）部门负责人签字5000元的由财务处长审批5000元50000元的由财务总监审批50000元的由主管副董事长审批出纳办理借款。1.3付款及费用报销管理流程1.3.1经办人填写费用报销单（如需要办理入库的物资采购，应办理入库手续）部门负责人审核财务处长核查3000元的由主管领导审批3000元的由财务总监审核3000元50000元的由主管副董事长审批50000元或超预算或预算外的付款及费用报销由董事长审批。1.3.2为了提高办事效率，持有经审批后的业务审批表且金额3000元50000元的付款及费用报销业务，由财4、务总监审核后交出纳付款，每月26-27日一并报主管副董事长审批；金额50000元的随时报主管副董事长审批后交出纳付款，月底一并报董事长审批。2相关岗位职责2.1经办人职责：填写业务审批表（见附表1）、借款单（见附表2）、费用报销单（见附表3）。对业务发生、借款、付款及费用报销的合理性、真实性，所附票据的合法性，费用项目及金额是否符合规定标准负直接责任。2.2部门负责人职责：审核业务审批表、借款单及费用报销单。对业务发生、借款、付款及费用报销的合理性、真实性，费用项目及金额是否符合规定标准负管理责任。2.3主管领导职责：审批3000元的业务审批表及费用报销单；审核3000元的业务审批表和费用报销5、单。对业务发生、付款及费用报销的合理性、真实性，费用项目及金额是否符合规定标准负领导责任。2.4财务处长职责2.4.1核查业务审批表，对业务发生的合理性负核查、监督责任。2.4.2审批5000元的借款单；审核5000元的借款单。对业务发生的合理性、审核或审批程序的完整性、借款金额的合理性负监督、核查责任。2.4.3核查费用报销单，对金额的准确性、所附票据的合法性、费用项目及金额是否符合规定标准负监督、核查责任；对付款及费用报销与业务审批的一致性负监督、核查责任；对3000元业务发生的合理性、真实性负监督、核查、把关责任。对3000元的业务发生的合理性、真实性负监督、核查责任。2.5财务总监职责6、2.5.1审批5000元50000元的借款单；审核50000元的借款单。对业务发生的合理性、审核或审批程序的完整性、借款金额的合理性负监督、核查责任。2.5.2统筹协调资金的合理使用。2.5.3审核3000元的费用报销单，对业务发生及费用报销的合理性、真实性负监督、核查、把关责任。2.6主管副董事长职责2.6.1审批50000元的借款单。2.6.2审批3000元50000元的业务审批表和费用报销单，对业务发生、付款及费用报销的合理性、真实性，费用项目及金额是否符合规定标准负监督、把关责任。2.6.3审核50000元的业务审批表和费用报销单，对业务发生、付款及费用报销的合理性、真实性，费用项目及7、金额是否符合规定标准负监督责任。2.7董事长职责：审批50000元或超预算或预算外的业务审批表；审批50000元的费用报销单。对业务发生、付款及费用报销的合理性、真实性，费用项目及金额是否符合规定标准负监督、把关责任。2.8出纳职责2.8.1复核借款单及费用报销单。对金额的准确性、所附票据的合法性、审核及审批程序的完整性和正确性负核查、把关责任。2.8.2核查备用金借款是否符合规定标准、借款人是否有未还清借款。对借款原则及标准负核查、把关责任。2.8.3办理付款，对付款金额的时效性和准确性负责。2.8.4 核查OA业务审批表与费用报销单的一致性，并负责OA业务审批表的归档。3工作要求3.1业务8、经办及审批要求3.1.1业务经办人要忠诚敬业、认真负责、严格履行职责。3.1.2业务审批表填写内容要完整、准确，字迹要清晰，审核、审批程序要完整、正确。3.1.3业务招待填写业务审批表时，要注明招待对象、理由及招待标准；所有业务招待费均要经公司综合办公室主任审核签字。3.1.4需签订合同的业务，要填写合同或协议审批表，不再另行填写业务审批表。3.2借款要求3.2.1借款单填写要完整、准确，字迹清晰，并附审批通过的业务审批表或合同或协议审批表。3.2.2备用金管理3.2.2.1经常办理零星开支或采购业务的岗位，准予借支备用金。最高借支标准为：（1）办公室司机、项目部司机1000元；办公室主任309、00元；董事长秘书5000元；项目部部长8000元；小饭桌厨师3000元。（2）借支金额超过本人一个月工资总额的，报主管副董事长特批。3.2.2.2备用金的借支需填写业务审批表，并按借款管理流程办理。超过最高标准的报主管副董事长特批。3.2.2.3备用金要在12月31日之前归还，下年度另行申请，不允许跨年度使用。3.2.3借款人员要在办理报销的同时办理还款手续。3.2.4再次借款原则：前款不清，后款不借。确因工作交叉重叠二次借款时无法还清前款的，需报主管副董事长特批。3.2.5因工作紧急情况需借款而审批人不在时，必须由审批人向出纳电话授权，方可先行办理借款；出纳要在审批人返回后1个工作日内办理10、补签手续。3.2.6借款金额10000元的，要提前一天通知出纳备款。3.2.7借款期限：不超过1个月。确因工作完成时限较长，需要延长借款期限的，由借款人写明原因，按借款管理流程办理续借手续，最多延长一个月；之后仍需延长借款期限的，要按业务审批和借款管理流程重新办理借款。3.2.8借款金额2000元的，不得由经办人领取现金，要由出纳直接付款到收款方（供应商、合作方）账户。超限额而确需借支现金的业务，要报财务总监特批。3.3费用报销管理3.3.1报销项目见费用报销单。3.3.2在一个预算期间内，各项费用的累计支出不得超出预算，超预算的要报董事长特批。3.3.3报销经办人必须取得合法有效的报销单据或11、发票。3.3.4费用报销单填写要求3.3.4.1所有单据分次、分页粘贴填制，并注明附件张数。3.3.4.2报销单一律用黑色钢笔或签字笔填写，项目填写要完整，大小写金额要一致，不得涂改。3.3.4.3采购报销单要由验收人签字确认，需入库的要附入库单。3.3.4.4出租车票原则上不予报销，特殊情况需要报销的，要注明业务发生时间、起至地点、人物事件等，每张出租车票都要由直接上级签字确认。3.3.4.5物资采购报销金额超过100元时，要在票据背面注明销货方电话。3.3.5同一项业务活动发生的各项费用不得拆分报销，否则，二次报销不予受理（同一审批款项，分批付款除外）。3.3.6报销款项由经办人本人支取，12、不得由他人代领。3.3.7报销单据及附件，包括出入库单据等，需要经办人或其他人员签字确认的，不得由他人代签。3.3.8报销时间要求：工作完成后5个工作日内报销。3.3.9报销时间安排：每个工作日上午报销，每月26日停止报销一天。3.3.10报销金额10000元的，要提前一天通知出纳备款。3.3.11依据合同报销的业务，经办单位要出具合同进度证明，根据合同约定的期限付款。 3.3.12工程付款，要由项目部出具的工程进度验收报告；工程竣工决算付款，必须有审计部门出具的审计意见。4监督与检查4.1财务处组织落实本制度，发生问题有权对直接责任人提出处罚意见，对严格执行本制度的管理人员有权提出奖励意见，13、开具规章制度落实情况奖罚单，报督察部核实后，兑现奖罚。4.2 主管副董事长负责监督本制度的落实情况，对不认真培训、不认真组织落实本制度、发生问题不严肃处理的，有权对财务处长提出处罚意见。5奖罚5.1出纳未认真核查备用金借款单审批程序，导致未经主管副董事长批准，借支金额超出借款人月工资总额的，每次处罚出纳100元。5.2未及时归还备用金的，每拖延一天处罚借款人100元。5.3借款逾期不还的，每拖延一天处罚借款人20元。5.4违背再次借款原则付款的，每次处罚出纳100元。5.5审批人授权紧急借款后，出纳未及时办理补签手续的，每拖延一天处罚20元。5.6未认真核查借款单与业务审批表金额是否相符，审核14、审批借款单过程中有问题未发现，造成违规借款的，财务处长和财务总监按权限承担监督、核查责任，视情节每次处罚100-200元；出纳承担核查把关责任，每次处罚50元。5.7因未通知出纳备款而影响资金使用的，每次处罚经办人50元。5.8业务审批表、借款单、费用报销单填写不符合要求，项目不完整、金额不准确的，每项、每次处罚经办人20元；核查把关过程中有问题未发现的，出纳负核查、把关责任，每项、每次处罚20元。5.9费用报销单填写不符合要求，项目不完整、金额不准确的，财务处长负监督、核查责任，每项、每次处罚20元。5.10未认真核查业务审批的合理性、原始性及与费用报销的一致性，审核、核查过程中有业务发生15、不合理或违规报销问题未发现的，财务处长承担监督、核查责任，视情节每次处罚30-100元。5.11费用报销所附票据不合法，财务处长和出纳未严格履行监督核查责任，造成假发票流入公司账内的，视情节每次各处罚200-500元。5.12业务经办、借款和费用报销不合理、不真实的，视情节每次处罚经办人200-1000元；弄虚作假、虚报费用、伪造审核或审批签字、提供虚假发票、私吞报销款项、不认真履行职责的，按教职员工行为规范处理。5.13部门负责人在业务经办、借款和费用报销审核过程中有问题未发现的，承担管理责任，视情节每次处罚150-900元。5.14主管领导在业务经办和费用报销审核、审批过程中有问题未发现的16、，承担领导责任，视情节每次处罚100-800元。5.15主管副董事长、董事长在业务经办和费用报销审核、审批过程中有问题未发现的，按权限承担监督、把关责任，视情节每次处罚50-700元。5.16费用报销金额超出规定标准并未经特批的，按超出金额的双倍处罚直接责任人；财务处长负监督、核查责任，有问题未发现的，每次处罚100元。5.17费用报销单、借款单及其附件中由他人代为签字的，每次处罚经办人500元。5.18在规定时间内未报销的，每拖延一天处罚经办人20元。5.19借款、付款和费用报销审核、审批程序不完整、不正确而予以付款的，每次处罚出纳100元。5.20无正当理由不及时付款的，每拖延一天处罚出纳17、50元。5.21付款金额不正确的，由出纳按差额赔偿。5.22费用报销单审核、把关过程中有问题未发现的，财务总监承担监督、核查责任，视情节每次处罚100-1000元。5.23资金调配不合理，影响资金正常使用的，视情节每次处罚财务总监500-2000元。5.24违反本制度的罚款，全部用于奖励严格执行本制度的优秀管理人员。6本制度由财务处负责解释。7、本制度自下发之日起执行。审核、审批记录起草部门起草人起草日期年 月 日审核人审核日期年 月 日审批人批准日期年 月 日培训日期年 月 日至 年 月 日执行日期年 月 日历次修订记录历次修订编码起草人及日期批准人及日期执行日期首次发布A/00本次修订内容18、图1 业务审批管理流程图完成时间责 任 岗 位序号处理时间经办人部门负责人财务处长主管领导主管副董事长董事长2天内完成同意同意，3000元同意，预算内， 3000元同意，如预算外或超预算或金额50000元同意，预算内，3000元50000元没问题10分钟10-30分钟10-30分钟10-30分钟10-30分钟10-30分钟10-30分钟10-30分钟相关制度通讯管理制度接待管理制度差旅管理制度车辆管理制度办公用品管理制度培训管理制度固定资产管理制度经济合同或协议管理制度等涉及费用标准的各项规章制度。附图2 借款管理流程图完成时间责 任 岗 位序号处理时间经办人部门负责人财务处长财务总监主管副董19、事长出纳半天内完成没问题5000元没问题5000元没问题5000元50000元没问题50000元没问题没问题2000元没问题2000元10分钟5分钟5分钟10分钟10分钟5分钟10分钟5分钟5分钟5分钟相关制度付款及费用报销管理流程图完成时间责 任 岗 位序号处理时间经办人部门负责人财务处长主管领导财务总监每月26日-27日没问题没问题， 50000元没问题没问题没问题，3000元50000元没问题3000元没问题没问题没问题没问题，交出纳报销付款后10分钟5分钟10-20分钟5分钟10-20分钟5分钟5分钟10-20分钟10分钟5分钟期限：2天内完成相关制度通讯管理制度接待管理制度差旅管理制20、度车辆管理制度办公用品管理制度培训管理制度固定资产管理制度经济合同或协议管理制度等涉及费用标准的各项规章制度。附表1 业务审批表业务经办人所属部门填表时间完成时间业务内容简述费用总额大写： 小写：￥部门负责人意见签字： 年 月 日财务处长意见签字： 年 月 日主管领导意见签字： 年 月 日主管副董事长意见签字： 年 月 日董事长意见签字： 年 月 日附表2 借 款 单 年 月 日借款人姓名职 位所在部门联系电话借款用途借款金额大写：小写：￥还款时间年 月 日备 注主管副董事长： 财务总监： 财务处长： 部门负责人： 附表3费用报销单年 月 日 财务处长：_ 报销部门：_ 财务总监：_预算编码：_ 附件张数：_核算内容报销金额核算内容报销金额核算内容报销金额办公用品加油费电话费过路费/停车费招待费维修费合计（大写）小写￥董事长： 主管副董事长： 主管领导： 部门负责人： 报销人： 差旅费报销单年 月 日 财务处长：_财务总监：_姓名职别所在单位出差地点工作任务起讫日期起讫地点人数车船费各类补助费其他费用交通工具席别金额项 目天数标准金额科目金额伙食补助住宿费交通补助行李运费票价补助交通费住宿补助邮电费通讯补助其他报销合计（大写）小写报销部门：_ 附件张数：_董事长： 主管副董事长： 主管领导： 部门负责人： 报销人：