1、公司稽查复核部门职能及作业流程管理制度附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录AS-001适用范围及目的2AS-002稽核部门之工作职能3AS-003执行稽核工作应注意事项4AS-004稽核作业流程及工作范围5AS-005工作底稿、作业法则与稽核报告68附表一稽核通知单9附表二稽核工作底稿10附表三稽核报告11附表四改善建议联络单12附表五改善事项追踪报告13附表六稽核工作计划表14一、 公司稽核人员执行稽核事宜，应依本制度规定办理。二、 为加强公司各部门管理及确保财产安全与提高经营绩效，公司之稽核工作，由公司成立2、之稽核室，定期或不定期于指定地点及项目会同相关受稽核事务经管人员为之。三、 公司稽核人员办理稽核工作，分定期与不定期二类。定期性稽核，由稽核人员依计划执行；不定期稽核，依实际需要，按公司最高主管或其授权人员之指示办理。四、 公司稽核之目的在于检查、评估内部控制制度之缺失及衡量营运之效率，适时提供改进建议，以合理确保该制度得以持续有效实施，并协助董事会及管理阶层确实履行其责任。一、 稽核人员由公司董事长、总经理、副总直接指挥监督，从事本公司内部稽核工作。其所应办理之稽核事务包括：1. 调查、评估公司内部控制制度及各项管理制度之健全性、合理性及有效性。2. 调查、评估企业中各单位执行公司各项计划或3、政策及其指定职能之效率。二、 稽核人员从事工作时，如发现员工有不当情事，除与其直属主管连系外，并应即向公司最高主管报告，不得直接处理。三、 稽核人员对各单位执行稽核事务时，如有疑问，可随时向有关单位详尽查询，并调阅其账册、报表及有关档案，必要时并得请其出具书面说明，受查单位经办人员应尽力协助之。四、 稽核人员从事工作时，得调阅一切档案，被检查部门不得拒绝或隐匿，其属机密性之档案，应先报准后始得调阅。五、 稽核人员执行任务时应具超然独立性，以客观公正之立场执行其职务。并应避免干预行政工作，如发现有弊端及违法事件，应作成稽核报告呈转总经理或呈报监察人处理。一、 稽核人员于执行稽核工作过程中，应恪遵4、下列守则：1. 对于所审核之事项，应作成工作底稿（格式如附表二）及稽核报告（格式如附表三）。2. 执行任务时，应依据各项有关规章办理，超然行使职权。3. 负有保守职务上所稽得秘密之责任，除呈报外，不得泄漏或预先透露予检查公司各部门。4. 执行工作时，应将稽核通知单（格式如附表一）交由受稽核各部门主管验明；工作态度应力求亲切，并保持公正独立，求实求真之精神，切忌傲慢或偏私。二、 稽核人员进行稽核工作，应拟定稽查计划呈核后，持稽核通知单会同经管单位稽查。三、 稽核程序应按检查计划进行，避免不必要之讨论与咨询，尽量减少影响被检查单位经办人员本身之工作，遇有不明了之事项，应于适当时间提出询问，至彻底了5、解为止。四、 执行稽核工作过程中，勿与被检查部门人员争论制度上之不完备，发现错误事项，不得当面批评，被检查部门人员如有申诉建议，应细心聆听，勿与辩论。五、 稽核人员除应充分了解有关现行法令，并熟谙公司内部控制各种制度、规章外，尚应透彻了解被检查部门之单行办法及特殊情况。六、 稽核人员应事前熟知被检查部门历史、重要数据、及以往稽核报告内容。稽核人员对于查核结果，应予合理之判断，此项判断应有可靠之理论根据，获得足够而适切之证明。七、 稽核人员从事公务查核均为公司第一手机密档案资料，应严格保密，更应提高警觉，注意文件安全，以防失落。一、 公司稽核人员于每次执行稽核工作前，应拟定稽核计划，其内容包括稽6、核目的、稽核项目及稽核范围，以达成调查、评估公司各单位执行其指定职能之效率为目的。二、 稽核人员应将稽核计划、工作底稿及签呈先呈报公司稽核主管核示后。经总经理签准后，定期性稽核由稽核人员依计划执行；临时性稽核依总经理或其授权人员之指示办理。三、 稽核人员应就稽核工作所发现异常事项加以分析，并提出改进意见汇总为稽核报告，于呈送公司稽核主管及总经理复核后，编制改善建议联络单（格式如附表四）交各相关单位参考改进。四、 稽核人员应追踪改善建议联络单所提之改进事项的执行进度及结果，并编制改善事项追踪报告（格式如附表五）提报总经理。五、 为便于公司稽核工作的执行，以有效达成稽核目的，并配合公司内部各项管理7、规章的实施，公司稽核人员应行实施查核事项为所有作业循环及相关管理作业之查核。六、 稽核人员执行稽核作业其属定期性之稽核应拟订稽核工作计划表(格式如附表六)，于报经总经理核准后，转交各受查核单位配合办理。一、 工作底稿的概念稽核人员于执行稽核工作时，因必须提出稽核报告，而部份被稽核事项并无实际书面文字与数据可供参考，故有赖于稽核人员在作业当时，就有关查核询问事项作为备忘性之记录、对稽核事项之数据来源予以特别之注明及对各项查核资料的搜集作适切的整理分析，以供作评核、改善意见及提出稽核报告之参考依据。二、 工作底稿内容与应行记载事项由于稽核工作本身的目的不同，受查部门或事项其性质各异，再加上须记载事8、项的内容与重要性不一，因之稽核工作底稿的内容或应记载项目繁多，除了举例或提出建议必须基于稽核人员各自见解，任由陈述外，应另就下列事项分别性质予以列明：1. 一般准备事项之记载：如作业项目、作业程序及稽核重点之提示与稽核日期之注明。2. 特别项目之记载：如受查单位改善对策与特种交易事项查核程序及评核意见之记载。3. 与高阶层有关稽核事项之检讨：即凡政策或指令，如有疑问须作进一步查证或检讨者。4. 其它： 4.1 受查部门说明事项，其发生时间地点均须记载以备引证。4.2 受查部门以及所说明有关执行人员及职务等均应记载。4.3 已查核事项应有注记，以免遗漏或重复。4.4 对拟表示的立场，透过调查，用9、一种逻辑的方法将内心希望表达的事项摘要注记。4.5 对稽核事项查核有关经验或技巧心得等之注记。三、 稽核工作底稿为撰写稽核报告之依据，应依其查核执行结果作适当之分类保管，以便随时参考并避免遗失；为便于保管一般可将工作底稿区分成下列三种：1. 永久档案：包括于执行工作时所有可供持续参考不易变更之数据，其于各作业循环间均有连带关系者。2. 未定案仍待查证档卷：即凡经稽核事项无法立即获得证实，仍待查证之工作底稿。3. 已结案仅供参考档卷：即已查证结案，由于规定时效须留待参考之各项工作底稿。四、 稽核人员执行稽核工作的作业法则1. 凭证的查核凭证是一切权责的代表，账册登记与报表编制之依据。各项作业程序10、与内部控制的设计，均可透过凭证的关系而予以显示。故对凭证的稽核或查证，为稽核人员执行工作的作业重心；对各项凭证之稽查，应特别注意下列事项：1.1 凭证的特质是否真实有效。1.2 各项凭证相互间的联系与运用。1.3 统计抽样技术之运用。2. 疑惑的探询稽核人员于执行稽核工作时，面对各种不同情况，不论是动态或静态的数据收集分析，均会发生有待及时了解或须向受查者及其它有关人员探询之疑惑；如何质疑解惑应为稽核人员执行工作时不可避免之要务。2.1 质疑的标准a. 对公司各项章程规则与有关法令应有适当之了解。b. 熟悉稽核或调查事项的一般知识及经验。c. 对质疑问题的词意、主题强调与数据引证，应作适当正确11、之表达。2.2 质疑的回避a. 所谓回避即不敢面对现实或顾虑人情因素，对明显问题而不愿作进一步查证，予以揭发谋求改善或被质疑者应负责解答之问题而公然不愿作答，凡此均将使稽核作业徒具形式，无法产生实际效果。2.3 质疑完毕后，应作适当之总结，避免疑惑之延续。五、 稽核报告1. 稽核报告所代表之意义1.1 对公司各部门、单位作业情形，执行绩效评估与作业制度标准之检讨。1.2 代表稽核人员本身的工作绩效。2. 撰写稽核报告应注意要点2.1 把握重点，注意稽核目的，把握主题，不要作无关的冗长叙述。2.2 注重实质分析，避免用笼统辞句。2.3 报告内容应切合实际，避免夸张或隐匿。2.4 引用资料之详细说12、明注释。六、 稽核报告及稽核工作底稿保存年限稽核人员应依据年度查核计划，查核及评估公司之预算、财务、业务、经营绩效与内部控制制度，并检讨工作底稿及抽查数据等，作成稽核报告备供查核。工作底稿及抽查资料至少保存五年，稽核报告至少应保存五年。七、 对本公司监察人应履行之责任稽核部门之稽核报告及追踪报告于呈核后，应尽速交付监察人查阅，并应将年度稽核计划、实际执行情形、内部控制缺失及异常事项改善情形尽速向监察人提出报告。附表一稽 核 通知单主旨稽 核 作 业 项 目稽核项目说明稽核项目稽核时间收查部门配合人员备注 请受查单位确认后签回，并填上配合人员姓名谢谢!总经理稽核主管稽核人员附表二稽 核 工作底稿13、作业时间受查部门作业地点稽核项目稽核程序及说明稽核结论稽核主管稽核人员底稿编号附表三xx有限公司年度稽核报告编号： 作业时间完成时间稽 核项 目稽核说明及结论项次作业说明异常事项描述改善建议董事长（副）总经理公司稽核稽核室附表四改善建议联络单日期： 编号： 作业依据受查部门项次作业项目异常现象描述改善建议受查单位意见完成日期总经理：稽核主管：稽核人员：附表五改善事项追踪报告日期： 编号： 项次稽核日期改善措施改善建议单号预计完成日期追踪改善情形未结案原因说明总经理：稽核主管：稽核人员：附表六 年度第 季稽核工作计划表制表： 年 月 日作 业 时 间进 度配 合 单 位稽 核 内 容备 注编 号作 业 项 目/ / / / / / / /总经理：稽核主管：稽核人员：