1、建设工程公司项目部文件管理规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 管理文件管理规定1 范围1.1 为加强XXXX建设有限公司（以下简称公司）管理文件的系统性、可操作性和编写的规范性，保证管理文件的充分性和适宜性，制定本规定。1.2 适用于职能部门、各分(子)公司、建设公司项目部管理文件编写、批准、发布和更改的控制。2 定义2.1 管理程序 管理文件文种。用于规定某项工作所包含的内容、职能部门的职责权限以及完成这些工作内容的途径。2.2 管理规定 管理文件文种。用于对某一环节、工序工作做部分的规定，如确定活动规则，提出处2、理问题的准绳与规程，明确有关单位和岗位的职责权限。当某项业务活动已制定管理程序时，一般采用管理规定对管理程序的内容予以支持。 注：实际应用中，其名称也可根据具体情况称为管理制度或管理办法,此文种适用于建设公司及子公司，不适用于分公司及各级项目部。2.3 实施细则 管理文件文种。用于对管理文件中的有关事务或概念做出进一步的具体解释，规定具体的实施办法与规则，明确规定各类事务与概念之间的精细的界限，实现某种行受控状态： 受控文本 发放编号：政管理范围或专业业务范围的可操作性，为程序或管理规定有效实施确立保证。注：实际应用中，其名称多为某某（业务）实施细则。此文种用于分公司或项目部执行建设公司管理文3、件时，根据具体情况必须赋予本单位（项目部）的个性而制定，但其效力仅限于该分公司或项目部行政管辖范围。3 管理职责3.1 企业发展管理部 管理文件的综合管理部门。负责管理文件系统设计、组织核稿、分类编号、报批，组织对管理文件的评审，结合综合考核组织对管理文件实施情况的检查。负责本部门职能分工范围内管理文件的起草。3.2 办公室/董事会秘书处 公文的归口管理部门。负责建设公司管理文件报批稿的送审、签发、流水号编号、发放以及归档。3.3 其他职能部门按照业务分工，负责管理文件的拟稿并组织会审，组织本部门业务范围相关管理文件的实施、检查及文件评审。3.4 各分（子）公司、建设公司项目部 认真执行公司管4、理文件要求，并按需要制订本公司、本项目相应的实施细则，组织本公司、本项目部管理文件评审及文件实施情况的检查。4 管理文件的控制4.1 管理文件编制原则4.1.1 管理文件应切合实际、通俗易懂且具有可操作性，文件出台前应广泛征求各方意见，特别是分（子）公司、项目部等执行层的意见。4.1.2 管理文件应从“要求性”、“处罚标准性”文件提升为“制约性”文件，做到从源头上规范管理行为，杜绝管理缺陷，而不是事后补救。4.1.3 管理文件应突出体现业务流程牵头组织部门的责任制，从“权力行政”提升到“责任行政”。分（子）公司或项目部某业务系统发生体系性或制度上的工作差错或问题，则视为主管该业务的总部职能部门5、管理缺位、错位，从而该职能部门承担连带责任。4.1.4 管理文件应体现制度与管理之间的相互作用关系，制度规定流程，流程规范行为，行为优化管理，管理完善制度，形成良性循环，相互促进。4.2 管理文件制、修订4.2.1 各职能部门根据业务发展需要和内外部环境条件变化等因素，及时进行管理文件的新增、修订工作。文件成稿经部门负责人审阅后，发送相关单位征求意见，或以专题讨论会等方式征集有关方面意见。在此基础上，拟稿部门对讨论稿作进一步的修改完善。4.2.2 经完善后的修改稿连同各部门的修改意见或专题讨论会议纪要报企业发展管理部，经接口关系及文本格式的审核后形成报批稿。4.3 管理文件的报批 企业发展管理6、部将报批稿交办公室送建设公司主管领导核签、签发，若有必要报经理办公会讨论，须经理办公会审核通过后签发。如有修改要求则返回企业发展管理部处理。4.4 管理文件的发布和动态控制4.4.1 管理文件经建设公司领导审批签发后，形成正式文件，由企业发展管理部在信息平台上发布。如需发放书面文本，则由办公室发放、登记，保存原件并归档。无上网条件的由其文书管理部门下载打印，加盖本单位行政印章并做好收发登记后下发使用。4.4.2 管理文件与质量管理体系（QMS）、环境管理体系（EMS）、职业健康安全管理体系（OHSMS）的关系，由文件起草部门在发文稿纸上相应位置做出识别。受控文件须编号发放并建立收、发登记台帐。7、4.4.3 管理文件中管理程序、管理规定及实施细则的修订原则上采取换版的方式，如有修订，其批准文本一经发布实施，原版文件即行废止，由企业发展管理部在信息平台上及时删除已废止电子文本。同时，按季度发布“新增（废止）文件目录”。废止文件由各级文书管理部门通知撤离使用现场并监督检查，受控文件由文件发放部门回收、集中处理。如工作需要保留已废止文件，应由文书管理部门加盖“保留使用作废文本专用章”，项目部加盖项目部印章，且隔离存放。4.4.4 管理手册的修订可采取换版或换页的方式，换页修订时需注明修订次数。更换页的审批流程和权限与原版文件同。4.4.5 管理文件的有效性标识为其完整的文件编号，以在信息平台8、发布的管理文件目录为依据进行判定。4.4.6 管理文件编制及修订流程图见附件3。4.5 管理文件的实施与检查考核4.5.1 各分(子)公司、建设公司项目部应明确责任部门（或人员）负责管理文件的综合管理。对自行发布的管理文件的编写、批准、发布和更改，由各公司、项目部按照与建设公司同样的原则自行控制，并按季度建立本公司（项目部）新增（废止）管理文件目录清单报企业发展管理部。4.5.2 宝冶建设各职能部门负责组织相关管理文件的贯彻实施与推进，并在综合考核中对管理文件实施情况进行检查。4.5.3 企业发展管理部不定期对各分公司及在建直管项目部自行发布管理文件的名称、文本格式进行抽查，保证各层次管理文件9、的规范性、统一性。4.5.4 企业发展管理部每年组织一次对管理文件适宜性、有效性及执行效力等的评审，并对管理部门进行制度建设情况的考核，根据需要提出修订建议；或在机构、部门职责、管理流程发生较大变动时，及时组织对管理文件的评审与修编。4.5.5 各分(子)公司应根据建设公司在用管理文件，每年对本公司制订的管理文件进行一次评审与修编，保证文件的适宜性、有效性。建设公司项目部应按同样原则对自行发布的管理文件实施管理。5 管理文件的编写5.1 编号5.1.1 管理文件的统一编号应保证其唯一性。5.1.2 管理文件的编号格式如下：XX / 版本号及修订次数（A起的大写英语字母加数字） 年份（4位阿拉伯10、数字） 流水号（不定位长阿拉伯数字） 空半个字的距离 业务类别代码（见5.1.3） 空半个字的距离 企业代码 标准分类（G代表管理） 企业级5.1.3 管理文件的业务类别划分及代码如下： （JY）经营市场营销、预算定额、预（结）算管理、内外经营合同、经营证照、企业资质、法律事务； （QH）企划机构设置、职责划分、政策调研、内部考核、企业法规管理、协会、学会； （KJ）科技科技开发、知识产权、计量、工法、技术标准； （CW）财务会计核算、资金、成本、税费、审计、财务预算、统计、清欠、担保； （RS）人事员工管理、工资、劳动定额、社会保障、教育培训； （SG）施工建安、加工制造（含钢结构及设备制造11、）、检修协力、项目管理； （ZL）质量产品质量管理、检验和试验； （AB）安保安全、环保、劳保、保卫； （WZ）物资材料、物资、采购、消耗及出入库管理； （ZC）资产对外投资管理、固定资产及无形资产管理； （HQ）后勤生活服务、医疗卫生、物业管理； （XZ）行政文秘、档案、印章管理、保密工作； （XX）信息计算机应用管理、信息管理；（TX）体系质量、环境、职业健康安全管理体系的手册和程序；（TZ）特种-特种设备、锅炉、压力容器、起重机械管理（QT）其他未列入上述各类的其他类管理文件。 编号中的流水号由办公室确定，其余各项由企业发展管理部确定。5.1.5 文件的流水号是该文件第一版发布时在管理文12、件中的流水号，与其所属类别及发布年份无关，修订版文件的流水号不变，以年份号及版本号为区别。5.1.6 分(子)公司、项目部管理文件编号格式规定如下： a) XX（） / 各分（子）公司、项目部四字符代码 b) 其余各项含义同5.1.2，其中，文件应按5.1.3的规定实行分类。c) 各分公司四字符代码参见管理手册 3 术语5.2 内容的构成5.2.1 概述部分 概述部分为位于首页的管理文件名称、文件编号和签发者姓名。5.2.2 正文部分5.2.2.1 正文部分包括范围、定义（可选项）、职责、工作流程（对于程序）管理内容（对于管理规定）、记录、相关文件以及流程图。工作流程管理内容根据需要分章编写，13、顺序排列；相关文件排在最后一章。5.2.2.2 必须在本文件规定事项范围内统一概念的名词，应在定义一章中列出并予以准确的解释。该文件不出现新的名词术语时，可不设定义，其后续章节编号前移。5.2.2.3 记录为该文件所描述的工作流程管理内容中所必须提交的证实性材料或表格（包括未规定格式的）。如没有记录可不列。正文中只列出记录目录及记录编号，具体内容附后。记录编号按记录管理程序执行。当记录较多时，按顺序编号，如：“6 记录；6.1 （记录1）；6.2 （记录2）”。5.2.2.4 该文件中提到的与公司其他程序、管理规定有接口的，应在相关文件中列出接口文件清单，文件较多时，按顺序编号，如：“7 相关14、文件；7.1 （相关文件1）；7.2 （相关文件2）”。5.2.2.5 对文件中所描述的工作流程应附流程图，在正文中相应处引出接口，具体流程图在附件中列出。5.2.3 补充部分5.2.3.1 补充部分排于文件的末页底部，其内容包括附件目录、附加说明、主题词、拟稿部门、校对责任人、发文日期等。5.2.3.2 附件内容为该文件正文中的接口引出、必须同时使用的参考性和资料性文件。当附件较多时，采用阿拉伯数字按顺序编排，如“附件1、附件2、附件3”。5.2.3.3 附加说明应分行排列，包括以下内容： a)本文件由部门起草并负责解释。 b)本文件于年月日发布，自年月日起实施（如该文件为修订版时，应在此说15、明被修订的原文件同时废止）。5.2.3.4 附件目录与附加说明之间用短线隔开。5.3 正文的格式5.3.1 管理文件采用章、条、款、项方式编排。5.3.2 章、条、款、项均采用阿拉伯数字分级排序，即“.”，其四级分别表示章、条、款、项的顺序。如“”为第二章第一条第一款第三项。5.3.3 如确有必要于“项”之下再次细分时，应采用适当语句表示接引，如：“包括：”“规定如下：”等。细分的各项采用带半扩号的小写英文字母排序，即“a)、b)、c)”；如细分项很多时，也可用“-”区分。5.3.4 章、条、款均应设标题，项不设标题。但条与款之下如不再细分时则不设标题。凡设有标题的章、条和款，应在其后直接进入16、下一级编号，不能出现不带编号的文字自然段。6 相关文件管理手册附件1：管理文件首页格式附件2：管理文件末页格式附件3：建设公司管理文件编制及修订流程图附件1：管理文件首页格式XXXX建设有限公司管理文件 XX / 签发人：（文 件 标 题）以下为文件正文附件2：管理文件末页格式以上为正文附件1：附件2：附加说明： 本规定由（部门）起草并负责解释。 本规定于 年 月 日发布，自 年 月 日起实施，自实施之日起原同时废止。 主题词： 拟 稿： 校 对： 年 月 日附件3：建设公司管理文件编制及修订流程图职能部门根据业务管理需要或企业发展管理部要求，编制/修订管理文件并送交相关部门会签NY办公室编号、排版、印制、分发企业发展管理部初审YNN相关部门会签NYNY办公室复核N领导核签意见Y意见反馈领导签发意见N企业发展管理部将电子文本上传至信息平台