1、公司行政公文工作规范管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 行政工作管理制度第一章 行政公文处理办法第一节 总则第一条 为规范公文管理，严格收发文程序，确保公文流转的准确性、保密性和有效性，提高公文处理效率。根据国家行政机关公文处理办法，结合集团公司实际，制定本办法。第二条 集团公文（包括传真，下同），是集团在生产经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行公务活动的重要工具。第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第二节 管理体制第四条 集团办公室是公文2、处理的管理机构，负责集团公文处理并指导各公司公文处理工作。各公司行使行政职能的部门负责本单位公文的处理。第五条 各部门（除办公室外）、个人不得以集团名义向外单位行文，不得未经办公室签署拟办意见擅自处理外来公文。第六条 相关职能部门根据领导安排负责公文的拟定；部门负责人负责公文内容的审核；办公室主任负责公文的核稿和外部来文的拟办意见签署。第三节 公文类型和公文格式第七条 行政公文分为：文件式（命令、决定、通告、公告、通报、通知、报告、请示、批复、意见）、信函式（函）和纪要式（会议纪要）三类。另有集团股东会、董事会、党委等发文用的决议。决议是指集团股东会、董事会、监事会、党委、各党支部、工会、共青3、团就某些重要事项，经会议讨论形成决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。命令（令）适用于宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。嘉奖令为奖励的最高级别，用于集团对实现经营管理目标、推进战略发展以及对提升集团形象和社会影响力的单位或员工的奖励。各公司不得用嘉奖令通报奖励有关单位和员工，对符合条件的单位或员工嘉奖，应报集团公司申请嘉奖令。一般奖励使用通报文种，重要奖励使用决定文种，重大及特殊奖励方可用令。决定适用于对重要事项或重大行动作出安排；组织变更和对高层管理人员的任免和奖惩；变更或撤销各公司不适当的决定事项。通告（或公告）适用于公开发布，全体员工应当遵守和周知的事项。通知适用于批转4、各公司公文，转发外来公文；传达要求各公司、各部门办理和需要周知或执行的事项；人员任免。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出申请或建议；答复上级单位的询问。请示适用于向上级单位请求指示、批准的事项。批复适用于答复下级单位请示的事项。函（复函）适用于对外平级之间的沟通，对内用于各部门之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函、商洽函等）。意见适用于对重要问题提出见解或处理办法。会议纪要适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。第八条 公文格式按照国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）执行，具体应当遵循以下基本格式要求（模板见5、附件）。发文稿纸、外来文件处理签参照集团统一格式执行（样式见附件）。发文单位标识由发文单位全称或规范化简称后加“文件”组成。发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文单位标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文单位标识应当使用粗体方正小标宋体字，用红色标识。字号由发文单位以醒目美观为原则酌定，最大不能等于或大于22mm15mm。发文字号发文字号由发文单位代字与部门代字（部门代字加圆括号）、年份和序号组成。在发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字；上行文不用“字”等虚字6、，下行文用“发”，函和复函用“函”。发文字号下4mm处印一条与版心等宽的3磅红色反线。党、工、团文件反线正中加红色“”。信函式公文用武文线和文武线（见模板）。签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。发布“令”时，应当在正文之下，成文日期之上落签发人职务，后标全角冒号，由签发人手签姓名或加盖签名章。公文标题公文标题统一采用“发文单位+事由+文种”格式（联合发文除外），在反线下空2行处用2号小标宋体字标识，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。主送单位标题7、下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。公文不能主送领导个人。公文正文主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。公文正文用3号仿宋字体标识。附件公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致8、。成文时间距正文三行，行政公文用汉字标识，年、月、日齐全，“”不能写为“零”。决议等股东会、董事会、监事会、党、工、团文件用阿拉伯数字与汉字年、月、日结合标识齐全。成文日期不是落款，由于采用发文单位标题前置的统一格式，因此，成文日期处不再留发文单位名称（联合发文除外）。用印单一单位制发的公文在落款处不署发文单位的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；印章不得印在正文上，应当骑年压月；印章用红色。会议纪要不加盖印章。联合发文用印时各印章不得相切或相交。特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方9、法解决。附注附注一般是对下发公文的发放范围、上报公文的联系人及联系方式加以说明。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下空一行的位置。主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。主题词标引参照国务院公文主题词表执行。抄送公文如有抄送（不用“抄报”），在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。印发单位和印发时间位于抄送单位之下（无抄送单位则在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发时间右空1字。印10、发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。印发单位是指公文的印制主管部门，一般应是各单位行使办公室职能的部门。版记中的正线版记中各要素下均加一条粗0.5磅的黑色正线，宽度同版心。正线不得用字符自带下划线解决。当公文成文日期（有附注时按附注）之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，单面印刷时版记放在单面，双面印刷时要放在“偶数页”面。页码用4号Times New Roman字体的阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。 其他公文纸张页面大小设置为：上页边距37mm11、，下页边距35mm，左页边距28mm，右页边距26mm；公文标题结构层次序数为：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”；公文中所有阿拉伯数字全部用Times New Roman字体。第四节 发文管理第九条 发文是指集团发出的用于处理公司事务的文件、信函、传真等图文材料。发文处理工作一般包括拟稿、审稿、核稿、签发、编号、登记、打印、校对、用印、分送、归档等程序。拟稿。根据工作需要，在集团领导的授意或指示下，由办公室或有关职能部门据实拟稿。审稿、核稿。所拟文稿首先须拟稿单位负责人审定，然后报送办公室对文稿内容、格式、行文规则、发送范围作全面审核。之后，对检查无误的文12、稿由办公室主任签注意见并据意见送集团领导审核和签发。不得将未经办公室检查修改的文稿作为正式文件印发。文件管理人员要比照经签发的定稿认真校对打印件，对发现有误的，或认为需要改动的，必须经签发人批准同意，否则，不得擅自改动。编号、登记。发布的各类公文应当按行文方向、发文单位及文件属性分类编号。在文件分送前必须在发文登记簿上登记。打印校对。文件在发布前必须进行严格校对，确保字、词、句和格式无误。用印和归档。文件印好后，由办公室文件管理人员凭有集团领导签字的“发文稿纸”和文件定稿及正式打印件到印章管理人员处用印。用印后应将“发文稿纸”、定稿和一份正式打印件留存归档。文件下发前应当加盖与文头相符的印章，13、未加盖印章的文件为无效文件。文件分送由办公室文件管理人员或业务单位指派人员办理。文件分送要及时、准确。文件接收人员应当在发文签收簿上签字确认。因领导出差等原因而使文件无法及时传达的，文件分送人员要用电话或短信将文件主要内容告知该领导。第五节 收文管理第十条 凡是从外单位送达本集团的关于公务的文件、信函、传真和其它图文材料都属收文处理范围。收文一般按签收、登记、拟办、阅办、承办、督办和催办、归档等程序由办公室文件管理人员完成。签收文件时要认真细致，注意核对文件页数、印刷、用印以及是否符合公文行文规则等情况。对行文格式、行文规则不规范的公文，办公室可不予签收。签收的公文在送办前必须在来文登记簿上进14、行登记。拟办、批办、承办、催办。由办公室公文管理人员填写“外来文件处理签”并报办公室主任签署拟办意见后，按拟办意见呈送相关领导批办。相关领导签署批办意见后，分送相关单位或人员承办。办公室文件管理人员应当随时跟踪公文流向和承办情况，必要时进行催办和督办。一般情况下，批办和承办的文件应在3个工作日内签批或办结并退回办公室，紧急文件应于当天签批或办结并退回办公室。各承办单位或人员对外来文件、资料要妥善保管，不得丢失，并及时归档。办文周期长或需多人办理时，可将正文暂存办公室，承办单位或人员持复印件办理。传阅件按领导批办的排序由前向后依次递送，传批件按领导批办的排序由后向前递送。避免漏传和误传。注办和归15、档。对已办结的文件，办公室文件管理人员应及时收回并在“外来文件处理签”上简单注明处理结果，并将“外来文件处理签”与文件一起归卷存档。文件传阅要及时。文件阅办和承办人员要在接收文件后即刻办理，不得延误和积压。第六节 文件归档第十一条 集团文件由办公室文件管理人员统一归卷、装订、编目、存档。第十二条 集团所有外来文件必须交由办公室统一存档，个人不得专控。外出开会带回的文件，汇报或传达工作后应及时交办公室登记存档。第十三条 严格执行保密规定，所有重要文件和资料必须交办公室专人妥善保管，不得随意放置，不得私自带到公共场所或家中阅看。密级文件要严格控制阅读范围，严格执行“专人保管、统一销毁”的规定。第七节 附 则第十四条 集团党委、工会、共青团公文，各公司（不含分公司，下同）党支部、工会、团支部以及行政公文，其他事务性文书（含传真、简报、报表、申请等）处理参照本办法执行。第十五条 本办法自发布之日起施行，由集团办公室负责解释。