1、机电职业技术学院教学档案管理暂行规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 机电职业技术学院教学档案管理暂行规定为了加强我院教学档案工作，提高教学档案的质量和管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，充分发挥教学档案在学院教学管理、教学研究等各项工作中的作用，更好地为学院发展服务，依据机电职业技术学院档案管理办法制定本规定。 一、教学档案管理的基本原则（一） 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。 （二） 教学档案是教学管理的重要组成部分，纳入教学管理制度；2、纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学管理工作的内容之一。教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。 （三）教学档案应实行集中统一管理，二级存放。系、部及相关职能部门应明确一名分管本单位档案工作的负责人和一名兼职档案管理员，统一管理本单位教学文件材料。并按期向学院综合档案室移交。属系（部）管理的教学档案存放在各自的档案专柜。 （四） 归档材料必须有参考价值和凭证作用；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系；保证完整、系3、统、准确。（五）凡在使用方面具有长远利用价值的教学档案定为永久保存；凡在一定时期内具有利用价值的教学档案定为长期保管；长期保管的年限为15年以上直至不用；短期保管年限为5年直至不用。 （六） 努力实现教学档案从经验管理向科学管理转变，逐步实现现代化管理。 二、教学系统归档材料及保管期限（一）、 综合 序号归 档 范 围保管期限1上级（院外）下达的有关教学工作文件材料长期2教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永久3学校基本建设的各种规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结永久4教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料永久5非学历教育的培训班、进修4、班材料长期(1)上级对培训工作的指示、规定、通知、办法 长期(2)有关培训工作向上级的请示、报告和批复 长期(3)各类培训班(含考证班)的培训计划长期(4)培训班任课教师名单长期(5)培训班学员名单,成绩表长期(6)培训班发放结业证书登记表或存根长期6统计报表永久7学生运动会材料长期8校内体育、科技、智力、学科等竞赛材料(1)竞赛通知、规则、赛程、结果、受奖名单等 永久(2)一般事务性、竞赛题等 短期9参加校际体育、科技、智力、学科等竞赛材料 (1)竞赛通知、选手名单，本校得奖名单、奖品、奖状的照片 永久(2)竞赛成绩公布,成绩册长期 （二）、学科、专业与实（训）验室建设 序号归 档 范 围保5、管期限1上级有关学科、专业设置及实验（训）室建设的文件材料长期2学科、专业、实验（训）室建设的论证、评估、申报、审批材料永久3重点学科、专业、实验（训）室建设材料永久4学科、专业、实验（训）室建设计划、总结材料长期5学科、专业、实验（训）室建设统计表永久 （三）、 招生 序号归 档 范 围保管期限1上级有关招生工作的文件材料长期2招生计划、规定、生源计划、招生简章、长期3新生录取材料及新生名单 长期4招生宣传、招生工作总结短期5有关招生的报告、批复、总结 永久（四）、学籍管理 序号归 档 范 围保管期限1新生入学登记表永久2学生学籍卡片 永久3学生成绩总册永久(1)学生成绩总登记表 永久(2)6、教师报来的各课程学生成绩评分结果长期(3)学生成绩统计和分析材料 长期4在校学生名册 永久5学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学) 长期6学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级、三好学生)长期7学生处分材料长期8学生助学金评定工作和困难补助的报告、通知及材料短期（五）、课堂教学与教学实践 序号归 档 范 围保管期限1各专业教学计划、教学大纲永久2课程建设要求及安排，校历表、进程表、课表、大事记长期3各科各专业课程试题库长期4典型教案、重要备课记录长期5实验、实训、实习计划、总结及有关材料短期6社会调查、社会实践计划、总结及有关资料短期（六）、毕业生 序号归 档 范 围保管期限7、1上级有关毕业分配的文件材料长期2毕业生工作计划、总结长期3毕业生供需统计、计划、合同 长期4毕业生就业方案及派遣名册永久5毕业证、派遣证存根领取签收册 长期6毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期（七）、教材 序号归 档 范 围保管期限1自编教材、主编及参编教材 长期2各专业使用教材目录长期3自编、主编及参编教学指导书、实践指导书和习题集长期4其他有保存价值的自编参考资料短期三、存放在系（部）的教学类档案序号归 档 范 围保管期限1院发各种管理的法规性文件、执行文件、通知等长期2本系、部制定的教学、教师、学生、设备等管理制度文件及执行文件长期3系、部年度工作要点，目标管理计划，系、部发展规划长8、期4系、部、教研室年度总结、教学总结、考试总结、教学检查总结等长期5教学计划执行中的修改申请报告、批示、调整结果、教师调（停）课登记表等长期6实践教学计划、安排、学生实习、实训、实验报告长期7教学运行原始资料。包括教学计划、教学任务书、开课通知单、校历、课表、考表、教师授课计划、 成绩单、空白试卷、教学大纲、实验（训）指导书、毕业设计与课程设计原件等长期8教师工作量核算、登记材料长期9系、部会议纪要、调查报告、座谈会纪要、问卷调查等长期10教师课堂教学评估资料数据、听课记录长期11班级教学日志长期12教学软件、包括电化教学资料、CAI软件及课件长期13精品课程建设资料长期14自编教材样本长期19、5系、部教师进修，获奖证书的复印件长期16按教学工作合格评估标准要求的其他材料长期17教师、学生等基础数据资料长期四、教学档案的立卷、归档和接收 参见机电职业技术学院档案管理办法第三章。 五、教学档案工作岗位责任（一） 分管教学工作的院领导的职责。 1贯彻档案法及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入学院工作计划。 2定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。 （二） 教务处领导的职责 1协助学院综合档案室制定和健全有关管理制度，把教学档案纳入教学管理和教务员的岗位职责之中，并监督各有关单位执行。 2协助学院综合档案室做好有关基层单位教学档案归档的业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。（三） 各单位档案工作负责人及教学档案管理员职责 1做好本单位教学文件材料的形成积累工作。 2将收集、积累的文件材料整理组卷。做到组卷合理、编目清楚、标题准确、内容完整，并及时向学院综合档案室移交。 3做好存放在本单位的教学档案的分类组卷、保管工作。（四）学院综合档案室的职责 1负责全院档案管理人员的培训与指导工作。 2负责全院教学档案的接收、管理工作。3负责本室己收藏教学档案的借阅、利用工作。