1、物业公司物料采购、入仓存放等管理规定 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 物料管理规定文件编号： xx/QW-06-014修改版号： 0/A页号： 第 1 页 共 7 页1.0 目的 规范公司所用物料申购、仓管、领用、统计等一系列工作，确保所耗物料安全;各 项管理有序;合理控制物料使用;减少非正常清耗和物料相关数据统计工作。 2.0 适用范围 物业公司下属各单位的物料管理工作。 3.0 概念3.1 物料管理员：指各单位仓管员或负责物料管理工作责任人，负责物料申购统计、下单、跟踪、收验货、仓管、入仓、出仓、盘点、数据统计2、等工作。3.2 物料管理结算周期：物料管理结算周期是指上月的21日至本月20日。4.0 职责 4.1 物料使用部门负责20日前向物料管理员递交物料申购计划表申购所需物料，逾期未递交申计划所造成的后果由责任部门自行负责。 4.2 物料管理员负责物料申购统计、下单、跟踪、收验货、仓管、入仓、出仓、盘点、数据统计等工作。 4.3 公司财务中心物业会计负责各单位物料的核算。 4.4 项目物业负责人负责指导、监督、检查物料管理员按公司规定做好物料管理工作。4.5 公司品质部负责协助项目物业负责人指导物料管理员做好物料管理工作，并不定期抽查执行情况。 5.0 程序要点 5.1 库存物料的限额标准 5.1.3、1 日常消耗物料的库存限额： 1) 一般为每月平均消耗量的两倍； 2) 特殊情况另行处理。 5.1.2 常备的零件物料的库存限额： 1) 一般为每月平均消耗量的3倍； 2) 特殊情况另行处理。 5.2 物料采购的申请 5.2.1 物料需求部门在20日前向物料管理员递交本部门物料申购计划表，并在23日前向物料管理员递交本部门库存物料盘点表和本部门本物料管理结算周期物 料消耗记录。物料管理规定文件编号： xx/QW-06-014修改版号： 0/A页号： 第 2 页 共 7 页5.2.2 对于特殊需求的物料，申购部门需提供详尽的规格型号、图片或供应商等资料，如有需要还应提供实物样本。5.2.3 物料4、管理员在收到申请部门递交的物料申购计划表后，根据以往该部门领用物料记录对该部门的申请计划进行审核，发现异常立即了解原由，如有需要应检查该部门物料使用记录和实物库存情况。5.2.4 当仓库物料低于规定的库存限额时，应在本物料管理结算周期结束后及时填制所需 物料的采购计划。 5.2.5 物料的申购应有计划和预见性，在一般情况下每月25日后公司不再受理各单位递交的物料申购申请。5.2.6 因特殊原因需临时申购的零星、应急物料由使用部门填写零星/应急物料申购表递物料管理员审核，经项目物业负责人和区域主管领导批准后递物业总部。 5.2.4 每月23日前汇总各部门物料申购计划表，结合库存情况编制本单位下月5、物料申购计划，并递项目物业负责人审核，区域负责人审批。1）项目物业负责人依据下列内容审核： A 仓库实际库存量； B 当月实际消耗量； C 库存物料的限额标准； D 下月预计消耗量； E 下月资金预算。 2）区域主管负责人审批： A 采购计划不合理的，应及时予以调整申购计划； B 采购计划合理的，区域负责人应在审批栏内签署姓名、日期。 5.2.9 物业总部行政助理在每月25日前收齐各各单位递交采购申请后递公司总经理审阅批示。 总部行政助理在28日前将经总经理审阅批准的物料申购计划表集中后交集团采购部。 5.3 申购跟进5.3.1 申请计划一经批准，由物料管理员负责与集团采购部负责跟进本项目采购6、工作采购员联系，对于特殊物料加以说明以避免购买错误，并跟踪购买效率是否能达到使用单位要求。5.3.2 特殊物料，物料管理员应提醒申购部门主动与采取部采购员联系。物料管理规定文件编号： xx/QW-06-014修改版号： 0/A页号： 第 3 页 共 7 页5.3 物料的入仓程序 5.3.1 物料的入仓程序： 1) 物料管理员应按照物料验收管理规定中的相关规定进行验收； 2) 经验收合格的物料，将送货单据进行复印，开具进仓单，并将物料分类存放； 3) 根据当天的物料送货单、进仓单、领料单，当日在进销存账上做好物料明细帐，并在物料申购收货记录上做好收货记录； 4) 物料管理员应在每日下班前，将进仓7、单、物料送货单和领料单汇总整理好后存档，作为本物料管理结算周期物料统计和费用核算依据之一。 5.3.2 退回物料的入仓程序： 1) 相关人员将未使用完的物料送到仓库。 2) 物料管理员应根据核查结果，按照物料验收管理规定中的相关规定进行验收。 A）合格品，填写进仓单，在说明栏内填写“退回物料”字样，存入合格品存放 区内； B）不合格品，填写不合格品处理表后存放在不合格品区等待处理。 3) 物料管理员应在每日下班前，根据进仓单在进销存账账簿上登记仓库物料明细账，并将进仓单汇总后存档。 设备工具的入仓程序： 1) 新采购的工具按物料的入仓程序执行。 2) 以旧换新的设备工具入仓程序： A) 经办人8、应凭其所在各部门负责人签名确认的工具领用记录到仓库办理旧工具入 仓手续； B) 物料管理员经检查无误后予以办理入仓手续，同时在工具领用记录上签名确认。C）填写入仓单将旧工具办理入仓手续，不能使用的填写不合格品处理表后存放在不合格品区等待处理。D）新领出的工具按出仓程序填写领料单办理工具领出手续，同时在工具领用记录上签名确认。3）退还的设备工具入仓程序： A）物料管理员根据使用人的工具领用记录或工具借领单上的项目，逐项清点退还工具，并填写入仓单将旧工具办理入仓手续， B）物料管理员按照物料验收管理规定中的相关规定对退回的设备工具进行验收。物料管理规定文件编号： xx/QW-06-014修改版号：9、 0/A页号： 第 4 页 共 7 页5.4 仓库物料的存放管理 5.4.1 物料存放仓库的自然条件： 1) 有通风设备； 2) 光线充足； 3) 面积宽敞。 5.4.2 仓库物料的存放分类： 1) 易燃、易爆与挥发性强的物料； 2) 吸水性强、容易发潮、发霉和生锈的物料； 3) 常用工具、材料和配件等； 4) 易碎、易损物料； 5) 食品类。 5.4.3 物料存放仓库的区域划分： 1) 合格物料存放区； 2) 不合格物料存放区； 3) 待检物料存放区。 5.4.4 仓库区域划分的方法： 1) 在货架上标识并隔离； 2) 划线挂标牌。 5.4.5 仓库物料的存放要求： 1) 易燃、易爆与挥发性10、强的物料应单独设置仓库存放，存放时应注意： A）周围无明火、远离热源； B）摆放在地下； C）配备灭火器； D）保持包装完好； E）库房结构坚固，门窗封闭牢固； F）库房门内开。 2) 吸水性强、容易发潮发霉和生锈的物料存放时： A）用经过防火处理的货架处置； B）放在干燥的地上或货架上； C）配备防潮通风设施。 物料管理规定文件编号： xx/QW-06-014修改版号： 0/A页号： 第 5 页 共 7 页 3) 常用工具、材料和配件等： A）不规则物料，用盒或袋装好后摆放； B）规则的物料整齐的摆放在货架或地上； 4) 易碎易损的物料： C）体积较小或瓶装物料，放置货架的底层、整齐的摆放在11、地上； D）体积较大的，应靠墙立放，放置上方不悬挂物料； E）放置位置有胶垫。 5) 食品： A）放置在经过防水处理的货架上； B）配备通风、防潮设施。 5.5 仓库物料的领用管理 物料的领用程序： 1) 物料领用人应凭其所在各部门负责人签字确认的领料单到仓库办理材料领用手 续； 2) 物料管理员根据领料单上所列品种，逐一发放； 3) 物料管理员根据领料单内容日在进销存账上登记仓库物料发放明细登记； 4) 物料管理员应于每日下班前，将领料单汇总后存档。 5.5.2 工具的领用管理： 1) 工具使用人应凭其所在各部门负责人签名确认的领料单,并携带个人工具领用记录到仓库领用工具； 2) 物料管理员12、应根据使用人工具领用记录的记录，核对原卡上的领用工具是否有重复现象： A）如经核对，已有领用记录，但没有报废或其他处理记录，物料管理员应拒绝发放； B）如经核对没有该工具的领用记录，将工具发放给领用人后，并在使用人工具领用记录上登记。 3) 物料管理员应在每日下班前将工具领料单汇总后在进销存账上登记仓库物料发放明细登记。 5.5.3 借用工具的领用程序： 1) 凡因工作需要借用工具的人员，应凭其所在部门负责人签名确认的工具借领单， 到仓库办理工具借用手续；物料管理规定文件编号： xx/QW-06-014修改版号： 0/A页号： 第 6 页 共 7 页2) 维修人员也可凭有效的维修单借用工具； 13、3) 物料管理员根据工具借领单或维修单，填写领料单后发放； 4) 物料管理员对借用的工具应根据规定的归还期限督促借用人按时归还。5）在每日下班前将工具领料单汇总后在进销存账上登记仓库物料发放明细登记。 5.6 仓库物料报废的管理 5.6.1 报废的标准： 1) 物料到有效期； 2) 客观原因造成物料工具已无使用价值的； 3) 按其他有关规定需报废。 5.6.2 物料报废的程序： 1) 报废物料经办人凭其所在各部门负责人签名确认的物料报废单，到物料管理员处办理物料报废手续； 2) 仓库库存的物料报废，由物料管理员负责填写物料报废单； 3) 报废物料经手人在递交物料报废单时，应准备好报废物料的关有14、原始资料，如入库时间、物料性能介绍、使用时间、使用说明、其他有关资料等。 4) 单位负责人有接到物料报废单申请后应组织相关人员验证，并在物料报废单上做好验证记录； 5) 报废物料单位价值在500元以上的，将经验证后物料报废单报公司总经理审批； 6) 报废物料单位价值在500元以内的，将经验证后物料报废单报区域主管领导审；7) 物料管理员根据审批意见对报废物料进行处理。 8）经批准可处理的报废物料，需在物料管理员同物料处理人的互相监督下进行，并在物料报废单上做好处理和所得收益记录，双方签名确认。9）报废物料所得收益交项目物业收银处，并开据收条后汇同物料报废单共同存档。 5.7 仓库物料的清点 本15、物料管理结算周期结束后3个工作日内，物料管理员应对仓库内物料进行逐一清点。 5.7.2 根据清点结果，填写库存物料盘点表。 5.7.3 物料管理员应将库存物料进销存账明细账的余额和盘点表上的实物作额进行核 对：物料管理规定文件编号： xx/QW-06-014修改版号： 0/A页号： 第 7 页 共 7 页 1) 经核对无误的，物料管理员应根据本物料管理结算周期内实际发生的入仓单及领料单，编制物料消耗记录，同时编制下月采购计划； 2) 如经核对有误： A）实物多于账面余额的，应报项目负责人批准，按新购物料入仓程序，填写进仓单 办理进仓手续，在进仓单说明栏内注明“盘赢物料”字样； B）如实物少于账16、面余额的，应查找出原由后报项目负责人处理。 3) 盘点结束后，在23日前将当月报送项目负责人审核。 4) 项目物业负责人应于每月25日前对物料管理员所递材料进行审核，并根据情况部分或全面进行抽检，审核并抽检无误后将经审核签批的物料消耗记录、物料申购计划表资料递总公司物业部。5.8.1 物料管理员将经项目负责审批的第月初5号前将上月物料管理相关资料整理成册, 并核对无误后递项目负责人审核签批后的物料盘点表、物料消耗记录、物料申购计划表整理成册，交由客服部长期保存。 5.9 物料的管理情况，作为对物料管理员和相关责任人绩效考评的依据之一。6.0 记录 6.1 进仓单 6.2 领料单 6.3 工具借领单 xx/QR-xx-0316.4 工具领用记录 xx/QR-xx-0326.5 物料盘点表 xx/QR-xx-0336.6 物料消耗记录 xx/QR-xx-0346.7 物料申购计划表 xx/QR-xx-0356.8 物料申购收货记录 xx/QR-xx-0366.9 物料报废单 xx/QR-xx-0376.9 进销存账簿7.0 相关支持性文件 7.1 物料验收管理规定7.2 绩效考核管理制度7.3 行政处罚管理制度