1、移动智能办公平台软件使用手册（管理员）北京xx科技有限公司二一一年八月目 录第1章运行环境1第2章系统设置12.1用户群组设置1创建群组1群组说明（非常重要）2编辑群组4删除群组4添加用户4编辑用户4删除用户52.2知识管理5增删栏目5权限分配6板块排序7类别管理72.3广播管理82.4人事管理8考勤时间设置、节假日设置82.5工作流程管理9快捷批复短语10审批岗位设置10公章签名10管理表单（重点）11创建工作流（重点）14管理工作流152.6公文流转管理15主题词设置16发文号设置16部门设置（非常重要）17角色设置 (非常重要)17用户管理设置（非常重要）19公文流转管理19发文设计（重2、点）20发文活动设计21发文规则设计23收文设计（重点）24收文活动设计25收文规则设计272.7邮件管理282.8移动信息管理282.9系统日志29查询日志29备份日志30恢复日志30删除日志31第3章常见问题处理323.1修改SQL数据库密码323.2添加Sa用户登陆323.3添加Internet来宾帐户323.4异常报错处理33第1章 运行环境所需软件环境如下：操作系统为：windows xp,windows2003,vista等。推荐windows xp。浏览器：IE6,IE7,IE8 推荐IE6。办公软件：office2003,office2007等。推荐office2003。第2章3、 系统设置首次使用智能办公平台软件，只是一个没有任何数据的平台。在这里，您可以通过系统所提供“系统更多功能”结合您公司的实际情况来完成如下设置：2.1 用户群组设置开始使用智能办公平台软件时，需要管理员对所属员工进行帐号分配，并进行部门、权限等分配。在用户群组设置中主要有六个操作：2.1.1创建群组点击“ 功能使用区 用户群组设置群组管理 添加群组”进入添加群组界面，这里所创建的组属于部门组（请紧密对照下面2.1.2群组说明）：2.1.2群组说明（非常重要）如下图所示系统已经自带部分系统功能组，用户必须属于系统功能组，才能拥有该组的权限。这些群组不可删除。在上述创建群组中提到，可根据企业的组织4、架构创建部门组，如行政部、人事部、财务部、市场部、研发部、总经办等。可先将系统功能组添加到部门组，再将用户添加到部门组，那么部门组就会拥有系统功能组的权限。这样在后续的“知识管理”里分配权限时，将用户添加到部门组就可以了，而不必再去逐一选择系统功能组。群组名称（系统功能组）群组属性all/全体用户拥有查阅系统主页面上的知识管理的权限，这是最基本的权限，建议每个用户都应属于该组。adbbss/知识管理组系统后台功能，允许进入后台添加、删除、编辑知识管理栏目，并分配用户对知识管理栏目的权限adbfiledb/文件库管理备用，可忽略adbfastnews/滚动广播组系统后台功能，允许进入后台查询、添5、加、删除广播信息adfixedassets/固定资产组拥有固定资产管理权限admanmanage/人事管理组拥有人事管理权限,包括设置、添加和删除信息admanview/人事查看组拥有人事查看权限，仅仅能查阅信息admeeting/会议管理组能对所有已开会议、未开会议、会议纪要进行管理，并能预定、删除会议。administrators/系统管理组拥有邮件空间管理、移动信息管理、系统操作日志管理的功能adsing/电子印章组拥有添加个人电子印章的权限adstream/工作流管理组系统后台功能，拥有工作流和标准工作流后台管理设置权限adusers/用户管理组系统后台功能，拥有用户、群组管理，权限分6、配等所有后台管理的权限，该组权限最大，请谨慎分配。b2m/移动商务组拥有移动移动商务讯息的发布权限crammanager/客户关系组拥有客户关系管理里面的查阅和删除权限，普通用户没有删除权限meeting/会议查看组能够查看近期会议及预订会议，属于基本权限plan/计划总结组拥有计划总结管理的权限，能查询其他用户的计划总结和分派任务等，同时还能分配其他用户在指定范围内的查询权限。setworksearch/任务查询组拥有计划总结管理的权限，能查询其他用户的计划总结和分派任务等，但不能分配其他用户的查询权限。sms/短信发送组拥有短信发送权限。注：提醒类短信不属于这个组也能发。votegroup7、/投票管理组拥有投票管理权限，能设置投票题目、方式、投票结果等。webset/外网访问组拥有通过外网访问系统的权限2.1.3编辑群组点击“用户群组设置 群组管理 需要修改的群组名称”进入群组编辑界面。同上步。2.1.4删除群组点击“用户群组设置 群组管理”进入群组列表：2.1.5添加用户点击“功能使用区用户群组设置用户管理 添加用户”进入用户列表，如下图：重要：此处选择组时必须选择系统功能组（不能缺省），同时可根据情况选择部门组。部门组主要是为“知识管理”和“流程审批”服务。2.1.6编辑用户在用户列表中点击用户名进入用户信息编辑界面，同上步。2.1.7删除用户在用户列表中点选需要删除的用户，8、点击删除。如下图：注意：用户一旦删除，将不能再恢复！2.2 知识管理知识管理是管理员可以根据本企业的实际情况，设置相应的信息发布栏目，同时可对每个信息栏目指定相应的信息创建、阅读、删除、编辑权限，如设置：公司信息、通知通告、规章制度、新闻公告、项目文档、产品介绍等栏目。 点击“功能使用区 知识管理设置”进入栏目列表：2.2.1增删栏目在上个界面中，栏目分为三级，点击“文档柜管理”进入第一级栏目管理。点击创建文档柜栏目，点击栏目名称可进行修改，点栏目后对应的进行删除界面如下图：创建文档库时如下图所示：点击“文档库管理”进入第二级栏目管理，界面如下图：点击创建文档库栏目；点击栏目后对应的进行删除；9、点击进行编辑；点击对应的新建三级栏目。2.2.2权限分配点击对应的设置文档库权限，具体如下图注（重要）：如果没有进行此项操作，除管理员的用户将看不到知识管理栏目。选择组时直接选择部门组即可，而不必再逐一添加系统功能组。2.2.3板块排序可对知识管理栏目里的文档排列顺序进行修改，修改后面的顺序号即可，如下图：2.2.4类别管理 除了前面描述到的文档柜/文档库/文件夹以外，还可再设下级分类栏目，如下图所示：下图是“类别管理”在前台使用中的体现：2.3 广播管理点击“功能使用区 信息广播管理”进入信息广播管理页面： 点击添加信息可以新增广播信息，信息包括：标题、资料来源、结束时间（请按要求的格式设置10、）和详细内容。详细内容可以插入视频、FLASH动画、音乐等多媒体信息；点击历史记录可以查看以前发布过的广播信息；点击信息查询可以按自己的需求搜索已经删除的广播信息。2.4 人事管理2.4.1考勤时间设置、节假日设置 上下班时间设置的主要目的是：一、系统自带考勤管理功能，可在此处设置上下班考勤时间；二、对流程审批时间进行计算。如下图：设置节假日的主要目的是：在流程审批计算审批时限时系统可以自动去除节假日时间（此步骤可省略，不会对使用造成影响）。2.5 工作流程管理标准工作流程后台定义，点击“功能使用区工作流管理”进入工作流管理界面：进入下图，请依次按：快捷批复短语/审批岗位设置/公文模板/公章签11、名/管理表单/创建工作流，的顺序进行设置。该界面中显示已经定义过的所有工作流。点击工作流名称查看详细信息；点击创建工作流，建立一个新的工作流程；点击定义后台管理员给用户分配工作流管理权限。2.5.1快捷批复短语 在审批流程时可直接选择快捷批复短语进行意见批复，如：同意、拒绝、退回、暂缓等，点击“功能使用区工作流管理快捷批复短语”，进入如下图：2.5.2审批岗位设置点击“功能使用区工作流管理审批岗位设置”，进入如下页面：点击“添加岗位”，进入如下页面：2.5.3公章签名 可将电子印章导入到系统中，在进行公文流转可依据权限调用。点击“功能使用区工作流管理公章签名 增加公章”，进入如下页面：下一步，12、如下图所示，导入电子印章图片即可。2.5.4管理表单（重点） 可创建各种日常工作中所需要的工作流程表单，如请假表单、报销表单、会议申请表单、发文表单、收文表单等等。点击“功能使用区工作流管理管理表单 创建html表单”，进入如下页面，表单可删除或重置恢复使用。在创建所需要的流程表单时，请使用FrontPage2003或Dreamweaver等网页设计软件创建表格，如下图所示。如果使用Word或excel将会产生垃圾代码，导致使用时出错。如在使用FrontPage2003或Dreamweaver上有问题可找分管该企业的工程师咨询。注意（重要）：要有如下发文效果，后台定义的表单名称必须含有“发文”13、字眼（注意：不是工作流名称，是表单名称），否则将不能出现红头、发文自动编号、发文日期等内容。如下图： 后台操作如下图所示：注意（重要）：要有如下收文效果，后台定义的表单名称必须有“收文”或“来文”字眼。后台操作如下图所示：创建完表单后可看到如下页面：2.5.5创建工作流（重点）创建一个工作流，点击“功能使用区工作流管理创建工作流 ”，进入如下页面：2.5.6管理工作流点击“功能使用区工作流管理管理工作流 ”，点选所要编辑的工作流名称，进入编辑删除界面。2.6 公文流转管理通过功能使用区-公文流转管理，进入公文流转管理设置界面。进入公文流转管理设置界面，可以对公文流转的工作流进行添加，修改，查询14、等操作，如果第一次使用还需要先定义主题词，发文号，部门，角色，用户管理。2.6.1主题词设置*所填写主题词为国务院公文主题词表内容。对主题词进行维护，点击“主题词”可以看见系统已经设置好的主题词；主题词维护主题词设置可以选择该主题词的上级分类，当前的主题词名称；2.6.2发文号设置对发文号进行维护，点击“发文号”可以看见系统已经设置好的发文号；发文号维护可设置文号的代字，开始序号，使用部门；*序号是指系统初始化的时候，自动生成发文字号，如上图,如果为1的话，表示第一个发文字号的格式为 行政20111号。2.6.3部门设置（非常重要）对部门进行维护，点击“部门”可以看见系统已经设置好的部门信息；15、*在第一次使用本系统的时候，请先填写好本单位的部门。部门维护可设置部门的部门名称，部门负责人，上级部门，部门电话；2.6.4角色设置 (非常重要)设定了2级角色，系统管理员，普通用户；*在用户登录系统前，请先为用户设置角色,把此用户添加到相应的角色中!系统管理员角色可以使用所有的菜单。而普通用户默认不能使用公文流转管理中的功能。*请在添加用户的时候，确认要添加用户是否为普通用户，如果是普通用户请不要给此用户开放公文流转管理。上图中点系统管理员，如图：上图中【设定角色应用权限】为设置系统管理员所有的角色，默认为全部权限。点【设定角色应用权限】，如图：上图中如果想查看某个模块的权限情况，例如，想查16、看发文管理模块中的权限，点【设置】，如图：上图中列表显示的即为发文管理中的权限。如果想修改发文管理模块的权限，请点上图中【设置权限】，如图：在上图中通过勾选，来实现权限的设定。最后点【确定】。【用户列表】，为添加能使用公文流转的用户名字。如图：上图中下拉框中选择要添加的用户，点【增加】。如果想删除此用户的管理员角色，在图中右面点【移除】。普通用户的操作类似。2.6.5用户管理设置（非常重要）对用户进行维护，点击“用户”可以看见系统已经设置好的用户信息；*在第一次登陆本系统后，请先为用户指定所属部门！用户维护可设置用户的部门信息；2.6.6公文流转管理可以对公文流转进行增加，修改，进行可视化地设17、计，下面分别对进行描述；2.6.7发文设计（重点）通过可视化设计发文流程，可新建或者修改原有的流程；这里点击其中的流程“复杂发文流程”，我们可以看见工作流发文设计的可视化设计界面。*如果想使用系统中已有的流程，请务必把经办人重新设置！上图在流程图中通过鼠标点节点可以弹出。设计公文流程工作流的左边可以分别看到：流程名称：对工作流进行名称设定。公文类型：公文类型时属于发文还是收文。流程描述：对流程的补充描述。使用部门：该工作流可以使用的部门。是否公开：该工作流是否可以公开。是否使用：该工作流是否可以使用。添加活动：在设计的过程中添加一个活动节点。添加规则：在设计的过程中添加一个规则，规则是活动之间18、流转地规则。添加标签：可以对设计添加标签进行描述说明。保存：保存当前对工作流的修改。容器宽：当当前页面满足不了流程设计的宽度，可以扩大设计工作流的宽度范围。容器高：当当前页面满足不了流程设计的高度，可以扩大设计工作流的高度范围。2.6.8发文活动设计新建一个活动，请点设计页面左面的【添加活动】，在设计页上会出现一个孤独的节点如图：鼠标放在节点上按住鼠标，可以拖动节点到指定的位置。【添加规则】，设计页上出现一个孤独的线条，如图：可以用鼠标选择线条拖拉或移动线条到指定位置。线条连接节点方法：把线条的连接上一个节点（把拖动到节点的中心位置）,箭头的一端连接下一个节点(箭头拖动到节点的中心位置)。设置19、好流程后,请填写设计页如图内容：填写流程名称，流程描述，选择类型，使用部门，勾选是否公开，勾选是否使用。最后，点【保存】。如果对新建或者对已经存在的活动进行修改；可以双击活动图标。例如双击“有关领导会签”，在弹出的活动细节中可以看到；活动名称：该节点活动的名称；活动类型：该节点活动的类型，细分为初始化活动，终结活动，常规交互活动，与分支活动，或分支活动；执行动作：该节点活动的执行动作，细分为拟稿，会签，核搞，签发，打印校对，拟稿审核，编文号，分发；经办人：可制定该节点的经办人，通过右方地按钮展开如下界面进行人员制定；2.6.9发文规则设计*规则的意思是，当公文流转从一个节点到另一个节点流转中是20、否需要流转条件。如：如果选择的是半数通过，则在规则前面的节点上必须有一半的人同意，流程才会向下流动。默认情况下不需要设置规则的流转条件。新建一个规则，或者对已经存在的规则进行修改；可以双击规则线条。例如：点击活动“起草单位负责人审稿”“办公室负责人审稿”的规则，可以看见详细地规则内容；规则名称：该规则的规则名称；流转条件：规则在活动之间流转的条件，细分为全部通过，只一人通过，半数人通过；线条类型：显示的线条类型，分为直线，曲线；最后设计好流程后就可以进行保存；2.6.10收文设计（重点）通过可视化设计收文流程，可新建或者修改原有的流程；这里点击其中的流程“办公室收文流程”，我们可以看见工作流收21、文设计的可视化设计界面。*如果想使用系统中已有的流程，请务必把经办人重新设置！上图在流程图中通过鼠标点节点可以弹出。设计公文流程工作流的左边可以分别看到：流程名称：对工作流进行名称设定。公文类型：公文类型时属于发文还是收文。流程描述：对流程的补充描述。使用部门：该工作流可以使用的部门。是否公开：该工作流是否可以公开。是否使用：该工作流是否可以使用。添加活动：在设计的过程中添加一个活动节点。添加规则：在设计的过程中添加一个规则，规则是活动之间流转地规则。添加标签：可以对设计添加标签进行描述说明。保存：保存当前对工作流的修改。容器宽：当当前页面满足不了流程设计的宽度，可以扩大设计工作流的宽度范围。22、容器高：当当前页面满足不了流程设计的高度，可以扩大设计工作流的高度范围。2.6.11收文活动设计新建一个活动，请点设计页面左面的【添加活动】，在设计页上会出现一个孤独的节点如图：鼠标放在节点上按住鼠标，可以拖动节点到指定的位置。【添加规则】，设计页上出现一个孤独的线条，如图：可以用鼠标选择线条拖拉或移动线条到指定位置。线条连接节点方法：把线条的连接上一个节点（把拖动到节点的中心位置）,箭头的一端连接下一个节点(箭头拖动到节点的中心位置)。设置好流程后,请填写设计页如图内容：填写流程名称，流程描述，选择类型，使用部门，勾选是否公开，勾选是否使用。最后，点【保存】。如果对新建或者对已经存在的活动进23、行修改；可以双击活动图标。例如双击“领导批示”，在弹出的活动细节中可以看到；活动名称：该节点活动的名称；活动类型：该节点活动的类型，细分为初始化活动，终结活动，常规交互活动，与分支活动，或分支活动；执行动作：该节点活动的执行动作，细分为填拟办意见，分发，审核批示，传阅或办理，收文登记，领导批示；经办人：可制定该节点的经办人，通过右方地按钮展开如下界面进行人员制定；2.6.12收文规则设计*规则的意思是，当公文流转从一个节点到另一个节点流转中是否需要流转条件。如：如果选择的是半数通过，则在规则前面的节点上必须有一半的人同意，流程才会向下流动。默认情况下不需要设置规则的流转条件。新建一个规则，或者24、对已经存在的规则进行修改；可以双击规则线条。例如：点击活动“起草单位负责人审稿”“办公室负责人审稿”的规则，可以看见详细地规则内容；规则名称：该规则的规则名称；流转条件：规则在活动之间流转的条件，细分为全部通过，只一人通过，半数人通过；线条类型：显示的线条类型，分为直线，曲线；最后设计好流程后就可以进行保存；2.7 邮件管理点击“功能使用区邮件空间管理 ”，可对有邮箱容量进行分配，如下图：2.8 移动信息管理点击“功能使用区移动信息管理 ”，可对短信发送进行权限设置，如下图：2.9 系统日志点击“功能使用区系统操作日志 ”，可查看用户的使用痕迹。如下图：2.9.1查询日志点击“查询日志”，可填25、写条件查询出来日志记录。根据条件查询出来的日志记录。2.9.2备份日志可按照时间范围对日志进行备份。2.9.3恢复日志可按照时间范围对日志进行恢复。2.9.4删除日志可对所有日志进行删除，请谨慎执行该功能。第3章 常见问题处理 3.1 修改SQL数据库密码“开始” “所有程序” “企业管理器”“安全性”“登陆”，选择“Sa”，右击展开菜单，点击“属性”，重新输入密码即可。3.2 添加Sa用户登陆“开始” “所有程序” “企业管理器”“安全性”“登陆”，右击空白处，选择“新建登陆”，创建一个新的登陆，选择“SQL Server身份验证”，输入密码进行创建。3.3 添加Internet来宾帐户“开26、始”“管理工具”“Internet信息服务(IIS)管理器”，选择“默认网站”，右击展开列表，点击“权限”，如下图： 如果“组或用户名称”没有“Internet来宾帐户”，点击“添加”“高级”“立即查找”，选中“Internet来宾帐户”添加进去。然后返回“权限”，选中“Internet来宾帐户”，勾选“读取和运行”、“列出文件夹目录”、“读取”三项权限。3.4 异常报错处理序号出现情况处理措施1)登录页面不显示 联系系统管理员，排除网络传输等故障2)用户登录多次失败联系系统管理员，重新为该用户设置密码或添加该用户3)某用户操作不到某功能联系系统管理员，为该用户授权4)中文名附件打开出错点击IE浏览器的菜单-工具-internet选项-高级-取消“总是以UTF-8发送URL”，确定，然后重新启动计算机即可。5)即时消息不能自动弹出 请关闭类似“上网助手、百度、google工具栏”拦截广告的功能，安装xp2补丁的浏览企业也有类似拦截功能，请注意取消。 6)即时消息延时/重复弹出 请清除IE浏览器的临时文件，方法：选择IE浏览器的顶部菜单“工具”internet选项删除文件删除所有脱机内容确定 7)不能发送短信，或公司管理信息不能自动转发手机短信手机号码必须事先登记，在个人信息中，在个人平台个人档案或“短信服务”中设置