1、科技公司资金内部控制管理制度（审批、贷款等）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 财务审批管理规定1.目的 :本管理文件明确了公司财务审批的管理要求与操作规范。2.范围:本程序管理文件适用于公司审批环节管理，适用于各相关部门。3.相关程序管理文件:无4.业务流程4.1审批权限工 作 事 项部门经办人部门主管/经理财务总监总经理/ 董事代表（按分管线）财务主管（分配实时支出）资金支出已签合同的资金支出申请审批审核核准支付未签合同的资金支出申请审批审核核准支付费用支出薪资支付申请审批审核核准支付固定费用的日常报销申请2、审批审核支付经常项目的非固定费用（如：邮电费、水费、报关费、车辆费用、市内交通费、运输费等）申请审批审核支付非经常项目（如：办公用品购置，员工宿舍新增物品等新增开支）申请审批审核支付餐费、业务费申请审批审核支付预算内固定资产、其项目投资申请审批审核核准支付特殊费用（礼品，佣金）申请审批审核核准支付预算外支出还贷款支出业务部门提交专案，财务总监初审，董事代表核准，总经理批准，财务主管调整预算，按上述流程支付超预算费用支出各部门规定以外的奖金，补助说明：当有审批权限的人员出差时，应确定授权人办理，请示后，需由电话等授权后，方可办理。4.2日常借、请款及报销的管理4.3按照谁借款谁归还的原则，不准代3、他人借款，更不得以他人名义借款自用。4.4日常借、请款当月借款必须在当月内报销（或销账）。4.5若属分期付款的请款，请款人必须提供付款依据，并附上分期付款跟踪表，在付最后一笔款时，必须核对清账目，且拿回发票再支付。4.6财务主管、出纳员应每月清理一次个人借款项目，当月不进行销借款清理的，不给予发相关财务人员当月工资。4.7对丢失支票或单据的人员，视其情节轻重，可分别给予绩效处罚或经济赔偿，造成经济损失者，由责任人负责赔偿。4.8财务人员必须认真执行上述规定，若有违反，视其情节轻重，分别处以批评、扣分、降级、直至辞退处罚。造成经济损失的必须赔偿。 4.9请款及报销必须同时报送的其他资料： 申请工4、程（修善）款项时，必须同时呈报以下资料报批：.1分期付款跟踪表原件。.2工程合同，第一次付款时，必须呈报。.3费用审批表。.4发票（收据）。申请物料消耗品和办公用品款项时，必须同时呈报以下资料报批：.1分期付款跟踪表原件。.2采购合同，零星采购不必呈报。或请购单，限用于零星采购。.3费用审批表.4发票。申请固定资产采购款项时，必须同时呈报以下资料报批：.1分期付款跟踪表。.2采购合同或请购单，限用于零星采购。.3专项提案，限用于预算外必填报。.4费用审批表。.5发票。申请日常其他款项时，同时呈报费用审批表。申请现金借款时，同时呈报以下资料报批：借款单，5000元以上董事代表加签。出差借款或报销5、时，同时附送以下资料报批：.1出差申请表附上特殊交通工具申请、招待费用申请此表原则上应是先报批，属于附送资料。.2借款单5.相关单据5.1分期付款跟踪表5.2费用审批表5.3请购单5.4专项提案5.5借款单5.6出差申请表第二章 银行存、贷款管理制度1.目的:本管理文件明确了公司财务审批的管理要求与操作规范。2.范围:本程序管理文件适用于公司请款环节管理，适用于各相关部门。3.相关程序管理文件:无4.业务流程4.1银行账户的管理:开户权限：银行存款、银行贷款的开户审批权为董事代表，其他任何人未经批准，不得擅自开立存、贷款账户，更不得以私人名义开设存折账户。开设账户，应由财务部提出申请，分别由部6、门负责人、财务总监和总经理签批意见后，最后报董事代表审批。4.2 银行印鉴的管理:银行印鉴章实行分开保管，相互制约的原则。其中：财务专用章由财务总监保管。法人公章、法人私章由陈歌保管；会计章，该章由陈四华保管。在使用印鉴章时，必须有完备的审批手续（包括有完备的贷款手续、付款审批手续和启用印鉴审批手续），方能使用，否则，保管印章的任何一方都有权拒绝。 4.3银行支票的管理:银行支票一般有银行普通支票、汇票委托书、电汇凭证等。银行支票由出纳员根据实际需要购买并负责保管和使用。 开出支票应设立支票登记簿进行登记，支票及登记薄上均必须有领用人签字。4.4贷款的担保与抵押规定:公司贷款以固定资产作抵押，7、必须经董事会研究批准，方可抵押。4.5资金收入的管理:出纳每周三、六上午十点前必须向财务主管、财务总监、总经理、董事代表报送加密后的银行存款、现金库存日报表。5.相关表单:1、支票登记簿2、银行存款、现金库存日报表第三章 费用管理制度1.目的:本管理文件明确了公司财务审批的管理要求与操作规范。2.范围:本程序管理文件适用于公司请款环节管理，适用于各相关部门。3.相关程序管理文件:无4.业务流程4.1费用的归口管理:费用分为可控费用与不可控制费用，采取分级归口管理办法，各部门负责其预算限额内的可控费用，不可控费用由总经办集权控制。4.2 差旅费管理员工出差前应填写出差申请表，经部门经理签注证实后8、，按出差期限由分管副总视情况需要事先予以核定，并依权限予以批准。出差员工另凭批准的出差申请表填借款单到财务部按公司规定办理借支一定数额的差旅费，并在出差返回一周内办理报销手续。出差授权制度审批权限如下：.1出差前须填报出差申请表，经以下主管人员批准后，报人力资源课（考勤）备案。.2出差授权审批权限表:人 授权员及 出差方式 期限出差时间部门经理主管副总、总监董事代表或总经理副总经理、总监、总经理助理0-3天3天以上部门经理、副经理、经理助理0-3天3天以上高级文员及以下0-3天3天以上注：加“”者为所主管领导必须签批因公出差的差旅费用分为交通费、住宿费、伙食费、市内交通费、邮电费和特别费等，差9、旅费用实行包干的办法，即“划分等级，分项计算，总额包干，调剂使用，凭票报销”的方法。出差人员的交通费（不含出发地和目的地的市内交通费）按下列标准实报实销从出发地到目的地来回交通费用。（出差交通工具附表）出差交通工具:附表 交通工具职务级别飞机火车轮船汽车公交汽车董事代表或总经理经济仓软卧二等仓按实总经理助理以上经济仓（特批）硬卧二等仓按实部门经理、副经理、主管 经济仓（特批）硬卧（特批）硬座三等仓按实高级文员及以下员工经济仓（特批）硬卧（特批）硬座三等仓按实.1能享受高一等级舱位，出差日该班（航）次无相应等级仓位的，不享受差额补助。.2交通费需要单据认定，无单据者，由个人自理。.3使用公司交通10、工具者不再补助交通费。.4出发地至出发港/码头的来回交通原则上由公司接送，没有安排接送的，可实报实销来回车费，确因时间急迫或其他特殊需要以的士出租车作交通工具的，应需事先征得主管副总同意，出差回来应填制特殊交通工具申请单报财务总监批准。.5对乘坐飞机须要特批的员工，必须经财务总监核准，董事代表或总经理批准。.6对超出标准乘坐的交通工具，如没有副总级主管领导的批示，其差额均由本人负担。住宿费及伙食费、当地交通费、邮电费、洗衣费用等杂费，除董事代表和总经理实报实销外，其他人员出差一律按下列标准补助包干核付（人民币元或等值外币）。出差住宿费及杂费附表（包干）项目标准级别每日住宿费及杂费（住宿费占二分11、之一、餐费占四分之一、其他杂费占四分之一）境外（包括港澳特区）境内特区省会普通城市董事代表和总经理实报实销实报实销实报实销总经理助理以上事前批复480400部门经理、副经理（含助理）事前批复350280高级文员及以下职员事前批复280220.1如出差人员由接待单位免费安排住宿，不再补助住宿费，如免费安排伙食，不再补助餐费。.2出差天数计算含在途天数，但扣除返回当天的住宿费标准。.3随同出差二日（含）以上的员工，包干费按照各自级别的标准执行。.4若出差员工二人或三人及以上属合住一间的，住宿包干费比照一间标准计发，分开住宿的按实际入住间数标准计发（如三人入住二间，其中二人一间，一人一间，住宿包干则12、按二间计发）。.5若公司提供交通工具出差的，则扣除当日包干费中杂费的50%。.6若特殊情况超出住宿等包干标准者，需在发票上注明原委，可报董事代表或总经理实报实销处理。.7对不同级别的员工出差住宿条件给予下列限定，达不到住宿标准的实报实销。项目标准级别每日住宿费标准境外（包括港澳特区）境内董事代表和总经理实报实销实报实销总经理助理以上事前批复三星级酒店或以上（人民币200元以内）部门经理、副经理（含助理）事前批复旅馆（或人民币150元以内）高级文员及以下职员事前批复旅馆（或人民币100元以内）若出差省内地方由公司派车或自己坐公交车辆当天就返回的，只给予报销行车路桥费用或交通费（包括出发地和目的地13、的市内交通费），不再给予出差补助，按正常出勤计发餐补10元/餐。出差人经申请主管领导和财务总监获准报销当天交际应酬费的，报销标准严格按照交际应酬费报销标准执行，出差返回后应补办申请手续；出差人员若遇业务特别费用（如送礼等）需由董事代表、总经理批准，否则概由个人负担。出差人员若获准报销一餐应酬费用，则扣除当日包干费中伙食费的50%。出差人员在计划外的行程，如有交通费或延长出差时间需报支补贴的，需事先经董事代表或总经理和主管领导同意，后补出差申请表，否则一切费用自理。出差期间不论是否加班或遇法定节假日，一律不计加班费。为本公司事务出差专家顾问的差旅费比照副总级标准支付。为本公司事务出差的其他单位人14、员，按随同员工级别标准支付。公司所有人员出差，无论实报实销或费用包干者，必须提供真实有效的住宿发票和单据（原件），用于核定实报实销金额或证明住宿包干金额，财务人员不得给无或无效票据者核定该期间的住宿包干费用。出差人员回到家乡，吃住在自己或朋友家中的无有效发票提供的，住宿补助不再计发；若回到家乡需入住楼堂馆所的，需在住宿发票说明原委，比照报销和包干标准核定。差旅费的支领标准，因物价变动等原因，可由财务总监报总经办会议审议后核准随时调整，同时按新的标准执行。本规定自颁布之日起执行。如果业务部费用需与业绩挂钩，另行制订有关规定，在挂钩办法出台之前，照本规定执行。4.3应酬招待费管理规定招待要根据实际15、情况安排，大方得体而不奢侈，并报分管领导。招待超标需报总经理或董事代表审批。 客户标准级别董事长、总经理总经理助理以上经理、副经理、助理高级文员以下董事代表、总经理据实报销据实报销据实报销据实报销总经理助理以上100806050经理、副经理、助理80605040高级文员以下605040305.相关单据1、出差申请表2、借款单3、特殊交通工具申请单第四章 经济合同管理规定1.目的 :本管理文件明确了公司财务审批的管理要求与操作规范。2.范围:本程序管理文件适用于公司请款环节管理，适用于各相关部门。3.相关程序管理文件:无4.业务流程4.1合同的内容要求:保证经济合同内容的合法性，禁止随便携带已盖16、公司合同专用章或公章的空白合同或空白便条，如确有需要，须经总经理批准并到财务部办理登记手续，使用完毕经审查无误后，交财务部办理销准手续。4.2合同的签订要求:公司的所有经济合同必须采取书面形式订立。合同应具备下列主要条款：.1合同标的（如货物、劳务等）；.2标的物数量和质量（质量应写明执行何种质量标准或由双方议定）；.3价款或酬金，除写明数额外，还应明确支付地点、计算标准、支付方式等。 .4履行的期限、地点和方式；.5违约责任；.6数额较大的经济合同，有条件的应要求对方当事人提供担保（可采用担保、 抵押、保证金、留置等方式）。合同订立后，如经双方协商对合同进行变更或解除，应以书面形式作出并由双17、方签字盖章。4.3销售合同管理客户下单必须有客户确认的正式书面P.O.（合同原件或传真件），口头订单必须现款现货。合同原件或传真件交到财务部加盖合同章，然后复印，原件由财务部保存，复印件用于下定单和合同评审等操作。合同审批权限，附审批表： 合同审批表年 月 日拟定部门签订单位类别部 门审批 意见签 名经办部门采购部生产部财务部总经办注:类别为设备、原辅料、工具、办公用品、资产、工程、销售4.4采购合同管理大宗采购（3万元以上【含】）面料、辅料、加工、办公用品、生产用品、总物用品、固定资产购置、项目工程的，原则上必须签订采购合同。零星采购（3万元以下）必须有请购单签批。合同中涉及支付货款，依据货18、款数额按照以下权限审批:4.4.2.1每个审批环节不能超过2个工作日；.2大宗材料采购合同由总经理批准,价格变动由总经理重新确认；.3零星采购材料由财务总监批准，价格变动由财务总监重新确认；.4五金备件的采购由财务总监批准，董事代表复核；.5低值易耗品、一次性消耗品的采购由董事代表审批，价格变动由董事代表重新确认；.6预算外的采购需董事代表加签讨论通过后执行。4.5具体每一经济合同的审批应填写合同审批表，审批表格样式附后： 合同审批表年 月 日拟定部门签订单位类别部 门审批 意见签 名经办部门采购部生产部财务部总经办注:类别为设备、原辅料、工具、办公用品、资产、工程、销售4.6各业务部门及有关19、人员应严格遵守本制度，对于违反上述规定，导致公司经济利益受到损失的，将报公司管理层进行处理。5.相关单据1、XX合同2、合同审批表3、请购单第五章 应收账款管理制度1.目的: 本管理文件明确了公司财务审批的管理要求与操作规范。2.范围:本程序管理文件适用于公司请款环节管理，适用于各相关部门。3.相关程序管理文件:无4.业务流程4.1赊销信用额度“授信”控制客户则由销售业务部门填妥客户资信调查表（包括客户资料卡、营业执照税务登记证、复印件、营业状况、财务状况、信用保证及抵押情况等），送信用评估小组进行审核。组长：财务总监，成员：销售经理，财务经理，销售员。赊销监控主要发生在接受客户订单、批准赊销20、信用、记录销售和收回资金流程。在接受客客订单流程，客户的订单只有在符合企业内部的授权标准时才能被接受，销售管理部门应根据公司资信评估小组提供的情况决定是否批准销售。在批准赊销阶段，公司资信评估小组在收到销售单后，将销售单与该客客已被授权的赊销信用额度以及至今尚欠的账款余额加以比较。并对每个新客客进行信用调查，建立客户动态资源系统。根据调查的客户资信状况和其他相关信息，公司资信评估小组决定是否批准该客户的赊销，并在销售单签署明确的意见。在记录销售和收回资金流程，财务部门应将销售数据和资金收回数据及时反馈给信用管理部门，更新客户动态资源系统。财务部门对应收账款的分析管理。财务部门应定期对应收账款的21、回收情况、账龄等情况进行分析，而不能将所有责任都交给主要负责确定赊销授信额度和资信调查的资信评估小组，这是内控制度的重要环节。财务部门应编制一定期间的赊销客户的销售、赊销、收账、账龄分析表及分析资料交资信评估小组。在分析中应利用比率、比较、趋势、结构等分析方法，分析逾期债权的坏账风险及对财务状况的影响，以便确定坏账处理、当前赊销策略。资信评估小组和销售部门进行应收账款跟踪管理服务。从赊销过程一开始，到应收账款到期日前，对客户进行跟踪、监督，从而确保客户正常支付货款，最大限度地降低逾期账款的发生率。在工作中信用部门和销售部门要互相配合，分清各自在跟踪服务中的职责，达到相互监督相互促进，提高应收账22、款回收率，促进企业销售的目的。信用评估小组接到业务部门资料后，应配合业务部门再调查落实客户资料，然后根据搜集的资料进行整理分析，拟订客户授信额度及上限，最后报总经理和董事代表审批。客户合约或订单金额在信用额度以内，则签约或接受此订单，并按约定条款发货。对于未办妥授信手续或超过授信总额的交易不得发货，必须经总经理特批后方能发货。在交易进行中，授信部门应视情节需要，随时机动会同业务部门对可能有问题的客户进行状况调查，以决定拟采取的措施。信用限额权责 职 称权责董事会总经理财务总监财务主管销售主管业务代表核定权限20万以上20万以下核查建议权无超限核准权（各级核权限内之信用限额为限）不限定20%以下23、无交易资料的提供和建议无注：凡超限销售者，须检附六个月的客户分户卡凭核，经各级核准权者签准后才可出货。4.2应收账款的内部控制应收账款明细账余额应与客户未付已签收的发货单相符，财务部每月结一次账，并将“业务员客户类别”的应收账款明细表提供给业务部，由销售部经理核对欠款客户签收联，看二者是否相符，不符应立即查明原因。财务人员收到客户款项，填写收款通知单（或收款收据），经出纳人员签收无误后交销售人员冲账，销货明细表应与收款通知单相符。每月编制应收账款账龄分析表，并将超过信用期后尚未收现的，列表注明债务人、金额、时间及未收回原因并加以查明。财会部门每月核对应收账款明细账、总分类账、及有关凭证是否相符24、。每月定期向债务人函证应收账款余额予以对账确认。确定坏账准备的评估提列是否适当核足够，已确定的坏账是否已列损失。坏账冲销应收账款，须经授权主管核准，并作备查记录。因销货退回及折让所发生的应收账款减少，须经授权主管核准，并扣抵应收账款。5.相关表单:资信评估表第六章 管理流程图1.会计核算工作流程取得并审核原始凭证编表说明进行财务分析编制各项明细表生成财务报表登记总分类账生成科目汇总表编制、审核记账凭证现金、银行存款日记账登记明细分类账 2.出纳工作流程 开支票转 账收 款付 款收票据付票据审单付款收现 账户间请款 收款 审票据 盖章 进账（需背 签收 交客户或转账或购汇开收据 书的要背书） 进25、账、登记台账编 制 日 报 表登记现金、银行日记账本 核对日记账、做调节表3.税务工作流程3.1办税员报税工作流程外帐会计填写纳税申报表发票使用明细表 办税员索取纳税申报表、发票使用明细表 将发票使用明细输入相关IC卡中持IC卡资料成功输入税务局电脑到征收科申报纳税到发票电脑科输入当月报税资料将盖有税务局征收专用章的申报表交会计保存3.2办税员领取、缴销发票工作流程到国家税务局领取发票领用表填写申请内容持相关资料往征收股领取发票非正常情况 正常情况 因某种原因停票，索取暂停供应发票通知单征收股领购窗口领票往所属税管员咨询登记领购电脑发票领购手工发票填写发票检查报告电脑科将相关资料输入IC卡加盖26、税务登记号地址电话条形章税管员出发票检查报告意见使用完后缴销60天内缴销管理股长意见分管局长意见电脑科解锁领票窗口领票 以下程序同正常情况4.会计工作流程4.1成本会计预算检查执行工作流程会计凭证处理完毕归类登记有关数据编制预算与执行对比报表分析说明预算执行情况报财务总监审核及提出改进意见报财务总监审批报总经理和董事代表审批公布预算执行情况及改进措施4.2销售会计工作流程出纳交收款日报报统计员编制销售日报与业务核对账务财务经理（或指定负责人）审核后上报5.请款工作流程表（现金、支票）5.1请款（现金）工作流程表经办人填借款单部门经理意见 请款呈批表说明借款 理由填分期付款跟 综表 财务总监意见27、 总经理审查 董事代表审批 财务主管分配实时支出 出纳付款经办人签收 5.2经办人取表填单请款（支票）工作流程图 填：分期付款呈批跟踪表 XX付款跟踪表预算审批表附合同、报告审批等部门经理意见 财务总监意见总经理审查董事代表裁决（或 董事代表不在时，由其授权人审批补签 财务主管分配实时支出出纳付款会计记账6、报销工作流程 附：借款单复印件、特殊交通工具审批单出差审批单经办人贴票、填写报销单部门经理意见财务总监审核总经理审查 董事代表裁决 董事代表不在时，其授权人审批补签 财务主管分配实时支出 出纳付款会计记账7、 赊销控制流程图业务部门上交客户的资信调查表公司资信评估小组审核并按信誉程度裁决，确定可放账的单位和账期等有关条件，并与该单位签订有关合同或协议业务部和财务部根据公司签订的合同或协议在许可的账期内可放账账期到，财务部负责收款，业务部协助催收。月末财务部同业务部核对账务对于违反合同或协议的有关单位，通过协商或申请法律授助。同时对该单位取消账期财务部将回款情况编表上报公司，便于公司资信评估小组确定是否继续给予账期或调整账期条件