1、公司库房货物流转及内部控制工作管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 库 房 管 理 制 度第一章 总 则 第一条 为加强公司库房管理，规范货物流转、储存养护和内部控制，维护公司资产的安全、完整，加速资金周转，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司库房管理工作。 第三条 公司库房分办公区、待验区、复核区、装箱区、发货区、货物区六大区域，货物区下设合格品库、不合格品库、宣传物料库三类货物库，货物库独立装门上锁。库房办公区用于开票员开票、库管员对账、驾驶员和一般人员休息；待验区用于交货人、库管员和复核人验货及签单；复核2、区用于复核人验货复核；装箱区用于装箱人按购货单位统一装箱；发货区用于库管员和收货人办理装箱货物的交接与签单；货物区按合格品库、不合格品库、宣传物料库分别存储相应货物。合格品是指离效期半年以上，且包装完好、无污染、无任何质量问题的产品；不合格品是指离效期半年以下，或包装破损、已污染等存在质量问题的产品；宣传物料则主要指赠品。货物库管理的基本原则是：出入库搬运协调配合，存储养护和账实核对分系列包干，每周盘点，周清周结。 第二章 岗位设置及岗位职责 第四条 库房属财务部管理，库房设库房主管（兼）、库管组长、库管员、复核员、开票员、驾驶员等岗位负责库房日常工作。 库房组织结构图：财务部库房主管开票员驾3、驶员库管组长库管员复核员 第五条 库房主管（兼）岗位职责： 1、主持库房日常工作。 2、参与采购合同的审核，负责采购合同的保管。 3、参与货物计划的编制工作。4、负责库房管理协调工作。 5、负责库房监督、检查、指导、考核工作。 6、对库房工作成效负责。 7、负责上级交办的其他工作。 第六条 库管组长岗位职责： 1、负责库管员日常管理、协调、检查、指导、考核工作。 2、负责库房出入货物的搬运工作。 3、负责药品的验收入库工作。 4、负责药品的出库工作。 5、负责药品的储存及养护工作。 6、负责药品的安全卫生工作。 7、负责药品盘点及核对，保证周清周结，账实相符。 8、负责备货装箱。 9、负责上级4、交办的其他工作。 第七条 库管员岗位职责： 1、负责库房出入货物的搬运工作。 2、负责本岗位所属保健品系列的验收入库工作。 3、负责本岗位所属保健品系列的备货出库工作。 4、负责本岗位所属保健品系列的储存及养护工作。 5、负责本岗位所属保健品系列的安全卫生工作。 6、负责本岗位所属保健品系列盘点及核对工作，保证周清周结，账实相符。 7、负责上级交办的其他工作。 第八条 复核员岗位职责：1、 负责库房出入货物的搬运工作。2、 负责库房出入货物的复核工作，保证单实相符。3、 负责上级交办的其他工作。 第九条 开票员岗位职责： 1、负责开具“药易通”出入库货物票据。 2、负责开具“药易通”退换货物票5、据。 3、负责上级交办的其他工作。 第十条 驾驶员岗位职责： 1、负责采购提货工作。 2、负责货物的发送工作。 3、负责货物托运后的跟踪工作。 4、负责现款现货三终端的收款。 5、协助库管员搬运货物。 6、负责上级交办的其他工作。 第三章 货物出入库 第十一条 货物入库： （一）采购入库： 1、外购商品到货后，驾驶员应及时提货。2、驾驶员提货时，应仔细核对实物件数与物流提货单是否一致，并按实际件数签收。3、驾驶员应仔细检查实物，若有包装破损、雨淋水湿等情况，当场拒收。 4、货物提达后，对应货物系列的库管员仔细清点核对实物品名、规格、数量、批号、效期是否和供应商提供的发货单一致，若不一致则第一时6、间将信息反馈给货物会计。 5、对应货物系列的库管员还应核对是否随货附有供应商的出厂产品合格检测报告，若发现无出厂产品合格检测报告、检测为不合格产品或检测报告和实物不一致时，应第一时间将信息反馈给货物会计。 6、库管员也应仔细复查实物质量状况，若遇包装破损、雨淋水湿等情况，应予拒收。 7、库管员验货无误并经复核员复核后，完整填制手工采购入库单，和供应商发货单一起交开票员开具“药易通”采购入库单。 8、开票员开票前，应仔细核对库管员的手工采购入库单和供应商发货单，如发现两者间项目存在差异，及时与货物会计联系。 9、库管员分区域、系列、品名、规格、批号、效期陈放入库货物。 （二）退货入库: 1、客户7、退货前，应由退货业务员填制公司统一印制的退货申请单。 2、退货申请单经退货业务员签名后，报业务部门负责人、财务部门负责人和总经理审批，审批不全不得办理退货手续。 3、退货业务员凭审批后的退货申请单在五个工作日内参与客户退货清理，依照退货申请单项目内容，分唐部和泰瑞填制退货清单。退货清单签署客户和业务员姓名、日期后，业务员应及时向公司退货。 4、驾驶员凭审批后的退货申请单及时提货。提货时，驾驶员应将退货与退货申请单及客户和业务员签名的退货清单仔细核对，如有差异，立即将信息反馈给该客户业务员。 5、退货提达后，库管员应仔细对照退货、退货申请单及客户和业务员签名的退货清单验货，发现三者不一致时，第一8、时间将信息反馈给该客户业务员。业务员办理退货日期（以退货清单日期为准）迟于退货申请单五个工作日的，库管员拒收退货同时通知该客户业务员。 6、库管员根据货物效期、外观（包装完整情况等）等将客户所退货物分为可供销售和不可供销售，分别填列清单（退货客户名称、品名、规格、数量、批号、效期、性质）并签字确认后和客户、业务员签名的退货清单一起交复核员验货复核。 7、复核后的清单交开票员开具销售退回验收单，业务员及客户签名确认的退货清单和销售退回验收单一起交货物会计做账。 （三）员工还货入库： 1、员工还货，应附上借货时开票员以借货员工名义开具的销售出库单。 2、员工所还货物的批号不得比原所借货物的批号早39、个月以上（含3个月），否则，公司不予办理还货手续。 （四）换货入库 1、客户换货前，应由换货业务员填制公司统一印制的换货申请单。 2、对客户提供的“不合格品”不得办理换货手续。 第十二条 货物出库： （一）销售出库： 1、开票员收到要货计划后，应及时分产品系列开具销售出库单交对应库管员备货。 2、备货必须严格依照销售出库单中的品名、规格、产地、数量、批号、效期、质量情况进行，若销售出库单上所列货物已无实际存货，备货库管员应及时将销售出库单退给开票员做作废处理并上报货物主管查找原因；开票员重新开具销售出库单后，备货库管员根据新的销售出库单备货；严禁备货库管员私自在销售出库单上直接修改任何项目。 10、3、备货完毕后，库管员在对应销售出库单“仓管”栏签字，并将所备货物与销售出库单一起送复核区。 4、复核员对照销售出库单项目，逐一复核所备货物。 5、库管组长在装箱区对备货按“购货单位”分类，统筹装箱后发货。对现场提货的，由提货人验货后在销售出库单上依提货人身份在“客户签名”或“业务员”栏签名；非现场提货的，交驾驶员验货并在销售出库单“发货”栏签名。 6、驾驶员验货签名后，应立即发运货物。办理托运的货物，驾驶员须及时跟踪货物是否顺利运达目的地，区县业务员每月开会时，应带回全部上月客户签名的销售出库单结算联交货物会计；直接送达客户的赊销货物，驾驶员将销售出库单交客户在“客户签名”栏签字，客户签字确11、认的销售出库单交货物会计保管；直接送达客户的现销货物，驾驶员次日以前将前日（节假日顺延）客户签字的销售出库单和现金交市区三终端助理，三终端助理用所收现金与销售出库单核对无误后，现金转公司出纳开具现金收据，同时，销售出库单交货物会计。 7、货物会计按月清理经客户签名的销售出库单结算联，对欠缺该单据的业务员，每月15日前，货物会计报库房主管，库房主管据以对业务员进行处罚。 8、现金现场提货（零售、市区三终端现款店等）须有库房开票员出具的现金收据，开票员收取现金开具现金收据时，应在现金收据上注明： （1) 购货单位和业务员姓名；（2）出库单号、产品系列。每周六上午，负责收款的开票员将现金、收据存根与12、财务联分唐部、泰瑞后交对应公司出纳，出纳收讫现金后应向交款人开具收据，并注明“年月日到年月日货款”，该收据仅作收取开票员现金的证明，不能做回款的账务处理依据。9、开票员、库管员应协调配合，确保每天16：00前完成备货装箱。 （二）采购退货：1、对依照采购合同可以办理采购退货的库存物资，库房每月退货一次。月度上旬，库管员盘点拟退货不合格品并出具退货清单，交开票员开具采购退货单。 2、库管员按开票员开具的采购退货单项目内容办理退货。3、其他参照本制度“销售出库”的规定执行。 （三）员工借货：1、员工需要借货的，须由本人出具借据交部门负责人签名后送总经理签名。2、借货人将签名手续齐全的借据送开票员开13、具销售出库单。 3、库管员按开单员开具的销售出库单办理出库。 4、其他参照本制度“销售出库”的规定执行。 （四）物资报废： 1、库房盘点清理出来的不合格品和退回的不合格品，库管员应将其分类存放于对应的不合格品库。产品进入不合格品库前，应办理书面的转库手续，转库手续上应有对应库管员、库管组长、库房主管的签名。 2、不合格品每半年集中报废一次。报废前，财务部组织人员对不合格品进行全面盘点并填制不合格品盘点清单，不合格品盘点清单经对应库管员、监盘人、库房主管签名后交开票员开具报损出库单。 3、库管员按报损出库单项目内容办理报废出库。 4、报废时，除库管员、监盘人、库房主管，财务部负责人外，还应邀请有14、关部门人员到场，共同见证物资报废。 第四章 物资储存及养护第十三条 药品的储存及养护 1、根据药品的性能及要求，将药品分别存放于常温库（0 30），阴凉库（10 20），冷柜（2 10），相对湿度保持在：45%-75%。对有特殊温湿度储存条件的药品，应设定相应的库房温湿度条件，保证药品的储存质量。 2、库房配备空调，库管组长每天上午8：309：30、下午2：303：30各一次对库房温湿度进行测量并记录“温湿度记录表”，发现问题立即纠正，确保药品储存安全。 3、库房按安全、方便、节约的原则，合理利用空间，保持墙距不小于30cm；、垛距不小于100 cm、顶距不小于30 cm、灯距不小于30 cm15、底距不小于10 cm，并做到堆码合理、整齐、牢固，无倒置现象。 4、药品实行分区、分类管理。性质互相抵触、互相串味、品名和外包装容易混淆以及养护、灭火方法不同的货物必须分开存储，麻醉药等危险药品应专库存储。5、不合格品、赠品分别进不合格品和赠品库。 6、药品分品种、规格、批号、效期陈列，按批号和效期先后顺序从下到上由里至外摆放，以满足“先进先出”的需要。 7、实行药品的效期储存管理，对近效期的药品设立近效期标志并按月催销。8、保持库房、货架清洁卫生，库管员应每天对自己的责任区域进行清扫，定期进行清理和消毒，做好通风、避光、防尘、防火、防盗、防潮、防腐、防鼠、防污染等工作。第十四条 保健品、宣16、传物料的储存及养护保健品、宣传物料的储存及养护参照药品储存及养护方法办理。第十五条 不合格品以利于盘点为原则，分品类、规格、批号、效期存储。 第五章 库房盘点及对账 第十六条 每周六上午10：00，库房暂停办理出入库手续，开票员按库管员所辖产品系列从“药易通”中打印库存盘点单交对应库管员盘点。第十七条 库管员对自己所辖品类合格品全面盘点，并在库存盘点单上逐一计算盘赢盘亏数。第十八条 对于不能确定原因的赢亏，库管员报库管组长共同查找原因，库管组仍不能确定原因的，于周一上午（节假日顺延）上班时，由出现盈亏的库管员报库房主管登记。第十九条 库房主管每周对所有库管员所辖至少三个单品抽查盘点一次，编制库17、存盘点单交库管员签字确认后带回。 第二十条 每月最后一天为库房月度盘点日（12月为年度盘点日），盘点日前一天下午库房暂停货物出入库后，开票员应及时通知财务部，以便其打印库存盘点单。 第二十一条 月度盘点日，相关财务人员和所有库管员均应参与盘点，填制库存盘点单并逐一计算盈亏数后，交对应库管员查找原因。 第二十二条 经查找原因据实调整的库存盘点单一式四份，交库管员和监盘人签名后，由库管员、货物会计、库房主管、公司领导分别保管。 第六章 物资账务管理第二十三条 公司应收账款管理1、应收账款的事前规划。公司应建立赊销管理制度，对赊销客户要签订专门的期结合同，落实签约前业务人员和片区经理对赊销单位的资信18、调查，并由相关人员对合同进行评审，从严审批期结合同。2、应收账款的事中控制。公司货物会计应分商家编制应收账款账龄分析表，详细填列：商家名称、地址、结账电话、主管业务员姓名及电话、结算方式与期限、应收账款期初余额、本期发生额、本期回款、期末余额及各期欠款金额、形成逾期款的原因和对策。货物会计要定期或不定期（至少每月一次）与业务员对账，每月对账后业务员应在应收账款账龄分析表上签字予以确认。同时，货物会计还必须和期结商家对账（至少每季度一次），对账必须采取书面的对账函并取得期结商家的签章。对逾期款商家，货物会计和业务人员应特别关注并每月对账。加大逾期应收款的管理力度，将逾期应收款纳入对主管业务员、财19、务人员、分管人员的过程考核，与相关人员每月收入挂钩。对于已经和公司签订期结合同的商家，主管业务员和货物会计分别根据商家资信动态与有无逾期款考评其资质，发现商家情况异常或有坏账风险时，及时向分管领导报告。3、应收账款的事后管理。对于逾期款，公司应根据形成原因，确立合理的催账程序；如出现坏账，应分清责任，严肃追究。第二十四条 成本控制为保障市场商品的正常供应，争取供应商更多的价格优惠，公司产生了库房存货。但是，存货过高，要占用较多资金，并且会增加包括仓储费、保险费、维护费、管理人员工资在内的各项开支；存货太少，公司又要产生缺货损失。因此，存货管理应尽力在各种成本与存货效益之间做出权衡，达到两者的最20、佳结合。据查，公司目前用于库房管理的“药易通批发版”，支持采购合同根据库存报警生成，或由配送需求产生。但因“药易通”软件供应商未对我公司负责经办采购业务的软件操作人员进行培训，所以暂未启用。建议公司向“药易通”软件供应商提出培训要求，启用“提示采购”这一功能。力争实现存货资金信息化管理，降低存货成本。此外，对单价和采购频率较高的商品进行采购时，在谈判过程中，最好按一年的需求量进行谈判，而非按一次需求量进行谈判，以便获得最好的价格优惠。 第二十二条 进行“药易通”二次开发，使“药易通”具有如下功能：1、以销售出库单和销售退回验收单为依据，自动实时生成分客户的应收账款账龄分析表借方发生额，账期不受21、跨年影响；2、以采购入库单和采购退货单为依据，自动实时生成分供应商的应付账款明细表；3、产品价格分为基本价和特价两类，基本价为采购价，特价为销售价。特价按客户分类或分单个客户管理，独立确定产品售价，修改产品特价需经过代码申请、密码授权程序；第二十三条 有关货物的账务处理，记账凭证后须附“药易通”采购入库单和采购退货单结算联，财务部货物会计至少每季度与供应商对账一次。第七章 库房安全 第二十四条 公司设库房安全小组，库房主管为组长，库管组长为副组长，开票员、库管员、驾驶员为组员。第二十五条 待验区、发货区分别安装高清摄像头、全程监控货物收发。第二十六条 货物库房门设“闲人免进”标识，非工作原因，22、库管员以外人员一律不得出入货物库房。库管员负责对进出货物库房的人员把关，因把关不严造成的货物丢失等不良后果由库管员承担。 第二十七条 库管组长每天巡视库房，检查门窗等是否完整、牢固、安全，排查安全隐患并做好排查记录。 第二十八条 库房按消防要求配备泡沫及干粉灭火器，货物库房内禁止吸烟、用火，严禁携带火种进入货物库房。 第二十九条 库管组长每天负责检查库房电器是否符合安全用电要求，老旧电线是否及时更新等消防项目，并做好消防隐患排查记录。 第八章 奖惩办法 第三十条 库房员工的工资分为基本工资和绩效工资。绩效工资与过程考核得分挂钩，过程考核满分为分，具体格式见库房过程考核评分表。库管员工月工资基本23、工资+绩效工资*过程考核得分/第三十一条 库房员工工作表现出色的，由库房主管提请财务部负责人报公司总经理给予加分。第三十二条 库房员工违反本制度规定的，第一次违纪应重新学习公司该项管理制度；第二次在同一项目违纪的除重新学习公司该项管理制度外，由库房主管处违纪人员部门内通报批评；三次以上（含三次）就同一项目违纪且总分低于90分的，由库房主管报财务部负责人研究处理。第三十三条 违反本制度规定，致使公司财产遭受较大损失并触犯刑律的，公司将报司法机关依法追究责任人刑事责任。第九章 附 则 第三十四条 本制度自XX年7月1日起试行，从XX年8月1日开始正式实施，原相关库房管理规范同时废止。 第三十五条 本制度解释权属公司财务部。