1、公司人事档案归档、核查核对转递管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1、目的为了将xx人事档案管理工作制度化，规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、 损坏便于相关人事档案材料的借阅和使用。2、适用范围适合公司全体员工3、人事档案分类员工人事档案分为以下八大类：3.1入职档案3.2个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语 等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。3.3员工更改姓名、民族、年龄、工作时间等过程中形成的个人申请表，上级领导批 复以及所依据的证明材料。3.4劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业牛协议、实习协议等2、。3.5培训档案新员工入职培训试卷、培训心得。3. 5.2参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。3. 6职位档案3. 6.1职位说明书、职务说明书、职务任命书。3. 6.2职务变动申请、职位、职务变更记录。3. 7薪酬考核档案3. 7.1试用期考核表、员工试用期总结表。3. 7.2季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。3. 7.3工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。3. 8其他档案3.8. 1各类奖励、处罚记录。3.&2离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根其他补充协议。4、人事档案的归档4.1首先対各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。43、.2按照材料的属性、内容，确定其归档的貝体位置。4.3在目录上补登材料名称及有关内容。4.4将新材料放入档案。5、人事档案的核查核对5. 1检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包 括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括刈人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，冇无其他存放错误等。5. 2检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：5.2. 1突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。5. 2. 2対冇些档案发生疑问Z后，如不能确定某份材料是否丢失。5. 2.3发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。6、4、人事档案的转递6.1档案的转递一般是山工作调动等原因引起的，转递程序如下：6. 1. 1取出应转走的档案。在档案底账上注销。填写转递人事档案材料的通知单。按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。7、人事档案利用的方式7. 1查阅设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看， 无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。7. 2借出使用相关人员为完成某项工作任务，必须将人事档案借出使川时采用的方式。借阅人必须履 行严格的借阅手续，基础时5、间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归 还者，续办延长借阅手续，并到期归还。7.3出具证明材料一般由于使用人因入党、入团、捉升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材 料的，山管理部门向证明人核实情况，可以岀具证明材料。出貝的证明材料经认真校对、审 查，经主管部门审批，加盖公章后方能牛效。8、人事档案利用的手续8.1查阅手续查阅手续包括以下内容：首先，由中请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对彖, 冃的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审 核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。& 2外借手续首6、先，借档人员写出借档巾请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章, 负责人签字；再次，人事档案部门对英进行审核、批准，然后进行借档背记。把借档的时间, 材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时及时在外借登记上注销。& 3出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员（部门）提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定, 结合利用者的耍求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公 章，然后登记、发出。9、人事档案保密规定及保存期限9. 1公司由人力资源部门负责管理人事档7、案的工作，保管人员不得对各类存档档案进行 删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。9.2公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自 员工离职ZL1起3年后方可销毁。10、附则10. 1此制度解释权归人力资源部。10. 2本制度自发文Z 口起开始执行。附表：人事档案借阅登记表人事档案借档申请表人事档案借/查阅登记表部门查阅人姓名ul-t f亠 冈位查阅对象目的材料名称理由份数原/复印件借阅时间归还时间备注人事档案借/查档申请表查/借档人部门查/借档人姓名查/借档人岗位查/借档対象查/借档时间预计归还时间借/查档理由：部门负责人审核:人力资源部审核：总经理审批：