1、这里填写公司名称或单位名称相关单位填写公司里的相关部门相关部门这里填写相关项目名称项目名称档案整理及数字化投标方案332档案整理及数字化服务方案目 录第一章 项目背景及需求分析14第一节 项目背景14一、档案整理行业概况14二、档案数字化17三、档案整理行业现状24第二节 项目需求分析31一、项目概述分析31二、技术要求分析33四、报价要求分析39五、注意事项分析40第三节 项目的重难点分析及解决方案41一、人员流动风险及解决方案41二、设备风险及解决方案43三、项目工期风险及解决方案43四、项目管理风险及解决方案44五、泄密风险及解决方案45第二章 项目整体服务方案46第一节 项目实施工作计2、划46一、项目总体工期计划安排表46二、项目各个阶段工作安排47三、详细项目工作计划及部署49四、其它保障工期的相关配套措施55第二节 归档、整理、扫描实施方案56一、项目实施总体思路56二、项目实施服务原则57三、项目依据及参考标准57四、归档、整理、扫描操作流程58五、档案扫描65六、质量检查68七、装订装盒72八、总体检查73九、上架入库75十、最终验收75第三章 项目管理组织机构76第一节 项目服务组织及服务团队76一、项目管理结构76二、项目人员情况79三、人员配置原则82四、服务团队的组织及管理84五、信息反馈系统89六、激励系统90第二节 项目管理模式91一、有效的管理原则91二3、五项管理步骤93三、建立和实施完善的管理服务体系96四、培育高素质的员工队伍96五、加强项目设备的管理97六、实行时效工作制97七、全天候服务97八、建立人性化的服务标识系统97九、加强员工培训97第三节 管理机构职能与人员职责99一、管理机构职责100二、人员岗位职责106第四节 人员管理及员工培训118一、项目管理人员设置原则118二、人性化的人员管理方案119三、人员服务质量的监控考核119四、工作人员管理121五、人员配置原则131六、员工培训计划133七、员工的奖惩条例147第五节 项目拟投入的设施、设备152一、设施设备配套情况152二、设施、设备管理及维护153三、设备维护制度4、154四、设备设施例行保养制度156五、设备一、二级保养制度156六、设备设施报修、急修制度157第四章 项目管理规章制度159第一节 项目组织实施管理制度159一、工作区域管理159二、实际操作管理159三、通讯及存储设备管理159四、工作日志管理160五、出入证使用管理160六、请销假制度管理160七、安全保密管理制度161八、档案库房管理制度161九、档案统计制度163十、档案安全管理制度163十一、档案交接管理164十二、原档案保护措施165十三、档案安全存放165十四、操作安全管理165十五、防火安全管理165第二节 项目人员管理规章制度165一、日常行政管理制度166二、岗位责任制5、166三、巡回检查制度167四、档案追溯表制度168五、安全文明操作管理制度168第三节 项目验收管理规章制度169一、验收标准制度169二、验收实施步骤制度171第五章 项目实施方案173第一节 总体实施原则与流程173一、实施原则173二、总体工作流程175第二节 数字化加工流程及主要技术方案177一、入库提卷、拆卷177二、标引著录177三、档案扫描178四、图像处理180五、全文识别（OCR）及生成双层FDF、版式还原及格式转换181六、总质检183七、批量挂接184八、还卷及数据备份提交184第三节 历史档案扫描的工作流程方案186一、分组实施方案186二、总体流程186三、实施流程6、189四、主要环节实施标准208第四节 图像处理方案210一、图像标准化处理210二、特殊图像的处理212第五节 特殊纸张处理方案213第六节 图像数据挂接方案215第七节 档案编码方案215第八节 文件存储方案216第九节 数据备份方案216第六章 质量控制方案219第一节 服务质量控制技术方案219一、质量控制标准219二、质量控制目标222三、质量控制体系222四、质量控制措施223五、质量管理体系224六、质量管理制度226七、全程质量控制通过客观软件系统实现227八、质量控制管理登记表格242第二节 过程与成果质量控制方案245一、扫描质量控制245二、著录质量控制246三、数据挂接7、质量控制247四、档案加工软件对质量实行全流程监控247第三节 质量控制流程及保障措施252一、质量控制流程252二、保障措施253第七章 项目安全保密方案256第一节 项目安全保密性管理措施256一、档案整理安全保密、规范性要求256二、安全保密承诺函257三、项目安全保密方案总述258第二节 项目安全相关制度262一、项目安全保密制度262二、项目工作人员职责263三、项目设备管理制度264四、档案实物管理制度265第三节 现场安全管理制度266一、员工纪律准则266二、考勤管理制度267三、物品管理制度268四、卫生管理制度268五、休息管理制度269六、操作管理制度269七、档案保护制8、度269八、档案保密制度270九、岗位考核制度270第四节 保密管理方案272一、保密管理原则272二、组织机构与工作职责272三、人员管理275四、保密载体管理276五、保密场所与设备管理277六、保密项目管理278七、泄密事件处理279八、保密纪律279第五节 安全保障措施280一、培训保障措施280二、人员保障措施280三、产量保障措施281四、质量保障措施281五、设备保障措施282第六节 安全管理方案282一、安全管理原则282二、现场安全管理285三、人员安全管理285四、设备安全管理286五、档案安全管理286六、信息安全措施286七、项目应急方案287八、设备及数据安全管理289、7第八章 项目验收方案289第一节 档案数字化处理标准290一、纸质档案数字化处理标准290二、照片档案数字化标准292三、声音档案数字化标准293四、影像档案数字化标准293五、实物档案数字化标准294六、电子数据质量标准295第二节 数据检验、验收和备份296一、数据检验296二、验收审核297三、验收登记297四、数据备份297第三节 服务规范要求298一、档案整理298二、档案扫描298三、图像修正300四、文档命名301五、数据对接302六、数据校对302七、光盘刻录302八、档案还原303第四节 项目验收规范303一、验收方式303二、验收内容304三、验收质量标准306第九章 售10、后服务方案307第一节 售后服务原则308一、以业务为中心的可行性原则308二、重在措施的可靠性原则308三、安全性及保密性原则309四、适应性原则309五、标准性原则309第二节 服务请求流程310一、报修服务流程310二、投诉流程310第三节 售后服务整体内容311一、免费售后服务项目311二、专门的售后服务团队312三、售后服务方式312四、质保期及响应时间安排314五、培训服务314第四节 售后服务体系317一、售后服务的内容317二、服务体系318三、售后服务人员配备319四、服务及质量保证措施320五、巡检维护320六、故障响应时间321七、今后的技术支持321八、提供本地化技术支11、持及售后服务321第十章 项目服务承诺323第一节 服务创新承诺323第二节 质量保障承诺325第三节 服务时效承诺326第四节 保密承诺327第五节 违约承诺329第一章 项目背景及需求分析第一节 项目背景一、档案整理行业概况随着现代科学技术的不断发展和进步，档案工作的改革也日益加深。面对各种信息量越来越复杂庞大的今天，档案管理工作的改革显得尤为迫切。（一）定义档案整理是档案馆（室）对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作。（二）主要内容档案整理包括：区分全宗、全宗内档案分类、案卷封面编目、案卷目录编制。在档案馆内的档案整理、按其工作内容的范围大致可以分为三种12、类型：1.系统排列和编目在正规的工作条件下，档案室主要接受文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆只要接受机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接受的档案以及文件，在更大的范围之内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。2.局部调整对于已经整理进入档案馆、档案室的档案，经过管理实践的检验或者是专门的质量检查，档案馆和档案室需要对于其中不符合要求的档案或文件进行一定的加工来提高质量；另外一个方面，某些档案材料由于保存的时间较长，其自身或者档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。3.全过程的整理档案馆、档案室也有接受和13、征集一些零散的文件，有时馆藏的体系遭到了严重的破坏，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档案号、编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。（三）档案整理类型档案整理主要有3种类型：1.系统排列和编目在正常条件下，档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆（室）内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工2.局部调整对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重14、大变化的档案，进行新的系统化调整3.全过程整理对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。档案整理要求保持文件之间的历史联系，便于保管利用。文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面的联系。维护文件之间的历史联系有时可采用不同的方法，在优选时应以便于档案保管和利用为其最高要求，并使二者统一起来。（四）整理过程1.整理按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。2.来源原则把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。3.档案实体分类根据档案的来源、形成时15、间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。4.立档单位构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。5.全宗一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。6.联合全宗由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。7.汇集全宗由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。8.全宗群由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。9.案卷由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。10.立卷将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。11.卷内备考表卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。12.档号以字符形式16、赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。二、档案数字化档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时和繁琐，存储档案空间又大，维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。因此，传统档案管理转型数字化管理是一种趋势，顺应互联网潮流和时代发展的要求。（一）定义档案数字化是一种新型的档案信息管理模式，它把17、各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用机算计系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描线性CCD技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政18、务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。（二）优势档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：1.提高经济效益过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档19、案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。2.提高办公效率数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。3.增强档案原件保护将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其20、对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。（三）内容1.档案数字化管理数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的21、转变。2.档案数字化采集从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。3.档案数字化查阅以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑：可按日期、时间或长期有效等多种方式，完22、成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。（四）作用1.代替原件使用，有效延长原件的保存时间。2.数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案，用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。3.恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案，可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。4.提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，从而提高办公效率。5.提高经济效益，数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成23、的纸张和人员的浪费。实现档案数字化提高档案部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效的全面服务。（五）主要法规和政策序号文件名文号颁布单位颁布时间主要涉及内容1机关档案管理规定国家档案局令第13号国家档案局2018年10月11日为了加强各级党和国家机关、人民团体档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务。2两部委关于印发扩大和升级信息消费三年行动计划（2018-2020年）的通知工信部联信软2018140号工业和信息化部、国家发展改革委2018年8月10日信息技术服务能力提升行动：组织开展“企业上云”行动、提升信息技术服务研发应用水平、培育行业信息24、消费支撑服务、推动信息消费领域“双创”发展；信息消费环境优化行动：加强和改进行业监管、维护市场竞争秩序、加强个人信息保护、构建安全可靠的信息消费环境。3工业和信息化部关于印发工业互联网APP培育工程实施方案（2018-2020年）的通知工信部信软201879号工业和信息化部2018年5月11日夯实工业技术软件化基础，推动工业APP向平台汇聚，加快工业APP应用创新，提升工业APP发展质量。4软件和信息技术服务业发展规划（2016-2020年）工信部规2016425号工业和信息化部2017年1月17日面向重点行业领域应用需求，进一步增强信息技术服务基础能力，提升“互联网+”综合集成应用水平。5信25、息产业发展指南工信部联规2016453号工业和信息化部、国家发展改革委2017年1月16日到2020年，具有国际竞争力、安全可控的信息产业生态体系基本建立，在全球价值链中的地位进一步提升。6“十三五”国家战略性新兴产业发展规划国发201667号国务院2016年11月29日大力发展基础软件和高端信息技术服务。面向重点行业需求建立安全可靠的基础软件产品体系，支持开源社区发展，加强云计算、物联网、工业互联网、智能硬件等领域操作系统研发和应用，加快发展面向大数据应用的数据库系统和面向行业应用需求的中间件，支持发展面向网络协同优化的办公软件等通用软件。7国家信息化发展战略纲要中办发201648号中共中央26、办公厅、国务院办公厅2016年7月27日到本世纪中叶，信息化全面支撑富强民主文明和谐的社会主义现代化国家建设，网络强国地位日益巩固，在引领全球信息化发展方面有更大作为。8关于印发国家规划布局内重点软件和集成电路设计领域的通知发改高技20161056号财政部、国家税务总局、国家发展改革委、工业和信息化部2016年5月16日明确重点软件领域有基础软件：操作系统、数据库、中间件；工业控制系统咨询设计、集成实施和运行维护等服务；云计算：大型公司有云IAAS、PAAS服务等。9中华人民共和国国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要-全国人民代表大会2016年3月17日加快构建高速、移动、安全、泛在的新一代27、信息基础设施，推进信息网络技术广泛运用，形成万物互联、人机交互、天地一体的网络空间。10促进大数据发展行动纲要国发201550号国务院2015年8月31号打造精准治理、多方协作的社会治理新模式；建立运行平稳、安全高效的经济运行新机制；构建以人为本、惠及全民的民生服务新体系。11工业和信息化部关于做好计算机信息系统集成和信息系统工程监理市场监管工作的通知工信部软函2015137号工业和信息化部2015年4月21日贯彻落实国务院深化行政体制改革、转变政府职能、减少行政审批项目的精神，做好计算机信息系统集成和信息系统工程监理市场监管工作。12计算机软件保护条例中华人民共和国国务院令第632号国务院228、013年1月30日为了保护计算机软件著作权人的权益，调整计算机软件在开发、传播和使用中发生的利益关系，鼓励计算机软件的开发与应用，促进软件产业和国民经济信息化的发展。13关于进一步鼓励软件产业和集成电路产业发展企业所得税政策的通知财税201227号财政部、国家税务总局2012年4月20日对于符合条件的软件企业给与所得税减免优惠。14国务院关于印发进一步鼓励软件产业和集成电路产业发展若干政策的通知国发20114号国务院2011年1月28日继续完善激励措施，明确政策导向，优化产业发展环境，增强科技创新能力，提高产业发展质量和水平。15国务院关于加快培育和发展战略性新兴产业的决定国发201032号国29、务院2010年10月10日明确培育和发展战略性新兴产业方向，突出重点。三、档案整理行业现状随着我国经济建设的高速发展，目前我国的档案管理情况也得到了较好的发展，档案管理现代化的普及情况较为乐观，目前已经具备了一定的水平。虽然我国的档案管理现代化得到了较好较快的发展，但是由于我国经济建设以及社会的发展速度较快，仍然有很多方面在进行档案管理现代化的过程中因为经验不足等问题出现一系列的问题，造成较大的隐患。（一）档案管理的重要性1.促进企业科研技术发展企业的发展离不开先进科技的支撑，这就要求广大的企业职工在工作实践中要不断地进行先进技术的探索，利用现代化的科学技术为企业的发展服务。科技信息的收集管理30、，开发利用科技档案资源，将科研计划管理与档案管理相结合，挖掘科技档案中实用的科技信息，使之成为科研立项、实施以及科研成果投入生产的重要依据。充分利用科技档案，开发、推广和应用科研成果，加快新产品研究的进度，通过对企业新产品研究成果的学术交流，逐步推进企业的科研技术水平。2.促进企业生产效率提高人事档案是企业档案管理的组成部分，专业性很强，也是评价和衡量企业员工工作效率的重要依据。作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映。人事档案资料信息的利用率高、时间性、实用率强，必须在短时间内做好收集、整理、登记、分类、贮存和档案的利用等工31、作，利用好人事档案，有助于企业根据人才的不同特点，合理的使用人才，把员工在工作中形成的信息资料进行全面系统的收集和分析，及时准确的向企业决策者提供有价值的人事信息。为企业领导加强企业管理，进一步总结提高企业管理水平提供可靠依据，在提高企业生产效率方面起到至关重要的作用。3.促进企业生产设备管理生产设备管理直接关系到企业效益，完善的企业生产设备档案为企业全面、准确地了解设备购置使用情况提供了可靠的技术凭证，也为设备的正常运转提供了保障。设备档案在大型仪器的引进和维护中能起到不可低估的作用。充分利用设备档案考查，了解设备使用频率及使用寿命，为购置新的生产设备提供及时、准确的信息，避免生产资源浪费，32、是提高企业生产效益的重要途径。（二）档案管理现状及存在的问题1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。2.各类别档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限33、不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得各类档案交接工作前后脱节，出现档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致档案的不完整。4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对各类别档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档34、案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是档案管理人员基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。5.档案管理人员对各类档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致档案材料不全或缺失。6.档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅各类别档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使35、用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。（三）档案管理工作思考及对策1.观念创新，使档案在服务中发挥经济效益.（1）要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。随着星星的产业结构逐步调整、优化，整体的技术含量也在不断提高，生产品种也从原来单一的冷柜到冰箱、空调、便洁宝、电脑、数码、光电等高端科技产品，为接收和管理好这一类科技档案，档案人员应转变观念，不要在办公室坐等，要主动请教有关技术人员，深入生产车间，熟悉了解生产经营工艺流程，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案、资料做到“胸中有数”。（2）要确立档案是资产的观念，在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，36、都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例，从设计试制到品牌的创立，无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上，比如，星星从十八年前只有几十人的手工作坊式小厂，发展到现在年产值几十亿元的规模，其创业的经验、历程，是难以用金钱买得到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。认识到档案是资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。2.要讲究档案利用服务工作的艺术性。利用者在利用37、档案的过程中所产生的一系列心理活动，有积极的一面，也有消极的一面，档案服务工作者在适应利用者的积极心理和引导利用者的消极心理转化的过程中，有一个服务的技巧问题，也就是说，要针对利用者的心理活动，注意服务工作的艺术性。应讲究档案利用服务场所布置的艺术性。档案利用服务场所是档案馆为利用者提供的工作环境，环境氛围的好坏直接关系到利用者的心理情绪。所以服务场所布置的整齐、美观、庄重大方；阅览桌椅的安排应整齐、宽敞、高度适宜；检索工具与参考资料柜等设备放置的合理、有序，便于查找室内要经常保持清洁、充足的光照和良好的通风条件必要的制度等在写法和张贴上应给利用者以亲切感，如“吸烟请到休息室”等。总之，要调动38、一切手段，为利用者创造一个和谐、优美、安静和适宜调卷、专心查阅和研究的宽松环境，使利用者得到一种整洁、明朗，仿佛置身于文化殿堂的感觉。3.建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。4.积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料39、要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。5.提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集40、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。6.加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。7.要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济41、大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。第二节 项目需求分析（根据项目实际情况修改）一、项目概述分析（一）项目预算理解本项目财政预算金额为XX元（人民币）。（二）项目概况理解1.项目背景：档案管理工作是XX单位各项工作的基础。XX单位在日常活动中，形成了大量的业务档案、文书档案、会计档案、人事档案和其他档案。根据档案管理的有关要求，为实现档案的规范化和数字化管理，需对日常工作中产42、生的各类档案进行同步整理、扫描，形成数字档案提供查询利用，提高档案服务能力和水平。2.项目整体情况：XX单位目前保存的这些档案资料中，大部分均已由单位工作人员打上页号；已打印文件材料清单（相当于卷内目录）。该单位工作人员在日常工作中时，已将该纸制档案高清拍照并保存在单位系统中；但大多数电子影像需图像处理。该单位档案类别及数量详情如下表：序号档案类别预计数量（卷/份）预计每卷档案页数1业务档案2文书档案3会计档案4干部档案5其他档案6.整理、扫描场地由招标方提供，且场地的相关安保设施等需符合档案局的检查要求；档案整理工作中的所有设备、工具、维修与耗材费用（包括卷皮、档案盒、不锈钢装订夹、复印件等43、）等均由中标方承担。（三）项目目的及目标理解完成存量的业务档案、文书档案、会计档案、人事档案和其他档案约XX万卷（份）的整理、补录、补扫描及电子影像的图像处理与复核工作。（四）项目依据及参考标准理解1.中华人民共和国档案法。2.归档文件整理规则（DA/T22-2000）。3.档案著录规则（DA/T18-1999）。4.XX地区档案与文件收集利用条例。5.纸制档案数字化技术规范（DA/T31-2005）。6.XX单位业务档案整理规范。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到XX市档案馆进馆质量要求。（五）项目采购范围理解中标方通过人员、设备、技术、管理等，对接收的实体档案进行专业化的归档、整44、理、著录、扫描等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库。（六）项目完成期限理解项目完成期限为自合同签订之日起XX个月。（七）付款方式理解按招标文件相关规定进行。二、技术要求分析（一）归档、整理、扫描工作流程和服务内容理解。1.档案接收：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。2.编档号：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。3.组卷整理：包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。中标方应严格按照档案整理规则（DA/T22-2000）进行整理。4.部分著录：在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录45、。中标方应严格按照档案著录规则（DA/T18-1999）进行著录。5.扫描：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。6.总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致；检查接收记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、扫描等各工序是否符合档案整理、著录、扫描要求，是否符合XX市档案馆进馆要求。7.入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。8.协助档案管理工作：协助档案室查档、库房整理及与档案相关的其它工作。（二）扫描图像质量要求理解。扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像46、清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：1.图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。2.图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。3.字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。4.图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。（三）档案装订要求理解。档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：1.遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。2.档案装订应按照历史档案原有的装订方向进47、行，不可更换装订的位置。3.对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。（四）档案装具、卷盒要求理解。档案卷皮、卷盒的制作，参照国家档案局“DA/T24-2000无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板”标准制作，其它装具必须符合国家关于档案整理装具的要求。招标方将中标方提供的每一批次进货中抽检档案卷皮、卷盒、装订的装具送往相关质检部门质检，如发现不合要求的，责令中标方更换，直到符合要求为止。（五）主要设备及工具耗材要求理解。1.台式电脑、高速扫描仪、复印机、打印机（3幅面）等，具体数量由中标方根据工作量自行考虑，前述设备由中标方提供2.设备所需工具耗材由中标方48、提供，符合国家关于档案扫描工具耗材的要求；设备维修费用由中标方承担。3.按招标方的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。（六）数字化上传要求理解。档案完成数字化扫描后，条目数据和原文数据都应在规定时限内由本地上传到中心服务器；档案数字化加工应用管理软件是由招标方提供。（七）档案整理安全保密、规范性要求理解。将归档资料全部按规范整理、扫描入库，要求安全、保密、规范。中标方需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与招标方签订保密承诺书。1.安全保密性：保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。2.规范性：在招标方提供整理、扫描的软件环49、境中，中标方必须有严格的操作规范流程。在档案的清理、整理、扫描、加工过程中，必须严格遵守招标方的相关档案管理制度，在档案的清理、扫描、加工的各个环节均应进行详细的登记，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；经过整理、扫描的档案，保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。3.中标方由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，除赔偿一定的经济损失外，情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。具体如下：（1）损坏一卷档案承担违约金1万元；外泄档案内容，经查实一次承担违约金5千元；丢失档案一卷承担违约金10万元。（2）以上情况出现，招标方有权解除合同。（3）中标方因档案的损坏、遗失或内容外泄50、等对招标方造成重大损失的，按档案相关法律，追究中标方相应法律责任。三、管理要求分析（一）组织实施要求理解中标方应结合采购方的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理管理规定及操作流程，以确保档案整理规范、符合进馆质量要求。并要求项目负责人和核心技术人员常驻招标方现场。（二）项目人员安排要求理解投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员，不得随意更改，否则视同违约。本项目要求安排项目负责人1人，主要技术人员不少于10人，中标方需按要求确保岗位人员的稳定性。项目负责人及主要技术人员情况将作为评分考察的重点内容。（三）项目验收要求理解招标方指定质检员对档案文本实51、体、电子数据抽样甚至逐件检查，保证质量；掌握整理、扫描的进度和数量统计。对符合入库要求的档案由双方在入库单上签字确认，作为当批量档案整理、扫描完成的验收凭证。项目具体验收要求如下：1.按照XX市档案质量标准及XX市XX单位对专业档案的规范化整理、扫描要求进行整理、扫描处理，保证原档案的完整性。2.确保在整理、扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。3.符合国家标准纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）。4.保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。5.生成的档案扫描分辨率不低于200dpi，彩色。6.档案扫描图像去黑边、图纸扫描图像去蓝底。7.生成的数字化档案，分辨清晰、图像清楚、密级设置52、无误，满足档案数字化的规范要求。8.档案文本实体与档案扫描影像数据一一对应。9. 招标方按批次提供案卷给中标方。招标方对中标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到98%、招标方可提供下一批次案卷，但中标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于98%，招标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，招标方将该批案卷全部退回给中标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标方负责。（四）项目结算和违约责任理解1.结算：项目结算时，各类档案的中标综合单价不变，实际完成的数量发生变化时，按市政府采购相关管理规定执行。2.违约责任：对中标方达不53、到合同时限要求的，中标方承担以下违约责任：（1）未按时限要求完成的量在100卷内（含100卷）的，违约金人民币1000元；（2）未按时限要求完成的量在100卷以上，1000卷以下（含1000卷）的，违约金人民币10万元；（3）未按时限要求完成的量在1000卷以上的，违约金10万元外，解除合同。四、报价要求分析（一）投标单价：本项目投标单价为各类档案采购数量的整理、扫描综合单价，以实体档案卷（份）数为准。（二）投标方所提交的报价详细构成必须满足以下要求：1.明确各类档案的每卷档案整理、扫描综合单价。2.预计数量仅为初步估计，合同执行时的最终数量以实际结算为准。序号档案类别预计数量（卷）综合单价（54、元/卷）1业务档案2文书档案3会计档案4干部档案5其他档案6.3.投标方所报的各类档案整理/扫描的综合单价应包括（且不限于）直接费、间接费、设备费、设备维修费、材料费、耗材、各种管理费、利润以及税金等全部费用。投标方中标后不得在原报价的基础上再提出任何增加费用的要求。4.档案单位（卷）定义：原则上一次业务办理过程形成的文件组成一个案卷，实体按业务类别分类，并按档号顺序整理立卷排架。无论材料多少，均以一次办文编号组卷。5.报价币种为人民币。五、注意事项分析1.中标人不得将项目非法分包或转包给任何单位和个人。否则，采购单位有权即刻终止合同，并要求中标人赔偿相应损失。2.投标人若认为招标文件的技术要55、求或其他要求有倾向性或不公正性，可在招标答疑阶段提出，以维护招标行为的公平、公正。3.投标人使用的标准必须是国际公认或国家、或地方政府颁布的同等或更高的标准，如投标人使用的标准低于上述标准，评标委员会将有权不予接受，投标人必须列表将明显的差异详细说明。4.投标人所提交的投标文件对技术参数和各项要求的响应性应列出具体内容。如果投标人只注明“符合”或“满足”，将被视为“不符合”，并可能严重影响评标结果。5.按照市档案局文件要求，本项目不得外包给有外资背景或外籍人员的公司。第三节 项目的重难点分析及解决方案一、人员流动风险及解决方案档案服务外包工作既是知识密集型也是劳动密集型产业，项目组工作人员的稳56、定性成为了制约项目实施成败的关键因素。人员业务水平不高、责任心不强及人员流动性过大等因素都有可能会导致项目失败的风险。我公司将会从公司现有员工中，挑选最熟练、最精干的项目组人员，组成一支技术娴熟的骨干加工队伍，作为项目组的中坚力量；挑选对计算机软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运作。做好和用户的沟通工作，保证本项目的顺利开展。根据我方人力资源政策与项目管理相关规定，项目组的任何员工辞职必须至少提前1个月向项目经理及部门负责人提出书面辞职申请。公司在接到员工辞职申请后，要在第一时间由项目经理与辞职员工积极沟通，对绩效良好的员工努力挽留，了解离职原因，反馈问题。员工提出辞职获批准，部门将保证57、至少提前一周通知客户员工离职事宜，员工应按规定办理相应的离职审批手续，首先应办理项目的工作移交手续，项目经理应安排项目组其他人员接替其工作和职责，并经客户方签字认可，为保证工作的连续性。项目经理重点负责审查辞职员工以下方面情况：项目文档、资料、源程序、电脑、办公用品及其它公物的完全移交；审查其了解项目机密的程度；审查其负责工作、进度、成果物移交的完整性和有效性。其次，针对本项目的重要性特点，除采用相关福利与激励措施外，部分项目组成员采用以下策略保证项目组的核心成员的连续性和稳定性，从而降低人员流动对项目带来的风险，保障项目顺利地成功实施。具体策略如下：项目经理AB角制度：项目经理是项目管理中最58、重要的角色，其能力与稳定性都直接决定项目的成败。我们除采用公司内部选拔的方式选用最优秀的人员担当该项目的项目经理一职外，将同时选拔一名项目副经理（项目主管）协助项目经理承担部分的工作。一旦人员有变动可能性，及时调整和进行人员的补充工作，全面确保不对项目的进程和项目质量产生不良影响。核心岗位双兼制度：除项目经理外，项目的关键成功因素就是项目组内的核心岗位和成员。这些岗位人员的稳定与否也严重影响项目的工期与成败！因此，我们在项目角色明确分工的基础上，采用相邻岗位双兼替补制。当某个岗位有员工流动，将从其它小组中选拔补充；项目组成员充足略剩原则：由于项目工期和工作量是一定的，未来如何很好地保证和提升项59、目实施水平，提前完成项目，所以我司在人员构成、岗位设定上采取充足略剩原则。即使人员流动将造成项目组成员部分岗位的临时空缺，但是不影响项目的正常运营。而且，项目部门采用项目组成员随时流动，随时增补机制。其选拔机制与前期项目组成员选拔方式相同。并且，为保证新增人员迅速展开工作，在项目进行过程中，部门将同步组织项目内容学习与培训。当项目组有员工离职时，及时寻找合适的替补人员进行工作交接。我公司采取“定人定岗”的配置原则，决不任意调拨已确定好或者正在实施的工作人员，最大限度确保所实施项目人员的稳定性。如出现员工个人主动离职的情况，我方将及时进行人员补充及培训，保证项目组的人员稳定并向采购方如实汇报情况60、。二、设备风险及解决方案我公司专业从事档案整理、数字化扫描加工业务多年，对于项目必须用的设备，有着较为充足的储备，公司配备有专门的设备维护组，不管是购置全新的硬件设备还是使用已有的设备，项目组配备有专门的硬件工程师对项目所使用的电脑、打印机及扫描仪等硬件设备定期进行维护和检修，发现问题及时维护和修理，确保所有的硬件设备性能处于最佳状态。对项目临时出现的设备使用问题，情况紧急的可以从就近的项目实现紧急调配，其他情况可以实现12小时内派设备维护工程师进行上门维修。同时我公司设备维护组还配有电脑、打印机、扫描仪等备机一批，项目上正在使用的硬件设备需要较长时间维修的，可先用备机顶替，避免因硬件检修、更61、换配件等问题带来的阻工误工，将由于硬件问题而造成不必要的时间浪费风险降到最低。三、项目工期风险及解决方案关于项目的工期采购方都有着严格的时间要求，没有制定好可行的工作计划和进度安排，加上其他各种可能出现的风险因素，就很有可能会导致项目不能再采购方要求的时间内实施完成。我公司在项目组正式进驻前将会先派出项目经理和采购方的相关负责人就项目的详细情况、具体需求等事项进行详细沟通，并向采购方提交详细的切实可行的工作计划和工期进度安排。在项目正式开始实施后，在工作过程中根据实际情况对原先制定好的工作计划和进度安排不断进行调整和改进，对各项工作进行统筹安排，最大限度地提高工作效率。确保项目在采购方要求的时62、间内甚至提前完成实施。如果项目确有工期问题，我司亦可通过从其它项目抽调增加项目人手和设备来保障本项目的工期。四、项目管理风险及解决方案我公司专业从事档案整理、数字化扫描加工业务多年，对项目管理有培养大量的有着实际项目管理经验的基层管理人员，同时也积累了大量的项目管理工作经验。首先，我司对每个项目都有着岗位责任清晰明确的组织管理架构，从项目经理到项目组所有成员都有着明确的职责划分，从组织管理、过程管理到绩效管理都有着成熟完善的管理机制，避免因管理不到位而带来的项目风险。其次，我司对项目的日常管理也避免了部分的项目管理风险，除加强对项目组工作人员技能培训，项目成员每周需对工作进行总结，发现错误，及63、时进行纠正改进。再次，有项目经理统筹安排好各个环节的人员并掌控工作进度，保证工作环节的顺利交接，提高工作效率。最后，公司高层着手加强对项目的组织管理，及时掌握项目进度动态和人员动态；加强对项目人员的绩效管理，引入合理的奖惩激励措施，提高员工的工作积极性；加强对项目组的过程管理，及时发现问题及时更正，避免因管理松懈和不到位而造成的效率低下，将项目管理方面可能出现的风险降到最低。五、泄密风险及解决方案档案涉及到采购方的重要信息，一旦泄密后果将不堪设想。因此，所有的档案工作者都有责任对档案及其信息安全保持高度的警惕性。在项目正式开始实施前我公司将组织项目组所有成员进行安全和保密意识培训，在项目正式运64、行后也要不定期开展安全保密培训，通过反复培训强化项目组所有工作人员的安全保密意识，杜绝意外和泄密事件的发生。在项目实施过程中严格遵守档案加工的各项规章制度，对加工流程的各个环节进行监控，不留死角。同时邀请采购方派出专人进行安全监督，定期展开安全检查。多管齐下确保档案信息的安全，杜绝泄密风险的发生。第二章 项目整体服务方案第一节 项目实施工作计划为保障XX单位档案整理扫描服务项目能够如期按照XX个月的要求完成（稍提前完成），我司计划将本项目的实施分为五个阶段：第一阶段为项目准备阶段、第二阶段为项目试运行阶段、第三阶段为正常运行阶段、第四阶段为项目收尾阶段、第五阶段为项目验收阶段。详细的工期进度见65、工期计划安排表：一、项目总体工期计划安排表项目总体周期按XX个月，每个月按XX个工作日计算，完成本项目所有工作日为XX天。本项目时间工作时间按XX天核算，详细工期计划安排如下：项目阶段工作描述时间天数时间跨度计划完成数量备注项目准备阶段人员、设备、场地、需求调研、实施标准、流程、实施计划确定等不计工作产出项目试运行阶段档案整理、扫描每日完成XX万卷项目正式运行阶段档案整理、扫描每日完成XX万卷项目收尾阶段档案补充整理、补充扫描主要内部质检项目验收阶段扫描验收验收总结二、项目各个阶段工作安排项目阶段工作安排时限责任人工作描述项目准备阶段项目组组建项目经理合理调配人员项目成员分工项目经理人员的分工66、协作初安排工作场地软、硬件布置项目经理场地布置项目人员专业知识培训项目经理知识培训保密培训及保密协议签订项目专家签订保密协议项目技术人员调研项目专家确定工作范围项目人员食宿安排项目经理做好食宿准备项目需求再沟通项目专家确定工作计划项目人员及设备进驻项目经理10人项目试运行阶段项目试运行（流程优化）项目经理包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和刻盘各环节顺利运转。项目正式运行阶段项目正式运行（优化人员配置）项目经理主要优化项目的人员配置及分工协作项目收尾阶段项目收尾（质量核查）项目经理主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。项目验收阶段项目验收（交接）项目经理双方67、共同对项目扫描成果进行总体验收及总结三、详细项目工作计划及部署为保障项目整个过程的顺利进行，项目各阶段的工作安排我司做了详细的部署和计划，主要由以下9点构成：1.人员设备准备：严格执行投标文件中承诺设备和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。2.项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。3.需求详细调研：我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多68、年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。4.实施标准确立：项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。如有必要，档案整理及数字化标准确立可以邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。5.实施流程设立：项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量69、，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案工作30年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。6.项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。7.项目正式运行工作：包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和刻盘各环节顺利运转。8.项目收尾工作：主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。9.项目验收工作：双方共同对项目进行总体验收及总结。（一）项目启动1.启动程序（1）签订保密协议档案是客户的核70、心资产，保障档案的安全是我司首要考虑的工作，我司严格要求档案管理人员和利用者树立保密观念，贯彻执行档案法和保密法，共同保守档案机密。在项目正式进场前，我司会安排专门的档案保密培训，同时与每个员工就本项目签订项目保密协议。全面对客户的档案保密进行负责。另外，我司也会与贵方签订正式的项目保密协议，包括但不限于项目实施过程中、实施后期项目所有商业秘密。（2）项目需求调研我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项71、目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。（3）实施标准确立项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。（4）实施流程设定项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案工作10年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。（5）制定实施计划实施标准和实施流72、程设定好后，我司项目经理会根据项目的实际情况制定具体的项目实施计划，项目实施计划需与客户方进行详细比对并确定。项目实施计划一旦双方签字确定，我司会严格按制定好的项目实施计划进行项目的实施工作，推进项目的具体进程工作。2.项目启动工作安排工作安排时限责任人配合人项目组成立项目经理项目成员分工项目经理工作场地软、硬件布置项目经理项目人员专业知识培训项目经理保密培训及保密协议签订项目经理项目技术人员调研项目经理项目人员食宿安排项目经理项目需求再沟通项目经理项目人员及设备进驻项目经理注：为保障本项目按照招标人的时效要求快速进入正常运转状态，以上事项可能多个事项同时推进进行。确保项目组能够在5个工作日内73、完成各项项目进场准备工作。3.项目启动会议项目启动会议的内容：（1）召集项目有关人员开会正式宣布项目正式开始（2）介绍项目的背景，目标，组织结构（3）确定项目参与各方的职责和工作范围（4）规定项目的沟通模式（通常情况/重大事件）（5）协商项目各方的相关联系方式（二）项目实施进度计划根据招标文件的要求，本项目的服务协议期限为自合同签订之日起XX个月。本项目实施进度表中所列时间从合同签订之日算起。项目阶段工作安排详细说明工期项目准备（合同签订后5天内完成人员配备、培训及正式进场工作）人员设备准备：严格执行投标文件中承诺的时间和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。准备工作包括人员准备74、和设备准备：人员准备工作及人员基础性培训工作。项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。本项工作需要客户相关负责人给予支持和配合。项目试运行需求详细调研：详细调研客户方对于项目的期望和目标，工作的内容及数量等安排档案专家1名详细与客户方负责人进行调研，制定详细的工作计划。实施标准确立：档案整理及数字化标准确立邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准必须由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。我方负责所邀请专家的全部费用，完全符合各项标准与要求，确保档案顺利移交。实施流程设立：我方参考已确认标准进行项目75、试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。我方将及时处理工作中的各项问题，此阶段工作量将处于逐步提升工程中。项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。我方负责制度出本项目的工作计划，供客户方审核通过后正式按照项目计划进行项目运行和管理工作项目正式运行项目正式运行工作：包括档案整理、录入、质检各环节顺利运转。项目正式运行期间须保证每日完成计划的工作量。项目收尾项目收尾工作：主要进行项目内检工作，包括邀请相关专家协助内检并完善。项目收尾阶段的内检工作，进一步确保项目工作的质量。项目验收项目验收工作：双方共同对项目进行月度验收76、总体验收及总结。按照项目整理验收标准进行项目验收。项目管理项目管理工作：包括项目各环节监控、质检管理、人员管理和绩效考核管理。项目管理过程中须及时做好设备维护和人员储备更换工作。项目实施全周期四、其它保障工期的相关配套措施任何项目的实施均存在一定的风险，为保证本项目的按照工期进度顺利完成实施，我司将从以下五个方面限制风险的发生。1.我公司将从公司现有工人中，挑选最熟练、最精干的扫描加工人员，组成一支强劲的档案整理、扫描加工队伍，挑选对计算机软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运作。做好和用户的沟通工作，保证工作协调，利于业务的开展。2.我公司配置性能稳定的扫描仪及电脑等硬件，减少由于硬件77、问题而造成不必要的时间浪费。3.我公司在合同签订后提交详细的工作计划，并在工作过程中不断进行改进，对各项工作进行统筹安排，最大限度提高工作效率。4.双方加强对工作人员技能培训，每周对工作进行总结，发现错误，及时进行纠正改进。协调好各个环节的工作进度，保证工作环节的顺利交接，提高工作效率。5.双方加强对工作人员进行安全和保密意识培训，杜绝意外和泄密事件的发生。严格按照数字化加工的各项规章制度，对工作人员进行约定。第二节 归档、整理、扫描实施方案一、项目实施总体思路实现XX单位档案整理扫描服务项目档案资料的规范化整理和扫描，既是一项劳动密集型的巨大工程，也是一项涉及方方面面、各个环节的系统工程。X78、X单位档案整理扫描服务项目数量大，工期长，任务重。在本项目实施过程中，首先我司将派驻一名有XX年档案工作经验以上的档案专家进一步调研情况，与客户方沟通项目的实际情况，优化项目的实施方案并提供给客户我司最终优化的项目实施方案，避免标准不同导致的重复工作，充分体现高效工作，实现边整理边鉴定，保护好纸质档案原件；其次，我司会制定出适合项目实际情况的严格的出入库制度和保密方案，做好档案电子化流程控制，做好实物档案保管和电子化信息备份工作，保证电子化数据及原始档案资料的安全；再次，我司严格控制档案整理、扫描质量，做到加工准确率为100%。二、项目实施服务原则按照建立和谐社会的要求，XX单位档案整理扫描服79、务项目工作需遵循如下原则：1.在充分利用原有基础，尊重和维护档案的本质属性，保持档案文件之间的历史联系；2.依照XX单位档案的业务程序、遵循文件材料的形成规律、保持案卷内文件材料的系统联系；3.结合保管期限划分，以便于档案安全保管和提供利用；4.充分尊重和利用原有的整理、录入和扫描结果。三、项目依据及参考标准（一）档案管理主要法规1.中华人民共和国档案法2.中华人民共和国档案法实施办法（二）业务标准与技术规范1.归档文件整理规则（DA/T22-2000）2.档案著录规则（DA/T18-1999）3.XX单位档案与文件收集利用条例4.纸制档案数字化技术规范（DA/T31-2005）5.国家档案局80、中央档案馆关于移交进馆档案质量检查办法6.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定7.档案交接文据格式（GB/T13968-92）8.档案分类标引规则（GB/T15418-94）9.中央档案馆电子版档案数据接收规范（试行）10.电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）11.XX单位业务档案整理规范。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到XX市档案馆进馆质量要求。四、归档、整理、扫描操作流程（一）档案接收项目招标文件要求：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。我司将严格按照归档案卷相关材料接收标准和XX市档案局的81、相关归档要求接收案卷。1.对档案资料的完整性进行检查，将档案从客户方的档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。2.对接收的档案登记移交清单，按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒（卷），不出现漏登记或重复登记。由用户单位和加工方专人在出库移交清单上签字确认。3.对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数，对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与用户提供的电子/纸质的接收清单在加工方的生产加工管理软件档案接收模82、块中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理等工作。我司考虑到客户方提供的加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。（二）分类编号项目招标文件要求：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。我司依据归档文件整理规则（DA/T22-2000）对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用，设定的大类和子属类，并根据本项目的实际情况设置，未合内容另增设新类。大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。并依据招标人的具体相关要求和法律法规做出实际的调整。（三）组卷整理项目招标文83、件要求组卷整理包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。中标方应严格按照档案整理规则（DA/T22-2000）进行整理。我司详细工作内入如下：1.原件拆卷自备拆装工具，严格遵守相关业务规范，注意保护原件，不能损坏；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错；根据需要，进行文件的整理；多页粘贴在一起，要分开单独处理，注意浆糊黏附的位置，小心处理，严禁破坏档案原件的行为。工作统计登记，责任到人。2.案卷分类依据归档文件整理规则（DA/T22-2000）设定的大类和子属类，并根据本项目的实际情况设置，未合内容另增设新类。大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。并依据招84、标人的具体相关要求和法律法规做出实际的调整。3.组卷在分类的基础上，将各类（属类）范围内的文件材料组成案卷（由互有联系的若干个文件组成的档案保管单位），案卷的基本要求是：卷内文件材料齐全完整；保持卷内文件材料之间的有机联系；卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用。（1）卷内文件材料齐全完整指每篇文件材料的定稿和印件、多种文字稿本，每份文件材料的正件和附件及其页数都应齐全完整。（2）保持卷内文件材料之间的有机联系将具有共同特征的若干份文件材料组合成一个案卷。文件材料之间的联系主要有以下几种：1）文件材料在内容特征方面的联系；2）文件材料在责任者特征方面的联系文件材料在时间特征方面的联系；3）文85、件材料在文种特征方面的联系。（3）卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用若案卷太厚，不便于装订、查阅、复印、保密；若案卷太薄，文件比较零散、同一问题的文件不太集中不便于利用，又浪费卷皮，增加装订工作量。所以，案卷厚薄要适中，一般在20至150页之间为适。4.修裱粘贴为保证XX单位档案整理扫描项目的顺利进行，必须对部分已破损的档案进行修裱粘贴。档案修裱的基本流程主要包括修裱前整理、修裱、修裱后复原装订。（1）修裱前整理档案修裱前，首先是对案卷拆开、去钉、除霉、理顺页码，对仅是补洞或需要整张托裱的纸张进行分类。（2）修裱对破损较少的档案进行手工补洞；对破损严重或脆裂的档案进行整张托裱。（3）修裱86、后复原把修裱后的档案，经过整理加工处理后，按档案原样进行装订。5.重复页的抽离及废纸处理档案整理处理过程中对于有重复页的情况，按照实际情况取其中较为完整的予以保留，对于抽离的重复纸张统一集中保存，交由招标人处理。档案整理处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专责人员对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才清出工作场地。6.盖章按要求加盖档号章并在合适的地方填写内容。7.填写封皮按要求填写封皮。8.填写盒脊按要求填写盒脊。9.打印依据各类业务项目专业分类表中规定的单位代字、科研代字、项目代号、专业代字、顺序号、支号等。文字材料档案编号结构形式与实87、例。图纸档案编号结构形式与实例。卷内目录按照统一个格式填写，文号写全称，需注明年代，提名单的年月，日期，页号需按标准书写，页面需整洁，附卷内目录打印模板。确定案卷目录和案卷封面所有项目是否正确，档案封面的纸张和字迹要求符合规范。安排专人打印卷内目录、案卷目录、封面、卷内备考表、封面标签及脊背标签等。（四）信息著录项目要求：在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。中标方应严格按照档案著录规则（DA/T18-1999）进行著录。对数据与实物进行对比检查，发现目录信息不全，进行补录入，系统提供了常用项便捷录入，可直接在常用项上双击就可完成录入。若常用项里没有也可手动在目录名中进行输入88、，然后点击增加按钮直接添加。我司信息著录方式方法如下：1.按原目录编目、系统录入按照国家档案局档案著录规则（DA/T18）和XX市档案局的要求（即上述案卷目录和文件级目录要求）进行著录，建立档案目录数据库。并将档案档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。2.自拟目录编目、系统录入按照国家档案局档案著录规则（DA/T18）和XX市档案局的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。3.目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对（一稿双录，人机校验）的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据89、应要求进行修改或重录。4.一稿双录、人机校验同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来（显红），且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。目录数据编目、系统录入人员，认真地逐条核对，在采购单位管理人员的指导、监督下，进行更正，差错率不得超过1%；根据整理核对人员的差错报告，若是目录室的目录错误，则在采购单位目录管理人员指导下，进行更正，确保目录室目录准确无误。五、档案扫描项目档案扫描要求：包90、括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。我司档案扫描主要工作有：（一）档案扫描1.采用专业文件扫描仪和采用A3幅面以内的高速、平板扫描仪，如尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪（AO）。确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。2.严格遵守并达到国家标准：中华人民共和国行业标准（DA/T312005）纸质档案数字化技术规范。3.文件的存储格式为TIFF多页文档或者PDF多页文档格式。4.黑白页面扫描为黑白模式，彩色页面扫描为彩色模式，根据原件清晰程度，根据需要，个别采用灰度或真彩扫描，分辨率一般为300dpi，对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为300dp91、i或更高。对于纸质较差的原件，不允许采取连续进纸方式扫描，只能单张扫描。差错率不得超过1%。5.扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页图片命名及组成符合相关规定及采购人的要求，差错率不得超过1%。（二）图像处理扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：1.图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。2.图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。3.字迹洇透：92、采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。4.图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。5.对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；保证图像端正、清晰、无黑边，图像倾斜度不大于2度、对图像中的污点进行清除（不对图像内容进行修改），图像在50%的比例下浏览看不到电子档案污点。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。当发现图像折叠、变形、不清晰时必须对图像重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。对通过扫描取得的档案图像要进行93、必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料不重复、不遗漏、清晰无边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示和原样打印的清晰识读。（三）二校处理1.图像校对图像校对主要是和原件进行比较，若发现扫错、多扫、少扫等现象，及时进行补扫。2.污渍、黑边、偏斜、纠偏处理数字化加工系统会根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动轻度、中度、高度去污，对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、自动进行偏斜校正处理。系统支持局部去污、并能对不能够自动处理的页面进行单页多次修正。对图像进行纠偏，图像偏度不得大于1度，图像处理人员在发现扫描不合格的文件，进行登记后交扫描人94、员处理，双方签字确认后的表单留存备查。使因扫描造成的不合格图像及时返回上一生产流程。3.全文页面及局部文字的加深和变浅图像处理人员在进行图像处理时，遇到扫描获取的图像数据因原件存在清晰度欠佳的情况，可提高图像的清晰度。如遇到原资料的字间距和行间距过密的页、或文字较深或较浅的复印件、传真件、手写稿等字迹不清楚的资料，所获取的扫描图像都可进行修正处理，确保文字及图像信息清晰可辨。4.批量上载将扫描完成的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接档案查询软件系统。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的95、批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100正确。5.合卷处理扫描图像文件扫描加工过程中形成的图像成品，按照实体档案特点进行合卷处理，合卷处理需保障合卷的准确性。六、质量检查（一）检我司安排专人对XX单位档案整理扫描项目成果进行质量检查和把关。检查样本为每份业务档案全部的内容。质检包括以下几项：1.按整理单上的记录，检查每册档案是否符合整理规范。2.每册工程、案卷及卷内目录信息否正确。3.每册内容是否齐全，排序、页码是否正确。4.档案原件装订还原质量。5.扫描图像质量。6.图像挂接质量。7.对于工程图纸折叠是否规范，是否符合国家和采购人相关标准。如质检结果有一项与标准不符96、，抽检结果标记为“不合格”，打回去给扫描组重新对档案进行整理或数字化扫描。工作分类质检项目整理、装订1.档案实体资料完整；2.案号；3.整理文件、装订、装盒顺序；4.页码；5.保持同一份文件的完整；6.漏装订；7.托裱平整去钉；8.说明、标注；9.图纸折叠；10.附件。数据采集、著录与工作要求保持一致。（二）检（项目抽检）经过专业档案质检人员质检无问题后，我方安排项目经理对本项目数字化的成果进行抽样检查，做好质量的把关。抽检样本必须按照100%的比率进行复核。抽检包括四方面：1.案卷及卷内目录信息核查质量；2.档案原件装订还原质量；3.扫描图像质量；4.图像挂接质量。如质检结果有一项与标准不符97、，抽检结果标记为“不合格”，打回去给扫描组重新对档案进行整理或数字化扫描。（三）质量检查通过客观软件系统实现以上各级质量检查人员可以很方便从系统随机抽取著录档案信息，核对是否有误。1.电子档案质量检查（1）点击校验系统中的“下载”按键，将扫描系统上传过来的扫描图片资料下载过来。（2）点击“下载”按键，系统会跳出受理单号选择框，选择好需要下载的受理单号图片资料，然后点“确定”键下载成功，如下图所示：（3）扫描员根据下载下来的扫描图片的条形码对应于手中的纸质资料来检查图片内容是否一致，扫描效果是否清晰和完成，如果出现异常情况，扫描人员需将整个受理单的资料全部进行删除，进行重性扫描，如果无异常出现，98、所有资料都通过了质检，扫描人员可以点击“保存上传”键，将整个受理单内的扫描图片上传提交。2.实物档案质量检查（1）在系统的“实物档案管理”栏点击“档案检查”，进入归档人员对卷宗进行归档前的最后检查操作界面。（2）在需要归档的卷宗号前“打”，然后点击“打开卷宗”键，将此卷宗打开。（3）在卷宗的总页数框内填入正确的页数，然后点击下面的“检查”键，检查操作完成。（4）录入完毕后进行检查，如发现页数有误则对实物进行核对后再进行修改检查确认。七、装订装盒档案整理扫描成果经过检、检无误后，我司安排专人对档案进行装订装盒的工作。档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：1.遵循尽可能保持99、档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。2.档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。八、总体检查（一）检（总体质检）经过项目经理抽检无问题后，我司对档案进行盖盒、装订、装盒工作。随后我方安排项目负责人对本项目的成果进行总体检查，检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致；检查接收记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、扫描等各工序是否符合档案整理、著录、扫描要求，是否符合XX市档案馆进馆要求。项目负责人总检的比例不得低于10%，质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”，100、总体检查无误后再交由XX市档案局验收专家组成员对我司数字化成果进行最终验收工作。（二）阶段验收招标方对中标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到100%、招标方可提供下一批次案卷，但中标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于100%，招标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，招标方将该批案卷全部退回给中标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标方负责。1.验收方式以数据抽检方式，对数字化成果进行质量核查。抽检样本为每个工程项目总量不得低于10%比率的档案。抽检包括四方面：（1）案卷及卷内目录信息核查质量；（2）档案原件装订101、还原质量；（3）扫描图像质量；（4）图像挂接质量。如抽检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”。2.验收标准以抽检部分档案对应的数量（卷、页）为基数，各项抽检合格标准如下：（1）案卷及卷内目录信息核查：保证修改后的信息内容（责任者、工程名称、建设规模、层数、栋数、结构、案卷名称、目录名称等）差错率1。（2）档案原件还原装订：保证档案原件装订规范，图纸排序正确，无前后颠倒、页码缺失等现象，差错率1%。（3）扫描图像质量：漏扫率1，图像的倾斜度2度，扫描顺序错误率1，图像清晰、完整、无缺损率0.5，图像命名正确率100%。（4）图像挂接：挂接正确率100%。3.验收审核（1）采购单位每个月102、会按期对中标单位提交的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，中标单位提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格则全部发回中标单位全面自检。（2）在验收中检出的错误，中标单位及时、无偿予以纠正并再提交重新验收。（3）全部档案验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。（4）如全部档案完成后不能通过验收的，视为中标单位违约。九、上架入库装订装盒后，我司与XX单位档案负责人办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。同时，我司派专人1人协助XX单位进行档案管理工作，协助档案室查档、库房整理及与档案相关的其它工作。十、最终验103、收项目全部完成后，由我司负责组织XX单位相关领导、XX市档案局档案专家、其它相关专家对我司最终档案整理、数字化成果进行最终验收。验收合格后，由XX单位开具档案整理扫描项目验收合格证及客户满意度评价表；由我司对项目运营情况进行最终总结，提交项目总结报告一份给采购单位。第三章 项目管理组织机构第一节 项目服务组织及服务团队一、项目管理结构由于项目的一次性与独特性的特点，在决定一个项目以后，就需要根据这一项目的具体情况，建立项目的管理班子，负责项目的实施、负责项目的费用控制、时间控制和质量控制，按项目的目标去实现项目。项目结束后，项目的管理组织完成自己的任务，也就不复存在。按照组织结构的基本原理和模104、式，项目的组织结构也可分为线性的项目组织结构、职能的项目组织结构和矩阵的项目结构等若干形式。项目管理组织的结构实质上是决定了项目管理班子实施项目获取所需资源的可能方法与相应的权力，不同的项目组织结构对项目的实施会产生不同的影响。我公司本次项目组织采取矩阵式组织结构，矩阵式组织结构是一种混合形式，它在常规的职能层级结构之上“加载”了一种水平的项目管理结构。根据项目与职能经理相对权力的不同，实践中存在不同种类的矩阵体系，分别有权力明显倾向于职能经理的职能矩阵，权力明显倾向于项目经理的项目矩阵和传统矩阵安排的平衡矩阵。这种组织结构的优点在于：一是和职能式组织结构一样，资源可以在多个项目中共享，可大大105、减少项目式组织中人员冗余的问题；二是项目是工作的焦点，具有一个正式指定的项目经理会使他对项目给予更强的关注，负责协调和整合不同单位的工作；三是当有多个项目同时进行时，公司可以平衡资源以保证各个项目都能完成其各自的进度、费用及质量要求；四是项目组成员对项目结束后的忧虑减少，他们一方面与项目有很强的联系，另一方面他们对职能部门也有一种“家”的感觉。为确保本项目保质保量决定以从事项目管理经验丰富的技术骨干为基础，进一步充实力量，组建精干高效的项目部，创一流的管理、一流的质量，确保优质、安全地完成本次务项目任务。此外，为更好的服务于本项目，我们在现有管理体系的基础上，为本项目设计了专项服务组织体系：项106、目总监项目经理项目负责人综合管理组质量管理组生产线组技术支持组人力资源组总检人员维护人员档案管理人员质检人员牵引挂接人员影像处理人员扫描人员整理装订人员除了针对本项目的专项服务组织外，本公司相应的公司内部管理部门还包括行政部、财务部、办公室等部门，各部门相互配合、分工合作共同为采购单位提供更好的服务。二、项目人员情况（一）项目组人员一览表项目组人员情况及服务人员素质情况一览表项目名称： 项目编号：序号姓名性别年龄学历职称/职务项目中的岗位从事专业年限备注1234567891011.注：1.本表应附所列项目组成员学历证书、相关技术职称（执业资格）证书等证明复印件。2.此表仅提供了表格形式，可按此107、表格复制。投标供应商全称（盖章）：投标供应商代表（签字）：日期： 年 月 日（根据项目实际情况填写，附人员简历）（二）项目负责人情况表项目负责人简历项目名称： 项目编号：1.一般情况姓 名年 龄学 历毕业学校专 业职 务职称/执业资格证书拟任何职参加工作时间2.个人简历时 间专业工作经历3.近五年的类似项目序号项 目 名 称该项目中任何职注：1.本表应附相关证书（证明文件）、社保证明（复印件加盖公章）；2.本表可在不改变格式的情况下根据具体需要自行增减。3.项目负责人如果更换，需征得采购人同意，擅自更换或不到位属严重违约行为。投标供应商名称（盖章）：投标供应商代表（签字）：日期： 年 月 日三108、人员配置原则在本项目服务机构的组建中，项目服务人员是本项目服务工作的内在，是完成本项目服务的关键。对此，在人员配置方面应遵循以下原则。（一）经济效益原则项目人员配备计划的拟定要以项目服务需要为依据，以保证经济效益的提高为前提；它不是盲目地扩大服务人员队伍，而是为了保证服务效益的提高。（二）任人唯贤原则在人事选聘方面，大公无私，实事求是地发现人才，爱护人才，本着求贤若渴的精神，重视和使用确有真才实学的人。（三）因事择人原则因事择人就是员工的选聘应以职位的空缺和实际工作的需要为出发点，以职位对人员的实际要求为标准，选拔、录用各类人员。（四）量才使用原则量才使用就是根据每个人的能力大小而安排合适的109、岗位。人的差异是客观存在的，一个人只有处在最能发挥其才能的岗位上，才能干得最好。（五）程序化、规范化原则员工的选拔必须遵循一定的标准和程序。科学合理地确定组织员工的选拔标准和聘任程序是组织聘任优秀人才的重要保证。只有严格按照规定的程序和标准办事，才能选聘到真正愿为组织的发展作出贡献的人才。（六）因材起用原则所谓因材起用，是指根据人的能力和素质的不同，去安排不同要求的工作。从组织中人的角度来考虑，只有根据人的特点来安排工作，才能使人的潜能得到最充分的发挥，使人的工作热情得到最大限度的激发。如果学非所用、大材小用或小材大用，不仅会严重影响组织效率，也会造成人力资源计划的失效。（七）用人所长原则所谓110、用人所长，是指在用人时不能够求全责备，管理者应注重发挥人的长处。在现实中，由于人的知识、能力、个性发展是不平衡的，组织中的工作任务要求又具有多样性，因此，完全意义上的“通才”，“全才”是不存在的，即使存在，组织也不一定非要选择用这种“通才”，而应该选择最适合空缺职位要求的候选人。有效的管理就是要能够发挥人的长处，并使其弱点减少到最小。（八）动态平衡原则处在动态环境中的组织，是不断变革和发展的。组织对其成员的要求也是在不断变动的，当然，工作中人的能力和知识也是在不断的提高和丰富的。因此，人与事的配合需要进行不断的协调平衡。所谓动态平衡，就是要使那些能力发展充分的人，去从事组织中更为重要的工作，同111、时也要使能力平平、不符合职位需要的人得到识别及合理的调整，最终实现人与职位、工作的动态平衡。四、服务团队的组织及管理所谓团队，就是让员工适当打破原有的部门门界限，直接面对顾客和公司总体目标负责，以群体和协作优势赢得竞争主导地位的公司组织形式。团队是由可相互补充知识和技能的人组成的，以团队任务为导向，为实现共同的绩效目标，具有相对独立的决策权和执行权的联合体或叫工作单元。团队是由一些具有共同信念的人为达到共同目的而组织起来的，各成员通过沟通与交流保持目标、方法、手段的高度一致，从而能够充分发挥各成员的主观能动性，运用集体智慧将整个团队的人力、物力、财力集中于某一方向，创造出惊人的业绩。我公司依据112、多年相关项目的经验积累，总结出了对于大型项目管理和实施的项目管理和实施的方法论。本次项目建设的管理内容主要包括组织人员管理、质量管理、进度管理、风险管理、文档管理、范围管理等方面，这些内容贯穿于项目的整个生命周期。1.组织人员管理：本项目需求的服务种类多、数量大、技术要求高，涉及供应商、档案相关单位、采购单位各个相关部门等。为了确保项目的顺利实施，需要建立统一的项目管理组织、清晰的组织结构和合理的人员配备，同时制定该项目的各项工作制度、明确相互的关系和责任，精心组织项目准备和项目实施工作。本部分工作包括了对组织和人员的一系列协调和管理工作。2.质量管理：该项目所采用的硬件/软件产品不仅有相应的113、功能要求，而且有技术指标、协议标准等要求。该项目项目的质量控制是建立在这些功能和指标可实现基础上，予以设计质量、服务质量、设备质量等的全面监督和控制。在验收过程中的质量验收不仅是功能的实现，而且是技术指标或标准的实现。3.进度管理：该项目项目既有深度又有广度，深度是指在某一节点上不同平台，广度是指不同区域的互联。因此其进度控制包括节点安装进度、不同区域的实施进度、物质供应进度、进度的协调等。由于项目时间紧，因此整个进度控制不仅需要精心设计进度计划，而且需要计划进度和实施进度之间的协调和严格控制。4.风险管理：由于项目的复杂性和一些问题的不可预知性，项目的实施存在风险。风险管理主要是根据我公司的114、项目经验，提出该项目中存在的主要风险、风险后果及风险的预防措施，尽可能地规避风险或减少风险发生的可能性，并提出应对风险的措施。5.文档管理：文档作为管理依据、任务之间联系的凭证、质量保证、培训与参考、软件维护支持和历史档案，对项目重要性是不言而喻的。因此文档的管理是项目管理的一个重要环节，我们在项目的每个阶段都会产生相应的详尽的文档，并指定专人管理。9.范围管理：需要准确定义项目的范围，以及对项目的工作范围进行有效的管理和控制。7.采购管理：需要对项目采购的资源和过程进行控制和管理。8.成本管理：该项目项目的成本管理，不仅是采购人或供应商的费用预算和费用计划，而且是与项目进度相配匹的投资或投入115、控制。9.沟通管理：对项目的项目会议等沟通活动进行管理，有效地协调和沟通项目组的各个组成部分。本公司将会针对本项目具体的服务人员进行严格的管理和培训，确保本项目的顺利实施，针对项目服务团队主要从以下几个方面进行管理：（一）日常工作管理1.如在工作场所做与工作无关的私人事情（包括吃零食、吃早餐、化妆、看与工作无关之报刊、睡觉、开小差、听耳机等），一经发现，罚款XX元及作口头警告处理；屡劝不改或情节严重者，予以书面警告或即时解雇。2.任何时间都要以客户为重，不得怠慢。怠慢客人者视情况轻重而定处以口头警告，或书面警告处理情节严重者立即辞退。3.严禁在社会散播不利公司的流言，以免影响整体士气及公司声誉116、，一经发现，书面警告处理，事态严重或再犯者立即解雇。4.要注意保持工作场所整洁，特别在举行其它重大活动期间，所有人员均有义务保持公司内部的整洁，亦有责任将有关资料归整放好，违者予以最低XX元，最高XX元的罚款处理。5.必须服从上级领导工作安排，有任何异议均不可在客人面前争论，应当在公司相关会议上提出异议进行讨论或与领导沟通。对其它公司工作人员要注重礼貌，多用礼貌用语，保持公司良好形象，违者予以最低XX元，最高XX元的罚款处理。6.工作期间需仪容整洁，按公司规定统一着装，保持个人形象。7.公司内部的一切书籍、办公用品、设施等一律不得外带及私自挪用，工作用后物品应自觉放回原处。8.工作期间公司人员117、不得以各种形式，向客户索取利益或要客户请客送礼等，违规者按情节轻重加以处罚，书面警告或解雇。9.无论发生任何事情，都不能在生产现场争论，有事可向项目经理报告，进行沟通。10.同事之间应互相配合保持良好的关系，在工作现场不能发生冲突。11.在工作时间及工作地点内不得使用粗俗语言，违者每次罚款XX元处理。12.公司配发的工作制服必须小心保管，如有遗失或损坏作违例处理，其间如有遗失或损坏需重新申领者，必须先写报告，由经理签名后方可领取。13.应以公司利益为最大前提，在任何时候、任何场合都不应参与及讨论散播有损或影响公司利益的活动和言论。14.尊重上级领导和每一位同事，不作有损同事声誉人格的言说。15118、.不应宣扬有损公司内部团结、制造消极情绪的言论。16.绝对服从公司上级领导的工作安排。（二）培训服务管理1.公司的所有员工在经过统一的培训考试后方可上岗工作。2.对于在岗职工，每月也要开展一次集中的学习培训。3.培训学习时任何人不得无故缺席。4.如有特殊情况不能参加培训学习者，应写出书面申请由直接领导批准。5.不能参加培训的人员应在下次培训学习前将培训内容补上。6.对于其它部门举行的培训，只要是涉及到相关业务的，也应全体参加。7.对每个月的培训知识要定期考试一次。8.如考试不合格者，必须重新补上培训课程，直到合格为止。（三）项目组织及管理我公司成立XX项目服务团队，形成公司、服务团队相结合的服119、务体系。该服务体系在合同签署后投入管理运作，负责管理、组织、实施各项服务，为贵方提供全方位、及时快捷的服务。我公司高度重视本项目，公司副总XX担任项目领导小组组长，公司业务部和技术部、组织部等各部门牵头组织协调我司公司产品的系统化服务工作。公司重点负责项目整体沟通协调，协助业务部门和技术部门在公司层面解决服务中的问题，与公司相关部门联合就本项目服务工作定期展开工作交流，如召开视频会议、电话会议等，真正使总分垂直服务模式落到实处，建立有效沟通交流渠道，保证本项目服务顺利运行。五、信息反馈系统（一）信息是我们重要的经营资源。信息源要全面，汇聚与服务有关的所有信息，使反馈具有一定的范围和频率，信息采120、集真实、科学。（二）保证信息反馈通道畅通，信息处理集中，所有信息汇聚到公司，经过分析整理，并由公司发出指令，跟踪检查。（三）保持指令权、检查权和处理权的高度统一，避免责任分离所导致的管理失控。（四）充分利用现代化管理手段获得处理和利用信息。（五）在检查控制的方式中，我们采用行政检查、专项检查、交叉检查、外部检查、外部监督、秘密检查等方式。控制的措施有预先控制、现场控制、反馈控制。（六）质量控制上，对不合格的服务制定了纠正偏差的处理措施。六、激励系统（一）激励是我们人性化管理的方式。尊重个体权利，保持团队精神。服务客户和创造经济、社会双重效益是权衡考核的唯一标准。（二）思想工作机制重在激发潜能，121、形成共享的价值观，充分发挥群众效能和工作积极性。引导员工动机，尊重个人情感。并且针对个性心理做适时的思想工作。工作方式有谈心、座谈、家访等等。（三）奖惩机制在实际工作中以奖为主，以惩为辅，坚持优胜劣汰，奖惩分明。通过奖励员工往前走，通过惩罚鞭策员工向前走。做到人人有动力，人人有压力。奖励的类型有物质奖励和精神奖励等。（四）培养提升机制在实际工作中极具价值。我们将培训放在集体和个人发展的重要位置，培养的目标是使员工忠于企业，一专多能，精益求精。在提升问题上不拘一格，能者上，平者让，庸者下，为人才的脱颖而出创造良性环境。方式有培养、培训、进修、提升等。（五）工资福利系统重在考核，依据贡献大小进行工122、资决策。既考虑群体效能，更重视个人利益。充分肯定努力工作所应得的优厚报酬，吸引人才，激励员工取得更好的工作绩效。（六）文化活动系统是我司的发展之源。通过文化活动的开展，增强员工的自信心和认同感。通过文化的凝聚功能、引导功能、约束功能把员工的目标和公司的目标紧密结合起来。方式有集体活动、旅游、生日会、员工家属联欢会等。（七）在以人为本的激励系统中，我们还将结合全面质量管理模式，进行适时管理，充分发挥每个员工的主观能动性，增强主人公意识和自我实现意识，使其在授权范围创造性地开展工作。这种方式在我们的实际工作中已经取得了较好的效果。第二节 项目管理模式做好本项目的各项服务工作这不是一个简单的事情，所123、以就需要良好的管理。为了更好的服务本项目，我公司结合以往的服务经验对本项目的管理模式进行深刻的思考。一、有效的管理原则管理重在追求或取得成果。检验管理的一个原则是：是否达到了目标，是否完成了任务。当然，这个原则并不是在所有情况下都适用，管理者应该把精力和注意力放在“行得通”的事情上。（一）把握整体管理者之所以成为管理者，是因为他们眼观全局，着眼于整体，把整体发展视为己任。管理者应该理解自己的任务，不应从自己的职位出发，而应着眼于如何运用源于职位的知识、能力和经验来为整体效力。（二）专注要点专注要点的关键在于专注少数真正重要的东西。许多管理者热衷于寻找所谓的“秘方”，其实这是一种冒险行为。倘若真124、的有什么“秘方”，那就是专注要点应该是最重要的。要具备专注要点的能力、技巧和纪律性，是效率高的典型表现。（三）利用优点利用优点是指利用现有的优点，而不是那些需要重新建立和开发的优点。但现实中，很多管理者总是致力于与之相反的方面，即开发新的优点，而不是发挥现有的优点。如果这样，即使管理方法很有技巧，看上去也很科学，但造成的管理失误却是无法弥补的。（四）相互信任怎样在自己的部门或组织内部创造和谐、完美的工作氛围呢？有些管理者一板一眼地按照教科书上说的来做，但效果却不是很好。其实，只要管理者能够赢得周围其他人的信任，那么他所管理的部门或组织的工作气氛就会是和谐的。（五）正面思维正面思维的关键在于运用125、正确的或创造性的方式思考。正面思维的原则能让管理者把注意力放在机会上。事实上，发现和抓住机会要比解决问题更重要，但这并不是说管理者可以忽视存在的问题。有效率的管理者能够清楚地看到问题和困难，并不加以回避，而是先去寻找可能的办法和机会。二、五项管理步骤（一）制定目标制定一个合理的目标，是实现目标的一半。作为管理者的任务，就是在工作过程中去找到并制定合理的目标。中层管理者，要为部门以及下属指定任务。目标关键在于它的内容，而不是在于它的形式。设定目标很关键的一点，就是设定个人的目标。设定个人一年的目标，一个季度的目标，甚至一个月的目标。因为只有把目标分解到个人，才有希望实现的目标。如何制定合理的目标126、：第一个原则是制定尽量少的目标。目标太多的话，肯定是没有办法实现的。制定少数的目标，逼迫你确定那个目标是重要的。第二个原则制定具有挑战性的目标，要注意目标的现实性，如果目标跳起来也够不着的话，那么大多数人的反应就是“破罐子破摔”！做为上司要通过制定目标来引导和管理团队。第三个原则是把目标尽量地量化。如果一个目标不可以量化的话，那么你就很难实现它。第四个原则是目标和措施、资源要相匹配。第五个原则是局面越是困难，就越需要短期目标。当十次、二十次、几十次实现短期目标的时候，你会发现突然之间，你的大目标实现了。所以局面越是危险，越是困难，我们越需要短期的、具体的、小的目标。最后一个原则是目标应该有书面127、的记录，这样便于检查目标是否实现。（二）组织实施组织实施就是怎么去设计自己的组织结构和流程。在这个过程中，管理者需要回答下面三个问题：第一，怎么设计，才能够让组织更好的实现客户的需求。第二，怎么设计，才能够让员工能够更好的完成任务。第三，怎么设计，组织结构能够让高层完成任务。要在组织不同的发展阶段去寻找适合企业完成任务的组织架构。大的组织架构完成了，那么怎么能把事情具体到个人。实际上有一个很简单的办法就是所谓的转换矩阵。一是把要做的事情列出来；二是设计一些有具体的人来负责的岗位；第三件事情是想办法把要做的事情和这些岗位配合起来。通过这样一个转换矩阵，就可以把要完成的任务交给每一个岗位和每一个个128、人。（三）做出决策怎么把决策做好，需要注意四点。第一点，一定要弄清楚问题所在。往往是因为没有找到正确的问题，所以做出的决策是无效的。第二点，尽量不要在逼迫的情况下去做出一个决策。在逼迫情况下作出的决策，通常不是好的决策。第三点，应该知道除了知道的选择之外，一定还有其他选择。做决策不外乎在不同的选择之中找出最有利且风险最小的。如果去尝试找到一个其他的选择的话，通常会找到一个更好的决策。第四点，决策本身是重要的，但是实施比决策还重要。最后一点，决策的过程中，很重要的是要知道不同的意见。正确决策的前提是要有不同的意见充分表达出来。要做一个正确的决策，当然要关注决策的程序。要发现正确的问题，要了解做决129、策的前提条件，要知道有什么样的选择以及选择之后的风险和后果，根据风险和后果来作出决策。做完决策之后是实施，实施之后是不停地反馈。根据这个反馈，去调整决策。实际上要想做一个正确的决策，需要有这样一个完整的决策的流程。（四）监督和控制为什么好多事情落实不下去，就是因为没有足够的监控的工具和监控的措施。怎么样才能有效的监控：第一点，不要想监控得太多，也就是说只去监督和控制最重要的环节。如果去监督控制过多的东西，反倒最后会把最应该监督的东西给漏掉。第二点，从监督的方法上来看，要抽查，而不一定要逐一地检查。逐一地检查意味着要花大量的时间，同时也意味着对员工的不信任，而抽查能起到很好的监督的作用。第三点，130、监督和控制的目的是为了实现目标，而不是为了搜集信息。第四点，监控的目的是为了改变未来，是为了让未来照我们的意愿去发展，而不是事后的校正。监控的目的是为了不让不希望发生的事情发生，也就是说我们要控制未来，而不是事后的校正，这实际上是监控的本质。（五）培育人才人才是企业最重要的资产，管理者就是让别人帮你完成任务，招聘和培养人才是高级管理者最重要的任务。三、建立和实施完善的管理服务体系行业的发展过程证明了要达到高质量的服务水平必须建立一套高标准的质量保证体系，在车辆保管服务中，从一开始就要坚持做到高标准、高起点，科学管理、规范服务。四、培育高素质的员工队伍人才是最重要的资源，在人才的管理上，着重抓好131、两个环节：一是“引进关”，引进的人才要具有较高的专业技能、较好的综合素质和较强的服务意识。二是“培训关”，针对不同的人员分别制订出详细的培训计划，要求大家都要做到一专多能，每年的培训考核成绩都要做为职务晋升和年终奖励的重要依据。五、加强项目设备的管理负责监督协调项目设备的管理服务运作，定期（每周或每月）向项目管理机构汇报上阶段的运作情况，增强沟通、促进了解，以利于日常工作的开展。六、实行时效工作制所有的对外服务工作均采用限时工作制，在对客户承诺的时间内完成。七、全天候服务实行全天24小时服务，设热线服务电话。八、建立人性化的服务标识系统我们将设立服务标识，如公司标识、产品标识、工作牌、办公标识132、等。九、加强员工培训企业的员工素质决定了企业的竞争优势，一个成功的企业必然拥有一支高素质的员工队伍。搞好车辆保管的管理和服务，首要是靠人，员工培训是进一步适应后勤社会化改革形势的需要，是各项工作走向专业化、企业化和现代化的基础环节和可靠保证。通过有计划有组织地对员工进行系统培训，可以促进员工综合素质的提高，进一步树立员工爱岗敬业精神，提高服务和管理水平。1.思想教育方面在员工培训教育中除了向员工灌输“三优一满意”（即以优质的服务、优良的作风和优美的环境让客户满意）的工作理念外，还结合工作实践，提出了“服务育人，管理育人，环境育人”三育人的原则和“诚信敬业，无微不至，尽善尽美”的服务理念。2.职133、业道德教育方面提出了“爱岗位、爱信誉、爱公司”的“三爱”职业道德准则。（1）“爱岗位”，要求热爱自己的工作岗位，珍惜来之不易的工作机会，努力提高服务质量；（2）“爱信誉”，作为公司的一员，要爱护公司的声誉，注意自己的言行举止，在为客户服务中树立和维护保管服务管理公司的良好形象；（3）“爱公司”，要求每一位员工热爱工作，对企业忠诚；同时为了规范员工的行为，还提出了“每一天上班精神饱满，每一项工作尽善尽美；每一次服务无微不至，每一次接待热情周到；每一句批评虚心接受，每一个承诺坚决兑现；每一个细节决不放过，每一个隐患及时整改”八个“每一”的工作准则。3.业务培训方面把重点放在制定的岗位责任制、综合管134、理制度等各项管理制度上，从基础的东西开始，紧紧围绕应知、应会、应做、应办、应干的东西来培训，使每位员工对自己的本职工作岗位的基本工作内容、工作要求和工作程序深刻了解、准确把握，知道怎么做是对的，怎么做是错的，确保把基本的工作做好、做到位，对员工还提出了“脑勤、眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”的素质要求。第三节 管理机构职能与人员职责本项目通过下列活动对项目服务的质量、环境和职业健康安全管理体系的建立、实施和保持并持续改进做出承诺：1.采用会议、下达文件、宣传栏、标牌等形式，向项目全体员工传达满足顾客要求和遵守法律、法规要求的重要性，增强市场经济的竞争意识，增强公司依存于顾客的意识，增强环境保护意识，增135、强清除和减少风险的意识。2.依据本公司“诚信、守法、求实、创新、关爱生命、奉献精品、保护环境”的一体化管理方针，制定符合本项目实施和运行的，适应发展和顾客要求的管理目标和指标，使全体职工认同和理解并努力实现。3.建立健全项目一体化管理体系，并确保管理体系的持续适宜、充分和有效。4.确保项目获得必要的人力、设施、技术和财力资源，以保证管理体系的有效运转和持续改进。一、管理机构职责（一）人力资源组1.负责对公司有关工作进行综合协调，负责项目服务的具体人员名单。2.统筹公司人力资源管理，制定人力资源规章制度，参与制定公司人力资源发展战略。3.为公司吸引、选拔、保留优秀人才，为公司发展提供优质人才保障136、。4.协助组织实施绩效考核，制定激励政策，充分调动员工工作积极性。5.代表公司与政府各职能部门沟通协调，树立公司对外良好形象。6.组织签订劳动合同，处理劳动争议，解决劳动纠纷。7.与相关部门合作，不定期举办各类培训及主题活动，提升员工对公司的认同感。8.保管公司印章、证件，存档公司重要合同、文件。9.管理固定资产、办公用品及劳保用品。10.对公司车辆进行管理。11.对公司电路、管道等设备设施的维修保养工作。12.上传下达，与各部门沟通协调，提供后勤保障服务。（二）技术支持组1.负责加工软件的应用性新需求分析及软件开发及升级工作；2.负责制定项目组各环节技术标准及指导工作；3.负责与采购单位指导137、人员沟通协商特殊纸张处理办法。4.负责现场的设备安装、调测等各种技术支持工作。5.接收和协助解决服务现场遇到的各类现场技术问题，及时准确的把现场信息反馈给各部门。6.负责设备、软件配置清单的制作。7.负责方案建议书中技术方案部分的编制。8.支持项目服务各部门，在日常工作中为服务人员提供相关培训。9.负责技术简报的制作。10.为项目服务各部门提供市场竞争信息。11.快捷准确并按技术支持经理需求提供所有报告、数据，如周工作计划/报告等。12.掌握公司软件系统功能及相关业务知识；13.负责对交付系统进行功能测试，并形成相应的测试文书，包括测试计划、测试用例、测试报告、缺陷跟踪报告等；14.负责编写系138、统有关的说明文档及方案文档，包括系统操作说明书、部分系统验收文档等；15.负责软件系统培训材料准备工作，制作培训PPT等培训相关材料，必要时支撑培训工作；16.电话及在线回答客户问题，跟踪并反馈客户问题和需求，保证客户的满意度；17.完成上级领导交付的其它工作。（三）质量管理组1.负责对档案整理、扫描管理规范的制定并监督执行。2.在公司及项目负责人直接领导下，组织领导本项目的质量管理工作，是项目质量的第一责任者，对质量体系、公司质量管理方针、工项目质量目标的实现负责。3.根据项目服务合同及公司下达的质量指标确定本项目的质量管理目标，制定实现项目质量目标的各项条例、细则和相应的保证措施。4.在整139、个服务过程中要牢固树立“质量第一”的思想，在协调、控制、管理项目服务的过程中，如出现其他因素，特别是影响安全，并与质量发生矛盾时，要优先考虑保证安全，又确保质量目标的实现。5.通过严格的质量管理工作，向用户交付符合合同、项目服务及验收规范和质量标准规定的成果。6.严格对项目服务各部门的工作进行控制、检验和管理。7.负责建立健全质量保证体系，成立各质量管理小组，并明确管理小组的工作内容、职责范围。8.明确质量奖惩办法，建立与分配挂钩的管理办法，严格落实服务过程中质量否决权。9.负责领导临时交办的其他工作。（四）生产线组1.负责档案整理及扫描各环节的具体工作安排。2.负责各工作环节的人员及服务进度140、控制。3.负责档案实体的交接，以及之后的拆封、著录、整理、装订工作，并且核对案卷及卷内目录信息，将发现的错误反馈采购单位相关人员进行修正。4.负责扫描时候的监控，包括漏扫、多扫等的检查及图像质量的监控。5.负责图像处理，包括去黑边、黑线、黑点、摆正等图像优化工作。并且对影像扫描不合格的图像返回给扫描人员重扫。6.负责图像处理，负责将扫描影像的关键信息添加到相应的对话框中，并且对不合格的图像返回给影像处理人员重新处理。7.负责对所在生产线整个过程的质量检查。8.负责领导临时交办的其他工作。（五）综合管理组1.负责项目组内周转库房档案的保管和分类，档案交接及协助案卷的项目组内调配等。2.负责项目服141、务过程中各项服务设备的维护及管理。3.协助项目经理对扫描现场档案扫描质量、索引的正确性进行抽检和监督。4.建立并完善部门各种规章制度和服务流程，严格执行已经确定的各项规范。5.负责领导临时交办的其他工作。（六）行政部1.根据公司发展需求，协助上级制定、执行公司人力资源和行政管理制度、管理流程，同时进行实施和监督，并根据实际运行情况，及时做出修订与调整。2.根据国家有关规定，向上级提供人力资源和行政管理领域的专业意见及建议。3.参与公司组织机构设置与职位管理工作。4.根据公司发展的需要采用不同渠道进行人员招聘。5.参与建立、执行公司的绩效考核制度。6.参与公司企业文化的建设。7.带领人力资源和行142、政员工为公司上下提供周到的服务，为公司业务发展提供有力的人力后勤保障。8.做好公司员工之间、部门之间及上下级之间的沟通协调工作。9.负责领导临时交办的其他工作。（七）财务部1.在主管总经理领导下，严格遵守财务工作规定和公司规章制度，认真执行其工作指令，向主管领导负责；2.组织编制公司年度、季度成本、利润、资金、费用等有关的财务指标计划。定期检查、监督、考核计划的执行情况，结合经营实际，及时调整和控制计划的实施；3.负责制定公司财务、会计核算管理制度。建立健全公司财务管理、会计核算、稽核审计等有关制度，督促、各项制度的实施和执行；4.负责按规定进行成本核算。定期编制年、季、月度种类财务会计报表，143、搞好年度会计决算工作；5.负责编写财务分析及经济活动分析报告。会同信息部、经营部等有关部门，组织经济行动分析会，总结经验，找出经营活动中产生的问题，提出改进意见和建议。同时，提出经济报警和风险控制措施，预测公司经营发展方向；6.有权参加各类经营会议，参与公司生产经营决策；7.负责固定资产及专项基金的管理。会同经营、技术、行政后勤等管理部门，办理固定资的购建、转移、报废等财务审核手续，正确计提折旧，定期组织盘点，做到账、卡、物三相符；8.负责流动资金的管理。会同各部门，定期组织清查盘点，做到账卡物相符。同时，区别不同部门和经营部门，层层分解资金占用额，合理地有计划地调度占用资金；9.负责对公司低144、值易耗品盘点核对。会同办公室、信息、行政后勤、技术等有关部门做好盘点清查工作，并提出日常采购、领用、保管等工作建议和要求，杜绝浪费；10.负责公司产品成本的核算工作。制订规范的成本核算方法，正确分摊成本费用。制定适合公司特点和管理要求的核算方法，逐步推行公司内部二级或三级经济核算方式，指导各核算单位正确进行成本费用及内部经济核算工作，力争做到成本核算标准化、费用控制合理化；11.负责公司资金缴、拔、按时上交税款。办理现、现金收支和银行结算业务。及时登记现金和银行存款日记账，保管库存现金，保管好有关印章、空白收据、空白支票；12.负责公司财务审计和会计稽核工作。加强会计监督和审计监督，加强会计档145、案的管理工作，根据有关规定，对公司财务收支进行严格监督和检查；13.负责进销物资货款把关。对进销物资预付款要严格审核，采购货款支付除按计划执行外，还需公司领导审核签字同意，方可支付；14.认真完成公司领导交办的其它工作任务。二、人员岗位职责（一）项目总监岗位职责1.负责对整个项目服务的总体协调与沟通；2.负责对整个项目服务总的质量、进度、安全文明管理监督，是质量、安全的第一责任人；3.负责对整个项目服务总的成本控制监督，各类经济合同的审核签字，对项目成本支出审核签字；4.负责对整个项目服务财务具体管理工作；5.领导与组织编制实施项目服务计划、质量安全计划，领导项目质量安全体系的运行工作；6.主146、持管理人员及服务人员的工作会议，对整个项目服务的问题处理和决定权；7.依据项目管理手册进行组织机构设置、人员聘任和职能分配；8.负责对整个项目服务进度管理、预结算的管理监督；9.负责对整个项目服务资料技术、设备和人员的管理监督；10.负责对整个项目服务的管理监督。11.根据公司运营管理总体发展计划和工作目标，组织实施，确保完成本项目服务的目标。12.负责项目实施过程中与采购单位的总体协调工作，作为公司负责整个项目的决策者，负责制定实施这一项目的策略和目标，调配各方人力，明确各方职责和权力，监控整个项目的实施过程。13.认真完成公司领导交办的其它工作任务。（二）项目经理岗位职责1.协助项目总监贯147、彻实施管理工作，负责项目管理体系在分管部门和工作中的有效运行；2.负责监督检查各部门工作职责的执行情况，协调和处理好各班组、部门之间的关系；3.主持各类会议会，安排好工作任务，保证项目进度按计划进行；4.负责监督检查项目计划执行情况；5.负责对项目的检查指导，制止、纠正项目管理中出现的不符合产品质量、环境及职业健康安全管理体系要求的行为。6.负责调配项目组成员工作：任务的分配和指导，总体及各阶段进度的控制，对项目组内部的技术分歧有权给出定论，并承担由此而产生的责任。7.制定项目计划，核查、监督项目计划的执行情况，进行项目的质量和风险管理。8.对项目总监负责。9.认真完成公司领导交办的其它工作任148、务。（三）项目负责人岗位职责1.随时掌握项目实施的进展情况，负责项目实施中需要采购单位提供的条件及需配合的资源；2.确认实施方案、项目实施总指挥、负责项目验收、协调、确认等项工作。3.与采购单位协调提供本次项目加工的水、电、办公桌、椅、网络通信及协助提供加工人员午餐等后勤支持。4.负责对整个项目总体协调与沟通；5.负责对整个项目总的质量、进度、安全文明管理监督，是质量、安全的第一责任人；6.负责对整个项目总的成本控制监督，各类经济合同的审核签字，对项目成本支出审核签字；7.负责对整个项目财务具体管理工作；8.领导与组织编制实施性服务组织计划、质量安全计划，领导项目质量安全体系的运行工作；9.主149、持管理人员及班组长的工作会议，对整个项目的问题处理和决定权；10.依据项目管理手册进行组织机构设置、人员聘任和职能分配；11.负责对整个项目现场管理监督；12.负责对整个项目资料技术、材料的管理监督；13.负责对整个项目的管理监督。14.认真完成公司领导交办的其它工作任务。（四）整理装订人员岗位职责1.负责档案实体的交接，以及之后的拆封、著录、整理、装订工作，并且核对案卷及卷内目录信息，将发现的错误反馈采购单位相关人员进行修正。2.必须严格执行操作规程，经常维修保养机器，及时处理设备故障，做到安全生产。3.严格把好质量关，避免缺页、白页、重页现象的出现，保证服务的高质量。4.认真完成上级领导交150、办的其它工作任务。（五）扫描人员岗位职责1.负责扫描时候的监控，包括漏扫、多扫等的检查及图像质量的监控。2.负责按制定的技术规范将档案资料扫描。3.负责将档案卷内目录及其它索引信息进行手工录入为电子数据信息并校对。4.按照规定的流程和标准，对资料进行整理拆分，并扫描至电脑。5.认真完成上级领导交办的其它工作任务。（六）影像处理人员岗位职责1.负责图像处理，包括去黑边、黑线、黑点、摆正等图像优化工作。并且对影像扫描不合格的图像返回给扫描人员重扫。2.去污，将扫描获取的图像进行图像去污；去黑边及去杂点等。3.纠偏，将偏斜的图像进行纠正处理。4.文字处理，将不清楚的文字进行加深或变浅。5.拼接，将页151、面较大的图像进行拼接处理。6.在进行图像处理的时候，肯定是逐页处理，所以要留意每一页扫描的质量，发现扫描质量问题立即发还上一工序重扫并作好记录。7.认真完成上级领导交办的其它工作任务。（七）牵引挂接人员岗位职责1.负责图像处理，负责将扫描影像的关键信息添加到相应的对话框中，并且对不合格的图像返回给影像处理人员重新处理。2.负责将处理好的图像进行全文识别。3.校对、板式还原和格式转换。4.对已经产生的成品数据进行初验后移交给现场主管终验并挂接。5.矢量化人员最终定员需结合矢量化的图形数量和采集难度。6.认真完成上级领导交办的其它工作任务。（八）质检人员岗位职责1.负责对所在生产线整个过程的质量检152、查。2.监督质量体系的运行，协调配合各部门的完成生产和质量监测工作。3.负责公司质量管理体系的建立和持续改进服务质量工作。4.认真完成上级领导交办的其它工作任务。（九）档案管理人员岗位职责1.负责项目组内周转库房档案的保管和分类，档案交接及协助案卷的项目组内调配等。2.认真学习，贯彻执行档案法，做到依法治档。档案干部要忠于职守，钻研业务，兢兢业业地做好档案工作。3.档案工作人员必须严格按照党的政策办事，秉公处理，不徇私情。要严守党的保密制度，严防内容泄露、材料散失等情况发生。4.认真做好各类档案材料的收集、鉴不、整理、保管工作，坚持平常立卷。5.敢于坚持原则，督促各部门的归档工作，接收归档案卷153、时，要逐件检查，严格坚持归档标准，把好归档案卷质量关。6.搞好档案的开发利用工作，认真做好记录。7.在接待检查和借阅时，要认真负责，态度热情。8.对各类档案实行一年两次的定期检查、统计，加强档案意识，提高实际档案业务水平，保质保量地搞好档案资料工作。9.做好档案的安全保卫工作，发觉材料缺少，及时向领导报告并迅速追查。10.对库房的治理，做到无霉变、无破损、无虫蛀等，认真做好八防工作，保证库房清洁卫生。11.热爱本职工作，提高治理水平，使档案治理工作做到标准化、系统化、规范化。12.认真完成上级领导交办的其它工作任务。（十）维护人员岗位职责1.负责项目服务过程中各项设备的管理与维护。2.认真学习154、，掌握设备工作原理的构造、性能和易出故障的部位。3.做好设备管理卡填写，做好设备消缺工作，并严格执行缺陷管理流程。4.设备的检修工作，是提高设备健康水平，保证安全，设备经济运行的一项重要措施，检修维护人员必须坚持，“质量第一”、“安全第一”的方针，切实做到应修必修，修必修好，使项目服务运行设备处于良好的状态。为了保证质量，检修维护人员应具有高度的政治觉悟，严格的劳动纪律，过硬的技术本领。以优良工艺保证完成上级下达的工作任务。5.严格执行质量标准，工艺措施和岗位责任制，保证工作质量。及时掌握检修进度，保证按期竣工，节约工料，防止浪费。6.认真完成上级领导交办的其它工作任务。（十一）总检人员岗位职155、责1.协助项目经理对扫描现场档案扫描质量、索引的正确性进行抽检和监督。2.监督和管理质检人员的质量检查工作，对质检人员的服务进行考核。3.协助项目经理对档案整理现场整理档案效果进行抽检和监督。4.认真完成上级领导交办的其它工作任务。（十二）财务会计岗位职责1.遵守国家政策法令和财经纪律，保护国家和集体财产。2.监督企业生产经营活动，提高企业经济效益。3.筹集和提供资金，保证生产经营的需要，节约开支，降低成本，加速资金周转。4.负责票证管理，按规定填写发票，严格执行收费标准，不为其他单位、个人代开发票。5.按时向有关部门填报各项报表。6.对岗位设置、人员配备、核算组织程序等提出方案。同时负责选拔156、培训和考核财会人员。7.贯彻国家财税政策、法规，并结合公司具体情况建立规范的财务模式，指导建立健全相关财务核算制度同时负责对公司内部财务管理制度的执行情况进行检查和考核。8.进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，监督各部门降低消耗、节约费用、提高经济效益。9.负责管理公司的日常财务工作。10.负责对本部门内部的机构设置、人员配备、选调聘用、晋升辞退等提出方案和意见。11.负责对本部门财务人员的管理、教育、培训和考核。12.负责公司会计核算和财务管理制度的制定，推行会计电算化管理方式等。13.严格执行国家财经法规和公司各项制度，加强财务管理。14.参与公司各项资本经营活动的预测、计划157、核算、分析决策和管理，做好对本部门工作的指导、监督、检查。15.组织指导编制财务收支计划、财务预决算，并监督贯彻执行；协助财务经理对成本费用进行控制、分析及考核。16.负责监管财务历史资料、文件、凭证、报表的整理、收集和立卷归档工作，并按规定手续报请销毁。17.参与价格及工资、奖金、福利政策的制定。18.完成领导交办的其他工作。（十三）出纳岗位职责1.认真执行现金管理制度。2.严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支现金，不用白条冲抵现金。3.建立健全现金出纳各种账目，严格审核现金收付凭证。4.严格支票（信用卡）管理制度，编制支票（信用卡）使用手续，使用支票（信用卡）需经会计签158、字后方可生效。5.协助会计做好报税、缴税工作。6.认真做好与生产、销售等有关部门的账目核对统计工作，做到日清日结，督促采购、生产、销售部门做好当天资金收支结算报告，并及时呈送总经理。7.协助会计做好与库房保管员的物资核对工作。至少每月与库房保管员检查核对一次账目和物资。8.认真完成领导交给的其他工作。（十四）审计员岗位职责1.在会计主管的指导下，按照国家审计法规、公司财会审计制度的有关规定，负责拟定公司具体审计实施细则，经上级批准后组织执行。2.监督公司各部门对各项财经规章制度的执行。3.负责或会同其他部门查处公司内滥用职权、有章不循、违反财务制度、贪污挪用财物、泄密、贿赂等行为。4.协助政府159、审计部门和会计师事务所对公司的独立审计。5.定期或不定期地进行必要的专项审计、专案审计和财务收支审计。6.负责或参与对公司重大经营活动、重大项目、重大经济合同的审计活动。7.负责对所有涉及的审计事项编写内部审计报告，提出处理意见和建议。8.负责对所有涉及的审计资料的收集、整理和建档工作，按规定保守秘密，并保护当事人的合法权益。9.完成会计主管临时交办的其他任务。（十五）人事岗位职责1.建立健全各项管理制度、工作流程、绩效考核、薪资体系等，检查公司的一切程序、制度、流程等是否得到执行；2.负责公司职员的招聘、选聘、录用（安排面试、上岗、企业文化培训），职员人事档案的建立、保存、更新，人才库建立与160、人才挖掘、引进工作等；3.负责办理公司职员任免、调迁、升迁、解聘、奖惩等事项，督察公司职员考勤、出勤、公差、请休假等管理事项；4.负责公司的办公卫生、固定资产管理；5.负责公司办公等物品采购登记、资产编制、盘点执行、资产规划、督察管理；6.负责公司整体形象、办公环境、绿化植物的监督；7.负责公司文件的拟、收、发、存文档管理（包括公司所有合同），公司管理部门例会及日常会议的组织及会议纪要的工作；8.负责公司所有职员办公用品标准的制定，设备器材、日常耗材、办公用品、文具器材、事务性用品的采购事项及领用的管理；9.负责公司人事资源总体规划、薪酬、福利、新职员培训（基础入职培训）；10.负责策划、组织161、实施全公司职员大会、开展年度总结评比和表彰；丰富职员文体活动和公司庆典活动凝聚公司团队；11.负责做好公司来宾的接待安排，做好重要会议的组织、会务工作；12.完成领导交办的其它工作。第四节 人员管理及员工培训一、项目管理人员设置原则（一）目的性原则根据本项目设置的项目组织管理机构，其目的是为了产生组织功能，实现项目管理的总目标，严格履行合同，按照“三控两管一协调”（即进度控制、质量控制、成本控制、合同管理、信息管理、组织协调）的内容，进行全方位、全过程的服务管理，从这一根本目标出发，因目标设事，因事设机构编制，按编制设岗位定人员，以职责定授权力。（二）精干高效原则项目组织机构的人员设置，以能实162、现项目所要求的工作任务（事）为原则，尽量简化机构，做到精干高效。人员配置要从严安置二、三线人员，杜绝人浮于事，力求一专多能，一人多职。同时还要增加项目管理班子人员的知识含量，着眼于使用和绩效相结合的，以提高本项目服务水平、质量、效益。（三）管理跨度和分层统一的原则管理夸度亦称管理幅度，是指每一个主管人员直接管理下层人员数量。管理跨度大，所以接触的人员关系就多，处理人与人、人与事的关系数量相应就多，反之则少。组织机构设计时，必须有一个适当的管理跨度。然而管理跨度又与职能分层有关。因此不能理解，层数多，跨度小；层数少，跨度就会大。这就要根据领导者的个人能力和安装项目的大小进行权衡。本组织机构在设计163、时，因对根据本项目的工作和所牵涉到的专业内容加以考虑，其人员设置是相当有针对性的。二、人性化的人员管理方案（一）公司以强劲的文化背景为原动力，提出“以人为本、用心服务、创过程精品”的核心价值理念，并通过结构（STRUCTURE）、战略（STRATEGY）、体制（SYSTEM）、人员（STAFF）、作风（STYLE）、技能（SKILL）、共同的价值观（SHAREDVALUES）七个变量的有机整合，创造人性化的“幸福原子”（二）公司以工会为龙头，人力资源部、财务部等协作，搭建公司完整的员工福利体系，开展丰富多彩的企业文化活动，推崇快乐工作理念，营造和谐宽松的工作氛围，尽量减轻员工的思想和精神压力（164、三）继续深化公司实施多年的员工关爱项目，以解决员工实际困难为切入点，逐步改进员工吃住行等日常生活环境，体现公司的人性文化优势。三、人员服务质量的监控考核为贯彻质量手册关于工作人员的权责规定，更好地履行工作人员的职责，为保证质量体系健康、安全进行，特制定六项“质量管理”制度，希望全体员工以此为鉴，认真对照执行：（一）自检为认真贯彻“以人为本”、“勤奋刻苦、用心服务”的公民准则及宣传企业口号，特别要求全体员工在各自岗位上实行自我质量检查制度，故称“自检”。这是自我完善、不断进步的精神体现，望认真、忠实地执行。（注：作业前、中、后随时进行，每班至少记录一次，自我检查）（二）复检又叫“互检”，是贯彻“165、分工不分家”、“岗位责任清楚”、“奖罚分明”及能落实到“具体责任者”的岗位责任制，特别规定有交接班的地盘应实行交接班相应岗位的质量互查；无交接班的地盘，员工应主动邀请其他岗位人员复查并签名。员工调岗、调职或新员工到职时，应执行质量复查交接工作。（注：在“交接”工作时进行，每天记录一次，双方签名）（三）巡检又称“督查”，是为加强现场管理，及时发现问题并迅速予以纠正，避免将不合格的服务交付给客户，而要求作业人员的上级（如：领班、主管等）对下属人员的工作质量进行全面检查。因其在地盘现场多次随时随地进行，故称“巡检”。（每时进行，每日汇总一次，主管签名）（四）质检即“检查”，公司为贯彻“以诚为本，高标166、准，严要求”的企业宗旨，保证质量，履行对客户的承诺，加强公司对现场的监督及管理，特设立专职质检部门，履行质检职现。质检原则上为“周检”或“抽检”，必要时亦可以次、项、日为单位进行。（注：定期不定时进行抽查，相关岗位人员、现场主管及质检人员三方签名。质检部门还应对上述“自检”、“复检”、“巡检”进行评核，并签署意见。）（五）联检指公司派出专员参加客户的联合检验，或公司内部组织由副部长级人员牵头的“联检”小组，不定期（但每月不少一次）对公司各地盘实行联检，争取以优质的服务回报客户，巩固和搞高服务质量。（不定期进行，组长级以上多方签名确认）（六）总检指每季度（必要时亦可按每月）由院长牵头组织公司经理167、级（可扩大至主任级）人员进行全方位核查，以确定质量体系是否在全面、真实地执行。（注：不定期进行，主管级以上多方签署意见）四、工作人员管理公司在长期的实践中，探索形成了一套适合本公司发展需要的科学的人力资源管理体系，通过体系的有效动作，吸引，录用人才，培养、留住人才，淘汰不合格人员。用“人性化”的管理，激励员工的上进心，关心员工的生活。学习和工作，培养员工对公司的感情。增强企业凝聚力，使团队战斗力得到不断的提升。（一）充分了解企业的员工每个人对自己都就是如此简单，而对他人却就是如此复杂。管理者如果能充分理解自己的员工，工作开展起来会顺利得多。俗话说“士为知己者死”。一个能够充分了解自己员工的管理168、者，无论在工作效率，还就是人际关系上都将会就是个一流的管理者。知人善任。能使每个员工在其工作岗位上发挥最大的潜能。给自己的员工足以考验其能力的挑战性工作，并且在其面临此种困境时，给予恰当的引导。管理者与员工彼此间要相互了解，在心灵上相互沟通与默契，这一点对企业的管理者来说尤为重要。（二）聆听员工的心声企业的管理者都有强烈的自我主张，这种倾向有助于果断、迅速的解决问题，但另一方面也会使管理人员一意孤行，听不进她人意见，导致决策失误。在企业的管理中，聆听员工的心声，也就是团结员工，调动积极性的重要途径。一个员工的思想出了问题，会失去工作热情。作为管理者，应耐心地去听取员工的心声，找出问题的症结，解169、决员工的问题或耐心开导。对待犯错误的人员，也应当采取聆听的办法，不应一味责难它们。（三）德才兼备，量才使用“尺有所短，寸有所长”，每个人在能力、性格、态度、知识、修养等方面各有长处与短处。用人的关键就是适用性。为此，在培训服务人员员工管理中，先要了解每个人的特点，也就十个员工十个样，有的工作起来利落迅速；有的谨慎小心；有的擅长处理人际关系；有的却喜欢独自埋头在统计资料里默默工作。因此不仅要注重人事考核表上的评分，更重要的就是在实践中观察，结合每个员工的长处给于适当的工作。在从她们工作过程中观察其处事态度、速度与准确性，从而真正测出其下属的潜能。（四）淡化权利，强化权威对员工的管理最终要落实到员170、工对管理者，或下属对上司的服从。这种领导服从关系可以来自权利或权威两个方面。管理者地位高，权力大，谁不服从就会受到制裁，这种服从来自权力。管理者的德行、气质、智慧、知识与经验等人格魅力，使员工资源服从其领导，这种服从来自一个企业的管理者要成功的管理自己的员工，特别就是管理比自己更优秀的员工，人格魅力形成的权威比行政权力更重要。（五）多表彰员工成就感能够激励员工热情工作，满足个人内在需要。要公开奖励标准，使员工了解每一个人获得奖励的原因。以公开的方式给予表扬、奖励。表扬与奖励如果不公开，不但会失去它本身的效果，而且会引起一些员工的无端猜测，影响工作。奖励的时效也很重要，要多奖励刚刚发生的事情，而171、不就是已经被遗忘的事情，否则会大大减弱奖励的影响力。（六）适宜的工作环境适宜的工作环境，不但可以提高工作效率，还能调节员工心理。舒适的工作环境，可以加快速度、节省体力、缓解疲劳；根据员工心理需要设计工作环境，可以创造愉悦、轻松、积极、活力的工作氛围。（七）提高员工士气影响员工士气的因素至少包括三个层面：公司层面、管理者层面、员工个人层面。要提高员工士气应该从这三个方面着手：1.公司层面公司层面的影响因素很多，薪酬与福利体系、奖惩体系、绩效管理体系、员工晋升体系、培训与发展体系、劳动保护与安全、工作环境等，这些因素都会影响到员工的士气，因此公司必须结合企业的实际情况，采取相应的措施进行变革，适应172、公司发展要求。比如：薪酬与福利体系必须认真进行周密的薪酬外部调查，综合考虑同行业的薪酬水平，也要考虑当地的薪酬水平，保证薪酬的外部公平；另一个方面要进行岗位评价，保证薪酬的内部公平，不同岗位之间根据岗位的贡献价值，设定不同的薪酬水平，避免大锅饭同时又要适当拉开距离。2.管理者层面除了公司层面进行改进之外，更重要的就是作为公司的中层、基层管理者要掌握提高员工士气的一些技能。建议中基层主管在提高员工士气时加强以下几个方面工作：（1）深入了解员工的需求了解员工的需求可以通过平时的沟通、会议、员工的抱怨、调查问卷等形式。只有深入了解下属的需求，我们才能有效地激励她们，充分调动她们的工作积极性。（2）创173、造良好的工作氛围谁都不愿意在这样的工作氛围下工作：干活就出错，一出错就被指责；大事小事都要请示；办公/现场环境乱七八糟；周围净就是聊天、打私人电话、吵架、不干活；团队成员相互拆台、不负责任；人际关系复杂；上司总就是板着脸。都愿意在这样的工作氛围下工作：宽松，与谐自由的气氛；办公/现场整洁温馨；团队成员相互帮助，精诚合作；人际关系简单明了；敢于尝试，不会受到指责；微小的进步与成绩都获得上司与同事的认可与赏识。因此创造一个良好的工作氛围就是我们中基层主管日常管理工作的一项重要工作之一。（3）认可与赞美人的天性就是喜欢得到别人的认可与赞美，员工的微小进步，我们应该及时给予真诚的认可与赞美。在批评员工174、时也要适当注意技巧，不能伤害到员工的自尊，一般状况下批评尽可能在私下进行。（4）促进员工成长在工作中不断得到成长，就是绝大部分员工的期望，作为主管，帮助员工不断成长就是我们的一项重要工作职责。3.员工个人层面企业的发展需要员工的支持。管理者应懂得，员工决不仅就是一种工具，其主动性、积极性与创造性将对企业生存发展产生巨大的作用。而要取得员工的支持，就必须对员工进行激励，调动员工积极性就是管理激励的主要功能。建立有效的激励机制，就是提高员工积极性，主动性的重要途径。一个有效的激励机制需要进行设计，实施。激励机制设计重点包括4个方面的内容：一就是奖励制度的设计；二就是职位系列的设计；三就是员工培训开175、发方案的设计；四就是其她激励方法的设计，包括员工参与、沟通等。设计好一套激励机制后需要进行实施，以检验激励机制的有效性。一套有效的激励机制，包括各种激励方法与措施，归纳起来有这几个方面：（1）薪酬物质需要始终就是人类的第一需要，就是人们从事一切社会活动的基本动因。所以，物质激励仍就是激励的主要形式。就目前而言，能否提供优厚的薪水（即货币报酬）仍然就是影响员工积极性的直接因素。然而，优厚的薪水不一定都能使企业员工得到满足。通常，企业的薪酬体系不能做到内部公平、公正，并与外部市场薪酬水平相吻合，员工便容易产生不满情绪。员工的这些不公平感不能及时解决，将会直接影响员工工作积极性，出现消极怠工、甚至人176、才流失的现象，从而影响到企业产品与服务的质量。有效解决内部不公平、自我不公平与外部不公平的问题，才能提高员工满意度，激发员工积极性。怎样才能解决这些问题呢？通常在薪酬决策时应综合考虑岗位相对价值、薪资水平、个人绩效三要素，以它们作为制定工资制度的基础。通过以上三要素的有效结合，可以使员工预先知道做得好与差对自己的薪酬收入具体的影响，有利于充分调动员工积极性，并使员工的努力方向符合公司的发展方向，推动公司战略目标的实现，使公司经营目标与个人目标联系起来，实现企业与个人共同发展。另外，员工持股制度也可以作为一项薪酬激励机制。在美国在美国500强中，90%企业实行员工持股。员工持股究竟有什么作用？第177、一个作用就是激励员工努力工作，吸引人才，提高企业的核心竞争力，同时就是金手铐，起留人的作用。有没有长期的利益激励，对人才的牵引作用就是有很大影响的。第二个作用能够获得资金来源。员工持股目的实际上就是全体员工承担风险，把企业做大，因为从这方面讲，员工持股有积极的影响。（2）制度企业的运行需要各种制度，同样，对员工进行激励也要制定出合理的制度，才能有效调动员工的积极性与主动性。奖惩制度：表彰与奖励就是员工努力或积极性最重要的基础。高绩效与奖励之间有着密切的关系，奖励可以促成员取得高绩效，取得高绩效后又有值得奖励的东西，两者就是相互相成，互为促进的关系。奖惩制度不光要奖，而且要惩，惩罚也就是一种激励178、，就是一种负激励。负激励措施主要有如淘汰激励、罚款、降职与开除等。竞争机制：竞争就是调动员工积极性的又一大法宝。真正在企业中实现能者上，弱者下的局面。末位淘汰制就是竞争机制的一个具体形式，现阶段我国的企业管理水平来说，末位淘汰制有其可行性，建立严格的员工竞争机制，实行末位淘汰制，能给员工以压力，能在员工之间产生竞争气氛，有利于调动员工积极性，使公司更富有朝气与活力，更好地促进企业成长。岗位制度：即建立适当的岗位，使工作职位具挑战性。“工作职位挑战性”就是要让每一个员工都能感受到所在的职位确实具有轻微的压力。怎样才能让工作职位具有挑战性呢？有2个问题要特别注意：一就是要认真搞好职位设置，二就是要179、适才适位。（3）激励1）目标激励：就就是确定适当的目标，诱发人的动机与行为，达到调动人的积极性的目的。目标作为一种诱引，具有引发、导向与激励的作用。一个人只有不断启发对高目标的追求，也才能启发其奋而向上的内在动力。每个人实际上除了金钱目标外，还有如权力目标或成就目标等。管理者要将每个人内心深处的这种或隐或现的目标挖掘出来，并协助她们制定详细的实施步骤，在随后的工作中引导与帮助她们，使她们自觉、努力实现其目标。2）情感激励人本主义心理学家马斯洛，在其动机与人格一书提出了人的5种层次的不同需要，这5个方面的内容就是：基本生活需求安全感归属感地位与尊重自我实现。企业要努力满足员工的各项需求，如提供稳180、定可靠的就业，满足员工的生活需求与安全感。归属感就是指员工在企业中能有家的感觉，在这一层次上感情、人文因素要大于经济因素。人员之间的密切交往与合作、与谐的上下级关系、共同的利益等都有助于增强员工的归属感，而员工的归属感就是企业凝聚力的基本条件。地位与尊重就是指人的社会性使每个人都要求得到社会的承认与尊重。在当前的社会中，经济收入与职位往往就是社会地位的一种体现。自我实现就是指当前面的需求基本得到满足以后，人们将产生进一步发展、充分发挥自己的潜能的需求，即自我实现。人在这5方面的需求层次就是逐步加深的，只有满足了前一层次的需求后，才会追求更高层次的需要。这5个方面除了基本生活需求外，其他4个均为181、情感需要，因此，情感激励对调动员工的积极性，主动性具有重要的意义。关于情感激励的方式有很多，主要有这几种：3）尊重激励：所谓尊重激励，就就是要求企业的管理者要重视员工的价值与地位。如果管理者不重视员工感受，不尊重员工，就会大大打击员工的积极性，使其工作仅仅为了获取报酬，激励从此大大削弱。尊重就是加速员工自信力爆发的催化剂，尊重激励就是一种基本激励方式。上下级之间的相互尊重就是一种强大的精神力量，它有助于企业员工之间的与谐，有助于企业团队精神与凝聚力的形成。因而，尊重激励就是提高员工积极性的重要方法。4）参与激励：现代人力资源管理的实践经验与研究表明，现代的员工都有参与管理的要求与愿望，创造与提182、供一切机会让员工参与管理就是调动她们积极性的有效方法。通过参与，形成职工对企业的归属感、认同感，可以进一步满足自尊与自我实现的需要。5）工作激励：工作本身具有激励力量，为了更好地发挥员工工作积极性，需要考虑如何才能使工作本身更有内在意义与挑战性，给职工一种自我实现感。这要求管理者对员工工作进行设计，使工作内容丰富化与扩大化。6）培训与发展机会激励：随着知识经济的扑面而来，当今世界日趋信息化、数字化、网络化，知识更新速度的不断加快，使员工知识结构不合理与知识老化现象日益突出。通过培训充实她们的知识，培养她们的能力，给她们提供进一步发展的机会，满足她们自我实现的需要。7）荣誉与提升激励：荣誉就是众183、人或组织对个体或群体的崇高评价，就是满足人们自尊需要，激发人们奋力进取的重要手段。从人的动机瞧，人人都具有自我肯定、光荣、争取荣誉的需要。对于一些工作表现比较突出、具有代表性的先进员工，给予必要的荣誉奖励，就是很好的精神激励方法。荣誉激励成本低廉，但效果很好。（八）建立优秀的企业文化企业在发展过程中，应有意识地通过建立共同的价值观、职业道德观，加强人力资源管理，从而统一企业员工的思想，使人们朝同一目标努力，推动企业前进。创造优秀的企业文化，就就是要使企业树立“以人为本”的思想，尊重员工的价值与地位；使员工树立“主人公”的责任感。1.凡在我公司工作的职员，一律要求穿戴整洁、行为端庄。2.言行文明184、礼貌，使用文明用语，禁止粗语脏话。3.工作态度要热情、体贴、积极肯干、吃苦耐劳。4.所有工作人员一律服从和遵守我公司一切工作制度，并要服从负责人的安排。5.工作人员不得乱带外人在我公司逗留和住宿。6.爱护公司里的公共财物，如有损坏，应照价赔偿。7.值班的人员，如有因失职而造成公司发生意外者，需视情节轻重，追究其应负的责任。8.工作时间要准时上班，如临时有事不能上班者，要打电话通知，便于安排人员代班。9.所有工作人员要勤俭节约，不得随意打私人电话（工作业务除外），并注意水、电、煤气节约使用。五、人员配置原则我公司在对员工进行综合培训和考核过后将根据员工整体表现和员工自身特质对员工进行合理安排，同185、时在具体项目服务的人员配置上还将考虑以下原则：（一）经济效益原则项目人员配备计划的拟定要以培训服务需要为依据，以保证经济效益的提高为前提；它不是盲目地扩大培训服务队伍，而是为了保证培训服务效益的提高。（二）任人唯贤原则在人事选聘方面，大公无私，实事求是地发现人才，爱护人才，本着求贤若渴的精神，重视和使用确有真才实学的人。（三）因事择人原则因事择人就是员工的选聘应以职位的空缺和实际工作的需要为出发点，以职位对人员的实际要求为标准，选拔、录用各类人员。（四）量才使用原则量才使用就是根据每个人的能力大小而安排合适的岗位。人的差异是客观存在的，一个人只有处在最能发挥其才能的岗位上，才能干得最好。（五）186、程序化、规范化原则员工的选拔必须遵循一定的标准和程序。科学合理地确定组织员工的选拔标准和聘任程序是组织聘任优秀人才的重要保证。只有严格按照规定的程序和标准办事，才能选聘到真正愿为组织的发展作出贡献的人才。（六）因材起用原则所谓因材起用，是指根据人的能力和素质的不同，去安排不同要求的工作。从组织中人的角度来考虑，只有根据人的特点来安排工作，才能使人的潜能得到最充分的发挥，使人的工作热情得到最大限度的激发。如果学非所用、大材小用或小材大用，不仅会严重影响组织效率，也会造成人力资源计划的失效。（七）用人所长原则所谓用人所长，是指在用人时不能够求全责备，管理者应注重发挥人的长处。在现实中，由于人的知识187、能力、个性发展是不平衡的，组织中的工作任务要求又具有多样性，因此，完全意义上的“通才”，“全才”是不存在的，即使存在，组织也不一定非要选择用这种“通才”，而应该选择最适合空缺职位要求的候选人。有效的管理就是要能够发挥人的长处，并使其弱点减少到最小。（八）动态平衡原则处在动态环境中的组织，是不断变革和发展的。组织对其成员的要求也是在不断变动的，当然，工作中人的能力和知识也是在不断的提高和丰富的。因此，人与事的配合需要进行不断的协调平衡。所谓动态平衡，就是要使那些能力发展充分的人，去从事组织中更为重要的工作，同时也要使能力平平、不符合职位需要的人得到识别及合理的调整，最终实现人与职位、工作的动态188、平衡。六、员工培训计划（一）公司现有培训模式1.培训与开发作用模型：培训的核心在于改变或创造员工的动机，通过影响员工动机来改善员工行为模式，并最终通过员工行为的改变来提升员工绩效。基于这一考虑，公司设立相应的培训组织体系和实施体系。2.员工培训组织体系构成图培训项目体系培训课程体系培训支持体系培训软性支持体系培训硬性支持体系文化、制度物质条件组织体系信息体系员工培训体系组织体系在于清晰的反映公司培训体系构成，确定了影响公司培训活动的各个因素，为公司建立与之相适应的实施体系奠定了基础。根据上述情况，公司建立了距阵式的培训实施体系。（二）员工培训内容概要1.概论：（1）XX市地方行业概况；（2）档189、案整理行业相关知识（3）公司的简况；（4）对员工的要求和希望。2.员工行为规范：（1）员工行为规范；（2）员工守则；（3）岗位责任制；（4）奖惩条例；（5）城市生活、住宿、交通、治安等方面的注意事项。3.操作规范：（1）公司项目简介；（2）公司服务内容简介；（3）各种设备的性能、设备的正确使用、工具物料的正确使用；（4）各部位操作规范、质量标准。4.安全规范：重点讲防火、防电、防工伤事故、防操作事故（碰人、碰物）、防交通事故、防盗以及治安法制宣传等。5.管理规范介绍部门管理组织机构、工资福利待遇、考勤制度、设备管理制度及其他有关制度。6.组织新员工到相应的地区实习，进行现场培训（或另选场地）。190、（1）实际工作内容的培训（区域、范围、职责、程序等）；（2）操作方法的培训（设备和软件操作）；（3）质量意识、质量标准的培训；（4）特殊维修和特殊问题的处理；（5）考核、总结员工培训情况，并根据考核结果发现骨干。7.员工早（晚）训导工作制度为加强对地区的管理，提高管理水平和员工的素质，特制定本制度。（1）早（晚）训导时间：每天班前班后10分钟。（2）早（晚）训导工作责任人和直接训导人：1）责任人：各部负责人负责对各地区早（晚）训导工作进行检查、督促和指导，向公司行政及人力资源部负责。2）直接训导人：管工（领班或组长）负责组织主持各地区早（晚）训导工作。（3）要求：1）地区全体员工需在早上上班前191、10分钟（下班后10分钟）按要求穿着好工衣、配戴工卡，集中在指定地方，准备早（晚）训导；2）早（晚）训导时员工须统一站立，整齐列队，站立时不得靠在墙边、围栏或物体上；3）员工站姿要端正，双脚合拢直立，双手自然垂直，保持饱满的精神状态；4）进行早（晚）训导时，员工需集中精神认真倾听，不得闲谈或东张西望；5）地区管工（领班或组长）需在早（晚）训导前书面准备好有关内容；6）当管工休息时，管工须提前一天指定领班或组长主持早（晚）训导，并交待有关早（晚）训导的内容。7）管工（领班或组长）须每天做好员工早（晚）训导出勤记录。8）每月由管工直接训导次数不得少于10次。（4）早（晚）训导内容：1）检查员工的仪192、表仪容情况，并给予指导和纠正；2）传达公司领导的有关指示和要求；3）安排当天的工作，提醒员工注意的问题；4）小结当天地区的工作情况，指出发现的问题以及改正的办法和措施，表扬好人好事；5）每周一都必须进行一次安全防火和安全操作制度的学习；6）每周一次传授相关业务知识、操作技能及注意事项；7）检查物料、工具的完好情况（包括班后工具的清洁，以及设备使用完后的清洁保养）。（5）跟踪和反馈：1）人力资源部负责对本规定的执行情况进行跟踪监控，并及时向公司领导反馈。2）人力资源部应结合地区的实际，会同操作部有选择性地组织地区管工（领班或组长）进行培训工作，不断提高管工（领班或组长）的组织管理能力。3）对能坚193、持早（晚）训导的地区给予表彰奖励并总结推广其经验做法，以推动该项工作持续下去，为建立XX集团及XX公司品牌打下良好基础。（6）奖惩办法：1）如能一贯坚持认真执行本制度的地区，其服务质量保持良好和稳定，能受到客户的好评，记录详细和完整，公司将给予该地区管工及领班奖励。2）如每月累计缺完成早（晚）训导（早、晚各1次）4次，且记录不认真和不完整，管工没有合理的解释，则给予管工（包括领班或组长）扣2分；情节严重者，公司将从严处理。（三）员工培训管理制度1.目的为了规范员工培训活动，确保人力资源培训与开发的有效性和可控性，制定本制度。2.适用范围：本制度适用于公司所有人力资源培训与开发活动。3.职责（1194、）员工培训中心是员工培训的领导机构，负责审核年度培训大纲并指导培训工作开展。（2）人力资源部是员工培训工作的归口管理中心部门，负责年度培训大纲的制定和实施，指导监督各职能部门的业务技能培训，并负责公司级培训的组织协调工作。（3）各部门负责本部门年度培训计划表的制定，并根据该表及工作实际提交和实施月度培训计划表，组织员工业务技术培训、考核。（4）各部门培训网络员负责本部门培训工作的具体实施，包括通知、用具准备、考勤、统计及信息的上传下达等工作。4.工作环节及定义（1）员工培训中心：领导公司培训工作的跨部门工作小组（2）年度培训大纲：人力资源部根据公司战略规划和年度经营管理目标，结合各部培训需求，195、每年初发布执行的年度培训指导性文件。（3）年度培训计划：各部门根据年度工作目标，结合培训大纲的有关要求，提出的部门年度培训计划（4）月度培训计划：由人力资源部根据公司月度工作需要及部门月度培训计划，统一汇总编制和发放实施的月度培训安排。（5）公司级培训：由公司总部各职能部门组织，跨部门人员参加的培训活动。涉外培训一律为公司级培训。（6）部门级培训：各部门根据计划自行开展且只有本部门人员参加的培训活动。（7）培训网络员：各部门专（兼）职培训管理人员（8）新员工入职培训：为使新进员工达到上岗要求而进行的集中培训。分为职前教育和岗前培训，职前教育主要进行理念和制度宣贯；岗前培训主要为岗位情况及技能培196、训。（9）转岗培训：员工因升、降、调等原因岗位变动，进行的新岗位上岗准备。同新员工岗前培训。（10）培训主导部门：各部门提出的本部门职能范围内的公司级培训，由该部门作为培训主导部门，负责该项培训活动的准备、实施及评估。5.工作程序管理细则（1）年度培训大纲的编制1）各部门需于每年12月10日前，向人力资源部提交下年度培训需求及意向。人力资源部于每年12月30日前编制年度培训大纲，并审核完毕发布实施。2）大纲应对年度培训目标、项目、重点、实施步骤、培训方法、课时及培训管理等方面提出纲领性的意见。3）年度培训大纲作为年度培训指引，需进行全员培训。（2）年度培训计划的编制1）各部门根据年度培训大纲，197、于每年1月10日前提交本部门年度培训计划到人力资源部备案。2）年度培训计划应对以下内容作出具体安排，培训项目、培训时间、参加培训对象、培训课时、培训教员、考核要求等。（3）月度培训计划1）月度培训计划根据年度计划和月度工作实际进行编制，各部门需于每月1日前向人力资源部提交月度培训计划。2）月度培训计划应对以下内容作出具体安排，培训项目、培训时间、参加培训对象、培训课时、培训教员、考核时间、考核地点、监考人员等。3）人力资源部于每月5日前汇编、报审和发放月度培训计划。4）月度培训计划执行情况作为月度考核的依据之一。（4）公司级培训1）主导部门提前一天通知、确认参训部门，进行有关场地、器材准备，并198、负责培训考勤等工作。2）培训完成后，考勤签到、教案等所有与培训有关的资料，需于一个星期内整理并建立档案（包括文字和电子文档）（5）部门级培训1）部门培训网络员需提前半天再次通知、确认参训人员、教员，并进行有关场地、器材准备和考勤。2）培训完成后，部门培训网络员将教案等所有与培训有关的资料，需于一个星期内整理并建立档案备查（包括文字和电子文档）。（6）委外培训：参照公司委外培训管理规定执行。（7）新员工入职培训1）职前培训公司每个月25日前举行一次，为定期开展，由人力资源部统一组织和指定教员。职前培训主要课程为公司概况及发展规划、政策及规章制度、企业文化、职业道德、一级安全教育等内容2）岗前培训199、在新员工上岗前必须完成，由各用人部门统一组织并指定教员岗前培训主要课程为部门介绍、岗位情况、工作职责、管理规章、岗位技能、岗位安全培训等内容。（8）培训活动实施程序1）通知：月度培训计划作为公司第一道通知程序，各部需严格按照计划组织培训活动的实施。同时，各项具体培训活动举行前，相关责任部门（人）还需再次予以口头通知确认。2）准备：准备工作应包括场地布置、器材准备、教材资料准备等事宜3）考勤签到：考勤需如实反映参加培训人员情况，签到应记录是否迟到、早退或缺勤，并调查原因和提出处理意见。处理办法与公司人事考勤规定同4）培训进行：培训活动进行过程中应严格遵守培训纪律（同人事出勤纪律），并充分尊重培训200、教员和其他参训的学员。教员需认真备课，用心讲授，以形成公司独有的培训资源。5）培训效果调查：每次培训活动需进行书面培训效果调查。6）考核：需进行考核的培训项目，应在培训完成后一个月内完成考核并纳入月度培训计划，考核可根据需要选择开卷和闭卷。7）总结和改进：培训部门根据培训评估和考核情况，及时进行总结，并采取相应整改措施。6.培训评估（1）整体效果评估：通过月度评估和年度评估两种方式进行评估。1）月度评估指标：主要通过培训计划完成率、考核合格率、培训出勤率、人均培训课时等硬指标进行评估。2）年度评估指标：主要通过年度培训计划完成率、考核合格率、培训出勤率、人均培训课时、培训项次等硬指标，并结合相201、关培训项目工作效率改进、服务质量提高及整体面貌的改观等进行综合判断，同时逐步开展培训会计工作，进行培训投入和产出效益分析。（2）单次培训项目效果评估：每次培训应有书面培训效果调查表，对该项培训讲师、技巧、氛围、效果、组织工作等进行调查。7.培训统计（1）月度统计：各部门在上交下月培训计划的同时，需向人力资源部提交本月培训执行情况统计。（2）年度统计：各部门每年底提交下年度培训需求时，需向人力资源部提交本年度培训执行情况统计和总结。（3）人力资源部在部门统计的基础上，形成公司月度和年度培训执行情况统计和总结。8.记录与档案建立（1）公司培训记录包括培训相关的通知、考勤、考核、统计、总结等所有表格202、和文字记录。（2）培训记录必须每月进行一次归档，并按公司记录管制程序进行编码编页，编制目录，以便检索和查找。（3）公司建立员工培训手册，发放给员工个人保存并记录参加的每次培训活动，每年年终进行统一年审。9.其他（1）培训经费1）公司应在确保效益的前提下，在现有基础上逐年增加培训经费。培训费用预算由人力资源部在年度培训大纲中予以列明。2）公司培训费用实行成本分担，各部门按实际使用情况予以分摊，采取年度结算方式进行。（2）计划外培训：根据工作需要临时增加的培训，由公司人力资源部或其他部门协调安排，不影响月度计划的执行。同时，纳入月度培训执行情况统计之中进行反映。（附表六：计划外培训申请表）（3）培203、训教员津贴及管理：另行制定标准及管理办法。（4）员工充电自学培训（自考、成人高考、电大、夜大等），另行制定鼓励及管理办法，进行合理引导。10相关文件（1）委外培训管理规定（2）培训教员管理办法（3）员工业余自学管理办法（四）培训实施体系距阵图本体系能够通过精确的培训需求分析，充分调动公司及外部培训资源，根据不同的培训项目，抽调相应的专业技术人才，组成灵活多变的专项培训小组，集中优势资源，有效解决资源与成效的整合问题，便于操作和提高培训效率，针对项目开展特色培训，以公司优势培训资源，促进项目周边劳动力整体素质的提高。（五）培训方案企业的竞争是人才的竞争。而人才的竞争关键在企业是否最大限度地开发人204、力资源。要实现管理人员素质的现代化，必须规范企业的培训制度，把培训作为企业的发展战略，常抓不懈。我们确定了极具针对性的培训服务人员培训目标，确立了全员中长期培训计划。全方位、多层次地传输新理论，传授新技术。重点开展智能化培训、电脑培训和培训服务“全员培训、全过程考核”的培训方针，使培训真正落到实处。我司员工培训的原则是：因需施教，学用结合，灵活多样，注重实效。我司员工培训目标是：通过系统培训，使各级管理人员强化服务观念，丰富专业知识，提高专业技能，统一行为规范，为业主提供规范化、专业化的车辆维修服务。根据采购单位要求，我们将确“全员培训、全过程考核”的培训方针。源源不断的人员培训是我公司的管理205、水平不断提高的根本保证。为此，公司根据自身发展的需要，建立了自己的“培训中心”。“培训中心”每年举办二期6个月全脱产的培训服务培训班和不定期的各类专业的培训班。培训师资由公司中级以上的专业管理人员和外聘一些专家、学者及境外资深专家担纲，讲各类型知识和技能，从培训服务的规范、培训服务知识的传授、运用计算机管理到人员的配备及费用的使用、成本核算及资金的运行等。到目前为止，己有多名人员经过岗位培训已经上岗，而且已得到了大家的一致好评。七、员工的奖惩条例为达到和保持高度的工作效率和优良的服务，公司特制定如下奖惩条例，望全体员工遵守执行。（一）嘉奖、晋升凡符合下列条件之一者，将酌情给予嘉奖、晋升：1.对206、改革公司管理，提高服务质量有重大贡献者。2.在服务（生产）工作中，创造优异成绩者。（二）奖励凡符合下列条件之一者，将酌情给予奖励：1.为客户提供优质服务，工作积极热心，受到客户表扬者。2.发现事故苗头，及时采取措施，防止重大事故发生者。3.为保护国家财产、人民及客户财产，能见义勇为者。4.提出合理化建议，并经实施有显著成绩者。5.严格控制开支，节约费用有显著成效者。6.拾金（物）不昧者。（三）纪律处分1.口头警告2.适用于轻度违反公司有关规定，但仅限于初犯。3.适用于违反公司的有关规定，分为“过失通知书”及“警告通知书”两种。4.最后警告经发出“警告通知书”后，即可视作最后警告，累计两次“警告207、通知书”即可作开除处理，并不给予任何补偿。（四）轻微过失凡有下列过失之一者，将给予每次扣15分的处理：1.仪容不整，穿拖鞋上班。2.上班时不穿工服及佩戴胸卡（工号牌）。其中员工扣1分/次，领班扣2分/次，管工扣3分/次，分区经理3分/次。3.迟到或早退。4.上班时间擅离岗位、闲逛、干私人事情，聚堆聊天等。5.上班时间吃东西。6.上班时间吵闹、高声喧哗。7.随地吐痰，乱掉烟头、纸屑等。8.工作散漫，粗心大意，没有按质按量完成本职工作。9.上班前后及中段休息期间在本地盘内公共区域闲坐、逛。10.因疏忽，坏客户的财物罚款一至十倍处理，情节严重者直至开除处理。11.因疏忽，损坏本公司的设备、工具等财物208、的，赔偿所需维修（或新购）费用的50%，情节严重者直至开除处理。12.穿着工服回家（公司没有规定的地盘除外）。（五）严重过失凡有下列过失之一者，将给予每次扣1020分处理，情节严重者，将给予降职、降薪、辞退处理。1.上班时间睡觉。2.擅离岗位，经常迟到早退。3.偷窃公司及他人财物。4.对访客不礼貌，与之争辩。5.上班时间吵闹、打架、粗言秽语、违反公共场所秩序。6.变相赌博。7.未经允许擅自进入工作人员房间。8.拾遗不报。9.不服从上级领导之正确命令。10.不服从公司的工作安排。11.搬弄事非、诽谤他人、影响团结、影响声誉。12.违反操作规程，造成损失。13.浪费物料。14.不按公司规定保管、保209、养和使用公司的物料、工具等财物。15.擅自拿公司的设备、工具、物料等财物干私活。16.接受或知道上司安排的外接私活，不举报者。17.分管经理因监管不力，致使部门或属下地盘（车队）被客户投诉严重，造成公司声誉受损。（六）即时开除凡有下列过失之一者，作即时开除处理：1.使用假的身份证明资料。2.贪污、受贿、盗窃、索贿、行贿。3.侮辱、谩骂、恐吓、威胁他人，与客户或住户吵架。4.向工作人员索取小费、物品或其他报酬。5.酗酒、赌博或打架。6.组织及煽动罢工、斗殴聚众闹事。7.传播淫秽书刊或录像带。8.偷窃公司、客户、住户或他人之财物。9.使用毒品、麻醉剂或兴奋剂。10.工作能力差，工作效率低，屡出差错210、。11.恶意破坏公物或客户物品，以及公司财物。12.未经批准私自外出兼职或利用病休另谋职业。13.管理人员利用职权参与或安排公司的人员、设备、材料等公司财物干私活。14.利用职权或工作之便，外泄公司业务信息或将业务转交外单位或个人承接。15.利用职权营私舞弊、谋取私利、假公济私。16.玩忽职守，违反操作规程，造成严重后果。17.被客户投诉严重，并要求撤换（或取消合约），造成严重后果。18.经常违反公司规定，屡教不改。19.连续旷工三天或一个月累计旷工二次。20.由于工作失职使国家财产及公司财产受到严重损失。21.违反国家计划生育的有关规定。22.参加反动组织或利用黑社会组织。23.冒用他人名义211、领取工资等其他报酬。24.虚报工资或加班费，获取不正当收入。25.恶意散布谣言，中伤公司，妨碍公司的业务。26.违反国家有关法律、法规。27.有案底的在逃人员。第五节 项目拟投入的设施、设备一、设施设备配套情况扫描加工服务目前大约XX万页档案，我们计划完成加工任务工期为XX个月，计划投入电脑XX套、服务器XX套，平板扫描仪XX台、交换机XX台、档案数字化加工软件等，扫描加工日产量定为XX页/天，预计XX个工作日完成XX万扫描加工任务。其中扫描加工初期二周作为与用户磨合期，每天平均1000页，以后逐步递增到XX页。根据采购单位加工现场场地因素及总的加工量，我们计划安排XX个人进行项目实施，其中前212、处理、拆卷和装订还原XX个人，扫描XX个人，修图XX人，质检XX人，目录补录及索引XX人，总检XX人（总检由项目主管兼）。（一）数字化设施、设备汇总表序号设备名称型号品牌数量功能12345678（二）后勤设施设备一览表序号设备名称型号品牌数量其他要求12345二、设施、设备管理及维护（一）公司员工在独立使用设备前，须掌握该设备的操作技能。（二）设备使用应定人定机，对公用设备由专人负责保养。（三）公司员工要养成自觉爱护设备的习惯。班前班后认真擦试设备及注油润滑工作，使设备经常保持良好的润滑与清洁。（四）公司员工要遵守设备操作规程，合理使用设备，管好设备附件。（五）对私自操作设备人员，要进行严肃的213、批评教育，由此发生的一切后果由私自操作者负责。（六）设备管理员应根据设备维护要求以及设备技术状况制定设备和测量装置的保养细则、保养周期和检定周期。（七）设备保养人应严格按照常规维修设备检查保养周期进行保养，做好记录交设备管理员验收。（八）设备维修以外修为主，本单位操作人员配合，设备管理员做好维修记录。（九）设备发生故障应及时停机，使用部门应立即通知设备管理员或单位领导，请修理人员检查排除故障。当修理人员在排除故障时，操作人员应积极协助修理人员排除故障。（十）对设备使用年久，部件严重损坏，又无法修复和没有改造价值的，可办理报废手续报请经理批准。（十一）对设备的检查、保养、修理应做好所有记录，由设214、备员归档，以便检查。三、设备维护制度（一）加强设备、设施的维护保养工作，坚持“预防为主”和“维护与计划检修相结合”的原则，做到正确使用，精心维护，使设备经常处于良好状态，保证设备、设施的长期、安全、稳定运转。（二）设备、设施操作人员是设备、设施维护保养的责任者，实行以操作人员为主的设备维护保养责任制。操作人员必须以严肃的态度和科学的方法正确使用的维护好设备，必须严格执行岗位责任制和各种设备操作规程。（三）操作维修人员要不断学习钻研各岗位业务技术。要定期进行多岗位培训，使操作和维修人员能做到一专多能，做到“四懂三会”：1.四懂：懂结构、懂原理、懂性能、懂用途；2.三会：会使用、会维护保养、会排除215、故障。（四）特种设备操作维修保养人员须按政府有关部门的规定经过培训、考核合格后发给证书，才能持证上岗操作和维修。从事电气（具）操作维修人员必须是有证电工、电焊工，无证者不得上岗。（五）设备操作人员必须严格遵守操作规程，进行设备的启动、运行和停机。设备操作维修人员，必须坚守岗位，严格执行巡回检查制度，认真填写设备维修保养记录，严格执行交接班制度。（六）设备维修保养人员应定时定点上岗检查，随时注意观察设备运行情况，发现缺陷和隐患要及时消除，不能立即消除的缺陷，要及时向部门主管或设备设施管理者汇报并作好记录填写设备维修保养记录表，确保正常运转。（七）操作和维修人员应该为设备创造良好的运作环境，搞好设216、备环境及劳动保护、安全生产工作，对本岗位的设备、设施等要定期检查维护，并做好清洁卫生工作。（八）重要设备应有专人负责定期检查、维修，对在用、备用、封存和闲置的设备，都要定期进行除尘、防潮、防腐蚀等的维护保养工作，做好清洁、润滑和紧固工作，及时消除跑、冒、滴、漏。（九）各级设备管理人员必须对各种设备维护保养制度的贯彻执行情况进行定期检查，认真总结操作和维修工作的经验教训，不断改进设备管理工作。四、设备设施例行保养制度（一）各种设备、设施的操作人员对本岗位的设备，应每天进行巡回检查，并做好巡回检查记录。（二）在巡回检查中，如发现事故隐患，应及时向领班汇报，并及时处理，同时领班应向部门主管汇报。（三217、）各种设备的操作人员应认真做好所做日常保养项目的记录。（四）操作人员应通过眼看、手摸、耳听、鼻嗅、身体感觉等不同手段对本岗位的设备，按点检项目的要求认真点检，每天不少于2次。（五）每台设备的点检记录、维修记录应由责任人每月汇总一次，上报部门主管。（六）设备设施技术管理者按各种点检和维修记录汇总情况，安排对部分运行不良的设备复查维修，凡须停机检修的设备，应列入维修计划，经工程部领导批准后，再安排停机修理。五、设备一、二级保养制度（一）一、二级保养均有工程部根据设备的保养项目及周期提出年度计划，由公司工程部负责人按年度一、二级保养的设备计划组织安排如期实施。（二）凡属一级保养的设备，均以操作人员为218、主，维修人员为辅，对设备外表面和有关部件检查清洗、润滑、紧固、调整，查明和消除不正常运转因素，并认真做好记录，填写好一级保养单。（三）凡属二级保养的设备，均以专项维修人员为主，由操作人员参加擦洗，负责拆检、修复、更换部分零件、调整定位和间隙、紧固机件等。（四）并认真做好修理记录，验收合格后，由专项维修人员填写好二级保养单。一、二级保养要按期完成，不得遗漏。（五）保养后要有主管和工程技术主任验收合格并签字后，方可投入运行，不得使各种设备带故障运行。（六）一、二级保养和修理的项目记录认真填写好后，应及时送交给部门主管。（七）一、二级保养工作要列入岗位考核，每半年或一年进行一次考核。六、设备设施报修219、急修制度（一）工程部对设备、设施除按规定实行定期维修、保养外，还应建立报修、紧急修理制度。（二）凡是设备、设施使用部门发现设备、设施有损坏或异常情况时，应立即暂停使用，由使用部门填写好报修单送工程部。（三）紧急情况或突发设备事故，可用电话直接通知工程部报修。（四）工程部设立急修值班员，当接到急修任务时，值班员应立即按报修内容指派专项维修工在规定时间内维修。（五）维修工对设备、设施维修后，应清除掉设备、设施上的油污、灰尘等，对散落在地的垃圾要清除干净，维修工具和备品备件要带走，不得有遗漏；如将设备、设施作过移动，维修工应恢复原状。（六）工程部夜间设立设备、设施应急修理，此项工作由技术较全面、工220、作认真负责的员工担任。（七）所人维修人员应按所维修设备的操作规程进行，不得违反各种设备的安全操作规程，确保安全运转。第四章 项目管理规章制度第一节 项目组织实施管理制度为保障项目的管理规范性和操作流程顺畅，我司在多年的项目实施管理过程中形成了依稀累的项目管理规章制度，详细如下：一、工作区域管理工作人员在工作时间内不准会客，不到非工作场所，保持工作区域的安静，进出工作区域时需要两人以上行动。在工作间不允许抽烟、吃零食、大声喧哗及做其它可能损坏档案的事情。二、实际操作管理工作人员不能无故察看和互相议论档案内容。工作时统一穿戴无口袋的工作服，出入工作室不得携带任何与工作相关的物品；工作过程中产生的碎221、纸、废光盘等工作垃圾不得私自处理，必须交由档案室值班人员统一处理。挂包、钱包等个人物品存放在指定位置，未经档案室管理人员同意，不得将工作间任何物品带出工作间外。三、通讯及存储设备管理现场工作人员不得携带任何手机、呼机等移动通讯设备以及软驱、移动硬盘、U盘等信息存储等设备。项目现场外面安放专门供现场实施人员存放物品的保险柜，每人一柜。进入现场前，需更换工作服装，存放通讯设备。四、工作日志管理每位现场工作人员必须有每天的工作记录（时间、地点、数量等），并进行定期检查。项目经理每天需对每位现场工作人员的工作日志进行核实和检查。五、出入证使用管理工作人员工作场所的出入证件由专人管理，进入工作场所由证件222、管理者确认后当场发放，离开时交回。项目严禁未经许可放入非项目实施人员，私自带非操作人员入场纳入考核范围。六、请销假制度管理工作人员一律由主管人员负责把关，严格请、销假制度，不得中途离职或无故不上班，实行奖惩制度。员工的请假（事假）需提前三天向项目经理进行申请，经批准方可请假；项目经理的请假需提前三天向公司人事部门及采购人（用户）负责人提出，经双方批准方可执行。员工和项目经理的病假需书面提出申请，并需向人事部门提供正规医院开具的相关证明文件。员工的离职需经客户方同意方可执行；项目经理的离职需提前一个月申请，公司批准后需报备客户方同意。七、安全保密管理制度1.档案管理人员和利用者均应树立保密观念，223、贯彻执行档案法和保密法，共同保守档案机密。2.对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。3.对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。4.凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。5.利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。6.对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售7.发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主224、管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。八、档案库房管理制度1.档案库房是保存档案的重地，非库房管理人员未经许可不得入内。2.库房要确定具体安全负责人，负责库房内一切安全工作。3.库房钥匙由库房管理人员负责保管，不得转借他人。非档案人员禁止进入库房。4.库房内要有足够的合乎要求的档案装具，档案不得随意堆放；库房要保持清洁整齐，注意空气流通。5.库房内要有严格的“八防”措施（防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温、防强光）；库房内的温度应控制在14-24之间，相对湿度应控制在45%-60%之间，库房管理人要认真记录库房225、内当日的温度和湿度。6.库房内禁止存放非档案用品及个人物品；严禁任何人吸烟和携带易燃、易爆物品进入库房；库房内不准使用台灯、电熨斗、电暖器等电器设备；库房内必须配备报警装置、灭火器材，并确定专人管理；灭火器材要放在固定位置，不准随便移动，要定期进行检测；档案管理人员必须会使用灭火器。7.库房内不准办公、开会、会客和住宿，房管理人员离开库房必须锁卷柜、闭灯、锁门。8.档案管理人员应定期对库房内各类档案进行清点，做好清点记录。9.库房安全负责人要经常检查库房的安全，发现不安全因素及时排除；若个人无法排除，应及时向领导汇报予以解决。九、档案统计制度1.档案统计工作应做到准确性、及时性、科学性和连续性226、。2.档案中心对接收的各类档案/文件，要办理交接手续，做好各类档案移交清单，一式两份，各存一份，以备核查和统计。3.对接收的各类档案/文件，应逐卷/件整理，以件/卷/箱为单位统计档案现存总数量。4.档案保管状况的统计。对遗失及损坏的档案要记录数量和原因。5.每年进行一次档案提供利用的统计，内容包括借阅档案人次、件数，复印提供档案的数量，利用目的和效果。6.定期统计一次档案的整理数量及情况。7.定期统计一次本年度档案的归档情况，内容包括归档率、准确率、完整率。8.定期进行一次档案综合情况统计，主要有档案总数量，本年度归档数量，库房及设备的增置情况，档案人员变更情况，提供档案利用的人次、件数、卷数227、箱数，档案编研资料的编写情况等。9.按上级主管部门要求填好统计报表并及时上报。十、档案安全管理制度1.成立公司安全领导小组，项目经理为第一责任人，直接负责项目的安全管理工作。2.认真贯彻执行各项安全生产法律、法规和安全标准。3.建立健全安全管理责任制和安全操作规程，包括单位领导职责、各部门领导职责、项目经理职责和员工安全生产职责。4.主持召开公司安全管理专题会议，及时通报公司安全生产工作情况及有关安全生产的重大问题，对各个项目的人员和档案的安全做联合检查并通报情况，整改安全隐患和不断改善安全条件。5.档案中心必须安全建档，实行分级管理，归档文件要做到及时、准确、清晰、专人管理。6.档案管理人228、员随时做好安全档案的保管，注意防盗、防火、防蛀、防潮湿、防遗漏。若发生遗漏和失误要追究相关人员的责任。7.查阅档案等需办理借阅手续，借阅者必须爱护并按期归还。各类资料、档案建立统计台帐。每半年对库房内档案资料盘点和统计一次。十一、档案交接管理档案交接由采购单位档案相关负责人和现场加工负责人员，在安排好的工作间里进行面对面的交接，要求有书面交接记录，流程中由采购单位档案管理专门人员全程监督并有书面交接记录。十二、原档案保护措施对档案原件要小心存放，拆订后的档案原件装订后要恢复原样。现场工作人员要保证档案的完整，不得损坏和丢失，不得篡改档案内容，原档案磨损、不清晰的，需采购单位专门人员签字同意，方229、可进行下道工序。十三、档案安全存放档案只能在工作间的专用保险柜内存放，工作间内的其它地方不准存放档案。十四、操作安全管理工作人员下班时，均应将工作间中所有档案锁在专用保险柜中，由本项目组的相关责任人保管好钥匙，并由采购单位人员锁好工作间房门，实行双重保险。十五、防火安全管理工作人员加强防火安全教育、工作间内严禁吸烟和任何火源。防止无关人员进出，防火设施配置齐全。第二节 项目人员管理规章制度为保障项目的人员的稳定性和人员的日常工作规范性，我司在项目的运行过程中积累了大量的关于人员管理的经验，部分经验形成了规范的管理制度文件，部分项目人员管理制度如下：一、日常行政管理制度1.热爱本职工作，服从统一230、管理，认真钻研业务，努力提高水平。2.爱护办公设施和公共财物，如有损坏，照价赔偿。3.遵守考勤制度，按时上下班，配带工作标牌。4.工作态度认真，一丝不苟，严格执行操作流程和业务流程。5.讲究卫生，不随地吐痰，不乱丢垃圾，保持卫生间的清洁。6.遵守工作场所的管理要求，不喧哗，不打闹，非经同意不得随意走动或做与工作无关的事情。7.严禁在工作场所内吸烟，严禁携带火种、易燃易爆物及私人杂物进入工作场所。8.严禁在工作场所内存放食物和进食、饮茶水。接触档案时要确保双手干净和干燥。9.严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，未经允许不得复制、抄写档案内容。10.遵守项目所在客户方的相关的规章制度。二、岗位责任231、制项目团队进驻采购单位后，项目经理会对每个工作岗位制定岗位说明书，明确各个岗位人员的职责、职能及工作情况：1.要树立高尚的职业道德，热爱本职工作，保密意识强，工作能够自主，培养员工严谨的工作作风。2.档案整理、著录及档案数字化等操作人员均需经专业职能培训和安全保密培训，考试合格后方能承担操作工作。3.工作人员对所承担的工作流程应熟悉，重视操作规范及要求，以确保工作无错误为最低目标。4.工作开始前需认真做好操作前的各项准备工作。5.严格执行有关规定，发现异常情况及时查找原因，进行纠正，并同时将情况向上汇报。6.保持操作环境清洁卫生，保正扫描等设备正常工作。7.认真填报工作日志及记录，字迹要清晰，232、记录要完整，要实事求是，严禁伪造数据，做到准确无误。三、巡回检查制度1.项目经理实施走动式现场管理，对各个环节工作人员工作情况作认真仔细的巡回检查；2.巡回检查中发现异常情况，应及时处理，若遇重大问题，不能自行解决的，则必须尽快上报领导，在征得领导同意后，方可离开现场，并将发生的情况作详细记录。3.若遇异常情况，须跟踪观察，详细做好记录，并向下一班值班人员作交待，以免酿成重大事故。4.做记录时，要求真实、准确、清晰，保持记录本的整洁。5.巡回检查间隔时间规定为2小时，即每2小时现场巡检一次，每天检4次。四、档案追溯表制度1.严格执行内部档案追溯表制度，每个环节均应签字确认，日期要书清晰；2.对233、各个环节的返工应由上一环节责任人进行处理；3.项目经理抽检错误的，由编目人员完成处理；4.客户抽检发生错误的由相关责任人处理，并给予一定额度的处罚；5.流程单应与数字化系统中流程保持一致，做到线下线上同时监控；6.追溯表在归还档案前抽出，装订成册，作为数字化加工档案，移交给客户方。五、安全文明操作管理制度为了认真贯彻“安全第一，预防为主”的方针，树立高度安全防范意识，特制定本制度。1.新进项目现场的工作人员必须经“三级安全教育”“安全保密培训”并且考核合格方能上岗，项目经理必须经过“档案上岗培训”，并取得相应“档案上岗证证”方能上岗担任项目经理。2.严格遵守各项操作规程，精心操作，保证原始记录234、整洁、准确可靠。3.岗位设置规范化，物品摆放应符合有关规定。4.当班人员有权拒绝非本岗人员随意进入其岗位和动用其岗位任何物品，有权拒绝不熟练的人员接替其工作。5.按时巡视检查，发现问题及时处理。发生事故要正确分析、判断，并及时向有关领导报告。6.任何人不准带不相关人员进入项目现场。第三节 项目验收管理规章制度为保障我公司提供给用户方的是最终整理好的档案实体和档案数据资料和数据光盘等产品，我司项目验收管理规章制度包括以下几点：一、验收标准制度（一）档案实体验收标准实体档案的验收以抽检方式进行，抽检比率不能小于5%。档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行235、逐项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题，将追究相关责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，抽检的合格率达到100%的才予以验收。验收标准如下：1.各文件材料归类准确、排列无误、案卷厚度适中。2.档号无重复，案卷顺序号规范、统一。3.档案著录格式规范，数据准确。4.编制单位、编制日期、保管期限题写准确，文字打印清晰。5.每一案卷其页号必须连续、需重新订号的页号准确无误。6.图纸折叠规范、美观，档号章清晰正确。7.案卷中的每一件都要进行数据录入，必须准确、无错别字，采购人可顺利进行查找。若电子数据内容或格式有误，该批数据退回免费重新修正，我司在5个工作日内完成。8.案卷装订236、规范、整齐、牢固、不影响阅读。9.案卷盒中撰写的文字需使用油印，界面清晰、美观。10.如验收发现整理质量有问题，属中标人造成的错误、遗漏，我司对不合格的档案在采购人提出返工要求后5天内统一免费返工至验收合格。（二）数据验收标准数据验收以一个全宗为一个批次。1.数据抽检（1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。（2）抽检比率必须大于10%，抽检的合格率达到100%的才予以验收。2.验收标准目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。（1）档案原件：完整率237、100%；纸张页面错位、颠倒、压字等差错率1。（2）电子目录：档号、题名等关键字段正确率100%，其余字段错误率5。（3）图像文件：漏扫率0.2；图像方向、偏斜度、清晰度、失真度等差错率1%；命名差错率1。（4）数据挂接：正确率100%。（三）光盘验收标准主要检查备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。双方验收确认后，履行光盘移交手续。二、验收实施步骤制度（一）提出验收申请我司项目组在做好档案实体、数据资料和数据光盘等项目成果的验收准备后，将向采购人以书面的形式提出验收申请。采购人在接到我司验收申请后应组织好验收组准备接收我司提交的项目成果，采购人觉得有必要时可以邀请采购中心、238、质检等部门共同参与本次项目验收。（二）成果检验采购方按照抽检的方式，对档案资料的整理质量、电子影像件质量、检索信息的正确率和数据挂接正确率按照验收标准进行检查，双方对本次成果检验结果进行签字确认。（三）质量问题修正如果在验收过程中发现有质量问题或者验收成果达不到采购人要求的验收标准，我司将根据用户的意见进行一一修正。如果工作成果存在严重的缺陷，则退回给我司。我司将对工作成果存在的缺陷制定出相应的补救措施。如果给采购人带来重大损失，我司愿意根据合同接受相应的处罚。待全部完成补救措施后双方再另行协商验收的时间。（四）验收签字当所有项目成果都顺利通过采购人的审查合格后，我司项目组向采购人提交档案实体239、数据资料和数据光盘等所有项目成果，采购人应向我司出具项目成果验收报告，双方代表签字确认，作为采购人支付服务款项的凭据。第五章 项目实施方案第一节 总体实施原则与流程XX单位本次扫描加工是馆藏约XX千卷档案，为了加快档案信息化发展，促进馆藏档案信息的广泛利用，我司将从技术工艺、过程监管、质量控制、进度保障、安全生产和信息保密等多方面进行规划和资源配置，全方位保障各项实施工作的良性发展以及整体项目的顺利完成。一、实施原则我方的总体实施原则如下：1.详细规划、细致安排，将每项工作任务、每个工作环节都想到、做好，无遗漏、无差错；2.设立完善的项目管理体系和保障体系，为应对多方面已知、未知的情况做好准240、备工作；3.加强人员审查和员工管理工作，制订并执行高效的安全管理制度和保密制度，杜绝各类问题事故的发生，确保项目的安全实施；4.对纸质档案数字化的各个环节建立起完整、规范的记录。并使用加工流水表单详细记录加工过程及相关问题。5.增加管理人员的投入，增强现场的监管力度，明确监管措施落实到位；6.集中优势资源，从资金、技术、人员、工艺、和管理等多方面保障项目的顺利实施；7.全力保障品质检查，以多层次、多级别的检查管理，确保提交给用户的产品全部符合质量要求；8.全力保障信息安全和保护档案实体安全。我公司拥有管理精细化、加工流程化、质量标准化的专业档案数字化团队，可提供对各类文书、图纸、资料、业务档案241、等纸质、影像档案进行整理分类和档案数字化加工服务，通过建立图文数据库，对数据进行规范性校验，实现纸质档案与电子档案一一对应关系,最终将成果档案数据与业务系统挂接，形成一个有序结构的档案数据库，及时提供利用,实现信息共享，为未来人工智能及大数据应用打下坚实基础。（根据项目实际情况修改）二、总体工作流程（一）档案分类整理：按照档案情况，年度、类别、长短期等进行分类整理，将部门编制不统一的进行统一分类，以便数字化后方便查找与管理。（二）档案交接：分类整理后的档案按年度、类别提出，提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的242、档案交接清单，并由双方主管人员签字。（三）标引著录：标引著录是为了方便查阅与管理，对文字录入的准确性要求较高，实际项目中将会按照统一的标准制作相应的文字录入工作说明书，供录入员和校对人员参考。（四）档案拆分：档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数，档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。（五）档案的扫描：原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描使用金档科技自主研发的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自243、动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。（六）图像处理：采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。（七）质量检验：对扫描处理完成后的图像页面进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、图像的处理以及文本和图像页244、的匹配等质量进行全面检验。对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记并退回上一流程重新处理。（八）图像与索引挂接：文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移交验收小组验收。（九）案卷整理还原：档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准进行有序的整理，公司安排专人负责案卷整理与还原。第二节 数字化加工流程及主要技术方案档案数字化加工主要流程包括：提245、卷拆卷档案著录扫描图像处理OCR校对版式还原转双层PDF终验挂接。一、入库提卷、拆卷1.从档案室移交档案，严格执行原始档案的交接手续，使用双方项目负责人确认的档案交接清单（完成清点登记）。2.档案整理：编写页码、核对纸质档案页码、对可拆钉的文件做拆钉处理以适应扫描的要求、对需要修复的档案进行归并整理（如果发现破损严重，无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描，发现破损严重的档案须立即报知项目相关负责人）制作卷内目录，扫描文件抽取3.按照扫描处理量明确交接周期和档案交接量（双方项目负责人签字，以保在施工过程中档案不损失、不丢失。）4.装订案246、卷应保证装订牢固，案卷整齐，卷内材料不松动，脱落，保持与原案卷一致。二、标引著录按要求将文件所需信息录入到软件数据库里，标引著录按照国家档案局有关标准结合用户档案著录的具体要求进行。1.录入方式采用手工录入的方式2.校对方式校对以软件校对和打印输出、对比校对相结合，错误率在万分之二以下。案卷目录和卷内目录按照档案的原始数据录入。卷案目录和卷内目录的样式经用户同意可做相应调整。对档案目录数据修改和补充的数据，须填写更改资料、更改资料放入原案卷内，卷内目录及其他不全的需补充完整。三、档案扫描1.扫描方式：根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用加长式扫描或者图像247、拼接处理方式处理，同一页面有两个以上文件，需分别扫描。2.扫描色彩模式：以黑白二值扫描为主，附有灰度（彩色）照片及原件分明度很低的档案，可视情况采取灰度和24位真彩色扫描。然后以黑白二值保存。例：蓝底招生名册，此种档案长见为A3幅面、纸张很薄，底色与文字的分明度很低。实物档案查看时都显吃力，此种档案如果用黑白二值扫描，则会出现大幅暗面，文字显现不清；如果使用彩色扫描，文字部分明度很低。只有使用灰度扫描，效果相对好一些。扫描后的图像再辅以黑白二值保存，则最大限度的提高了图像质量。3.分辨率：无全文检索需求的文档分辨率调整为200DPI最为合适。需要全文检索而做ocr识别的文档，黑白二值扫描分辨率248、最佳为400dpi，此分辨率下识别成功率最高。24位真彩色扫描分辨率标准为200dpi。4.图像文件的大小：黑白二值扫描A3页面：20K40K；灰度或彩色扫描A3页面：100150K。5.如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，可适当增加扫描的分辨率，但要保证图像清晰的同时，又不影响远程查询和浏览的速度。6.清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在锈斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米，并且指印和黑线不能覆盖或影响正文内容。7.根据档案实体情况249、，在档案电子文件中相对应目录设置“复制件”、“原件不清”标志。目录以原有档案目录为准，在实际处理过程中著有未归类的新目录。可根据情况修改目录，增加或调整标准目录，对档案原目录数据修改或补充的数据，需填写更改资料，更改资料放入原案卷内，能实现一条目录对应多个图像和一个图像对应多条目录的编目。8.图像内容：（1）实时在屏幕上监控扫描全过程，遇有漏扫、重张，图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况，则进行重扫或补扫。（2）检查扫描件是否合乎要求，扫描图像必须与原图页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况，不能有遗漏、重复，扫错的现象（3）扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内250、容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与书本面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。（对图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况进行处理，以达到用户需求）（4）纸张较差档案扫描方案：由于进行数字化的档案会有部分为历史档案，纸张质量比较差，对于这部分纸张质量较差的历史档案扫描，我们本着以下原则：9.扫描登记：认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。四、图像处理1.逐张检查图像质量（包括黑边、折角、图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符251、合图像质量要求时，应重新进行图像处理），档案顺序（页号）是否正确，有无漏扫、重张等情况（发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。）2.纠偏：图像整体倾斜不得超过1度，不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部分倾斜的，以页面中标题纠正为准。3.去污：所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净（在放大50%的情况下）由于印刷质量或纸张质量等造成的页面上有零星的污点和反面倒映文字污点比较多，如果在页面视图下看不清楚，或该污点嵌在文本行中无法清除，可以不清除，但应尽量保证图像可读。4.全文页面及局部文字的加深252、和变浅的处理：原始档案的清晰度较低时，可提高图像的清晰度，修正原资料中存在的字间距和行间距过密，文字较深或较浅，字迹不清楚的缺陷，确保文字及图像信息清晰可辨。5.图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形式的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性和数字化档案的准确可读。6.照片页处理：必要时采用专业的图像处理软件进行处理，确保照片的清晰度。7.图像存储：存储格式以G-4压缩TIFF格式保存。A4幅面档案保存文件不得大于100K；其他幅面档案扫描形成文件在保证影像质量的前提下，尽量缩小文件占用空间。扫描文件存储命名必须与条目档案号一一对应。五、全文识别（OCR）及253、生成双层FDF、版式还原及格式转换将扫描处理完成后的文档利用专业的识别软件进行全文OCR，如甲方对识别成功率有严格要求的，还需另外进行人工校对，校对结束后将版式还原及转换成双层PDF文件格式。根据用户对识别率的要求，可选择性进行人工校对。进行人工校对和不进行校对的优缺点对比：1.不进行人工校对：其原理是在单层PDF的基础上利用计算机软件进行全文OCR识别后生成双层PDF文件。从而激活了图片中所反映的文字，而达到提取文字和利用原文所包含的文字进行检索的目的。但是不进行人工校对和版式还原，识别的准确率取决于原始资源的情况及保存现状。（1）优点：效率高、成本低、能利用原文检索、浏览速度快。（2）缺点254、：识别准确率取决于原件的质量，所以准确率不稳定。（3）适应范围：1）原件版面干净及保存完好的资源。（准确率可达95%以上）2）原文中只含部份核心检索内容的资源。（如学籍档案，检索的重点只是围绕学生的身份信息）2.进行人工校对：其原理是在OCR的基础上，为了确保识别的准确率而增加了人工校对和版式还原的工序。可实现无障碍的全文检索。（1）优点：全文检索无差错，准确率可达99%，且文本层和图像层一一对应。（2）缺点：效率极低、成本极高、因为进行了版式还原，所以原真率不到98%，而且存储空间很大而致浏览速度降低。（3）适应范围：1）所载信息珍贵且使用频率很高的资源。2）数字化项目资金预算充裕且项目实施255、时间宽松的资源。3）有很好的硬件环境支持的数字化项目。六、总质检1.对扫描处理完成后的图像页进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验，对于质量达不到要求的进行重扫、补扫等操作。2.对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号和页数进行对比，对扫描前图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单重新处理。3.对图像质量的检查，确保图像版面清晰，干净，大小一致，方向一致。4.主要质检标准：（1）加工后的电子影像在总数量、完整性、清晰度上与源文件保持一致。（2）案卷著录、按文件的属性著录数据库字段，检查“文件路径”字段与文256、件实际存储位置一致，差错率控制在千分之五以内。（3）电子影像档案件信息定义数据差错率控制在百分之二以内。（4）电子影像档案卷内页码差错率控制在千分之一以内。（5）每页电子影像左右端正度控制在三度以内。（6）电子影像漏扫，压边率控制在千分之一以内。（7）电子档案与条目数据的挂接一致，差错率小于千分之一以内。七、批量挂接1.扫描处理后的图像成品，按年度、机构上传至档案专用服务器，利用档案管理软件中的对应挂接功能将扫描图像信息与录入到档案管理软件系统中的目录进行对应挂接，确保目录与原文的一一对应。2.挂接到档案管理系统中区，进行再次的成品验收。八、还卷及数据备份提交1.原始档案还原工作严格按照国家档257、案局规定的相关标准和实际情况进行有序的还原，将还原的档案资料逐卷精心检查，确实没有落页、掉页、折页等问题后再归还档案管理人员，经双方仔细核实无误后，在还卷交接单上签字确认。2.在数据化加工过程中的各项工作记录，在数据转移完成后、提交给用户方。3.为了有效地保护数据，因此建立数据备份制度，在数字化加工项目工作结束，并经用户在终验报告上签字确认后，将通过验收后的数据利用用户软件的光盘制作功能刻录成光盘，刻录到DVD光盘中，刻录完成后再制作一个光盘备份，或用移动硬盘等存储介质，将所有成品数据备份，提交给用户。4.刻录光盘要求：（1）光盘制作两份，制作成档案数据格式为多页TIFF的光盘单盘调阅。（2）258、同一份文件不跨越二片DVD片号（同一份文件页数需在同一DVD内）（3）电子档案存在于符合标准的单片包装光盘（4）光盘标示光盘编号，单片包装盒上注明光盘内主要信息（5）在光盘刻录完成后，与硬盘系统中电子档案进行一次比对，确保档案资料无遗漏及正确性。（6）制作光盘人员对于所有光盘序号进行标记，并提交相应表格。第三节 历史档案扫描的工作流程方案一、分组实施方案本项目加工使用小循环操作，共分XX个小组，其中：XX个整理、XX个扫描、XX个修图、XX个质检与挂接，其他如交接及还原工序将统一完成。我公司现场安排XX个项目主管（负责整体管理、控制与沟通），XX个质量主管（负责交接、培训与总检）；和XX个安全259、主管（负责人员管理与安全控制）。采购单位现场安排XX名管理人员，负责交接与现场安全管理和质检、处理异常情况、实时验收等；验收时，采购单位将另外安排人员组织验收。每小组实施流程如下图所示：二、总体流程我司数字化加工的标准流程可以分为档案交接、整理、目录数据检查纠错、扫描加工、图像处理、图像质检、数据挂接、数据校验、分盘刻录和数据交付等工序。其中，本项目条目著录已完成，我司负责对目录进行校验。整个加工流程由我司库房保管员将待加工档案分配给XX个加工小组，完成后统一进行装订还原，并进行数据校验，实施流程如下图所示：主要工序简要说明如下：1.领用交接：从档案库房提取需要进行数字化加工的档案原件到加工现260、场（可以按工作日、班次或批次提取），根据需要清点到盒（卷），记录每盒（卷）档案件数及页数，不出现遗漏登记或重复登记。2.档案整理：整理人员对领出的档案原件进行数量清点和纸张检查，发现问题及时登记并提交用户审核处理，对没有问题的档案才进行拆卷处理。然后进行拆卷、纠正、平整、裱糊、鉴定、分页等处理工作。其中，整理人员需要进行目录质检，即要与实体核对，如核对有问题，须当场提出，由采购单位的人员进行目录的修改后，重新导出目录给加工小组（一般是第二天提供正确的目录），当天的这一卷案卷须封存，第二天才能继续进行。3.扫描加工：扫描操作员将整理好的档案原件，根据纸张状况和工作任务进行扫描。4.图像处理：利用261、计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处理，包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作。5.分盘刻录：对数字化加工成果按目录刻盘，光盘出现问题时能够使用硬盘还原重新刻录。6.数据交付：将质量合格的扫描数据更新到服务器，并定期备份。7.著录挂接：通过软件著录档案条目，并与档案扫描图像进行正确挂接。根据项目的特殊需要，在数字化加工过程中可能会另外对扫描件进行文字识别、图纸影像进行矢量化、最终数据制作成电子书籍或图册。这些操作根据项目要求而定，在加工流程安排时在适当的位置进行嵌套。三、实施流程（一）档案交接档案交接流程图如下所示。说明如下：1.档案交接员确定待领取档案的全宗、年份、保管期限、目录号，填写262、档案交接记录表。档案领取需及时，以保证项目组正常运作，项目组内应留存待加工档案数量为一天所加工量。2.用户从档案库房领取档案，档案交接员仔细确定领取档案案卷数量，保证所领取的档案是正确的，填写档案交接记录表和档案数量确认单。3.如果档案交接员发现档案在页码数和纸张数方面有偏差，则填写档案交接异常情况登记表，提交用户进行处理。如果没有偏差，则双方签字确认。4.档案交接员将领取的档案交给内部周转库房保管。5.周转库房管理员确认和接收领取的档案。6.领取的档案数字化加工流转完毕后，周转库房管理员准备待归还档案，交给档案交接员。7.档案交接员对待归还档案进行检查确认，填写档案交接记录表，提交用户。8.263、用户对档案清点检查，发现问题有档案交接员登记档案交接异常情况登记表，交给周转库房管理员进行处理。9.确认无误后，用户将归还的档案入库，双方签字确认。（二）档案整理档案整理由整理人员对档案进行纸张数量确定、鉴定（区分扫描件与非扫描件）、分页、编制页码（档案本身编有页码，但因底稿不扫，造成影像文件页码不连续，且原有页码编制不规范，文件背面未编，所以不可用，为保证质量与效率，页码需重新编制）等工作，工作流程图如下所示。说明如下：1.整理人员向周转库房管理员领取本组待处理案卷，填写档案数量确认领卷单。2.周转库房管理员将档案交给整理人员，整理人员根据案卷信息填写档案数量确认单中相应项：档号、卷皮标明的264、张、页数。3.整理人员逐页清点案卷张、页数。如数量不符、纸张破损严重等异常情况，则填写异常情况登记表档案数量确认，同时立即报告由值班主管处理，值班主管报知用户，双方协调解决。4.整理人员清点完成，填写档案数量确认单中相应项：实际张、页数、偏离数、偏离情况等。5.完成一批（10卷）双方签字确认，填写工作流程单。6.整理人员按档号顺序从周转库房领取一批档案，10本为一批。7.整理人员确认该批档案档号（全宗号、目录号、年度、案卷号、保管期限），在工作流程单上登记该批档案情况，登记内容为档号。8.整理人员拿出一本案卷，在案卷左边案卷脊背上确认档号，并把该档号准确无误的填写到案卷封皮正面左下方相应栏目内265、，使用铅笔填写。9.整理人员拆卷，拆卷顺序按照档案原有编排顺序依次进行。10.整理人员检查文件完整性，文件纸张若有折叠（包括边角），需展开抚平；若有破损，小心用修补；若有多页粘连，不需撕开。特殊纸张（如：已破碎的文件）将根据实际情况进行必要的处理，如复印、加薄膜等，以防止在扫描工序中对纸张造成二次伤害。如有异常情况（缺页，内容与目录不符和等），则在工作流程单“备注”栏内注明情况备查，并填写异常情况登记表档案前处理。11.我方整理人员拆卷对必须分页才能扫描的纸张，经用户同意后，用裁纸刀沿文件原边缘折痕裁切；并将所有卷内文件平放整齐。12.整理人员编制页码，页码从1开始按顺序编制，对A3纸张页码编266、制：开放内容（表格）则视为单页，只打一个页码；单独封闭内容（表格）视为两页，按内容顺序打两个页码。编制要求为：（1）所有扫描稿按顺序重编页码，所有有内容页面均要敲页码，保证每张影象编制一个页码（2）扫描页码编制位置在文件左下角，装订线内（3）扫描页码位数不定，无前置零，以跟原页码区分。13.页码编制完成，在工作流程单相应栏目内填写本卷需扫描张数，即最后页码，并签字确认。（三）扫描加工档案扫描加工的流程如下所示。说明如下：1.扫描员填写档案扫描领卷单，从周转库房领取本组待扫描案卷。2.扫描员检查案卷脊背档号与封皮左下脚档号是否一致，若一致则将档号、需扫描页数填写到工作流程单相应栏目中；若不一致，267、则以与整理人员核对，确认改卷正确档号。3.扫描员打开XX数字化加工信息系统，录入正确的档号。4.扫描员上纸，操作步骤如下：（1）将档案原件从档案案卷中取出，分别从两个方向将档案展开，观察是否有档案粘连、其他夹页、钉书钉或大头针等杂物。发现档案粘连，若对档案内容不影响，则进行分离处理，但决不可造成档案破损；若对档案内容有影响，则立即报告用户方档案管理人员处理并做好处理记录。发现夹页应立即报告用户方档案管理人员处理，并对处理结果进行记录。发现其他杂物要进行清除，但决不可造成档案破损。（2）将档案向进纸方向展开，观察侧面标记是否有档案反相及档案及四角曲折。若有进行处理。（3）将档案展开抚平后放入扫描268、仪扫描板，将扫描仪盖板盖紧，防止纸张起皱。5.扫描员按照案卷标明的页码顺序扫描，案卷内没个扫描页码张均要扫描成单独影像页。对于附着在主页上的小纸片作为另页扫描，另页扫描的命名时放在主页之前扫描。（1）对于同一份档案中有铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，以文件主要部分的清晰为准，需进行灰度补偿处理。（2）为了保证档案资料的载体安全，扫描时应根据纸张情况选用合适的扫描生产线，对于纸张较薄或较脆容易破损的要使用平板扫描。对特殊纸张或档案原件清晰度不高的，我们可通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止。对于同一份档案，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，以文件主要部分的269、清晰为准，一般要求如下：1）色彩选择：红头全文字黑白原稿档案采用（300dpi）TIFF格式黑白扫描，含彩色内容的档案、图纸采用（300dpi）JPG彩色扫描，照片以原色彩为准用（300dpi）TIFF彩色扫描。2）存储格式：300dpi以上，彩色JPEG；黑白TIFF。3）扫描完毕图像文件进行纠偏，页面端正，无明显倾斜，倾斜度不大于1；4）扫描时按照纸质档案的原始大小扫描成像，打印时按标准A4等标准尺寸输出；5）对一些大图形的材料，要采用专业零边距扫描仪扫描后拼接。6.扫描过程中认真观察扫描图像质量，确保扫描影像的清晰完整，方向正确，没有歪斜、黑边。发现图像质量问题立即暂停扫描进行处理。问题270、及处理方法如下：（1）图像有杂点。档案有污染。找出档案，观察污染情况，可清除的污染物，进行清除；对档案涂改造成的字迹不清，决不可进行处理，按原档案扫描并做好记录。（2）条码部分图像不清。条码印制质量不好。找出档案，调整亮度参数后重扫。对亮度过高造成的扫描后图像杂点进行处理，但决不可改变任何原有笔迹。对难以修正的档案，应立即报告用户方档案管理人员处理并做好记录。（3）图像有横向黑线。感光阵列有脏物。打开扫描仪，用酒精棉擦净，然后用风球吹干。将有黑线的图像删除，按最后一个图像的编号，找到后一张档案继续扫描。每扫一千张左右对扫描仪进行一次清洁。（4）图像标题反向。档案放置反向。将反向档案找出，重扫并271、将原图像替换。（5）图像部份内容反向。答题者写反。将档案找出，报告用户方档案管理人员处理并做好记录。（6）图像角部、黑边、档案折角（边）。若影响档案内容，找出档案整理折角后重扫；若不影响档案内容，则用擦涂工具进行清除。档案缺角（边）。若影响档案内容，找出档案报告用户方档案管理人员处理并做好记录；若不影响档案内容，则用擦涂工具进行清除。（7）图像太淡、不清。档案用淡蓝色墨水填写或用修正液涂改。找出档案，调整亮度参数后重扫并将原图像替换。由于亮度过高造成图像杂点，要对影响影像档案内容的杂点进行清除。7.一个批次（目录）的档案扫描完成后，扫描员核对图像数与本案卷待扫描页数是否一致，若不一致则查明情况272、并做相应处理（例如检查档案袋中是否有遗留档案），一般情况为漏扫、多扫等，并登记异常情况登记表档案扫描。8.一个批次的档案扫描完毕后，扫描员将扫描仪出纸口的档案取出，按原始顺序放回档案袋，在档案袋上加盖“已扫”印章。9.每扫完一批档案，扫描员将图像数据发送到服务器，注意彩色图像与黑白图像分开保存。10.扫描员完成已分发的档案扫描后，填写工作流程单，打开扫描仪进行清洁并散热。（四）图像处理图像处理人员和图像质检人员使用“XX数字化加工信息系统”进行图像处理（区别在于质检人员仅检查和登记问题，处理人员解决问题），流程如下所示。说明如下：1.图像处理人员打开XX数字化加工信息系统，在任务步骤栏选择“影273、像处理”步骤。点击“任务获取”，在任务列表中按年份先后选取一条待处理任务，关闭任务列表。点击“刷新”按钮，双击任务记录，打开图片窗口。2.图像处理人员确认任务列表中档号与封皮影像中档号一致，如不一致则登记异常情况登记表图像处理，并报告值班主管，立即查明情况并处理。如果需要与档案原件核对，则填写图像处理异常情况处理临时领卷单，向周转库房管理员领取领取档案。3.图像处理人员确认档号无误后，然后核对影像数量是否正确（需要一次性查明整卷情况，1张封皮+N张目录+最后页页码=本卷影像数）。通过软件翻到最后页确认页码。如影像数量有误，则登记异常情况登记表图像处理，并报告值班主管协助处理。确认后在异常情况登274、记表图像处理中登记和使用新编制扫描页码。4.图像处理人员对图像进行检查并处理发现的问题，处理手段包括旋转、纠偏、去污、居中、色彩调整等。处理过程中注意是否有非扫描件影像（标准见档案整理）、色彩模式是否正确（标准见档案扫描）、影像内容是否清晰（主要是黑白影像）。处理要求如下：（1）对于图像模糊不清情况，填写异常情况登记表图像处理交由扫描主管签字，找出档案由扫描人员调节扫描参数进行图像的再扫描，确实因填写用笔不当导致扫描图像模糊的，需请用户签字确认。（2）对扫描图像进行纠偏，页面端正，无明显倾斜，倾斜度不大于1。对于图像严重倾斜而致使图像无法处理，填写异常情况登记表图像处理交由扫描主管签字，找出档275、案由扫描人员进行重新扫描，并向用户作出说明。（3）对于扫描后图像文件中的污点、黑边等进行去除，保证图像文件的干净、整洁和美观。对于黑边影响识别的需填写异常情况登记表图像处理，交由扫描主管签字，找出档案由扫描人员进行重新扫描，并向用户作出说明。（4）保持扫描图像内容居中，上下左右四边尺寸合理，边距过宽的进行裁边，边距过窄的进行加宽。（5）对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不得大于3度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致.5.图像处理人员完成一批图像后保存图像，填写工作流程单。276、（五）异常处理1.档案原件异常情况（A类）1）档号类：档号模糊不明确：是指同批案卷中存在个别案卷的全宗号、目录号、年度、保管期限不统一；案卷号缺失：是指一批案卷中相邻两卷案卷标识案卷号不连续；重名：是指不同案卷内容案卷号相同。2）页码类：跳号：是指案卷中相邻两张独立纸张都存在标识页码但页码标识不连续，排列如：3、5或3、9等；漏敲：是指案卷中存在独立纸张无标识页码；页码重复：是指案卷本身只有一套页码标识系统，其中存在单张独立纸张页面存在2两个或以上页码标识；开放页码系统：是指案卷独立纸张起始页码不为1，或结束页码与案卷封皮总页码（或目录结束页码）不符合；附页：是指案卷中存在附页且附页且未按该卷277、页码系统标识页码号；目录错乱：是指案卷原件卷内目录所标识页码号与实际卷内文件标识页码、内容三者不相符。3）纸质类：纸张破损：是指档案纸张破损程度远超改卷其他纸张，无法进行正常处理；纸张粘连：是指相邻纸张粘连程度远超处理标准的、影响扫描影像成像内容。4）其他类：本流程未定义、但无法按正常流程标准加工的纸张类型。2.影像文件异常情况（B类）（1）影像文件损坏：是指加工系统软件无法正常读取、显示、编辑、保存等操作的影像文件；（2）影像文件内容缺失：是指非正常内容缺失的无法确定的内容不完整影像；（3）本流程未定义、但无法按正常流程标准加工的影像文件类型。3.加工系统软件异常情况（C类）软件报错：是指按278、正常操作规范操作而产生的软件报错、无征兆关闭等一切非正常情况。4.硬件设备异常情况（D类）所有硬件设备（扫描仪、PC等）因故障无法工作或非正常情况，如过大噪音、反应迟缓等。异常处理相关人员对照表：类型相关人员A类B类C类D类公司方现场主管项目经理商务部软件部客户方现场值班员客户主管流程规范：1.发现情况；并再三确认情况属实2.呼叫现场有关管理人员确认情况属实；3.填写异常情况登记表、工作流程单“备注栏”项，如涉及纸张、案卷数量问题则须同时填写档案交接登记表“备注栏”项；4.由项目经理负责与相关方面沟通，协商解决办法并形成书面处理意见；5.处理方法意见报送相关主管审核；6.审核通过，交由项目组执279、行解决；不通过则另行协商直至审核通过；7.项目经理负责监督处理执行过程及处理结果确认，并最终报备相关方面主管；8.流程结束，相关文档归档保存。（六）质量抽检质量抽检的流程如下图所示。说明如下：1.质检人员打开XX数字化加工信息系统，在任务步骤栏选择“档案质检”步骤。点击“任务获取”，在任务列表中按年份先后选取一条待处理任务，关闭任务列表。点击“刷新”按钮，双击任务记录，打开图片窗口。2.质检人员确认任务列表中档号与封皮影像中档号一致，如不一致则登记异常情况登记表总检，并报告值班主管，立即查明情况并处理。如果需要与档案原件核对，则填写总检异常情况处理临时领卷单，向周转库房管理员领取领取档案。3.280、质检人员确认档号无误后，然后核对影像数量是否正确（需要一次性查明整卷情况，1张封皮+N张目录+最后页页码=本卷影像数）。4.质检人员逐页翻看检查影像，右键点击卷内目录检查影像与条目对应情况，如果发现问题，则登记在异常情况登记表总检中。5.抽检完成后，如果质量合格填写质量抽检验收单，并填写工作流程单。（七）装订还原装订还原将经过拆分扫描及完成影像处理的档案原件重新装订，流程图如下。说明如下：1.档案还原人员从周转库房领取已加工完毕的档案。2.将案卷内文件整理整齐，标准是优先左边、底边对齐，然后是右边对齐。按以下要求装订案卷：（1）严禁将纸张放反、放倒、页码顺序错乱。（2）大纸张按原折痕折叠好。（281、3）档案纸张过窄的，用白纸在装订边（一般为左边）补齐。3.夹子夹紧后打孔，打孔位置尽可能在原孔位置上打，但以保证不脱页优先。页数少的案卷用衬条加厚，档案线尽可能拉紧些，防止松动。4.在还原过程中，如果发生问题，登记异常情况登记表档案还原。5.装订好后档案按顺序分年度排放。6.还原人员填写工作流程单。四、主要环节实施标准（一）目录补录扫描文件的目录，由采购单位提供，对于个别文件需要补录目录的，则由我公司进行补录。目录补录要求，按采购单位所提供的文件目录数据库结构与著录要求进行。（二）档案整理扫描之前，在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物（资料及档案内的成册材料不拆），按采购单位的要求区分扫描件282、和非扫描件，并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰；扫描完成后，拆除过装订物的档案按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。卷皮破损严重的，调换卷皮。旧卷皮需全部交还采购单位。（三）档案扫描加工扫描档案文件正稿、附件、草稿、修改稿及轮阅单等。档案扫描采用彩色和黑白二种方式。全文字黑白原稿档案采用（300dpi）TIFF格式黑白扫描，含彩色内容的档案、图纸采用（300dpi）JPG彩色扫描，照片以原283、色彩为准用（300dpi）TIFF彩色扫描，均保持原档方向。最终再转成PDF格式文件。扫描时，根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案采用小幅面扫描后进行图像拼接处理；同页有两个以上文件，分别扫描后再进行合页。为保护档案原件，我公司尽量使用平板扫描仪扫描，对于现代档案纸张质量较好适合高速扫描的，事先征得采购单位同意，并做好记录；对资料等成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。扫描时应在纸质档案扫描工作流程表上认真登记扫描的页码和页数，并核对每份文件的扫描页码、页数与实284、际的文件页码、页数是否一致，不一致时注明具体原因和处理方法。第四节 图像处理方案我司拥有自主档案数字化加工应用管理软件，扫描图象处理具有能批量自动纠偏、去污、去除多余白边等功能，扫描图象处理能一次完成。对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不大于3度，图像拼接处信息完整，不缺少任何信息。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致。一、图像标准化处理（一）影像纠偏影像纠偏功能包括：自动纠偏和手动纠偏两种，自动纠偏根据预设角度对图像进行自动纠正，但部分图像因为角度纠正后可能会出现内容变形的情况，因此还需要手动进行角度的偏转，偏转285、最小值为1度。（二）页面去污页面去污功能也包括自动去污和手动去污两种，自动去污功能是根据预设的污点像素大小对小于设定值的点进行自动去除，但超出设定值的污点需手动去除。自动去污一般预设值都较小，以防止将标点符号或虚线当成污点清除。去污功能类似于绘图软件中的橡皮擦功能。（三）消除折痕折痕是由于纸张对折出现的印迹经扫描后在图像上产生的黑线，由于折痕多覆盖在内容信息的上面，因此必须用手工去痕的方法进行处理。去折痕功能类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。（四）去除黑边系统可以根据每一批档案的边距情况调整黑边的出现范围，由系统自动根据设定范围进行清除黑边处理。对于黑边超过预设范围的系统也提供了手动的擦286、除黑边的工具。此功能也类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。（五）去装订孔由于装订孔位置较为靠近图像内容，因此我们采用手动修图的办法来擦除装订孔图案。（六）尺寸调整对于图像尺寸不一致的情况，我们将对边缘空白过宽的进行裁切，对于过窄的进行补边，使同幅面档案大小美观、一致。（七）色彩调节针对图像中色彩较近，内容与底色反差不大，明暗度太浅的情况，我们的系统可以对图像进行色彩及亮度、对比度等的任意调节。（八）图片合页对于同一页上粘贴的多页纸张在扫描后生成了众多的单个影像，再通过此合页功能可以将它们合成到同一页中来，但其效果并不同拼接。（九）影像拼接对于超过扫描仪宽度的大幅面档案和图纸我们将采用零边距287、扫描仪进行局部扫描后再无缝拼接，为了保障拼接的效果因此必需使用零边距扫描仪。二、特殊图像的处理（一）内容较浅对于影像中内容较浅的情况，将采用减小色彩中间值的处理方法进行字迹加深处理。同时还可以采取调节明暗对比度或光亮度等手段进行测试，直至内容更为清晰，适于阅读为止。（二）带有红眼采用图像处理软件中的去红眼技术直接进行过滤。（三）局部变色对于纸张局部变色后扫描出来的影像底色不一致的情况，如果用户允许页面美化处理，则采用图像处理软件进行手工填色处理。（四）麻点过多对于扫描影像麻点过多的情况将采用调节阀值的技术最大程度的淡化麻点。局部麻点采用图像处理软件手工去污处理。（五）文字背透对于较浅的文字背透288、情况将采用加衬纸的方式进行重扫处理，减少反光度从而降低文字背透印迹。如果是墨迹已透纸而出，则进行登记后将尽量用图像处理软件进行放大后处理。第五节 特殊纸张处理方案一、较薄的纸张1.采用纯平板扫描仪进行扫描，确保无损坏；2.在纸张下方垫用相似条件的纸张作为参照物确保扫描后的影像质量无透光现象；3.公司拥有相应的效果处理软件加以控制，确保影像质量；4.本公司与扫描仪厂商建立了长期战略合作伙伴关系，提供各类纸张的标准色表，确保影像质量。二、发脆的纸张拆卷后采用平板扫描仪加工，纸质太差的使用专用档案衬纸衬底裱糊处理。三、破损的纸张1.对于已经破损的文件，用专用档案修补纸和胶水、胶带等进行修补，破损情况289、严重，无法修补的，用专用纸在背面托衬进行文件的修复；2.扫描过程中，按规定的操作方法进行操作，避免因操作不当造成文件的破损；3.对于所有破损文件进行记录备案，处理前与客户方进行沟通确认。四、变色的纸张1.在扫描仪硬件方面，调用各类厂商提供的插件、控件进行第一次处理；2.根据纸张具体情况调节扫描仪的各项参数，主要包括：伽码值、对比度、亮度、色表等；3.利用本公司专用扫描软件进行最后的影像优化处理；包括：边缘锐化、色彩温和度调整、折皱处理等；4.采用厂家的去底色技术处理。五、色浅的纸张1.在扫描时调整对比度、亮度以达到最佳效果；2.采用本公司专用扫描软件中的灰度补偿功能进行字迹线条加深处理。六、超290、大的纸张超大纸张采用局部扫描后用图像处理软件进行拼接处理。七、粘贴的纸张对于粘贴的纸张在用户允许的情况下将其剪切下来后平铺着粘贴到专用档案修补衬纸上，作为附件装订到档案当中，而其扫描件与原件进行合页处理。第六节 图像数据挂接方案我司自主研发的XX数字化加工信息系统中使用XML数据格式进行全程基础数据元管理，对每张图片进行全属性定义，包括每一张影像的图像属性（格式、大小等）及索引属性（档号、件号、页号、所在件顺序号等），并通过软件中的“索引分系统”进行直观的定义和修改。经过该系统全工序多重校验方式，达到目录数据与影像对应关系（即索引信息）的100%准确度。第七节 档案编码方案目前已有目录的档号编291、号规则是：组织机构代码全宗号卷号保管期限件号。对档案进行编页码，使档号最终成为组织机构代码全宗号卷号保管期限件号页号。对于原有目录核对档案号是否正确，提名是否正确等，对不正确的项目提交采购单位工作人员进行修改。原实体档案编号在页面顶部左上角，本项目将在页面底部左下角重新编号，按照顺序编号，其中无字与任何表格的等不需要编号。编号需要正反面编号。第八节 文件存储方案以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件以八位数顺序号进行命名。数据光盘内文件电子影像存储格式为TIFF格式和JPG格式。扫描后的电子文件提交硬盘存储和光盘存储做备份之用。第九节 数据备份方案在计算机信息系统中292、存储的信息主要包括纯粹的数据信息和各种功能文件信息两大类。对纯粹数据信息的安全保护，以数据库信息的保护最为典型。而对各种功能文件的保护，终端安全很重要。一、数据库安全保护要实现对数据库的安全保护，一种选择是安全数据库系统，即从系统的设计、实现、使用和管理等各个阶段都要遵循一套完整的系统安全策略；二是以现有数据库系统所提供的功能为基础构作安全模块，旨在增强现有数据库系统的安全性。通过第三方提供的安全代理系统可以很好的实现对数据库的安全访问。安全代理系统基于Client-Server结构构造，由服务器安全代理和客户安全代理两大模块构成，双方通信遵循SSL协议加密应用数据流。客户端安全代理套件负责代293、理客户机上TCP/IP应用，服务器安全代理作为数据库对外的接口，鉴别所有对数据库的访问。二、离线备份由于任何软件错误、病毒影响、误操作等等，都会同步地在多份数据中发生影响。因此，我们再通过磁盘双工技术或另一台服务器进行网络化的异地容灾备份，以便能在数据损坏、丢失时进行恢复。该数据存储按项目验收进度，进行增量备份，平时保存在用户方且不做删除处理，直到整个项目验收合格后，由用户决定如何处理。数据备份使用采购单位提供的备份介质。针对本项目的备份策略设计如下：常见的备份方式包括以下三种：1.全备份（Full Backup，F）：对要备份的内容做无条件的全部备份；2.差分备份（Differential 294、Backup，D）：从前一个全备份以后，对变更过或新增的文件进行备份；3.增量备份（Incremental Backup，I）：对从上次任意形式的备份以后变更过或新增的所有文件进行备份。常规的备份策略可以采用三种备份方式相结合的方式，如下所示：周日-周一-周二-周三-周四-周五-周六-周日-F-I-I-D-I-D-I-F-各备份节点包含的备份内容如下：1.周日的全备份备全部的数据；2.周一的增量备份备周日到周一其间变更过或新增的数据；3.周二的增量备份备周一到周二其间变更过或新增的数据；4.周三的差分备份备周日到周三其间变更过或新增的数据（其中包括了周一和周二的增量备份）；5.周四的增量备份备295、周三到周四其间变更过或新增的数据；6.周五的差分备份备周日到周五其间变更过或新增的数据（其中包括周三的差分和周四的增量备份）；7.周六的增量备份备周五到周六其间变更过或新增的数据。以上的备份策略充分运用了全备份、增量备份、差分备份各自的特点，尽可能减少每次备份的数据量以提高备份速度。而且在任意时间点发生数据灾难后，为恢复数据所需的备份镜像文件不超过三个，保证了恢复的高效性。第六章 质量控制方案第一节 服务质量控制技术方案一、质量控制标准我司将按照招标方要求，按归档文件整理规则（DA/T22-2000）、档案著录规则（DA/T18-1999）进行整理、著录，整理后的档案要达到招标文件质量要求。我296、公司将设立严格的质量控制机制，对档案整理成果进行自检合格后，方递交客户方验收。建议客户方以抽检方式进行验收，验收时抽检的比率以10%为宜。抽检质量指标承诺：1.文件整理质量：合格率100%2.文件鉴定质量：准确率100%3.著录：以文件条目为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率14.文件装订、装盒，差错率15.文件原始材料：完整率100%（一）档案整理质量标准1.各文件材料归类准确、排列无误、案卷厚度适中。2.档号无重复，案卷顺序号规范、统一。3.档案著录格式规范，数据准确。4.编制单位、编制日期、保管期限题写准确，文字打印清晰。5.每一案卷其页号必须连续、需重新订号的页号准确无误297、。6.图纸折叠规范、美观，档号章清晰正确。7.案卷中的每一件都要进行数据录入，必须准确、无错别字，采购人可顺利进行查找。若电子数据内容或格式有误，该批数据退回免费重新修正，我司在5个工作日内完成。8.案卷装订规范、整齐、牢固、不影响阅读。9.案卷盒中撰写的文字需使用油印，界面清晰、美观。10.如验收发现整理质量有问题，属中标人造成的错误、遗漏，我司对不合格的档案在采购人提出返工要求后5天内统一免费返工至验收合格。（二）档案数字化质量标准1.索引信息的正确。所有的个人信息和单位信息详实准确。2.扫描影像清晰可用。具体标准如下：（1）扫描必须按照标明的页码顺序进行扫描、页码录入，不允许有错页、漏页298、页次颠倒等情况。扫描要完整，包括文件上的页码、有关标记等，都必须纳入图像范围。（2）图像文件页面端正，无扭曲，看不出明显的倾斜现象（倾斜度不得大于3），不允许有折叠或缺损。（3）遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，保持影像文件与原件的一致性和原样性，对影响图像质量的各类问题通过纠偏、去污、降噪、拼接、裁边等技术手段加以处理。对于扫描后图像文件中的污点要进行清除，不留文字版面外的暗影和干扰信息，保证图像文件的干净、整洁和美观（在100%的比例下看不到污点）。无论图像大小，都要保证上下左右四边尺寸合理。（4）扫描时要保证档案资料的实体安全，防止档案材料的丢失和人为损坏，对于纸张较薄或较299、脆容易破损的，应使用平板扫描，不得使用滚筒扫描。3.目录分类符合档案管理要求。对于历史档案分类可以准确标识，如果无法确认，需要在与有关部门沟通之后确认标识。（三）电子档案格式标准1.索引字段。建立档案的索引字段。2.影像格式。根据档案利用需要确定影像采用黑白或彩色扫描。黑白影像使用G4压缩，彩色影像使用JPG压缩。黑白影像使用至少200dpi，彩色影像使用至少150dpi的分辨率。在数字化过程中使用加密方式来传输和存储。3.建立分类目录。根据贵单位档案分类标准建立电子档案分类目录。4.数据格式规范。提供最终数据格式的提交格式标准。二、质量控制目标1.档案装订目标：按原样还原。2.扫描图像目标：300、漏扫率为零。3.图像质量目标：每批抽检合格率达到100%。4.图像纠偏目标：小于1度。5.档案著录目标：正确率达到100%。6.格式封装目标：图像文件的命名正确率100%。7.档案索引目标：索引字段要求100%正确。8.数据挂接目标：挂接应达到100%准确率。9.档案保密目标：档案资料100%不遗失、损坏和泄露。三、质量控制体系我公司的档案加工作业按照流水线式流程设计，科学合理，各工序分工明确，考核方式科学严谨。在整个加工流程中，各个工序间相互监督，并支持工序回溯，引入可被验证的质量循环控制体系，该流程覆盖全程、全员，确保每个工序的工作质量都能达到质量标准。控制就是通过控制系统观察发生的事件是301、否与既定的规则和发出的命令一致。质量监督和控制是质量控制体系中项目经理的重要职责和普遍活动，对控制循环的有效高速的运转是必不可少的。质量控制的管理职能可以在一个控制循环中分为六个步骤：建立质量控制体系、建立质量控制标准、实施质量监督与控制、实际绩效和质量标准对比、发现问题和错误及及时纠正改进等。在该控制体系中，档案整理、信息著录及图像处理的质量是整个质量控制循环中自始至终我们应该关注的重点。为严防档案资料原件在加工过程中丢失与毁损，保证项目质量符合客户方的要求，我们建议客户方的档案管理部门委派专人，和项目经理一起直接介入项目组的组织协调和质量监督、检查工作。四、质量控制措施（一）案卷质量控制1302、.合理改进和优化项目流程，减少接触档案实物的岗位，档案在内部岗位流转时，须交接清楚，并在签收单上签字确认。2.所有档案实物统一由档案管理员集中管理，各岗位操作人员需领取实物档案时，由档案管理员统一分发并相互核对确认。3.档案管理员每天要对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。4.每天下班前操作人员必须及时归还完成的档案，未完成档案由操作人员妥善保管；归还档案时，由档案管理员检查档案实物的完整性，是否有缺失，损坏，涂改现象，确保档案的安全性和完整性。5.档案装订后，由相关负责人统一排列上架，在档案运输过程中，必须由2个以上人员配送，防止档案丢失。6.档案传303、递由专人负责，对档案员调取案卷进行核查，阅卷结束后收回案卷。认真做好传送卷宗过程中的登记工作。保护移送档案的安全，不使无关人员接触档案，遵守保密条例，保守档案秘密。不得违反操作流程，将未验收归档的档案传递或提供查阅；严禁接收组、扫描组或其他组工作人员代为移送档案。五、质量管理体系（一）全流程管理我公司的质量管理一直贯穿于整个档案加工作业流程，在档案加工的每个环节的交接过程中，下一环节均为上一环节的质检单位，加上软件质检、专人质检、项目经理质检以及与客户方的联合质检，真正意义上实现全员、全流程质量管理，确保档案管理质量。（二）制度管理质量控制的关键在于常态化、制度化，制度管理体系中应有专门的质量304、管理内容，对流程控制、抽检机制等进行制度化约束和监控，以保障质量控制措施长期、有效地执行。（三）人员管理质量管理的关键是“人”的管理。再完善的制度、机制在执行不力的情况下均将失去效果。首先，对运营团队的质量体系培训成为客户档案中心质量管理的关键，确保各运营档案对质量控制的各项制度、规定了然于胸。其次，严格规范每个成员在项目团队中的角色和职能，做到各司其职并对自己负责的工作负责。再次，项目团队实现项目经理首要责任制，项目经理对项目团队成员的打造从挑选和培训开始，确保团队具有较强的凝聚力和执行力。最后，项目实现多劳多得的激励机制，对于按时保质保量完成工作任务的团队人员实现奖励，同时对于不适于团队发305、展或无法保质保量按时完成工作任务的人员实现考核淘汰制，保障了人员的素质和团队的效率。（四）质量文化管理硬性规定的制度、流程、标准有一定的被动性、强制性，过度强调未必能达成良好的效果。客户档案中心运营团队应认识到质量文化的积极效用。在长期的宣传、感化下，形成良好的团队质量文化，养成良好的行为习惯是确保档案运营质量的关键。六、质量管理制度1.实施工作开展之前，明确每个人的工作职责及相应的注意事项，配备合适的实施工具，安排合适的工作环境，尽可能降低人为失误。2.每批档案在整理核对工作结束后，由项目经理组织对整理核对工作的复查，发现差错，由整理核对人员更改。3.每批档案在录入工作结束后，由项目经理组织306、对录入数据的复查，出现顺序问题或缺漏现象时，由录入人员负责重录。4.每批档案在装订成卷后，由项目经理组织对装订顺序的复查，出现问题时，由工作人员重新装订。5.每批档案在数据挂接工作结束后，由项目经理组织复查，出现问题，即时纠正。6.项目施工中，由项目经理总结本周的成果和问题，对需要改进或纠正的问题及时进行综合分析，并将相应的处理方案更新到下一周的工作计划中进行实施，保证项目实施质量。7.项目阶段验收后，项目经理根据对质量、进度等综合分析，并将相应的处理方案更新到下一阶段的工作计划中进行实施，保证项目实施质量。8.项目总验收时，由项目经理与采购单位工作人员共同进行总体检查。9.数据复查时，采用交307、叉检查的方式进行。10.复查及修改均需保留完整记录。11.错误修订不得跨日，不得影响正常工作。七、全程质量控制通过客观软件系统实现我公司是一家专业为各政府单位、企事业单位提供档案整理、数字化扫描加工的公司，有强大的档案综合管理系统和档案数字化扫描加工系统做支持，其中档案数字化加工系统经多年大量的客户使用反馈及我司技术人员不断升级改进，目前该软件己能满足不同行业的各项专业需求，目前具有单机版与网络版等不同版本。该软件系统具有功能实用，操作方便，稳定可靠的特点。针对本项目我方将提供有自主知识产权的XX档案数字化加工系统，并能够根据客户业务系统特点开发提供与业务系统接口，并开放接口的源代码。加工软件308、兼容市场上大部分扫描仪、照相机及扫描枪等设备。根据我司对城建档案、规划档案、基建档案数字化加工的经验，档案扫描系统应具备档案接收、档案著录、档案扫描、档案图形图像处理、打印、数据挂接、档案质量检查、加工流程监控、工作数量统计、客户验收等功能。我方将提供具有城建档案、规划档案、基建档案数字化加工特色的软件平台，软件功能介绍如下：主要功能模块介绍功能模块功能介绍详细说明档案接收档案接收功能通过人工与系统结合的档案接收方式，对档案进行系统接收；档案整理著录信息录入核对功能将纸质档案信息按一定要求录入档案管理系统；档案扫描输入设备自动选择软件自动监测到输入设备（如：扫描仪、照相机、扫描枪）；模式设定功309、能对扫描件的模式一般有黑白、灰度和彩色三种；分辨率设定功能分辨率是对扫描件的清晰度的设定，分辨率选择范围在150dpi600dpi，分辨率越高，扫描的图像越清晰；亮度设定功能扫描件的颜色如果较深，可以选择提升亮度来调整图像效果，亮度值的范围在-100+100之间；进纸设定功能选择连续扫描为快速多页扫描，不选则为单页扫描；编目功能“编目”的主要功能是将扫描图片按一定顺序组织成为目录或书目；文件参数设定功能设定文件的起始页码，文件格式的选择（包括JPGTIF等），起始页文件名的设定如：001，后续扫描件的文件名则自动递加；存储设定功能对扫描件所需文件存储位置进行设定；单、双面设定功能对扫描件是否选择单面扫描或者双面都扫描的设定；图像处理旋转功能对于扫描件图片的方向的旋转（+-90度或180度自由旋转）；纠偏功能分为自动和手动两种方式；