1、通讯器材公司存货采购入库发货和库房管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: XXXX通讯器材有限公司存货管理制度第一章总则第一条为了加强公司存货资产的管理，保证公司存货的安全完整，加快存货周转，减少积压，从而提高企业经济效益，特制订本制度。第二条本制度所称存货是指公司在正常经营过程中持有的以备出售的商品，与商品配套的物品，各类维修配件、耗材、赠品等，包括各类商品、材料、包装物、低值易耗品、委托代销商品等。第三条仓库隶属于财务部门管理，仓库应按照存货管理规定建立台帐，对保管的存货按品种、规格、数量（收、发、存）进行详细2、记录。第四条财务部要及时与仓库进行数量核对，并检查收、发、结存情况。第五条财务部等部门必须健全各项原始记录、严格验收和清查盘点制度,做好存货管理工作。第二章库存商品采购入库管理第六条采购计划管理1、制定采购计划的原则：保证合理的库存，加快库存商品的周转，尽可能降低库存风险，节约采购、仓储费用。2、制定计划时需考虑的因素：分公司的销售计划；商品销售需求情况；商品实际库存情况；供应商的供货周期；供应商销售政策；经济批量等因素。3、市场计划（专员）在制定采购计划时，把握好订货节奏，避免商品跌价而形成不应有的损失。为了保证市场供应，分公司采购计划可按周或旬、月编制，采购计划经分公司总经理批准后组织实施3、，并送财务部一份以便组织安排资金，送库存管理人员一份以备收货。市场计划（专员）应做好相应采购计划明细记录表，以便核查到货进度及实际收货和欠货情况。第七条入库验收管理1、库存管理人员在接到采购部门转来已核准的“采购计划单”时，按供应商、库存商品类别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收货。2、商品运到后，库房保管人员与市场计划（专员）一起验收商品（为了公正，商品入库验收不少于两人）。一般情况下，若商品包装完好，可以按件清点商品数量；若出现包装破损，必须开箱验货清点商品数量。验收清点完毕后填写“入库单”。3、开箱后，如发觉内装商品与箱外货物标签或装箱单内容不同，所装载的商品有破4、损、变质、受潮、少数等异常时，市场计划（专员）应将相关情况通报给供应商，并按实际合格的商品数量办理入库。对于不符合要求的商品积极与供应商协商解决办法。4、商品物资入库时，保管员要亲自同交货人办理交接手续，核对清点物资名称、数量是否一致，按要求交接签字，应当认识到签收是经济责任的转移。第八条采购商品应及时入库，分批交货的商品，应按批办理验收入库手续。第九条运到的商品在未经验收前，应与其他库存商品分开存放，并加以标记。在未办妥验收入库手续前，视作暂保管物资，不得先行发货销售。第十条采购商品的交货日期，应以送达日期为准。如因验收品质、数量或重量不符须调换补足者，其调换补足部分，以调换补送到达的日期为5、准。第十一条入库手机商品串号的登记管理分公司应建立入库手机串号登记薄，经验收合格入库的手机商品，在办理相应入库手续时，同时将手机串号扫码入电子表，以便串码管理。第十二条采购帐务管理。1、商品物资入库单商品物资入库单一式三联，分财务记帐、库房记帐、留存联，入库单必须经收货人、验收人签名。2、一般情况下，供应商开具的发票及帐单，已批准的采购计划单，购销合同，仓库保管人员签收的商品物资入库单等作为存货入帐的依据。3、财务部应对市场计划（专员）提交的供应商开具的发票及帐单、已批准的采购计划单、购销合同等与仓库保管人员填写的商品物资入库单等进行核对，审核相关的审批手续是否齐全、单证是否完整、发票是否合法6、金额是否正确、数量是否一致等，核对发票计算的正确性；应将发票上所记载的品名、规格、数量、条件及运费与合同、订购单、验收单、商品物资入库单等资料核对一致，在审核无误后再办理付款手续。4、财务部门将采购相关单据收集齐全后，应按照XX会计制度及时、准确地编制记帐凭证，及时登记明细帐、表，准确结算出供应商的预付与应付帐款余额情况。5、每月末，对于已验收入库但发票、帐单未到的采购商品，财务人员应按近期的采购单价先暂估入帐，待下月发票到达后红字冲回，再根据发票金额登记入帐。6、财务部门应于每月月末与供应商进行“应付帐款”或“预付帐款”核对，双方月末余额应保持一致，经双方共同核对确认无误的情况下，取得供应7、商盖章确认的对帐单。第十三条窜货商品入库管理根据公司相关销售政策收购的窜货手机，库管人员填写的商品物资入库单，应经分公司总经理、财务经理审批，同时在商品物资入库单备注中注明窜货收购的简要概况。第三章库存商品发货管理第十四条库存商品发货管理1、发货应有客户的“订货通知单”，“订货通知单”的订货数量、收货人、收货地点，应由客户以可信赖的形式确认。2、市场计划（专员）根据“订货通知单”填写“商品销售出库单”，并在“订货通知单”上注明发运日期、“商品销售出库单”编号及数量等以了解交运情况。“订货通知单”发运完结后按编号顺序整理归档。3、“商品销售出库单”交财务部门审核签字同意后交仓库发货，财务部门核实8、到款和信用额度情况，对于没有信用额度的客户必须款到发货，对授予信用期与额度的客户，在信用额度内发货，超出信用期或额度的严禁发货。商品销售出库单”一式五联，分“存根联”留开单人备查，“财务记帐联”送财务部用于财务记帐，“仓管记帐联”用于库管发货记帐，“回执联”随货同行，客户签收盖章后返回分公司（原件返回有困难的，应传真件返回或通过对帐方式确认），“运费结算联”作为运输单位结算运费的凭据。第十五条库存商品发运管理（一）物流公司配送1、分公司委托物流公司配送商品，应与物流公司签定配送协议，以明确双方权责。物流公司人员上门服务，应由物流公司开具书面证明。2、库房管理人员应每天备妥次日需发运的货物，准备9、好发运交接单，及时通知物流公司发运。3、库房管理人员根据已批准的“商品销售出库单”发货，发货时应认真核对“商品销售出库单”与所发实物，核对无误后在“商品销售出库单”上签字。同时市场计划（专员）复核所发实物与“商品销售出库单”，复核无误后在“商品销售出库单”复核人处签字。两人一起在场封装所发运的商品，清点发运件数，填写、核对发运交接单。4、在与物流公司收货人交接发运货物时，仓管、计划（专员）、物流公司收货人应一起清点发运货物，清点清楚后物流公司收货人在发运交接单上签收，仓管人员应妥善保管发运交接单，不得丢失。5、月末，物流公司凭“商品销售出库单”运费结算联及运费清单结算运费，运费结算联必须有客户10、签字。（二）分公司自运1、若分公司送货上门，分公司指定送货人员应认真核对所发商品与“商品销售出库单”上商品名称与数量，确认无误后，在“商品销售出库单”签字。2、商品送达客户并验收后，送货人员应要求客户在“商品销售出库单”客户联上签收，客户为单位的还需加盖单位印章，送货人员返回分公司后将此联交至财务部。（三）商家自提1、客户上门自提货的，需客户提供客户介绍信及提货人身份证明。2、在完成商品交接后，客户在“商品销售出库单”上签认确认。（四）零售客户据收款收据、已批准的“商品销售出库单”到库房提货。（五）由业务人员带货销售或者送货收款的，必须坚持日清日结，即当天必须盘点带货销售数量及结存数量是否正确11、，并根据减少数量及核定价格收取货款。第十六条如果出现“商品销售出库单”填写错误需更正时，依下列规定办理：（1）尚未发运：开单人员应将原单各联加盖“本单作废”字样，重开“商品销售出库单”办理发运。（2）已发运：开单人员应立即开具红字“商品销售出库单”冲销原“商品销售出库单”，同时开具正确的“商品销售出库单”，并在正确的“商品销售出库单”备注加以说明，并通知客户更正处理。第十七条“商品销售出库单”客户回执联联是客户收货的重要法律依据，分公司财务部应指定专人管理不得丢失。商品销售出库单”一式五联，分“存根联”留开单人备查，“财务记帐联”送财务部用于财务记帐，“仓管记帐联”用于库管发货记帐，“回执联”12、随货同行，客户签收盖章后返回分公司（原件返回有困难的，应传真件返回或通过对帐方式确认），“运费结算联”作为运输单位结算运费的凭据。第十五条库存商品发运管理（一）物流公司配送1、分公司委托物流公司配送商品，应与物流公司签定配送协议，以明确双方权责。物流公司人员上门服务，应由物流公司开具书面证明。2、库房管理人员应每天备妥次日需发运的货物，准备好发运交接单，及时通知物流公司发运。3、库房管理人员根据已批准的“商品销售出库单”发货，发货时应认真核对“商品销售出库单”与所发实物，核对无误后在“商品销售出库单”上签字。同时市场计划（专员）复核所发实物与“商品销售出库单”，复核无误后在“商品销售出库单”复13、核人处签字。两人一起在场封装所发运的商品，清点发运件数，填写、核对发运交接单。4、在与物流公司收货人交接发运货物时，仓管、计划（专员）、物流公司收货人应一起清点发运货物，清点清楚后物流公司收货人在发运交接单上签收，仓管人员应妥善保管发运交接单，不得丢失。5、月末，物流公司凭“商品销售出库单”运费结算联及运费清单结算运费，运费结算联必须有客户签字。（二）分公司自运1、若分公司送货上门，分公司指定送货人员应认真核对所发商品与“商品销售出库单”上商品名称与数量，确认无误后，在“商品销售出库单”签字。2、商品送达客户并验收后，送货人员应要求客户在“商品销售出库单”客户联上签收，客户为单位的还需加盖单位14、印章，送货人员返回分公司后将此联交至财务部。（三）商家自提1、客户上门自提货的，需客户提供客户介绍信及提货人身份证明。2、在完成商品交接后，客户在“商品销售出库单”上签认确认。（四）零售客户据收款收据、已批准的“商品销售出库单”到库房提货。（五）由业务人员带货销售或者送货收款的，必须坚持日清日结，即当天必须盘点带货销售数量及结存数量是否正确，并根据减少数量及核定价格收取货款。第十六条如果出现“商品销售出库单”填写错误需更正时，依下列规定办理：（1）尚未发运：开单人员应将原单各联加盖“本单作废”字样，重开“商品销售出库单”办理发运。（2）已发运：开单人员应立即开具红字“商品销售出库单”冲销原“商15、品销售出库单”，同时开具正确的“商品销售出库单”，并在正确的“商品销售出库单”备注加以说明，并通知客户更正处理。第十七条“商品销售出库单”客户回执联联是客户收货的重要法律依据，分公司财务部应指定专人管理不得丢失。第二十六条分公司应加强客户退换机、用户维修机等非公司存货的管理，以免因责任不清或帐务不清造成损失。第二十七条客户退换机、用户维修机等非公司存货，分公司应指定专人保管，财务部应指导相关部门建立收、发、存台帐、并定期盘存监督。第二十八条非公司存货的收、发货单据必须履行相关的签字手续，以明确交接责任，相关的签字单据应长期保管。第七章库房管理第二十九条仓库是企业物资供应体系的一个重要组成部分，16、它的主要任务是：保管好库存存货，做到数量准确，确保安全，收发迅速，服务周到，加速周转。第三十条分公司总经理、财务经理是分公司存货管理第一责任人，应加强存货核算及安全管理，定期不定期组织存货盘点工作，采取必要措施保证存货安全，不出现遗失等问题。第三十一条仓管员应及时登记仓库台帐，并按日结出存货余额，做到日清日结。仓管员每天收、发完货物后应进行盘点对帐，防止错入或错发实物，若出现实物错发，应及时追回、换货。第三十二条存货的储存保管1、存货的储存保管，原则上应以存货的属性、特点和用途规划设置仓库，并根据仓库的条件考虑划区分工，凡吞吐量大的落地堆放，周转量小的货架存放。2、存货堆放的原则是：在堆垛合理17、安全可靠的前提下，根据货物特点分类、分品种存放，必须做到过目见数，检点方便，成行成列，美观整齐。第三十三条消防管理仓库内一律严禁烟火，仓库明显位置悬挂“严禁烟火”标志；仓库内配备消防设备，库房管理人员应每日检查，如有故障或失效，应立即申请修护补充；库房管理人员应懂得消防知识，能熟练使用消防设备。第三十四条库房管理注意事项1、仓库内应经常维持清洁，并保持通风干燥。2、易燃品、易爆品或违禁品不得携入仓库。3、仓库内不得吸烟。4、库管员对仓库安全负责，若遇安全问题应立即汇报；妥善保管仓库钥匙，不能随意交与他人。5、库管员下班离开前应巡视仓库，检查门窗、电源、水源是否关闭，以确保仓库的安全。第八章附则第三十五条本规定适用于集团下属各分公司、经营部，分公司可以在不违背本制度的前提下，制定分公司管理细则。第三十六条本规定由集团财务部负责解释和修订。第三十七条本制度从发文之日起实行。XXXX通讯器材有限公司二九年七月一日