1、公司合同订立审查、批准履行与纠纷处理管理办法编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 公司合同管理办法第一章 总 则第一条 为规范公司合同管理工作、实现公司合同管理制度化，预防和减少合同纠纷，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法（以下简称合同法）和有关法律、法规规定，结合公司实际情况，制定本办法。第二条 本办法适用于以公司或子公司（XX公司）名义订立各类合同的管理活动。实业公司、XX公司、运输公司按照公司法规定，由董事长（或分管领导）授权经理签订合同，并向合同主管部门备案。公司及所属各单位内部的部门（科、室）一律不得以2、自己的名义对外签订合同或其他具有履约性质的书面文件。劳动合同的管理按照上级劳动人事部门的有关规定执行。第三条 本办法所称合同，是指公司或子公司在经营管理活动中，与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第四条 本办法所称合同管理，是指公司制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审查批准、履行、变更与解除、纠纷处理等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。第五条 合同承办部门指需要以公司或子公司名义订立合同的各级部门、机构或单位，主要职责为：1、组织本部门职责分工范围内的合同谈判；2、拟定合同条款，必要时组织进行合同评审。办理合同送审、报批、盖章及送交3、存档手续；3、负责合同履行跟踪，追踪合同标的的质量，收集使用单位意见；4、及时妥善办理合同的变更或解除事宜，并报合同主管部门和有关领导审查、批准；5、及时向合同主管部门报送合同正本、招投标文件以及与合同有关的各种纪要等资料，及时反映合同履行中出现的法律问题；6、参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼，负责提供相关资料；7、安排人员负责合同管理工作，及时做好本部门合同副本及有关文件的归档工作，建立本部门合同台账。第六条 合同承办人职责：承办人应对合同自签订至履行完毕全过程负责，对期间出现的任何与合同有关的问题，应按国家有关法律法规及本办法的规定，及时与本部门负责人、合同主管部门进行协商，并配合进行纠纷处4、理。合同承办人应争取合同的起草权。第二章 合同管理部门第七条 企业管理部门是公司合同管理的主管部门，统一管理公司的合同工作。其主要职责是：1、建立健全合同管理制度，监督、检查、考核公司各单位合同管理工作；2、宣传贯彻法律、法规和合同管理相关制度，组织合同管理知识培训，为合同承办部门提供法律服务；3、参与重大合同的评审、谈判、起草、签订和合同纠纷的处理；4、统一管理法定代表人授权委托书和公证、鉴证事宜；5、在会签或参与重大合同谈判过程中，负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性。对合同订立、变更及解除进行审查把关；6、负责公司合同专用章的管理。负责公司合同台账、合同档案的建立和管理；7、负责5、公司本部及所属各单位的各类合同执行情况的监督检查；8、合同管理中需要解决的其他问题。第八条 财务部门是公司合同财务监督部门，主要职责：1、负责发票的审查、签收、签发，核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否一致，有无违反财务制度的情况；2、对合同的价款、支付方式的合理性和可行性进行审查；3、参与重大合同的财务评审；4、定期向企业管理部门报送债权清单，以避免债权超过诉讼时效。第九条 纪检监察审计部门依职责对合同订立、履行、变更、解除全过程进行审计、监察。负责对合同管理中出现的违法、违纪、违规问题进行调查处理，提出监察建议或做出监察决定。第十条 其他相关部门（单位）的职责：1、按照职责分工，6、组织对工程进行施工监督和验收，对物资制定出、入库和验收办法并组织实施；2、配合企业管理部门进行重大合同审查或评审，并签署审查或评审意见；3、在合同履行等各环节发现履约单位有违约行为的，必须及时通知公司承办部门和企业管理部门，并进行证据固定，以便及时处理，避免损失。第三章 合同的订立第十一条 订立合同应按照中华人民共和国合同法的要求及本办法的有关规定，遵循“平等、自愿、公平”和维护公司利益的原则。第十二条 合同签订内容一般包括以下条款：1、当事人名称（或姓名）、住所、法定代表人或授权代表人姓名及职务、开户银行及账号；2、标的或标的物名称、型号、规格等；3、数量和质量，包括适用规范、质量标准和检测7、方式等，必要时封存样品；4、价款或酬金、结算办法；5、履行的期限、地点和方式（包括验收条款）；6、违约责任；7、争议的解决方式；8、订立的时间、地点；9、根据法律规定或合同性质应当具备的其他条款。对数量、质量、履行期限和方式等有特殊要求的，应当在合同中予以特别明确。第十三条 合同内容应符合下列要求：1、主体合格、标的明确、手续完备；2、条款齐全、意思表示真实明确；3、文字清晰、语言规范；4、无矛盾条款、无空白条款；合同文本至少保证承办部门存档、财务付款手续留存和企业管理部门备案各一份。 第四章 合同的审查和批准第十四条 合同订立前，合同承办部门应当审查合同他方的资信状况和履约能力，内容包括：18、社会信誉（近三年是否有重大违约，是否涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件等）和履约能力（如生产能力、支付能力、运输能力等）；2、审查营业执照是否真实、有效，涉及专营许可的具备相应的许可文件，涉及资质要求的，具备相应的资质证书；3、核实对方的资产（资金）证明，必要时索取经审计的财务报表、资金证明、验资报告等相关文件；5、审查授权委托书，是否超越业务权限或无代理权限；6、根据合同性质需要审查的其他内容。合同他方当事人的资信、履约能力有瑕疵或其委托代理人无有效授权的，不得与其签订合同。合同他方由代理人承办、代签合同的，根据合同性质可索取其法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。第十五条 承办部9、门组织对合同进行业务性审查，审查的内容为：1、他方当事人是否具有签约主体资格；2、是否各方谈判、协商的一致意见，是否符合决策人的意见；3、是否违反公司的规章制度；4、是否超越业务权限；5、是否有利于保护公司的合法权益；6、语言是否准确、通顺；第十六条 合同承办部门审查后，涉及财务重要事项的，或我方为付款方的金额20万元以上的合同到财务部门进行审查并会签。第十七条 财务部门审查后由企业管理部门对合同进行审查，主要内容包括：1、合同签订主体是否符合法律规定；2、条款是否违反法律、法规和司法解释的规定；3、条款是否有冲突；4、条款是否有歧义；5、条款是否完备；6、条款是否有效维护我公司合法权益；7、10、对合同严密性进行监督审查。对于可能引起重大纠纷的合同，企业管理部审查时，可要求经办部门出示对方资信情况、材质具体标准、对方的基本情况、授权委托书等资料。第十八条 提交企业管理部门审查的合同应符合下列要求：1、承办部门已经进行了业务审查会签。2、合同当事人均未在合同上签字盖章；3、合同约定的内容尚未实际履行；4、需要同时附送的材料完备（报告、会议纪要、清单、询价单、附件等）；第十九条 企业管理部门审查后在会签表上签字，如有必要附书面法律意见书。审查应在收到合同后3个工作日内完成，业务紧急的，应尽可能满足业务部门的时间要求。审查人对合同审查中涉及到的商业秘密负有保密义务。第二十条 对于审查会签提出11、的补正、修改意见，由承办人进行补正、修改。承办人认为无法采纳的，应向本部门领导汇报，由本部门领导决定是否采纳，承办部门领导决定不予采纳的，应在会签表上说明情况。第二十一条 合同草案重新修改定稿后，由承办人将合同草案及会签表等相关资料送部门（单位）分管领导审批，分管领导认为必要的，在签署意见后送总经理审批。分管领导若在合同上签字批准的，可不在会签表上签字。第二十二条 部门（单位）分管领导或总经理，根据相关会签意见，决定是否批准。决定批准的，在合同正式文本上签署。第二十三条 总经理或受托人签署后，送企业管理部门加盖合同专用章。 第二十四条 下列合同可适用简易程序，承办部门可直接报请分管领导批准：112、金额在20万以下、合同他方的基本资料填写完备、双方经常发生业务往来、争议发生可能较小的买卖及办公服务类合同。2、特殊情况下经总经理批准的应急事项合同。第二十五条 以公司或子公司名义对外订立合同应当使用合同专用章。违反规定签订合同的追究有关人员责任。 第五章 合同的履行第二十六条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门（单位）、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，认真履行所规定的权利义务，确保合同实际、全面地履行。第二十七条 承办部门、承办人要随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报，积极妥善地行使抗辩权、代位权、撤销权、留置权，并留取有关资料。第二十八条 根据合13、同性质，公司有关部门应对标的物的数量、质量等按约定或公司规定进行验收，对不符合要求的，应在法定或约定的期限内向对方当事人提出异议，并督促其正确履行。第二十九条 对于公司为付款方的合同，支付合同价款时，须经公司总经理或其授权代表人审批签字。未经总经理或其授权代表人签字，财务部门应不予付款。第三十条 公司为付款方的金额20万元以上的合同，首期预付款原则上不超过合同总价款的30%。必须超过30%，有关人员应在会签表上签署原因，报分管领导在会签表上审批，分管领导认为必要的报总经理签批。此类合同中必须有对方履约不符合约定的违约责任条款。对于留有质保金的合同，支付最后一笔合同款项时，合同承办部门应填写合同14、履行终结报告，送企业管理部备案。 第六章 合同的变更与解除第三十一条 在合同履行过程中遇到困难，各部门（单位）应尽一切努力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。第三十二条 合同他方提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。第三十三条 承办部门收到合同他方要求变更、解除合同的通知后，应及时与公司各相关单位沟通，并向合同签署人请示，经请示必须变更、解除的应采取书面形式，并约定善后事宜。第三十四条 合同变更解除按照合同签订的程序办理。合同承办部门应将变更、解除合同的各种文件、纪要、信函等原件报送企15、业管理部门。第七章 合同纠纷的处理第三十五条 发生合同纠纷，承办部门应及时向合同签署人和企业管理部门报告，并收集整理处理合同争议的文件和证据材料，包括送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证、产品质量标准、样品或鉴定报告、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目、有关违约的证据材料、双方来往文件等。 第三十六条 合同他方违反约定或提出履行异议的，承办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式回复，重要的信函应留有回执备查。第三十七条 合同纠纷协商、调解，应由承办部门和企业管理部门共同进行。协商或调解达成一致的，应依合同签订程序签订书面协议。协商或调解无效，经公司同意，应在法律规定的时效期间内，按法16、律规定或合同约定提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。第八章 合同的管理第三十八条 承办部门订立的合同，正本由企业管理部门保管，其副本由相应承办部门保管。第三十九条 公司对外订立合同的人员，属于职务代理的按授权权限执行，属于总经理特别授权的，按一事一委托的原则，由总经理授权委托。未经授权的人员一律无权对外订立合同。第四十条 各授权委托人在被授权的范围、期限内，代表公司及子公司对外订立合同，不得将代理事项自行委托他人代理。第四十一条 发生特殊情况，需外带合同专用章的，须经总经理批准，并按规定办理登记手续。第四十二条 合同专用章的使用应建立台帐，合同专用章如遗失或被盗，除应立即通知有关部门17、外，应登报挂失。 第四十三条 企业管理部门对公司所属各部门（单位）的合同管理情况进行不定期的检查。对合同管理较差，达不到本办法要求但未造成严重后果的，由公司予以通报批评，并限期改正、改进。第四十四条 合同签订、履行过程中责任人失职被骗、徇私舞弊，或违反国家贪污受贿有关规定，触犯刑律的，报司法机关追究刑事责任。有上述行为不够刑事处罚的，或有其他不负责任行为使公司利益受损的，由公司没收非法所得，并视情况给予经济处罚，公司利益损失部分由责任人和责任单位全额承担。合同履行过程中，认真负责，积极督促管理部门行使相关权利，使公司利益避免受损的，由公司给予经济奖励。第九章 附则第四十五条 本办法没有规定的，18、以合同法、相关法律法规、中盐总公司及本公司相关的规章制度为依据。本办法由企业管理部门负责解释和修订。第四十六条 本办法自下发之日开始执行，XX【XX】85号文件同时废止。公司下发的其他文件与本办法有抵触的，以本办法为准。一、 人事档案保管制度 目 的 第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 业机密 的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 案材料 的前提和保证。 人事档案保管制度的基本内容 建立健全保19、管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材 料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料 进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体 位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 等。 检查核对20、一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： 对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 原因 引起的，转递的大致程序如下： 取出应转走的档案； 在档案底账上注销； 填写转递人事档案材料的通知单； 按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 (4)保卫保密制度。具体要求如下： 对于较大的企业，一21、般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 库房备有必要的防火、防潮器材。 库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 离开时关灯关窗，锁门。 (5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项： 人事档案的数量。 人事档案材料收集补充情况。 档案整理情况。 档案保管情况。 利用情况。 库房设备情况。 人事档案工作人员情况。 二、人事档案利用制度 目 的 第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中， 应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 第二，建立人事档案利用制度22、也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢 失等。这是人事档案利用的主要方式。 (2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案； 公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时 催还。 (3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档 案部门按有关文23、件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求 出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 3.人事档案利用的手续 在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 重要保证。 (1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在 报告 中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责 人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分 ，手续齐全，则给予批准。 (2)外借手续。 首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。 其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。 再次，人事档案部门对其进行审核、批准。 然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人 员签字。 最后，归还时，及时在外借登记上注销。 (3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时 ，需履行以下 手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ；其次，人事 档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部 门有关领 导审阅，加盖公章，然后登记、发出。