1、公司办公会议、公文、用品及费用管理制度汇编编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 办公用品（物品）及费用管理办法第一条 为了规范公司办公用品的管理，提高工作效率和办事效率，使公 司办公用品达到合理使用，降低不必要的消耗，特制定本办法。第二条木办法所指办公用品指：（-）耐用品（大件）：桌椅、沙发、茶儿、文件柜、茶水柜。（-）办公自动化和电器（大件）：打印机、传真机、打印复印传真一体机、 投影仪、饮水机、空调、录音笔等。（三）易耗品：圆珠笔、墨水、打印纸、笔记本、胶水、大头针、曲别针、 纸杯（公务接待）、档案袋、文件夹、订书机2、等。（四）其它物品：拖布、簸箕、脸盆、脸盆架、暖壶、水杯、电话机、计算 器、钟表和话筒电池等。（五）电脑管理另行规定。第三条职责（一）总管理部负责办公用品（物品）配备标准和各部门年办公用品费用标 准的制定与审核，负责易耗品的发放、登记和控制。负责办公用品的验收，配合 财务部进行检查与交接。（-）财务管理部负责建立入库、领用、费用、使用和管理台账，办理相关 手续。第四条办公用品的费用控制办公费用实行年度预算管理，由总管理部统一控制。由总管理部在每年年底 根据下一年度公司工作计划、人员变化等情况，确定总体和各部门办公费用额度, 并报公司经办会讨论，报集团总管理部批准，列入公司年度预算。办公用品超支3、按集团费用预算的相关规定执行。第五条桌椅等耐用办公家具的配备标准根据各公司所在区域，按总部和各园区的配备标准执行。第六条办公用品的购买（-）所有办公用品的采购必须有采购计划，由专职（或兼职）采购员集屮采购。（二）菲经制度明文规定或总管理部经理同意，除采购员外任何部门不得自 行采购办公用品，采购员不得替其他部门或个人报销此类物资，否则由采购员自 行承担采购费用，并给予相应金额的处罚。（三）大件耐用品、易耗品由总管理部每月月底前上报采购计划，办公自动 化和电器、其它物品由使用部门上报釆购计划。（四）对于定额外的物品采购，使用部门须制订采购材料计划，由总管理部 经理根据标准审核，总经理签批。第七条 4、办公用品的领用（-）办公用品领用（耐用品、办公自动化和电器、其它类）：领用人填写 出库单，部门经理签字，总管理部经理签字后，到仓库领取。仓库负责登记台账， 并根据部门办公用品年度费用标准控制各部门办公用品的领用。（-）办公用品领用（易耗品）：由总管理部统一办理出库，各部门到总管 理部领用，总管理部建立管理台账，按标准发放。超出定额的或定额外的办公用 品领用时，须经总管理部经理同意。（三）总管理部后勤人员负责配合库房月底进行汇总，对超出定额的从下月 定额中扣除相应的部分。在年底汇总超出年度定额的根据超出情况，管理部进行 考核部门14分，在部门12月工资体现。第八条办公用品日常管理（-）公司各部门5、低值易耗办公用品实行定额管理，耐用品实行使用台帐登 记管理。（二）对离职人员使用的耐用品办公用品和计算器、订书器等，财务管理部 要根据记录台帐进行检查，确认其已交回并使用情况是否良好，方可在离厂手续 上签字，对存在人为损坏的做岀处理意见。（三）除易耗办公用品外，各部门在领用时均实行以旧换新，但新增办公用 品除外。（四）财务管理部对个人使用的办公设施（桌、椅、柜子、沙发、茶几等） 要专设台帐，在发生人员变动时和总管理部共同检查办公设施的使用情况，对存 在人为损坏的要责令赔偿，并在人员调整后对用品责任人及吋调整。（五）部门内共用办公用品由部门经理指定人员负责管理。第九条 办公自动化设备的管理（一）6、各部门公用的办公自动化设备由部门经理指定专人负责管理和使用操 作。（二）对故意损坏、野蛮使用等人为原因造成设备不能使用的，由责任人负 责赔偿并进行相应的处罚，找不到责任人的由部门负责人承担。（三）各部门的打印、复印、传真必须有相应的登记台账，详细记录相关信 息，每月由部门经理审核一次.（四）纸张管理：1、打（复）印、传真所用纸张实行定额管理，由总管理部确定每个部门的 定额，超出定额的部分由部自负。2、节约用纸，根据需要确定纸张规格，严禁超量打印、复印和小资料大纸 张打印、复印。否则给予每次10元的罚款。3、凡没有明确要求单面打印的，一律双面打印、复印。4、打印、复印时报废的资料，属于保密性质的7、应立即销毁，不得外传。非 保密性资料，建议重复使用纸张。5、每打印、复印达100张时，须等待5分钟后再运行，以延长打印机、复 印机使用寿命。6、严禁员工打印、复印、传真与公司无关的私人资料，一经发现，由使用 人按每张2元付费交财务部，并给予设备责任人员每次20元罚款。7、严禁外来人员使用公司自动化办公设备。如有特殊情况，需经部门经理 批准后方可使用。凡发现外来人员私自打印、复印和收发传真的，按每张2元予 以收费，并给予设备保管责任人每次20元的考核。8、爱护设备，不使用吋及吋关闭，下班前检查是否关闭电源。9、设备发牛故障或损坏应由专业人员维修，严禁非专业人员擅自拆卸。第十条 办公用品使用的监督8、检查（-）各部门在使用过程中要爱护自己办公用品和设施，办公用品在使用过 程屮出现问题及时向总管理部反馈。对故意损坏办公用品和设施的，任何人均有 权进行制止并向部门经理或总管理部或集团监察部反映。（二）总管理部行政督察、财务管理部不定期检查各部门办公用品使用情况, 对故意损坏公司办公用品及设施的，拿出处理意见，报总管理部经理审核后进行 处理。会议管理制度第一条 为规范置业系统及所属各公司会议管理，提高会议效率，真正起到 及时、有效的沟通、协调、决策作用，特制订本制度。第二条 本办法适用于置业系统各类会议。第三条会议种类及参加人员（一）周调会：中高层全体参加。（二）月度调度会：中高层全体参加。（三9、）经理办公会：高层全体。（四）管理检讨会：全体人员参加，分级召开。（五）晨调会：在公司人员全体参加。（六）民主生活会（或座谈会人全体人员参加。（七）专题会：由组织者确定参会人员。（八）员工大会：全体人员参加。第四条会前准备（-）由专业系统、项目公司或某部门发起，需要跨部门、系统人员参加的 会议，需由发起人提前办理会议审批手续（见附件内部事务请示单），项目公 司范围内的由项目公司总经理批准，置业系统及系统内跨部门的会议由置业公司 总经理批准，常规例会不办理此手续。（二）根据会议要求，会议组织部门要拟定会议议程。（三）会议组织部门根据会议议程安排会议室，查看会议环境，确认相关会 议室设施如电脑、投10、影、镭射笔、白板笔等可用，按照参会人员布置座位、摆放 桌签等，对于电话会、视频会形式的，提前与信息管理部联系确定会议号码、密 码，并通知参会人员。（四）会议内容需要讨论的，至少在开会前一天发送到与会人员邮箱，供提 前审阅。需打印的，按照发言顺序人手一份。（五）会议组织部门组织参会人员按时参会。第五条会中工作会议组织部门安排专人任会议秘书，作好会议记录。第六条会后安排（-）会议结束后，由会议组织部门将现场剩余文件和需缴回的文件收讫, 需销毁的注意销毁。（二）会议秘书根据文字记录及录音整理会议纪要，根据会议纪要形成工作 督办表。（三）会议纪要经相关领导签批后，在开完会24后小吋内发与参会人员， 抄11、送会议相关人员。（四）会议组织部门负责按照督办表及时督办重点工作，询问、落实工作进 度，并在下次会议开始前汇报督办情况。（五）督办过程屮，组织部门根据工作进展情况有权给予责任人50-200元 处罚。第七条会议纪律及考核办法（一）一般性违纪：包括迟到、早退，会议过程中手机铃响，随意接打电话、 随意进出会场、交头接耳及其他与会议无关且情节较轻的事宜；如有违反以上情 形的，给予员工20元/次处罚，屮高层50元/次处罚。（-）严重违纪：包括无故缺席，玩手机（看小说、玩游戏等）、大声喧哗、 睡觉及其他与会议无关情节较重、影响较大的事宜；如有违反以上情形的，给予 员工50元/次处罚，中高层100元/次处罚12、。（三）会议的考核由组织部门根据考核标准落实，总管理部负责督办。会议管理办法第一条置业系统周调会（一）目的和意义：为协调置业系统各公司及部门阶段性工作，讨论及决策相关事项，定期召开 系统周调会。（-）会议时间：每周五（如有变更另行通知）下午2： 00点，时长为1. 5小时。（三）主持、参加：由置业系统总经理主持，各公司中层及以上人员、总部部门负责人参加，各 公司总管理部负责组织各公司相关人员参加。（四）会议形式：以电话会形式召开，电话会号码以通知为准。（五）会议内容和议程：1、各项目公司总经理及置业总部各部门汇报：（1）上次会议安排工作的完成情况，未完成的，说明原因及跟进措施；（2）按照项目的13、设计、开发、招标、合约预算、工程、销售、财务、人事 行政等事项顺序汇报本周重点工作安排，以及需要沟通、协调的事项，相应公司 的其他参会人员可对相关汇报内容进行补充。（3）主持人组织与会人员对相关问题进行讨论、决策。汇报顺序：邢台、定州、海南、北京置业各部门负责人及高层2、置业系统总经理安排部署工作。3、副总裁总结讲话。（六）会前准备：由各公司总管理部组织，按职能部门收集周计划、总结（模板另行通知）， 并请于每周四下午5点前发旭阳置业总管理部，工作内容要突出重点，未完成的 注明问题所在及跟进措施。（七）记录和纪要：由各公司总管理部轮流负责会议记录，轮流顺序：定州、邢台、海南，形成 会议纪要报置业14、公司总管理部、总经理审批，由北京置业总管理部发文至各公司 总管理部、集团董事长、主管副总裁、集团总管理部，由各公司总管理发文并传 达到各自公司相关人员并存档。（八）会议落实：总管理部负责督办会议内容的落实，对未完成任务的责任人，根据情况予以50-200元的考核，月度兑现。第二条项目公司周调会参照系统周调会模式，具体安排由公司总经理确定。第三条系统月度调度会（-）目的和意义：为协调置业系统各公司及部门月度工作，讨论及决策相关事项，每月召开系 统调度会。（二）会议时间：与每月最后一周的周调会合并召开。（三）主持、参加：同周调会安排（四）会议形式：同周调会安排（五）会议内容和议程：参照周调会安排，以15、月度为单位汇报。（六）会前准备：由各公司总管理部组织，按职能部门收集月计划、总结（模板另行通知）， 并请于周五下午4点前发旭阳置业总管理部，工作内容要突出重点，未完成的注 明问题所在及跟进措施。（七）记录和纪要：同周调会安排（八）内容落实：同周调会安排第四条系统经理办公会（-）目的和意义：为置业系统阶段性重大问题的决策和落实，解决当前经营管理中的重大事项、 重要人员安排、规划修改等涉及公司战略的重大问题，协调各公司、各系统、各 部门的工作，为迫切需要解决的问题进行决策。（-）会议吋间：一般安排在每月的8-10 H （如有变更另行通知），时长为2小时。（三）主持、参加：由置业系统总经理主持，置业16、系统高层参加，由置业总部总管理部负责组织。（四）会议形式、地点：1、以电话会形式召开，电话会号码以通知为准。2、安排在某公司所在地召开，具体地点以通知为准。（五）会议内容和议程：1、各项目公司总经理及置业总部高层汇报：（1）上月主要工作完成情况，存在的问题，需要讨论、决策的事项，下月 的重点工作安排；（2）按照项目的设计、开发、招标、合约预算、工程、销售、财务、人事 行政等事项顺序汇报，相应公司的其他参会人员可对相关汇报内容进行补充。（3）主持人组织与会人员对相关问题进行讨论、决策。汇报顺序：邢台置业、定州置业、海南置业、北京置业。2、置业系统总经理安排部署工作。3、副总裁总结讲话。（六）会前17、准备：由置业总部总管理部征集会议议题，收集相关材料，并将相关材料于会前发 给参会人员。（七）记录和纪要：由置业总部总管理部负责会议记录，形成会议纪要报总经理、副总裁审批, 由北京置业总管理部发文至各公司总管理部、集团董事长、主管副总裁、集团总 管理部，由各公司总管理发文至参会人员并存档。（八）内容落实：总管理部负责督办会议内容的落实情况，对未完成任务的责任人，根据情况 予以50-200元的考核，月度兑现。第五条项目公司经理办公会参照系统经理办公会模式，具体安排由各公司总经理确定。第六条 晨调会、管理检讨会、民主生活会（或座谈会）按照集团会议制度相关规定及通知要求执行。第七条员工大会（-）目的和18、意义：对前一阶段工作完成情况进行总结和对下阶段重点工作目标进行明确，对先 进事迹、人物进行表彰或通报批评，传达集团或系统重要文件精神，以公司为单 位组织，原则上每月召开一次，也可与其他会议合并召开。（-）时间、地点：由各公司自行安排，会前两天通报旭阳置业总管理部。（三）主持、参加：由总管理部经理主持，所属全体员工参加。（四）会议形式：采用封闭式管理。（五）会议内容和议程：上月工作总结、下月工作计划、表彰通报、监察部警示材料及处理通报、集 团及系统重要精神传达、学习；总经理安排的其他会议内容，总经理总结讲话。（六）会议记录和纪要：由总管理部负责记录整理，主管副总审阅，总经理签发，由总管理部发文并19、 存档，同时抄送旭阳置业总管理部，由其转发其他相关人员并存档。（七）内容落实：同周调会安排第八条专题会（-）目的和意义：为置业系统层面某专门事项或某专业系统相关事宜的通报、讨论、分析，提 出相关问题、方案、措施、决策等。（二）会议吋间：主管领导确定。（三）主持、参加：置业系统层面事项由总经理主持，专业系统层面由相应总监主持，由主持人 确定参加人员，由主持人安排专人负责组织。（四）会议形式、地点：根据会议内容由主持人确定。（五）会议内容和议程：根据会议内容由主持人确定。（六）会前准备：需要有跨系统、部门人员参加的应办理会议审批手续，由会议组织者将会议 通知及相关材料于会前发给参会人员。（七）记录20、和纪要：由会议组织者负责会议记录，形成会议纪要报主管领导及上一级领导审批, 由相应公司总管理部发文至相关人员并存档，抄送旭阳置业总管理部备案。（A）内容落实：总管理部负责督办会议内容的落实情况，对未完成任务的责任人，根据情况 予以50-200元的考核，月度兑现。公文管理制度第一章总则第一条 为了做好旭阳置业有限公司（以下简称公司）的公文处理工作， 使之规范化、制度化、科学化，特制定本制度。第二条公司的文件是在牛产经营过程中形成的具有法定效力和规范体式 的文书，是依法经营和进行管理活动的重要工具。各职能部门要充分利用这一工 具，为公司的生产经营活动服务。第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（21、立卷）、归档等一系列相互 关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、 安全。第五条 公文处理必须严格执行公司有关保密规定，确保公司秘密的安全。 第六条总管理部是公文处理的管理机构，主管并负责指导各职能部门公 文处理工作。第七条 各职能部门负责人要高度重视公文处理工作，遵守木制度并加强 对本部门公文处理工作的领导和检查。第二章公文种类第八条常用公文种类主要有：（一）决定 用于对重要事项或行动做岀安排，奖惩有关单位及人员。（二）通知 传达、批转上级、同级、不相隶屈部门的公文；传达要求下级部 门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。（22、三）通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（四）报告 用于向上级机关或有关主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或有关主管部门的询问。（五）请示 用于向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。（六）批复上级答复下级单位的请示事项。（七）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要 用于记载和传达会议情况和议定事项。第三章拟制公文要求与格式第九条 公文行文内容要情况确实，观点鲜明，表述准确，结构严谨，条理 清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。第十条 公文的文种应当根据行文目的、发23、文单位的职权和与主送机关（单 位）的行文关系确定。第十一条拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧 急程度。第十二条 公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主 送机关、正文、附件、主题词、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。 具体格式要求如下：（一）凡以公司名义对上行文或公司内部行文时，采用红头文件。（二）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，联合行文，主办 部门排列在前。（三）发文字号由公司的代字、年份、序号组成，用3号仿宋体字，居中排列； 年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用括号“r括入；序号不标虚 位（即1不编为001 ）o（四）上行24、文（“请示”或“报告”）应当注明签发人、会签人姓名，发文字号居左 空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人“用3号仿宋体字，后列全角冒号，签 发人姓名用3号楷体字标识。（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应 当标明公司名称。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 字体采用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。回行时要词意完整，排列 对称，间距恰当。（六）正文用三号仿宋字体；文中人名、地名、数字、引文要准确。引用公文 应当先引标题，后引发文号。引用外文应当注明中文含义。（七）结构层次序数，第一层为“一、,第二层为“（一：T，第三层为“1、,第 四层25、为“。（八）应当使用国家法定计量单位。（九）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文 名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（十）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、 缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯 数码。（十一）主送机关（单位）指主要收受和办理公文的机关（单位），应当使用全称 或者规范化简称、统称。在标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行 时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。（十二）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。在正文下空一行左空2字 用3号仿宋体标识“附件”，26、后标全角冒号和名称，序号使用阿拉伯数码，附件名 称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附 件如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的 发文字号并在其后标识附件。（十三）公文除“会议纪要”以外，应当加盖公司印章。印章应盖在落款和发文 年月口处，做到骑年盖月，摆位端正，图案清晰。印章下弧无文字时，采用下套 方式，即仅以下弧压在成文吋间上；下弧有文字吋，采用中套方式，即印章中心 线压在成文时间上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，采用调整行距、 字距的办法解决，不得采取“此页无正文的办法。（十四）公文FI期包括年、月、日，写在公文末尾，一般27、以印制日期为准，重 要公文以签发口期为准。（十五）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。用3号仿宋 体字居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。（十六）公文应当标注主题词。上行文按上级机关的要求标注主题词。“主题 词”用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号，词日用3号小标宋体字，词冃 Z间空一字。（十七）抄送机关（单位）指除主送机关（单位）外需要执行或知晓公文的其他 机关（单位），应当使用全称或者规范化简称、统称。左空1字用3号仿宋体字标 识“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关 对齐，最后一个抄送机关后标句号。印发机关和印发时间位于抄送机关（或主题词）Z下，占1行位置，用3号 仿宋体字，左右各空1字。印发吋间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。校对和打字位于卬发机关和卬发时间之下占1行位置，用3号仿宋体字，左 右各空1字。版记：主题词、抄送、印发机关和印发时间、校对和打字作为版记的要素, 前3个各要素Z下均加一条反线，宽度同版心。版记位于公文最后一页，最后一 个要素置于最后一行。（十八）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmx297mm），左侧装订。（十九）拟制文稿应用钢笔、圆珠笔书写，严禁用铅笔，修改和签批时，应写在天、地及右口上，注意不压、不过装订线。