1、矿业集团企业档案资料归档整理管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案管理制度为规范XX矿业集团档案管理和利用,提高工作效率,结合本公司实际情况,特制定本制度.一 集团行政部负责各类文电资料的收集、整理、归档、保管、提供、利用和移交借阅工作。二 归档管理范围包括以下内容:1. 主管部门的各类批文通知及所有往来文件 2. 公司与外合作签定的所有正式合同与协议3. 公司内部中层以上干部会议的会议纪要4 公司在各类评选和比赛中获得的表彰纪录及各种高端活动的影像资料档案资料包括纸质文件,照片,碟片,奖杯等.三 文书档案的2、收集及整理1. 档案按【政府相关文件】【合同协议】【会议纪要】【活动表彰】及【其它】五类标准分入不同的卷宗,统一按归档日期编号.2. 每个卷宗设档案封皮及目录,管理人员在作归档时详细填写,填写项目包括包括文件名称,文件页数,年度日期,保管期限等,字迹书写需规范工整清楚.3. 档案按年度进行装订封存.装订前,应除去文件上的金属物.装订时,应避免文件倒置,漏订的现像.四 档案借阅查找1. 公司所有人员借阅或查找档案前都需填写档案借阅单,借阅单需由本部门经理及行政人事总监签字方可借阅2. 借阅档案原则不能带出行政部(档案室),如有特殊需要需带出,需经总经理签字同意.四 本制度自颁布之日实施员工日常行3、为规范1遵守国家各项法律、法规，遵守公司一切规章制度及工作守则2注重自身仪表形象，言谈举止文明礼貌，着装得体大方,体现职业风格, 女性夏季不得穿着超短裙、吊带装等, 不得涂染深色指甲油, 不得化浓妆, 男性夏季不得穿着短裤、背心上班. 工作时间必须佩戴工牌. 3维护公司信誉，不作任何有损公司信誉、形象的行为。4.爱护公司财物，尽量节约能源, 不浪费，不侵占。5 工作时间不得串岗、嬉闹、高声喧哗。6 工作时间不得接待私人来访或拨打私人电话。7 注意保持工作场所环境卫生，做到周围环境整洁美观。8 对于所办事项不得收受任何馈赠或向往来客户挪借、索取财物。9 不得在办公区内吸烟，禁止携带任何违禁品进入4、公司。10努力学习业务，提高业务水平，积极进取,勤奋工作，爱岗敬业。为公司的发展做出积极的贡献。办公室管理制度为创造一个文明、舒适、和谐的办公环境、提高全体职员的文明办公意识，树立良好的企业形象，特对办公室管理作出如下制度规定，望大家共同遵守执行：1办公室是职员办公、接待客人的场所，是公司面貌的一个窗口，凡进入办公室的公司员工均必须遵守办公室的有关规定。2按时上下班打卡，上班期间不得擅自外出或做与工作无关的事，一经发现按旷工半天处罚。3办公室原则上根据公司办公时间开放使用，没有特别情况下不得延长使用时间，因事需加班的，必须持有加班通知单报行政部备案。4办公室内须保持肃静，凡进入办公室的员工，均5、不得大声喧哗，办公时间不能玩游戏、看影视剧、听音乐、网上购物，违者罚款20元。5办公室电话是为了方便工作而设置,使用电话要文明接听,谈吐清雅,打电话要简练,不得借电话聊天,影响他人办公。7注意保持办公室的环境卫生，保持办公室墙面及隔板玻璃的清洁，不得随地吐痰、乱丢杂物，办公用品、文件资料、器具等须陈设整齐，下班后应整理好桌面物品，严禁乱摆乱放，行政部将不定期进行检查.8公共办公室区域内严禁吸烟（除会议室和单间办公室外）9办公室内的各种设施（包括空调、排气扇、水龙头、灯管、电话、电脑等）未经同意不准随意拆装，如出现故障须即时通知行政部要求维修.10严禁在办公室打牌、下棋、赌博及大声喧哗，未经他人6、允许，不得随意翻阅他人办公资料，更换电脑、座椅、电话等，违者视情节轻重作出处理。11下班后务必关好所在区域的门窗，关闭空调、灯管、电脑等电源会议管理制度为使公司的各项工作程序化、制度化，便于规范管理，特对公司的有关会议作出如下制度规定：1. 公司的会议主要包括：每周一例会、事务通告会、部门临时会议等2. 凡列席会议的人员，必须严守时间，一律不准迟到，早退或缺席特殊情况不能参加会议的，必须向会议主持人或部门负责人请假经批准后方可，否则严肃处理，凡有迟到或早退的一律警告处分一次并罚款20元，缺席的按旷工一天处理。3. 会议期间一律不许低声交谈(自由讨论除外)，不允许看报纸，杂志或其它与会议内容无关7、的书籍，不准开小差，不准扰乱会议秩序。5. 会议期间电话设静音,不允许接听除工作以外的私人电话.6. 会议期间原则不允许擅自随意进出，如需暂离的须经会议主持人批准方可。7. 会议期间，如遇特殊情况需提早离开的，可向会议主持人请假，经批准后方可。电脑设备及网络使用管理规定 1.公司所有电脑设备软件及硬件统一由电脑管理员负责安装维护，任何人不得私自拆装硬件和软件，如果自行拆装发生问题造成经济损失由拆装人负担。2. 各部门电脑由使用人负责维护和保管。使用人应保持电脑设备和电脑台的清洁，下班时关闭电脑的电源。3. 如果发现电脑有不正常运行的现象，应及时通知电脑管理员，由管理员进行检查维修,严禁私拆私装8、电脑硬件.4. 管理员如发现电脑设备损坏不能维修，需要购买，应及时提出申请，经行政部审批后方可购买。5. 电脑中的所有游戏程序一律由管理员全部删除，若发现有私自安装游戏程序者，或利用上班时间做与工作无关的私事或玩网络游戏者，罚款50元。6. 网络聊天工具原则上只用于工作沟通及文件传送.禁止私人聊天.固定资产管理制度 为加强对固定资产的管理与核算，保证固定资产安全与合理使用，防止丢失损坏，充分发挥其使用效益，特制定本制度。一、固定资产的界定固定资产是指一般设备单位价值在500元以上、专用设备单位价值在800元以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，单位价值虽未达到规定9、标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，均作为固定资产进行管理。包括房屋和建筑物、一般设备、专用设备、文物和陈列品、图书及其他固定资产。二、固定资产的购置和管理1. 固定资产实行分工负责，行政部必须指定专人统一管理。按固定资产实物登记和管理，财务部负责资产的核算，使用单位负责具体资产的使用和保养。2. 各职能部门如有购置固定资产的需求，应向行政部以内部呈批表的形式报送固定资产购置计划。经总经理同意批准后报财务科落实经费预算。3. 行政部按计划购置的固定资产，发票由经办人和证明人签字后，报行政部固定资产管理专员登记并在发票上签已登记字样，然后转财务科报销入财产账。4. 固定资产购置均由财务部10、统一列支，并设固定基金账及品种数量明细账进行核算和管理。行政部按品种数量建立固定资产实物明细账及具体使用单位和地点，并对固定资产实物进行统一编号，同时要落实保管人，以明确责任，加强管理。三、固定资产的调拨和报废1. 固定资产调出本单位时先由行政部填制“固定资产调拨单”一式三联，一联行政部入账，二联财务部入账，三联交调入单位，属有偿调拨的，财务部还需开具正式往来收据收回价款。2. 固定资产的报废应由行政部填制“固定资产报废单”，并按规定分别由财务部进行有关账务处理。四、固定资产的清查1. 行政部负责固定资产管理人员应当会同财务科对所有固定资产进行定期或不定期清查盘点，一般情况下每年盘点一次，做到11、管理部门、财务部门和使用单位的账账相符、账实相符。2. 固定资产清查采用实地盘点方法并填制“固定资产盘存单”，发现盘亏、盘盈应填制“固定资产清查报告单”一式二联，并查明原因，向分管领导和集团领导汇报，做相应处理。3. 资产管理人员工作调动时，必须办理交接手续办公用品管理制度一、办公用品的申购及审批规定：1、常用办公用品的申购：由行政主管依据每月用量及库存情况，于每月的月底进行统计采购。2、不常用办公用品的申购：各部门需使用之办公用品如是非常用品（即公司从未采购过的），首先须报本部门经理审批，然后报行政经理核准后，方可由行政主管申购。但如该用品价值超过500元以上的，还必须填写内部呈批表报公司总12、经理批准后方可采购。3、办公用品的申购，最后须经行政人事总监审批后，方可购买。4、行政主管填写申购单时，必须详细注明所申购用品之名称、规格、数量及单价等.二、办公用品的采购规定：1、采购人员，须依据行政部审批的申购单要求进行采购，有疑问的须即时反馈，否则如有采购错误，责任由采购人员承担。2、采购人员采购办公用品时，务必把握“货比三家、物美价廉”之原则，确保所购用品之质量。3、公司原则上规定：所有办公用（价值在100元以上的）均须在文具（办公用品）批发市场购买，且均必须发票（以加盖印章方为有效），另外须提供购买处地址及电话，以便市场调研。三、办公用品的验收及报销规定：1、办公用品的验收，由行政经13、理负责。2、行政经理验收办公用品时，必须严格依据申购单之有关要求进行验收，对质量有问题的，一律作退货处理，对数量或单价有疑问的亦可拒收，并向上反映，且责任一律由采购员承担。3、所有购买办公用品之单据报销，均须经行政经理验收签字，行政人事总监审核，财务经理核准后，财务方可报销。五、 办公用品领用规定各部门领导本着替公司节约，控制行政开支成本的原则，严格掌握本部门办公用品的使用情况，按本部门切实工作需要报需求，避免浪费，对办公用品费用超支的部门，行政部有权限制其领用。四、 办公用品使用规定 配发给部门总监、经理的办公用品，用于全部门使用。由部门总监、经理保管也可由部门部监或经理指定专人负责保管，严14、禁员工将办公用品带出公司挪作私用。总监或经理离职时应依办公用品领用登记表将所领管制类办公用品退回行政部。公司员工应本着节约的原则使用办公用品。车辆使用管理规定第一章 总则第一条 本规定所指的公车，系指登记在公司名下（以政府车辆登记管理部门的登记信息为准）、供集团公司公务使用的各类车辆。第三条 此规定不适用于配备给相关高管使用的车辆第四条 根据区域不同，非工作时间司机出车补助和私车公用补贴 的标准不同。区域分类标准如下：(待商定) 1.司机非工作时间出车补贴地区分类 A类地区： B类地区： 2.私车公用补贴地区分类A类区域： B类区域： 第二章 车辆管理第五条 行政部 应对每辆公车设立相关档案，15、分别按车号设册登记管理。第六条 每次出车需填写用车申请单，申请单由用车人签名.用车结束后由驾驭员带回行政部汇总.第七条 行政部门负责公车保险的购买、政府规费缴纳、年审、保养、维修等工作。第八条 逾期未购买保险、未年检、未缴纳政府规费等，造成赔偿、罚款等损失的，由行政部门负责人及专职机共同承担相关费用。第九条 公车的钥匙、证件及保险资料等由车辆管理部门统一保管，严禁任何其他部门或个人私自存留和配制车辆钥匙。第十条 需使用公车的，使用者须事先填写用车申请单，经所在单位负责人核准签字后，再由行政部审核。行政部根据同一时段内用车申请的轻重缓急、路途远近等情况确定是否派车。未按程序申请并经批准的，不许出16、车。第十一条 公车须由配备的专职司机亲自驾驶。在司机不足情况下，行政部可以酌情安排持驾驶证且技术熟练的员工驾驶。第十二条 出车任务完成后，司机须将车辆钥匙和证照资料及时交回车管部门，并将经用车人签字确认后的用车申请单交回行政部备案和汇总。第十三条 除出车任务完成时间超过晚上10点后或次日上午9点前安排出车任务外，司机应将车辆停放在集团或各单位固定的停车场所。第三章 车辆保养和维护第十四条 专职司机应定期对车辆进行检查和保养，严禁只使用不保养或以修理代保养，以确保行车安全，保持车辆内外的整洁美观、车况良好和节约用油。第十五条 所有车辆的保养、维修统一在公司指定的维修厂或4S店进行。第十六条 车辆17、需保养、维修时，司机须事先填写车辆保养/维修申请单，经车管部门负责人确认后上报审批。车辆在外遇紧急情况需维修的，须电话请示车管部门，并说明原因，并在事后补填车辆保养/维修申请单及补办相应的审批手续。第十七条 每次维修后，经办人应如实填写车辆保养/维修申请单中的相关内容，并将申请单交回行政部。行政部应及时将维修情况汇总登记到车辆保养/保养登记汇总表。第十八条 未经规定程序审批同意，擅自送厂修理，或送非指定修理厂维修的，其费用不予报销。第五章 费用报销第十九条 所有车辆在行驶和维修保养中所发生的费用由行政部审核后方可报销。第二十条 行政部审核油费报销时，应注意对照行驶公里数进行审核，严重偏离合理油18、耗的，应要求司机做出合理解释。没有合理理由的，报销时扣除不合理部分。第二十一条 员工因紧急特殊情况因私使用公车的，自行支付用车全程的油费、过路过桥费和违章、事故处理等费用，自行承担由此造成的所有安全责任和经济损失。第六章 驾驶员管理第二十二条 驾驶员必须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。遵守本公司其他相关的规章制度。做到文明驾驶，不准开疲劳车，不准酒后驾车第二十三条 驾驶员应爱惜车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件是否处于正常状态。随时保持车辆的清洁、整洁(包括车内、车外和引擎)。第二十四条 第三十三条 对自己所开车辆的各种证件的有效性应经19、常检查，出车时保证证件齐全。第二十五条 因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。违章造成的后果由当事人负责。第二十六条 上班时间内驾驶员未被派出车的，应随时在单位等候出车。确需临时离开单位的，要告知管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来，应向管理人员报到。第二十七条 出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知管理人员，并说明原因。第二十八条 驾驶员未经批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆练习开车。第二十九条 驾驶员全年安全行车，未出交通事故（以交通管理部门的事故处理单为准）的，给予奖励500元。20、第三十条 非上班时间出车的，计发一定补助。 双休日、法定休假日出车的，A类区域司机按 元/天计发补助；B类区域按 元/天计发补助。1天内出车5小时以内的，按半天核发补助；5小时以上的，计1天。 工作日下午下班后出车，晚上9点前结束任务的，不计发补助；晚上9点（以车辆回到指定停放场所时间为准）后结束任务的，按超出时间计算， A类区域按 元/小时计发补助；B类区域按 元/小时计发补助。 司机的出车时间由行政部根据由车辆使用人确认的用车申请单上的信息进行核定，并据此核发补助。第三十一条 驾驶员出车执行任务时，不能接受客人邀请一起用餐。用餐时间在外执行任务，且没有被安排单独就餐的，可按每误餐一次A类地21、区不超过20元、B类地区不超过15元、在机场误餐不超过50元的标准报销误餐补贴。 司机误餐补贴凭用餐发票经行政部核准后报销。印章管理规定1公司公章、合同章、财务章、董事长私章、总经理私章由财务部专人负责保管。印章保管人有权并有义务严格执行制度、严格进行审查，确保公司利益不受损害，因审查把关不严造成问题的负相应责任。3印章使用经办人需保证所处理事务的合法性和真实性，并要将用章事宜相关情况尽可能全面的告知审核、审批人；审核、审批人要按公司有关规定认真审查加盖印章的文本内容，审批通过后通知印章保管人，方可使用印章。经办人、审核人、审批人对文本加盖印章后产生的经济损失和法律责任负相应责任。5所有用章均22、须先审批后用章。具体审批权限如下：（1）公司对政府公文及对外合作等公司层面事宜：填写用章审批表，根据相应事宜审批权限由行政人事总监批准；（2）公司签署所有形式的合同或协议：填写, 到财务部加盖“合同章”，经部门负责人、法务审查人员、行政人事总监及总经理签字批准；（3）公司内部下发制度、规定、通知等行政/人事类基础事务:填写用章审批表，行政人事总监签字批准。6若批准人不在公司，可以先电话批准，待批准人回到公司，由经办人办理补签手续。7禁开具空白介绍信、委托书等。如确因特殊情况需要开具的，应使用有编号的介绍信、委托书，且必须经总经理审批后方可盖章。经办人在半个月内需将使用情况报告印章保管人，否则经23、办人将不再具备经办特殊情况下印章使用的权利8原则上禁止携带公章外出，除特殊事务并报请总经理同意后，需登记借出事由及归还时间。10印章保管人对所负责保管的印章因保管不善造成丢失或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负相应责任。11印章保管人因公出差或因其他事由不在岗位而需将印章委托他人保管时，代保管人必须按规定用章，对所用章的文件负法律和经济责任。12本制度自下发之日起执行。保密制度根椐和相关规定,特制定以下保密制度,本制度适用于XX矿业集团公司全体员工.一 保密宗旨 为使XX矿业集团公司在市场竞争中立于不败之地,公司全体员工应尽力维护公司利益, 与公司共谋发展.二 保密范围1. 业务秘密: 包括24、公司业务信息,合同内容,项目情况等文字或语言信息2.,财务秘密: 包括公司财务账目,财务报表,资金收益表等资料信息三 保密要求1. 因工作需要接触和使用的商业秘密信息资料,必须做到安全保管,书面资料要入夹入柜,电脑内容要加密.2. 因业务需要外出携带的商业资料要妥善保管,不得丢失或向他人泄露.3.不得在任何场合向公司以外的人谈及公司的业务进展与具体细节.4.解除劳动合同离开公司时,要交回公司商业资料文件,删除所掌握的商业秘密. 5.严禁向同类竞争者披露,提供本公司商业秘密6.严禁利用公司商业秘密,在工作之外私自谋取个人利益四 违反保密制度的处理措施核心部门员工应在入职时即与公司签定保密协议,承25、诺严格遵守此制度.如员工有违反保密制度的情形,公司将视情结轻重予以处罚,若给公司造成重大损失者,公司将依法保留追究其法律责任的权利.五 本制度自颁布之日起实行文件管理制度第一章 总则第一条 为加强集团公司文件管理，使公文的撰写、审核、签发、印发、执行、收文的处理和各类文件的存档管理等工作规范化、制度化，根据国家有关标准并结合集团的实际情况，特制定本规范。第二条 本规范所指的公文，是指集团和各单位在职能管理过程中形 成的具有约束效力和规范体式的所有文书，包括董事会、集团各下属公司按本制度规定的程序下发的对内、对外的决议、决定、规定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等，以及集26、团和各单位有业务合作或往来关系的机构、政府部门及其他社会机构的各类文书。第三条 公司行政部是执行本规范的责任部门，是公司公文管理工作的主管机构。第二章 公文的分类及功能第五条 按公文的行文方向分类，公文可分为下行文、平行文和上行文三个类别。第六条 按公文的文体形式分类，可分为12个类别，具体名称及相应种类的功能如表一所示。第七条 发文时，应根据发文的目的、内容、重要程度等不同情况，选择合适的文件体式。第三章 公文的格式第八条 标准的公文格式由眉首、主体、版记三个主要部分组成。第九条 文件的眉首一般由发文单位标识、发文号、签发人姓名等组成。 1.发文号由发文单位代字、年份和同类文件当年发文的顺序27、号组成。发文号的格式为：字 号，如： 发文号中的顺序号不加虚位，序号前不加“第”字，即当年第5号文件表示为“5号”，不能表示为“05号”或“第5号”。 5.有保密要求的，需在文件首页版心左上角顶行顶格位置标明密级（保密、机密、绝密）和保密期限 6.有紧急程度的，应在文件首页版心顶行右上角标明紧急程度（急件、特级）。第十条 公文的主体由标题、抬头（主发对象，决议、会议记录不需抬头）、正文、落款（发文单位和日期）组成。转发文件或文件需附上更详细资料的，附件名称列于正文之后、落款之前。1.抬头：为文件主送对象的具体名称或统称，如“公司”或“各单位”等。排版时，抬头排在公文名称之下空一行，置顶，结尾用28、全角冒号。2.公文标题：概括公文的主要内容，标明发文单位公文种类（决议、决定、规定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要）。标题中除法规、规章名称或被转发文件的名称需加书名号外，一般不用标点符号。排版时，标题居中。3.公文正文：按相关内容进行简要编辑。排版时，正文的每一段落首行均空两字格。4.落款：由发文单位与日期组成，各占一行。发文单位写标准全称，日期用中文汉字表示，如“二八年六月十七日”。落款与正文之间视页面情况空2-6行。发文单位与日期以字数较多者距该行右顶格空两个汉字格为参照，字数较少的一行与另一行居中对称。除股东会、董事会决议和会议纪要外，其他体式的公文一律加盖印章29、，印章的位置以覆盖发文单位和时间落款为宜。无相应印章的单位发文，由单位负责人签名。5.如有附件，在正文下视页面情况空1-3行，左置顶空2字格，用标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称加书名号，(如“附件：1”)，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，如“附件1”。附件的序号和名称前后应一致。第十一条 版记包括主题词、报送和抄送对象名称、办文信息等内容。 1.主题词：引用公文标题简语2.抄送对象：标明除主送对象外的平行单位或其他相关单位或人员的名称,有两个以上抄送对象的，单位之间用逗号隔开，结尾用30、句号。若抄送或报送对象为个人，应按“姓名+职务”的格式表示。如“抄送：副总裁，公司，公司。”等3.报送对象：标明除主发对象外的上级单位或个人（全称或规范简称，或明确周知的统称），有两个以上报送对象的，单位之间用逗号隔开，结尾用句号。如“报送：董事长”，或“报送：集团高管”，或“报送：财务总监，集团财务部。”等。第四章 拟稿、核稿和规范性审查第二十条 公文拟稿要做到：2.情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期为具体的年、月、日。6.词语准确、得体、简洁、质朴。文内使用简称，除有特殊约定外，一般应当先31、用全称，并注明简称。7.公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。第五章 签发第二十四条 所有文件须经有权限的负责人在发文审批单上签字后方可印发。第二十六条 文件的签发人为所发文件的最后核稿人。最后核稿人核定并签字后的文件稿件，不允许其他人再作修改。第六章 收文处理第三十八条 集团公司行政部是来文处理的责任部门，负责公司收到文件的处理、催办、处理意见的汇总以及存档保管工作。第三十九条 收到来文的，由行政部门甄别归类，交相关单位或部门处理。收文人为单位的，由相关单位行政部门拆封，并进行处理；收文人为单位内设部门的，转相关部门处理。由政府部门所发的文件，由收文单位行政部门拆封存档并复印给相关部门。当天的来文当天拆封。