1、书业股份有限公司业务流程重组项目管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录前言31.项目组织机构和职责41.1.XXXX业务流程重组联合项目组41.2.项目决策委员会职责描述41.3.AMT咨询项目组职责描述51.4.甲方项目经理职责描述51.5.甲方项目核心工作组职责描述51.6.甲方项目工作组61.7.项目组人员名单及联系方式62.项目进度管理82.1.项目总体进度82.2.项目两周滚动计划82.3.项目例会及汇报制度93.项目实施内容的变更管理113.1.项目实施内容变更的定义113.2.项目实施内容变更2、的流程114.项目文档管理124.1.项目文档控制标准124.2.文档的统一管理134.3.项目的文档目录管理结构134.4.项目文档模板155.项目组工作制度165.1.项目考勤制度165.2.项目组的工作规范16前言本手册中规定的管理准则及处理程序，适用于XXXX书业股份有限公司（以下简称XXXX）业务流程重组项目的全过程，所有参与项目的人员，包括XXXX、AMT咨询双方项目组成员均必须予以遵守。1. 项目组织机构和职责为保证XXXX业务流程重组项目的顺利进行，由XXXX和AMT咨询双方共同成立XXXX业务流程重组联合项目组。1.1. XXXX业务流程重组联合项目组XXXX高度重视本次业务3、流程重组工作，在XXX的直接领导下，成立了以XXX为项目总监、XXX为项目经理、各相关部门负责人及业务骨干为成员的项目组。AMT咨询全力配合该项工作，并成立了以项目总监、项目经理、项目成员和专家顾问为基础的咨询工作组。XXXX和AMT咨询共同成立的联合项目组具体结构，如下图所示：（略）1.2. 项目决策委员会职责描述 指导项目整体工作方向； 对XXXX业务流程梳理、建立工作过程中提出的重大问题进行决策； 对项目的最终成果进行验收、考核； 甲方项目决策委员会成员可以由集团领导班子中相关领导组成，并根据各自分管职责承担相应领域的指导、审核； 甲方项目总监建议由周总承担；1.3. AMT咨询项目组职4、责描述 项目总监：指导项目小组的项目方向和项目重点，并参与重要研讨会； 项目经理：制定项目方向和项目结构，保证交付高质量的工作，确定项目程序，主持关键研讨会； 专家支持：协助项目组制定总体工作路线，阶段性参与项目关键节点； 项目成员：推进具体工作执行，负责与XXXX其他人员的日常协调。1.4. 甲方项目经理职责描述 甲方项目经理主要负责与咨询公司项目经理配合，共同完成BPR项目。全程组织协调甲方资源、配合推进项目工作、参与项目讨论； 甲方项目经理建议由主营业务领域的分管副总承担；1.5. 甲方项目核心工作组职责描述 按照工作需求，参与制定项目工作计划； 根据项目工作计划，承担安排至各部门及子分5、公司的具体工作任务落实与执行； 审核各部门及下属子分公司的工作计划与总体项目计划的匹配度； 持续跟进各部门及下属子分公司的业务流程重组梳理工作进度，并督促完成； 协助、配合外部咨询公司给各部门及下属子分公司提供业务流程重组工作的指引及全部文档的管理、修订； 甲方核心工作组建议由工作内容涉及到的各主要部门派出负责人或业务骨干参与；要求具备良好的动手能力，包括写作、分析、组织能力，避免照顾职级而进行安排； 由于涉及到协调基层店资源，建议将基层工作部负责人纳入项目核心工作组； 由于IT部门需要全程了解各业务，并最后对IT需求内容进行设计，因此建议IT部门参与的人员应确保全程参与； 其他各业务部门、职6、能部门的人员根据项目进度要求进入核心项目工作组，工作完成后可暂时退出；1.6. 甲方项目工作组 主要承担各业务领域的具体流程讨论、梳理及制作成文等工作； 由于具体梳理工作的分组是根据业务内容来的，因此各领域的流程梳理小组可能是跨越现有部门的； 项目初期主要指定与本项目相关的集团各部门、公司的第一负责人以及部门联系人进入项目组； 为确保各基层店子分公司的配合力度，建议将各基层店子分公司的经理纳入项目工作组； 待进入具体梳理工作前，会根据工作内容明确具体的梳理工作小组分组，各部门及子分公司负责人需根据顾问及核心工作组的要求指派骨干业务人员进行具体工作。 进入具体梳理阶段指派的工作人员必须保证能够根7、据核心工作组的要求完成工作内容。如无法保证工作时间则在选择人员时要求该人员在该阶段全职参与。 各相关领域工作人员在完成指定的工作内容后可以退出工作组。1.7. 项目组人员名单及联系方式具体的人员选择后，请将该表格填写完整。XXXX_流程重组项目_项目通讯录姓名职务座机移动电话邮箱XXXX项目组项目决策委员会项目总监项目经理核心工作组部门或业务负责人部门或业务联络人AMT咨询项目组项目总监项目经理项目成员2. 项目进度管理2.1. 项目总体进度2.1.1. 项目总体进度的定义项目总体进度，即规定了项目各阶段的主要时间里程碑，各阶段内需要完成的主要工作内容、资源配置，以及在主要时间里程碑需交付的各8、类文件的进度表。项目的总体进度安排，详见附件：XXXX_业务流程重组项目_项目总体计划。2.1.2. 项目总体进度的制定项目总体进度由业务流程重组项目AMT咨询工作组根据项目总体要求与项目实际进展拟定，制定过程中需与XXXX业务流程重组项目总监和项目经理进行沟通确定。项目总体计划需在项目开始后一周内制定，经项目决策委员会一致审核同意后，下发至各项目组成员，并以书面形式存档。2.1.3. 项目总体进度的变更如项目进程发生变化，导致主要任务或时间发生变化的；或因项目进展到下一阶段，需要细化主计划中某个阶段的工作任务安排，则需要变更项目总体进度。AMT咨询的项目经理负责项目总体进度的变更，变更过程中9、需要与XXXX项目经理进行沟通，双方组员参与讨论、审核。变更后的项目总体进度经项目核心工作组会议审核同意后，下发到每个项目组成员。下发后，原来版本的项目主计划失效。2.2. 项目两周滚动计划2.2.1. 项目两周滚动计划的定义项目两周滚动计划，是基于项目总体进度制定的各小组下两周的具体工作计划。其中未来第一周的计划相对固定，并明确每天的工作内容，未来第二周的计划可根据项目进度做适当调整。2.2.2. 项目两周滚动计划的制定每周五AMT咨询的项目经理整理并制定出项目组的两周滚动计划，并与XXXX业务流程重组项目组确认该滚动计划。2.2.3. 项目两周滚动计划的变更如项目总体进度发生变化，导致变更10、的，或因资源冲突需调整的，则需要变更项目两周滚动计划。AMT咨询项目经理负责项目两周滚动计划的变更，变更过程中需要与XXXX项目经理进行沟通，双方组员参与讨论、审核。变更后的项目两周滚动计划需经联合项目组会议审核同意后，下发到每个项目组成员。下发后，原来版本的项目两周滚动计划失效。2.3. 项目例会及汇报制度2.3.1. 项目汇报应根据项目组织机构的层级关系，由下一级向上一级进行汇报，即联合项目组成员向XXXX和AMT咨询各自的现场负责人汇报，最终与业务流程重组项目负责人沟通。2.3.2. 业务流程重组联合项目组每两周与项目决策委员会沟通一次，涉及项目的重要工作内容随时向领导进行汇报。项目决策11、委员会会议的主要内容是：听取业务流程重组项目负责人汇报业务流程重组工程的进度，并就涉及项目管理的内容进行必要的决策。2.3.3. 业务流程重组项目联合项目组例会每周五下午召开。主要内容为：各成员汇报本周工作完成情况，需解决的具体问题，以及规划下周工作。2.3.4. 详细的沟通计划如下表所示：1.访谈、座谈性质访谈、座谈会双方相关项目小组成员或业务人员根据内容选择性参加对具体业务部门相关问题进行探讨根据项目的需要召开2.沟通协调性质业务流程重组项目决策委员会会议AMT咨询业务流程重组项目经理业务流程重组项目决策委员会成员；业务流程重组项目核心工作组AMT咨询项目组听取项目进度汇报，并就涉及项目管12、理的内容进行必要的决策根据项目的需要召开业务流程重组项目联合项目组例会XXXX业务流程重组项目核心工作组成员项目核心工作组AMT咨询项目组项目进度汇报，协调和解决项目管理及执行层面的具体问题。每周五下午业务流程重组项目工作组会议XXXX业务流程重组项目核心工作组成员业务流程重组项目核心工作组、业务流程重组项目工作组成员AMT咨询项目组根据项目开展的需要，说明并讨论相关议题，形成下一步行动计划根据项目的需要召开问题协调会双方业务流程重组项目核心工作组；相关项目小组成员；相关部门人员选择性参加AMT咨询项目组解决要由项目核心工作组召集相关项目成员或部门进行协调的问题根据项目的需要召开专题研讨会双方13、经理及以上人员AMT咨询项目组就重大议题及方案进行研讨交流根据项目的需要召开3.培训性质培训双方相关员工、项目核心工作组AMT咨询项目组根据内容选择性参加宣传、培训，减少项目推行的阻力项目实施各阶段4项目成果报告性质项目成果报告会业务流程重组项目核心工作组业务流程重组项目决策委员会业务流程重组项目核心工作组AMT咨询项目组项目阶段成果汇报项目阶段成果汇报5.项目组活动项目组成员活动业务流程重组项目核心工作组项目组人员AMT咨询项目组共同举办文娱活动视项目情况举行3. 项目实施内容的变更管理3.1. 项目实施内容变更的定义项目实施内容的变更是指XXXX与AMT咨询共同约定合作的“业务流程重组项目14、”实施过程中对已确定的项目工作范围、人员、时间或成本的重大调整或偏离。对于项目实施内容的变更，双方应遵循约定的项目变更流程进行处理。3.2. 项目实施内容变更的流程需要根据项目进度报告中对项目具体状态的说明，由项目核心工作组组织对项目可能的变更及风险进行评估，并由项目核心工作组以书面形式向项目决策委员会提出项目变更申请。在书面申请中，应详细注明项目实施内容变更的原因，内容以及由此导致的后果。项目实施内容的变更由项目决策委员会讨论并审议，其程序由项目决策委员会商议决定，其结果应由书面形式呈现，并上报项目决策委员会。在涉及到项目范围调整情况下，项目双方通过协商签订变更合同来确认变更的发生。然后由项15、目核心工作组统一协调，采取纠正措施，更新项目计划。4. 项目文档管理4.1. 项目文档控制标准4.1.1. 项目有关调研、分析、讨论、需求、建议、变更、解决方案和结论都必须文档化、标准化，以便查阅和调用。所有文档应该使用相应的模板来编写，并通过文档管理员归档，重要文件需以纸质的方式归档。4.1.2. 项目相关文档应遵循项目文档命名规则，主要由中文简写、英文字母及数字组成，具体规则如下：XXXX_业务流程重组项目_项目阶段_文档主要内容_时间_v1.0内为可选项，根据需要选择，四项中至少选择三项。4.1.3. 文档版本所有文档都要以递增的顺序号来反映每个版本，当所提交的项目文档经过另一方的确认并16、做修改时，主版本号进行递增；如果所提交的项目文档只在同一方进行审阅修改时，主版本号不变，次版本号进行递增。以下为版本控制示例：版本版本说明1.0文档的起始版本1.1文档经过内部的修改或审阅2.0文档提交实施另一方审阅或修改2.1在对方确认后的再次修改重要的文档更改，在更改后需通知相关人员4.1.4. 文档页眉页脚文档页眉包含本次项目名称：“XXXX业务流程重组项目”，及XXXX和AMT咨询企业标识文档页脚包含文档控制说明。4.1.5. 文档字体本项目文档的标准字体为宋体五号字（除演示文档和程序文件外）。表格字体为小五。4.2. 文档的统一管理4.2.1. XXXX负责人应指定专人负责文档资料库17、的管理和发布工作，AMT咨询项目组有相关文档管理员协助工作。4.2.2. 文件夹的结构和命名由业务流程重组项目核心工作组指定的专人，所有电子文档需在一个工作日结束前，及时归入相关的文件夹内。4.2.3. 书面文档的借阅，需要填写借阅清单并交与负责文档的人员。4.2.4. 所有文档均适用于 XXXX 与 广州兴源管理咨询有限公司（AMT咨询） 签订的关于XXXX业务流程重组项目的合同约定的保密条款。4.2.5. 项目结束后，AMT咨询项目组应把与项目相关的文档资料作为交付件的形式移交给XXXX团队。4.3. 项目的文档目录管理结构项目三级目录设置总表主目录目录子目录说明01_XXXX_业务流程重18、组项目XXXX业务流程重组项目文件存放目录10_售前文档AMT咨询在售前阶段产生的文件11_售前交流售前交流的纪要12_提交资料向甲方提供的售前参考资料13_建议书与投标文件建议书及招投标过程文件14_咨询合同项目合同及附件19_参考资料过程中的参考资料文件20_项目准备项目启动前准备阶段的工作文件21_项目准备内容项目组筹备期的思路讨论及准备内容计划22_启动大会活动策划启动大会活动策划相关文件23_提交资料向甲方提交的正式文件29_参考资料过程中的参考资料文件30_调研访谈调研访谈记录文件及分析过程、结果文件31_访谈问卷访谈提纲、计量问卷、业务介绍模板文件32_访谈纪要各部门调研访谈纪要19、文件33_访谈录音各部门调研访谈影音记录文件38_调研总结调研整理、总结相关的文件39_参考资料过程中的参考资料文件40_分析诊断41_过程文档42_汇报文件49_参考资料50_组织方案设计51_过程文档52_汇报文件59_参考资料60_业务流程梳理流程梳理过程中的相关文件67_配套体系流程配套体系相关文件68_汇报文件流程梳理的成果及汇报文件69_参考资料过程中的参考资料文件70_IT需求分析及选型过程中的相关文件71_过程文档分析过程文件72_汇报文件分析结果文件79_参考资料过程中的参考资料文件80_项目培训过程中的相关培训文件90_项目管理项目管理相关的文件90_项目制度项目管理制度文20、件91_文档模板各类文档模板92_项目计划项目过程中的主计划、阶段计划、双周计划等文件93_会议管理会议管理方面相关文档94_宣传沟通项目对外宣传资料95_顾问出勤顾问出勤记录96_财务管理工作日志相关文档98_项目报告项目管理类的报告文件99_参考资料项目管理相关参考资料文件91_企业资料AMT咨询项目组从XXXX提取的内部资料92_行业资料行业的相关参考资料99_参考资料与相关的其他外部参考资料4.4. 项目文档模板项目工作文档模板，参见本附件：5. 项目组工作制度5.1. 项目考勤制度5.1.1. 项目组实行每周工作五天，工作日工作时间为：上午八点半至十二点，下午二点至五点半，项目组全体21、工作人员必须按时上下班。5.1.2. 如需申请加班，须事先经项目经理批准，并报XXXX业务流程重组项目核心工作组备案。5.1.3. 项目成员休探亲假、年假或因公出差，外出培训等，需提前一周提出申请，经项目经理和项目核心工作组负责人批准。5.1.4. 项目成员休病假、事假，需提前申请，并经项目经理和项目核心工作组负责人批准。5.1.5. 周五需回家的项目组同事，可以在下午五点半之后离开办公室。特殊情况需提前申请，并经项目经理和项目核心工作组负责人批准。5.2. 项目组的工作规范5.2.1. 项目组成员日常请保持安静整洁的办公环境, 每周定期清理杂物。5.2.2. 为保持项目组专业形象，项目组成员周一到周五着正装。5.2.3. 工作时间严禁电脑游戏及与工作无关的网络聊天。5.2.4. 有关项目组后勤，包括办公用品申领，文件复印，网络设置等问题，请咨询XXXX业务流程重组项目核心工作组相关人员办理。5.2.5. 需遵守XXXX对外协单位的管理要求。