1、企业行政类采购、库存及领用项目管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、总则1、目的：为切实加强行政类采购工作及库存领用。建立公开、透明、高效的采购机制，规范采购行为，减少采购成本，并且规范库存及领用流程，有效服务员工，维护公司利益，特制定本规程。2、适用范围：本规程适用于重庆立城置业发展有限公司、重庆立城物业管理有限公司、重庆开泰园林有限公司、重庆立城资产管理有限公司、重庆宝澜科技有限公司、重庆立城实业发展有限公司所有行政类采购、库存及领用。3、采购方式：采购类别描述采购依据采购方式采购时间月度采购月初采购在月2、度资金计划内提交物品申购流程（各部门提交计划汇总）固定供应商（清单）每月8日前采购周采购每周采购吧台用品在月度资金计划即采购清单模板内采购超市/合格供应商采购每周三临时采购无法预计的500元以下采购在月度资金计划内根据清单模板直接采购。超市/合格供应商需要时采购 特殊采购针对特殊方案的不在计划内的采购提交特殊事项流程固定供应商，比质议价按照方案执行食堂采购食堂日常采购在月度资金计划内直接采购超市/合格供应商每天上午进行采购二、采购管理1、综合部维持1.5万元备用金。2、临时采购：需求部门填写物品采购临时申请表一式两份，经分管领导审批后原件提交给综合部进行临时采购，副联由需求部门进行存档，单价53、00元以下无法预计的采购以及邮寄快递费、搬运服务等可采用临时采购；日常通用类产品原则上应首选在超市等大型商场采购，在上述大型商场采购可由部门经理安排行政文员执行，并凭发票和购物小票报销；除此之外所有采购均需二人以上共同执行。物管公司所需临时维修物料采购，由综合部和物管公司指派人员在固定/合格供应商处采购，费用月结（特殊情况报综合部经理批准后，再比质采购）。3、特殊采购应填写采购计划及供方比对表（经三家以上供方进行比对），通过方案和特殊事项流程报相关领导复核，最后按总经理审批意见执行，流程签批单由发起部门分别传阅到财务中心、审计部和综合部。4、行政办公用品采取统一计划的方式进行。各部门经理应于每4、月25日前（遇节假日需提前）向综合部申报次月办公用品月度计划表，由综合部审核后汇总，需采购人员及库管人员协作编制采购计划报批，列入月度资金计划，统一采购。5、各部门业务所需物品由该部门做资金计划，每月25日前填写部门业务所需物品月度计划表交综合部统一采购。6、办公设备由综合部统一计划、采购。职能部门的办公设备可以提交特殊事项流程，交综合部会签，经过总经理同意后，由综合部统一配备。7、综合部需在每月28日前完成次月各部门物品计划的汇总并提交资产物品申购OA流程。8、各部门的专业物品（如工具、软件、书籍等）由需求部门列入部门资金计划后采购。临时采购须提交特殊事项流程，报相关领导复核，最后经总经理同5、意后，由需求部门自行采购。9、金额超过5000元的采购需签订合同；5000元以内的物料采购需由发起部门提请物品采购审批流程并附件说明采购物品的原因、用途、型号、数量及金额，经审计部门审核，报送总经理审批，方可由对应的采购部门采购（食堂的食材、调料除外）。三、供方数据库建设、使用、及评定规定1、所有行政类采购的供方信息由综合部安排专人跟踪，经考察比对后进入合格供方信息库。2、行政类采购应尽可能采用定点供货方式进行，在选择供方时，要求在公司合格供方数据库中选取供方单位进行采购。3、供方收集原则：凡进入合格供方数据库的单位必须满足采购计划内容和质量要求。4、供方数据库应每半年进行一次筛选检查并提交招6、标小组审核确认，凡供方产品出现过质量问题、服务有违规行为等现象，应重新进行供方评审，不符合公司要求的供方应及时剔除。5、合同台帐建立：公司所有行政类合同由综合部建立统一的合同台帐，定期每月第一周检查合同台帐的执行情况，并将合同台帐的执行情况汇总更新。四、库存管理1、物品采购后，需要在1个工作日内经审计部验收合格后完成物品入库，入库需要填写由经手人、接收人和验收人三人签字的入库单。2、物品入库后由综合部安排专人进行物品库存管理。3、物品入库后库管员要做好进、存、报废的登记台账及电子文档，并经常检查账实是否相符。4、库管员开具入库单时，须完整填写品名、数量、单价、单位等详细明细，并将入库单交上级验7、收。5、库管员每月5日前须对库存物品进行盘点，从中掌握库存物品的入库时间，做到先进先出的原则。6、库管员须对入库物品进行分类管理，做到物品摆放整齐。7、根据接待用品（香烟、酒等）的用量，允许保有计划量10%的库存量作为应急使用。五、领用管理1、由库管员负责为各部门人员发放物品。2、每月8日下午（遇公休节假日顺延），各部门需要在该时间段内领用办公物品，非此时间段不予领用。3、领用时需要各部门填写物品领用单。4、综合部对接待物品（如香烟、酒）进行统一管理，各部门根据业务情况按实际使用数量领取，领用前须填写领用单，交部门分管领导签字认可，并在库管员处办妥领用手续。5、库管员需要登记物品领用流水台账，8、并在每月5日前完成物品库存结转。6、办公用品、保洁用品（工具）如属自然磨损，则按已坏换新的原则进行领用；凡属遗失或被盗，应及时报综合部备补，领用人按原价赔偿后，方可领取。7、领用人在领取物品时需在领用单上签字并注明其用途。8、各部门要严格按本部门提请的计划领取，对无计划和超计划的领取，仓管员有权不予发放。9、部门经理督导本部门员工合理使用，不得浪费，不得用于从事私人业务使用，综合部不定期进行抽查盘点，违者将予以重罚。六、领用流程1、各部门领用月度物品时，填写领料单，由部门经理签字分管领导核准后，到综合部库管员处领取。2、综合部库管员接到领料单，核对确认后方可发放物品，并如实记录领用物品名称、数9、量、用途。七、物品报废管理1、各物品使用部门负责人负责对相应的废旧物品进行识别、初步鉴定、报废物资的收集统计和交库工作。2、物品使用部门、库管员、财务中心负责欲报废物资的联合鉴定。3、库管员负责报废物资的回收、整理、分类、建档和保管，并配合财务中心销毁处理。4、对申请报废的物品由申请部门提交物品报废申请单OA流程，由综合部会同财务中心现场鉴定确认。5、确定报废的各类物品，使用部门必须在当月月底前办理完与综合部的交接手续。八、附则1、凡出现因采购计划失误，导致综合部被迫紧急采购影响正常工作秩序的行为；由综合部提请对其部门负责人和责任人每次扣制度分2分。2、凡出现违反本制度没有进行供方比对每次扣采10、购执行人2分。3、供方出现违规行为，没有及时组织合格供方评估，导致不合格供方违规保留在公司合格供方名录中，每次扣责任部门负责人2分。4、出现其他违反本制度，但没有对公司造成不良后果的，每次扣责任人2分。5、本管理制度自颁布之日起实施，公司原有与同管理制度相抵触的规定，改按本规定执行。重庆立城置业发展有限公司2014年4月附：公司各部门月度物品领用时间表、物品临时采购申请表月度物品领用时间表序号部门/公司领用物品日期领用物品时间领用人备注1财务中心每月8日14:30-14:40由部门指定人员领取如遇节假日，则顺延一个工作日。2融资部14:40-14:503营销部14:50-15:004权证部15:00-15:105工程部15:10-15:206审计部15:20-15:307综合部15:30-15:408开泰园林15:40-15:509物管公司15:50-16:0010物管公司每周一14:30-15:00由部门指定人员领取保洁用品物品临时采购申请表部 门： 申请人： 日 期：物 品 名 称 规格型号数 量单 位单 价备 注部门经理审核：分管领导审核：