1、公司十二项行政管理制度（文书、物业、盘点等）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录1. 文书作业2. 文档管理3. 访客接待4. 办公用品盘点管理5. 公司采购6. 固定资产管理7. 物业管理8. 办公设施维修9. 卫生环境管理10. 快递收发及物品交接11. 门卡佩戴制度12. 费用报销总则：为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。一：文书作业1 打印：公司打印机对于打印，扫描，复印都有设置权限，防止出现公物私用，铺张浪费的现象。打印权限目前人事行政部，客户部2、，业务发展部，技术部，财务部有打印权限，首选打印权限均为黑白色，彩色打印权限只有人事部张译尹和李欣妍持有。开通彩色打印或者普通打印权限具体流程如下：技术部填写权限开通申请表部门主管签字确认人事部经理签字确认总经理签字确认技术部开通2. 复印扫描：公司对于复印扫描也设有权限，使用的是帐号管理制度，其中有个人管理帐号，也有公共管理帐号。在选择复印，扫描时必须在打印机输入管理员帐号方可复印扫描，其中扫描权限使用电脑信箱式，电脑信箱也有设置权限，如需复印扫描，无权限者如需复印扫描，需将材料交给人事行政部，由人事行政部进行复印扫描。 开通复印扫描权限具体流程如下：技术部填写权限开通申请表部门主管签字确认3、人事部经理签字确认总经理签字确认技术部开通3. 打印机的纸张购买、备用耗材使用购买，打印机打印读数，维修均由人事部门sally负责，打印机权限设置开通，由技术部负责4. 收发文、BQQ通告、BBS公告也是有设置权限的，可使用权限的部门为技术部和人事行政部开通发布公告权限具体流程如下：技术部填写权限开通申请表部门主管签字确认人事部经理签字确认总经理签字确认技术部开通二：文档管理1. 图书杂志：公司如为员工购买的书籍杂志都需在人事部门盖人事章，证明此书籍或者杂志为公司所有，借看需签字，如果丢失为个人负责员工购买图书杂志申请流程如下：购买者提出购买申请到人事部门填写采购申请单部门主管签字确认人事部经4、理签字确认总经理签字确认人事行政部Sally筛选购买Sally填写支款凭证财务部付款购买成功人事部盖章将图书发到个人手中签字确认2. 管理文书公司员工档案，员工合同，公司发文，组织变更等文书统一由人事部门lily进行整理管理，如需查看或更改，需向人事经理提出申请，通过申请方可查看查询。公司文件，员工档案，公司发文等不可用做私人用途谋取利益。三：访客接待1. 接听电话接听电话前首先要讲问候语，并且自报家门，然后询问来电者有何事情。处理前台电话分三种情况：A：公司外部人员拨打电话询问公司简单事宜在处理此种情况时，前台人员需问候自报家门，再对来电者所咨询的事情做认真的解答，如果解答不了，可以选择公司5、在该方面叫精通的员工进行转接解答。B：公司内部人员拨打电话至前台询问公司工作事宜C：公司外部人员拨打前台电话进行查号转接在处理此种情况时，需先问清楚对方姓名，找何人，有何事，于此同时在BQQ上于所找员工进行对接，如经得对方同意方可转接，如对方拒绝，则在电话中对来电人员进行婉拒并道歉2. 来访接待来访客户需首先问清楚对方姓名，有何事，在没弄清楚对方身份之前禁止让其进入公司办公区域。处理来访客户分三种情况A：公司客户来访：遇到该种情况时，需要问清楚是哪家公司，所要找的是公司哪位员工，是否有和公司员工有过预约，了解清楚后带到会客室倒水让其等待，然后前台负责通知被约员工面客，并随时观察客户水杯及时添水6、B：求职者面试：遇到该种情况时，前台需先问清楚对方姓名及面试岗位，然后带到会议室让面试者填写求职申请，并倒水，通知人事经理做面试准备。待面试者填好面试申请将面试申请交给人事经理对其进行面试。C：送货人员：遇到该种情况时，如快递人员，送餐人员，送水人员，推销人员等，除特殊情况未经同意不得进入员工工作区域，需在前台处等待，带前台进行处理通知四：办公物品盘点1. 办公物品为公司在工作中所涉及到的所有物品2. 办公物品盘点范围：消耗性的所有办公用品：如笔芯，胶水，文件夹，笔记本，纸张，订书针，曲别针，回形针，墨水，电池等都属办公用品，均需登记入册。3. 办公物品盘点时间：每月月末由前台Sally进行盘7、点登记4. 盘点流程：盘点前，前台Sally需制作本月度的盘点表，盘点表中需罗列出目前公司员工所涉及到的办公用品，进行一一登记，分出类型及数量。盘点完之后制作盘点表格每月月底交给人事经理查阅5. 办公物品领用流程：办公物品由前台Sally统一保管，借用领用如下：领用人到前台处填写办公物品领用表前台将相应物品给予领用者前台进行盘点表更改五：公司采购 公司办公物品（除电脑类产品由ITC采购）、公司电器等物品均由人事行政部Sally采购，采购物品类型基本分为以下四种情况： A： 普通办公用品采购：普通办公用品采购为三月一采购，在第三个月月初，由前台Sally将采购事宜告知各个部门主管，给予15天时间8、由部门主管罗列该部门三个月需要采购的物品，然后交给前台Sally进行整理汇总。具体采购流程如下：各部门主管部门采购物品汇报前台Sally月底周一整理询价制作采购申请表人事部门经理签字确认总经理签字确认副总签字确认通知卖方发货月底周二收货发票月底周三交财务报销 B： 部门大型电器、文体器材、办公桌椅采购：如有部门需增添大型电器、文体器材、办公桌椅等，需先向人事经理告知，具体流程如下：部门申请人来前台填写部门采购申请表部门主管签字确认人事经理进行确认人事行政部进行商品选购定价总经理签字确认购买副总签字确认购买前台Sally将申请表提交财务财务进行审核财务确认前台进行购买收货发票交到财务报销 C： 9、各部门每周小类物品购买：每周如果有应用不急且金额较小的物品购买具体流程如下： 本周周一将需购买物品报到前台Sally处前台进行汇总制表前台填写支款单（如网上支付则填写支款凭证，如现金支付填写暂支单）人事经理签字确认总经理签字确认周三将所有支款单交到财务财务周五付款购买 D： 突发且急类购买：如有员工突发要购买物品且急需，则自己垫付购买，月底将费用报销单交到前台处进行费用报销五：固定资产管理1: 固定资产的标准 固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过2年的10、，也应作为固定资产管理。2: 固定资产的分类固定资产类别：房屋及建筑物、机器设备、运输工具、计算机设备、办公家具及设备3： 固定资产的管理部门 固定资产由设备部对生产设备及相关设备进行管理；由技术部对计算机设备进行管理；由人事行政部门对办公家具及运输工具进行管理。 各具体管理部门应： A、 设置固定资产实物盘点，由人事行政部一年盘点一次并制作盘点表B、 对固定资产的使用落实到使用人（机器设备落实到组）4: 固定资产核算部门 A、 财务部为公司固定资产的核算部门 B、 财务部设置固定资产总帐及明细分类帐 C、 财务部对固定资产的增减变动及时进行帐务处理5: 固定资产的购置具体购置流程如下：部门申11、请人来前台填写部门采购申请表部门主管签字确认人事经理进行确认人事行政部进行商品选购定价总经理签字确认购买副总签字确认购买前台Sally将申请表提交财务财务进行审核财务确认前台进行购买收货发票交到财务报销6: 固定资产的出售 闲置的固定资产如要出售流程如下：人事行政部列出准备出售的固定资产明细，注明出售处理原因，出售金额人事部经理签字总经理签字确认副总经理签字确认财务部确认资产出售财务收钱并开具收据或发票六：物业管理物业内容管理主要由人事行政部和财务部负责，人事行政部负责员工物业停车位，物业水电费发票收取，停车员工的车卡充费等。物业水电费每月由前台签收，然后交给财务部签收。停车员工车卡每三个月由12、前台对该车卡充费七：办公设施维修公司除电脑电话类办公物品为技术部进行维修，其它办公用品办公设施和办公电器由人事行政部负责维修养护，具体维修分以下两种情况：1： 电脑电话类维修报修部门报修技术部派员工或者找维修工人进行维修报修部门确认维修结果2： 其他办公用品办公设施和办公电器维修分以下两种情况A：保修部门找人事部报修人事部门查看报修设施联系维修单位保修期内免费派维修师傅上门维修保修部门确认维修结果 B：保修部门找人事部门保修人事部门查看报修设施联系维修单位如要收费的人事行政部填写暂支单人事经理确认总经理确认副总确认财务确认派维修师傅上门维修保修部门确认维修结果九：办公室环境卫生管1： 办公室卫13、生环境管理公共区域：包括办公室走道、办公场所、会议室等个人区域：个人办公桌及办公办公区域公司的公共区域由公司聘请的清洁阿姨打扫，个人区域由员工个人维护但其中公司的公共区域员工也要做到以下几点：A：保持公共区域及个人区域的地面干净清洁无赃物B：保持门窗干净无赃物，清洁明亮C：保持公司装饰品表面干净整洁D：不要随地吐痰乱扔垃圾E：下班后员工自行整理个人区域和办公桌环境，办公桌桌上用品干净整洁F：禁止在办公室抽烟清洁阿姨也要履行好职责做好以下工作：A：负责打扫办公室走廊，办公室区域，楼梯的日常卫生B：负责打扫会议室卫生并桌椅摆放整齐C：每季度负责公司玻璃门窗的清洁卫生D: 负责饮水机的卫生清洁2： 14、办公室园艺管理 办公室园艺管理由园艺公司统一包管，由人事行政部负责监督管理十：快递收发及物品交接行政部前台负责公司的快递收发和发票收取交接，快递收发及物品交接分为以下两个部分：1： 快递收发：行政部前台负责公司快递接收和快递发放（文件、资料、样品及其他物品等），所有快递接收公司件、私人件都由前台部统一收件，然后进行公司员工内部分发。其中邮寄还分为公司件和私人件两种情况：A：公司件：公司于韵达快递有合作关系，所以如果公司员工要发公司件且不急的，可以自行包裹好填好面单交由前台叫件发放韵达快递。快递费由公司月底于韵达公司统一结算。如果是急件，可自行包装填好面单叫顺丰快递或其他快递，快递费用先自行支付15、，月底可凭交由财务报销。B：私人件：如果公司员工要快递物品，则自行包装好填好面单，自行叫快递公司来收件，然后将快递物品放于前台处准备好零钱，由快递公司来取走快递和钱，私人件快递公司不负责费用报销，费用由员工自行承担。2： 物品交接：其中物品交接分为发票交接和公司清洁用品交接和其他物品交接A：发票交接：公司收取财务发票均由前台统一接收，然后分发到财务部门，具体流程如下：前台接收发票对发票进行登记发票交到财务部门财务部门签字确认B：清洁用品交接：公司的清洁用品交接发生于前台行政和清洁阿姨之间。具体流程如下：前台盘点清洁用品将清洁用品公司登记填写清洁用品交接单阿姨清点清洁用品阿姨清洁用品交接单签字确16、认C：其他物品交接：若出现公司于其他外部公司人员进行公司物品交接流程如下：前台进行交接物品盘点登记确认交接物品归还日期填写物品交接单交接对方清点交接物品交接双方签字交接对方按时归还物品十一：公司门禁卡佩戴制度1. 技术部负责门禁卡的保管和制作，人事行政部负责门禁卡的发放2. 各部门经理负责本部门员工工作牌的佩戴情况和监督3. 门禁卡需保持整洁、不残缺4. 门禁卡不得转借他人并做其他用途5. 门禁卡需妥善保管，丢失门禁卡需要人事行政部进行补办，并缴纳补办费6. 凡辞工或解除合同者，必须将门禁卡交还给人事行政部，离职不交门禁卡者，在其工资中扣除门禁卡费用7. 进出公司大门需佩戴门禁卡，否则不予进入17、8. 工作期间在公司内部工作区域需佩戴门禁卡9. 如若发现有员工未佩戴门禁卡需及时提醒和教育，经常不佩戴门禁卡并情节严重者，予以经济处罚十二:费用报销公司费用报销主要分为车费报销、快递报销、话费报销、活动报销、餐费报销等几个部分1：车费报销：车费报销主要分为加班车费报销和活动车费报销A：加班车费报销：加班车费报销主要针对公司加班人员打车费用报销，其中加班到晚上十点以后所产生的打车回家费用为加班车费报销，可凭打车发票进行费用报销，需部门主管签字方可报销B：活动车费报销：活动车费报销主要针对客户部去拜访客户或公司员工因工作事宜外出办事而打车产生的打车费用可凭打车发票报销，需主管签字方可报销2：快递报销：主要针对急件，员工可自行包装填好面单叫顺丰快递或其他快递，快递费用先自行支付，月底可凭交由财务报销。需主管签字方可报销3：话费报销：话费报销只针对客户部，客户部因工作需要产生的长途话费、国际长途话费等，需打印话费单，凭发票报销，需部门主管签字方可报销4：活动报销：活动报销主要针对部门员工活动，由部门主管进行费用报销，需总经理或者部门总监签字方可凭发票报销5：加班餐费报销：主要针对晚上加班员工给的加班餐费补贴，由人事部门每月拉卡考勤交给财务部，财务部针对考勤发放加班餐费，在发放餐费前会和员工核对沟通，无需凭发票和费用报销单报销