1、工程公司项目物资进场验收管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1.0、物资进场验收 1.1、进场物资验收职责安排 项目部应配备至少1名专职收料员,专职收料员在ERP/广联达工程信息表中由项目部指定,发生调动,项目部应提交人员变更单,经公司物资管理部、财务部和人力资源部审核同意后更改。 每批物资进场后,应由该批物资的项目计划责任人或该专业施工员与专职收料员共同验收。专职收料员对实际验收入库数量、验收方法是否符合合同/订单约定、供应商送货单与验收入库单的填写格式内容是否相符、发放分包时是否正确履行发放手续、物资的库内2、存放、验收入库登录及各项流程执行时间是否符合规定负责,所有签字不得由他人替代;同时验收的“计划提报责任人”对所验收物资的质量、数量是否符合计划要求、应发放分包数量、物资的现场存放负责。 “专职收料员”为物资进场验收指定人员,通常情况下不得他人代收;特殊情况经项目经理同意,指定他人代收时,代收人必须在收料中签字确认,专职收料员事后复核、补签,同时不能免除专职收料员任何责任。 物资进场后,专职收料员应通知收料复核人(现场指定施工员、技术负责人、质检员),共同进行验收,至少3人(必须包含专职收料员及项目经理)以上在“供应商送货单”中签字确认。 1.2、进场物资验收依据 集团任何部门签订的物资采购合同3、与采购订单,均应在签订后1日内转发专职收料员(ERP 中的“合同通知单、材料采购订单”;广联达中的“材料采购合同”),专职收料员与物资验收人应依据合同、订单及相关规范、使用要求、封样样品等进行进场物资的验收。验收中发现与要求不符的情况,专职收料员应及时与采购人、采购代理、造价员、物资部经理等相关人员联系。 合同、订单中必须约定验收方法与标准。 1.3、进场物资验收方法 物资验收方法应符合相关规范、合同、订单、封样样品要求,基本计量方法有外观检测、尺寸检验(厚度、直径、长度等)、称重检验、计数、送样复检等;验收人应至少配备卷尺、游标卡尺、称重磅秤。有称重要求的或采购单位(包括参考单位)为重量单位4、的必须抽检称重,并将称重数据填写在送货单与验收入库单中(按实填写,留存磅单及抽检照片);对称重与计数同时有要求的应同时进行两种方式的查验;查验结果应在“供应商送货单”、“验收入库单”中同时注明,注明格式如:“长度抽测/抽测1盘卷97米,共5盘卷”;再如“重量抽测/抽测4根平均5.6公斤,共90根”等。 合同/订单中注明样品信息的,必须与样品进行比对。 商品砼用量达到5000立方的项目必须设置“物资验收称重系统”,砼、钢筋的“收料单”即为“物资验收称重系统”中直接打印的验收单。未设物资验收称重系统的项目砼签收应增加数量抽检,对每车重量或体积的抽检记录应按每批或每30车不少于一次进行,专职收料员或5、项目计划责任人等2人进行,2人签字,记录单独留存,作为砼结算必要资料。 1.4、进场物资签收步骤 1.4.1、供应商送货单 签收后的“供应商送货单”是物资进场的原始凭证,并作为验收入库登录、最终付款的必要依据,签收时应予以充分重视,严格校核送货单中的材料名称、单位、单价、数量的填写与合同、订单、实物是否一致。如因送货单签收错误造成损失,由验收人同时承担责任。 供应商送货单必须一式多联(不少于3联),包括供方留存联、工地留存联、验收入库凭证联,如仅有1份,应复制为3份后,分别签字并注明每联名称。供应商送货单中必须注明验收签字时间、合同号或订单号,不得事后增补。专职收料员应按合同/订单号建立收料台6、账,保管收料原始凭证(将送货单与分包领料单(材料出库单)一一对应,并按照日期排序装订成册,项目 竣前验收前1个月内提报至公司物资管理部)。 单份订单中的材料如分批进场,可按进场批次分批签收供应商送货单、登录验收入库单,但送货单、验收入库单中的材料内容只能对应同一订单的订货内容,不能对应不同订单; 1.4.2、验收入库单 物资进场签收后3日内,专职收料员负责将供应商送货单内容在NC收料系统中完成登记录入,录入时必须正确输入该批材料的订单号或合同号,不同订单号或合同号材料即使同时进场,也必须按订单或合同号加以区分,不得使用同一订单或合同号;(广联达软件中材料入库需在材料进场后5日内完成) 收料系统7、的登记录入不得因复检、质量验证等问题延迟登录,可在备注中注明复检、质量的疑问,待问题解决后,再行补充或负数冲销。 同一订单或合同号材料全部进场后,打印该订单或合同号的验收入库单,原送货单验收人复核签字后,与该订单、供应商送货单(结算凭证联)装订在一起作为该订单或合同的完整付款资料。 1.4.3、订单或合同反馈 ERP软件中,采购人完成每份计划采购或合同后1天内,必须在采购分计划或合同会签单界面中点击“订单”或“合同通知单”,发送至专职收料员处。该订单或合同通知单中约定的材料首批进场后3日内,专职收料员必须在订单或合同通知单中输入“首批进场时间、首批质量评价”后点击“订单/合同首次反馈”。 每份8、订单/合同全部完成(订单中的物资全部进场验收或不再需要)后3日内在订单/合同通知单中输入“全部进场时间、最终质量评价”后点击完成订单二次反馈流程。订单二次反馈时还需填写实际验收入库数量,点击二次反馈后传至采购代理处,由采购代理生成“订单结算单”传递至采购会计。 广联达软件中,采购人完成采购计划后,订单采购时应1日内完成订单的编辑并传递至专职收料员处;合同采购时应1日内发起合同会签,会签结束并及时传递结束,抄送至专职收料员处。 1.5、进场物资验收与付款资料收集、交付 1.5.1、订单采购验收与付款资料收集、交付 订单采购时,专职收料员应每周汇总已完成的订单付款资料(以订单号为准,订单+验收入库9、单+供应商送货单装订为订单付款资料)交付采购会计。专职收料员应确保已完成订单在每周周六前交付付款资料,签字“验收入库单”不得由供应商转交,供方可只保留“供应商送货单(供方留存联)”。 1.5.2、材料合同采购验收与付款资料收集、交付 材料合同采购物资,验收与付款资料的收集与订单相同,合同中约定的材料每批进场都必须当场签收“供应商送货单”、3日内登录“验收入库单”。但在合同约定材料首批进场后3日内,专职收料员必须在“合同通知单”中填写“首批进场时间、首批质量评价”后点击合同反馈。 材料合同进度款支付时(85%以下),专职收料员或项目计划责任人或项目造价员应在ERP 中发起“材料合同割算单”,割算10、单中应填写“实际验收入库数量、本次割算金额、质量评价”等,传递至采购会计处后,由采购会计发起“材料合同付款申请单”。(广联达软件中,由专职收料员或项目计划责任人或项目造价员发起“材料割算单”,传递至采购会计处后,由采购会计通知供货商提供发票,并进行发票维护后,通知项目专职收料员发起付款审批。)合同二次反馈后的15日内(即合同完成后15日内),专职收料员必须在打印合同通知单为首页,将相应供应商送货单、验收入库单装订为“材料合同付款资料”交付“采购会计”,同时专职收料员或项目计划责任人或项目造价员在ERP中发起“材料合同结算单”(或在广联达中发起“材料结算单”),填写“实际验收入库数量、合同完成时11、间、最终质量评价、结算款要求支付时间”后传递。采购会计核对“材料合同付款资料”无误后方可在“材料合同结算单/材料结算 单”中审核通过,专职收料员或项目计划责任人或项目造价员在“材料合同结算单/材料结算单”审核通过后根据合同要求时间节点发起付款审批。 1.5.3、半成品合同采购验收与付款资料收集、交付 专职收料员应在收到半成品合同通知单后,首批材料进场后,填写“首批材料进场日期、首次质量服务评价”后点击合同反馈; 进度付款前,收料系统中登记录入验收入库数量(按合同项目录入,合同数量为一项而无法量化的,录入时实际进场数量按总体进度比例填写,如:该项完成进度可估算为60%时,数量为0.6,单价按合同12、填写)。专职收料员或项目计划责任人或项目造价员在ERP中发起“半成品合同割算单”,割算单中应填写“实际验收入库数量、本次割算金额、质量评价”等,割算单传递至采购会计处后,由采购会计发起“材料合同付款单”(广联达软件中,由专职收料员或项目计划责任人或项目造价员发起“材料割算单”,传递至采购会计处后,由采购会计通知供货商提供发票,并进行发票维护后,通知项目专职收料员发起付款审批。) 半成品合同内容完成并进度款支付后15日内或工程竣工15日,最晚不得晚于30日内,专职收料员或项目计划责任人或项目造价员发起“半成品合同结算流转单/材料结算单(半成品)”。 专职收料员或项目计划责任人或项目造价员必须于每月25日前对完工项目应提报但未提报的半成品结算进行汇总,注明原因后及时提报至公司物资管理部,如未按期进行汇总提报,将按照公司制度对未提报半成品结算进行处罚。 1.6、物资进场验收质量问题的处理 物资验收后签认仍存有疑问但因工程急需使用时,必须在“供应商送货单与验收入库单”中将疑问列明,并注明“该批材料须在上述所列问题解决后,以工地所出具正式验收入库单方可作为结算依据”。 发现供应商故意假冒行为或供货延误时,应填写“材料履约问题处理单”并与照片一起通过