1、建设公司系统会议管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总则第一条 为规范建设系统的会议管理工作，保障各级会议按要求准时、有效开展，重视会议经营的管理模式；第二条 确保会议经营的效果，及时追踪会议决议落实情况，提高建设系统各层级人员的工作责任感。第三条 正确引导各公司按标准的会议管理办法及流程来进行会议经营。 第二章 会议要求第四条 会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。第五条 会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而2、不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。第六条 讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。 第七条 严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。第八条 本制度适用于建设系统所有会议； 第三章 会议的类型及安排第九条 各公司办公会议1、召开时间：由各公司自行安排，保证至少一次；2、参加人员：公司总经理、部门主管及有关人员3、并作会议签到表；3、会议形式：自定；4、会议主题：公司各部门向总经理做工作汇报及由总经理传达相关工作指示；5、会议记录：会议纪要由各公司办公室生成、经总经理审核由行政部门存档备查；第十条 各公司专题会议1、工程质量会议；2、安全生产会议；3、财务管理会议；4、行政管理会议等；5、所有会议都要做好会议签到表，形成会议记录、经总经理审核由行政部门存档备查。第十一条 管理机构条线会议1、召开时间：每月的25日30日之间；2、参加人员：管理机构各条线职能部门，各公司相应条线的部门负责人（年终总结会议要求全员参加）；3、会议形式：条线负责人主持，主讲，各公司条线对应部门可自由发表意见或工作建议；4、会议4、主题：根据每月进行的条线检查情况进行通报，要求及时改进，及时传达新的工作要求及信息，并及时总结管理机构各条线管理制度的落实情况，及时发现执行过程中出现的问题，以便汇总后进行必要的修正；5、会议记录：每次条线会议的会议纪要由管理机构各条线职能部门生成，并落实检查会议决议的执行情况。责任单位要按时整改，否则将移交监察中心处理。第十二条 管理机构职能部门负责人周例会1、召开时间：每周六下午13：30（特殊情况可以调整）；2、参加人员：管理机构各职能部门负责人，并邀请总裁、副总裁顾问参加会议；3、会议形式：由办公室主任主持，各职能部门负责人主讲；4、会议主题：总结各部门一周以来的工作运转情况，将发现的5、问题及出现的工作困难汇总后在会议上提出，共同探讨解决方案，提高管理机构整体的管理技能，真正发挥指导与监督职能；5、会议记录：每次周例会的会议纪要由行政管理中心负责生成，由总裁助理检查各部门工作落实情况。第十三条 管理机构办公会议（含临时扩大会议）1、召开时间：原则上一季度一次，临时会议视实际工作情况定；2、参加人员：A、管理机构总裁、副总裁、各职能部门负责人、总裁助理、秘书；B、各公司总经理；C、各公司相关条线负责人列席会议（临时扩大会议需参加）；3、会议形式：管理机构副总裁主持，总裁主讲，各公司总经理、职能部门负责人进行工作汇报；4、会议主题：及时总结各公司工作进展情况，管理机构下达重要工作6、指示或工作指标，形成决议后执行；5、会议记录：每次办公会议的会议记录由行政管理中心生成，相关事项由各职能部门负责人分头落实，总裁助理负责监督落实。 第十四条 公司营销会议1、召开时间：每周六上午9:00-11:00举行，2、参加人员：营销中心全体人员（包括驻外分公司人员），总裁根据需要出席。3、会议形式：营销总经理主持，各部门员工进行工作汇报。营销总经理因故不能出席时，授权副总或者总经理助理主管主持。4、会议主题：通报市场情况，对营销信息进行分析，总结上周工作，布置下周工作重点。5、会议纪要：由营销中心文员负责会议记录，议定事项形成公司营销会议纪要，由总经理助理起草，总经理审核后，报总裁审批总7、监或其他会议主持人签发，副本送行政管理中心备案。同期，由营销总经理主持，对全体人员进行培训、考试和考核。第十五条 各部门例会1、召开时间：由各部门自行安排（每周一次），或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。2、参加人员：部门全体员工参加。3、会议形式：部门例会由各部门负责人主持4、会议内容： 部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；每名员工汇报上月工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。5、会议纪要：部门例会由部8、门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。第十七条 总经理常务会议 总经理办公会议 各公司月度会议第十六条 公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。第四章 会议计划与统筹第十七条 每月28日前，管理机构行政管理中心应与各公司及职能部门协调确定下月计划召开的各类公司级会议，统一报总裁审批后，编制公司月度会议计划，于月底前发放给各公司领导及各职能部门负责人。第十八条 凡管理机构行政管理中心已列入月度会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议主办部门应提前2天完成会议提议和报批手续，并报请行政管理中心调整会议计划。未经行政管理中9、心同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。第十九条 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：管理机构办公会议（含临时扩大会议、公司专题会议、管理机构条线例会、公司营销会议、各部门例会）。第二十条 因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。第五章 会议准备第二十一条 会议通知遵照以下规定： 1、已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由会议主办部门按计划表直接通知参会人员；2、属下列情况之一者，按“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知：2.1未列入月度会议计划而临时提拟的会议；2.2虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议10、资料、会务安排等作特别说明；2.3其它主办人认为应另行通知的情况。 3、会议通知期一般应提前一天以上通知对象为与会人和会务服务提供部门； 4、会议通知形式一般为电话和邮件形式通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知。第二十二条 会议的其它准备工作遵照以下规定： 1、会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等； 2、管理机构召开的各类会议服务统一归口行政管理中心负责。 3、各部门召开会议需用8楼或11楼会议室的，应向行政管理中11、心书面提出，由行政管理中心统筹安排。第六章 会议组织第二十三条 会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则第二十四条 会议主持人须遵守以下规定： 1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。 3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。 4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议12、决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。 5、主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。 第二十五条 参会人员须遵守以下规定： 1、应准时到会，并在会议签到表上签到； 2、会议发言应言简意赅，紧扣议题； 3、遵循会议主持人对议程控制的要求； 4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言； 5、遵守会议纪律，不迟到、早退、中途离场。特殊情况不能参加会议者需其他与主办方联系并说明理由，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场； 6、参加会议时需穿好工作服佩戴工号13、牌并做好会议纪录。第七章 会议记录第二十六条 公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要； 2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名；5、负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；6、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的会议签到表的考勤记录报考勤人员。第八章 会议记录的发放、传阅、归档第二十七条 公司级会议记录的发放或14、传阅范围由会议主持人确定，并由行政管理中心存档备查；第二十八条 各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送行政管理中心统一归档备查；第二十九条 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。第九章 会议跟进第三十条 会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定； 第三十一条 会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；第三十二条 会议记录形成审批通过后，管理机构会议由行政管理中心、各公司由其行政事业部第一时间上传信息平台，并且每季度15、进行装订，按年度存档；第三十三条 公司级会议纪要需用红头文件形式下发各公司签收，并将每次的决议进行记录、汇总、存档，作为年度管理机构管理制度修改、更新的依据。第三十四条 总裁助理负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据；第三十五条 部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。 第十章 会议的保密第三十六条 与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。第三十七条 会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。第三十八条 故意泄漏、传16、播会议有关情况的，视负面影响的大小做出相应处罚。第十一章 管理权责和处罚第三十九条 行政管理中心负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。第四十条 会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。第四十一条 迟到、早退、缺席 1、迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到； 2、早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;3、缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。第四十二条 处罚 1、无正当理由迟到、早退每次处100元的罚款； 2、无正当理由缺席每次处以200元的罚款；3、凡因17、通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。第十二章 附则第四十三条 本制度由管理机构行政管理中心负责解释。第四十四条 凡本制度未明确规定的奖惩，按奖惩管理制度有关规定执行。第四十五条 本制度自颁布之日起执行，之前相关制度同时废止。附件一： 会议通知 谨定于XX年XX月XX日午XX时XX分 于 XXX召开XX 会议，请准时参加！随本通知送提案书 X份，若有提案请填写后于开会前提交。此致 XXXX部 具体事宜请与 先生（女士）联系地址：电话：召集人附件二：会议考勤表会议签到表会议名称会议时间会议地点序号姓 名签 名签到时间备 注123456789101112131415161718、181920212223241、会议实行签到制度，不准代签、补签，否则一律按缺勤处理。2、本考勤表会议结束后交行政管理部门留存，并作为绩效考核和处罚的依据。3、缺席、病假、迟到、早退、事假请注明在备注栏。附件三：会议纪要会 议 纪 要建设系统（2013）1期 签发人： 时 间：2013.X.X 上午00：0000：00 地 点：参会人员：缺 席：主 持： 记 录：会议内容： 主题词：会议纪要发 送：各部门负责人存 档：行政管理部门（XXX部门）附件四：会议追踪表序号决议呈报事项责任人预计完成时间实际完成状况实际完成时间未完成原因1234567891011121314151617181920-签收回执单单位接收内容负责人签字