1、建设集团公司合同管理制度附流转单及标号规则编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 青岛xx建设集团有限公司合同管理制度为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，避免因合同签订、履行过程中的不规范行为导致纠纷的发生，依据中华人民共和国合同法、中华人民共和国建筑法等相关法规，结合我公司实际情况，制定本管理制度。1、适用范围：1.1各部门、各项目部以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。1.2订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。1.3我公司对外签订的所有建设工程施工合同、劳务分2、包合同、物资设备采购供应合同等，均适用本管理制度。2、主要人员、部门职能2.2公司总经办是公司合同管理机构，负责合同的上报、归档、借阅、登记及合同格式文本、法人授权委托书的发放和管理工作。2.3法律顾问的职责负责修订和完善公司合同管理制度；2.3.2负责制订公司自用合同的格式文本；2.2.3负责组织有关合同管理的法律知识讲座和培训；2.2.4负责解答合同签订、履行等方面法律问题，配合业务部门参与合同的洽谈；2.2.5会同公司有关部门对重大、重要合同进行评审；2.2.6监督、检查各部门合同签订、履行、管理情况；2.2.7参与合同纠纷的调查处理，制定解决方案；2.3公司经营部负责建设工程施工合同洽3、谈、签订工作。2.4项目经理部负责建设工程合同、材料设备买卖合同的具体履行工作，并承担以下职责：2.4.1负责宣传、贯彻有关法律、法规和规章，组织学习所在工程项目的各类合同，做好合同交底工作；2.4.2履行合同中规定的职责，监督分包工程的进度及工程质量；2.4.3监督材料、设备的验收；2.4.4负责所在项目所有合同的日常管理工作，收集、记录、整理和保存与合同有关的协议、函件，办理工程变更和签证，并及时提交公司工程部；2.4.5收集、整理索赔资料，书写索赔报告。如有需要，可设立索赔小组，负责索赔工作。2.4.6监督所在项目各类合同的履行情况，发现问题及时向公司工程部报告。2.5公司工程部负责建设4、工程分包合同、劳务分包合同的组织签订工作，负责监督、检查各工程项目的合同履行情况；指导项目部完成其合同管理的相关职责。2.6资产管理部根据公司大宗物资集中采购管理办法规定，负责大宗物资、材料、设备合同的洽谈、签订工作。2.7公司财务部负责根据合同条款及履行情况收、付款项。2.8公司各部门负责人负责该部门的合同管理工作，有条件的应指定专人负责具体工作。2.9印章管理人员在办理合同订立、变更、解除等事宜使用印章时，负责根据已签字的合同流转单用印。严禁在空白文本上盖章，原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章；严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章，如有例外需要，须经总经理批准。单份合同文5、本达二页以上的须加盖骑缝章，并由授权代理人在合同文本每页右下角签署。合同用印应使用合同专用章；项目部用章由总经理办公室统一刻制，项目部不得对外签订合同。3、合同的签订3.1授权委托公司实行法定代表人授权委托制度，签订合同应先取得授权委托书，并在授权范围内签订合同，合同签字盖章前必须经过公司法律顾问审核确认。对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。授权委托书经法定代表人签字并加盖公章后授权生效。3.2合同主体的审查3.2.1订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进6、行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的合同。3.2.2授权代理人签署前前，应审查对方经办人（或授权代表）代理权限，审查对方经办人提供资料的真实性与合法性。3.2.3签订建设工程施工合同要重点审查业主的项目立项文件、招标文件，以确定发包人的主体资格；审查项目资金落实程度及业主以往合同履约情况，以确定业主的履约能力。3.2.4签订分包合同要重点审查承包人的营业执照规定的经营范围、资质等级、管理能力和实际业绩。3.2.5公司一般不与自然人签订合同，确有必要签订合同，应经总经理同意。3.3合同的形式3.3.1订立合同，除即时付款收货的简单小额7、经济事务外，应当采用书面形式。符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同：a. 单笔业务金额达一万元的；b. 有保证、抵押或定金等担保的；c. 我方先予以履行合同的；d. 有封样要求的；e. 合同对方为外地单位的；3.3.2“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等）。3.3.3除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式，有示范文本（包括公司制定的示范文本）的应当使用示范文本，无示范文本的应在法律顾问的指导下制作合同文本。合同文本应具备以下主要条款：标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约8、责任等，经济合同可订立定金、抵押等担保条款。对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。3.3.4合同文本上应注明名称、地址、联系人、电话、银行账号。国家格式化或者公司拟定的格式合同由经办人按合同纸上的要求填写。重要合同由法律顾问负责拟稿。3.4建设工程施工合同的签订3.4.1合同洽谈前，公司经营部必须按本制度3.2条的规定对发包人的综合情况进行考察。建设工程施工合同中投标中标的项目，要审查业主的招标文件、我方的投标书、中标书、纪要、往来函等文书，召集有关部门认真组织合同洽谈准备会，制定谈判的原则和方案。3.4.2合同洽谈过9、程中，对于涉及担保、预付款、各类保证金等费用较大的项目，应重新提交公司法律顾问进行评审。3.4.3合同主要条款商定后，经营部门负责起草文本，附合同相关资料提交相关部门（法律顾问、工程部、财务部等）进行会审后，报公司负责人或授权代表批准签字。3.4.4合同经双方签字、盖章后，按法律法规规定或合同约定必须办理签证、公证、备案手续的，由经营部负责办理。3.4.5按规定须经有关部门批准、登记才能签订或生效的合同，必须办理批准或登记手续。3.5劳务（专业）分包合同的签订3.5.1合同洽谈前，公司项目部必须按本制度3.2条的规定对分包人的综合情况进行考察。3.5.2项目经理部在符合分包方条件的企业中进行招10、（议）标工作。公司工程部对招标文件、评标办法及合同条件进行审查，并对招标工作进行监督。3.5.3劳务（专业）分包队伍中标后，在征得业主同意（若建设工程施工合同有此约定）后，由项目经理部根据公司合同流转程序与分包方签订分包施工合同。3.6材料设备采购合同的签订材料设备采购合同由采购部门根据合同要求与供应方进行洽谈，拟订合同条款，交法律顾问、工程部、财务部会审后签订。3.7其他合同的签订其他合同由主办人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，参照上述流程审批签订。3.8会审及法律顾问审查会审由经办人向总经办提出口头申请，总经办根据合同内容组织会审，一般安排在公司周例会时间进行。3.9法律顾问有疑义的合同11、条款，经办人应予全面解释。对公司法律顾问提出的修改意见，经办人应予重视，并协商完善。应公司法律顾问的要求，经办人有责任补充相关材料。4、合同文本的管理4.1对方已签字盖章的合同，印章管理人员根据已签字的合同流转单用印后，经办人须直接将我方合同随合同流转单交总经办合同管理人员。对方未签章的合同，我方用印后，经办人须将合同文本复印件随合同流转单交总经办合同管理人员留存。合同正式签订后3个工作日内，经办人须将我方合同正本交总经办，替换出原复印件。4.2总经办合同管理人员接到签章的合同后，按公司确定的规范办理合同统一编号及登记手续，并根据合同性质复印并分发给财务及其他相关部门留存。非书面合同代用单也视12、作书面合同，统一予以编号。4.3合同履行完毕后，履行部门应将与合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台帐等全部资料及时移交公司总经办。4.4公司总经办应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定期将合同管理情况报告公司管理层。5、合同的变更、解除5.1合同订立后，在履行过程中，经办人员应及时掌握合同执行情况，对涉及合同履行中的变更、解除等重要事项，应及时汇报，并依合同签订流程履行审核手续。5.2在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。我方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内13、作出书面答复。5.3变更或解除合同的，应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准、登记、备案手续的，应由合同经办部门依法及时办理，特殊情况下可提请公司总经办在法律顾问指导下及时办理。5.4存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同：5.4.1因不可抗力致使不能实现合同目的；5.4.2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；5.4.3对方迟延履行主要债务，经催告后在合同期限内仍未履行；5.4.4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；5.4.5法律规定的其他情形。5.5公司任何人员不得擅自以公司名义变更或解14、除合同。确须变更或解除时，由合同经办人查明原因，提出意见，经批准签订的部门或负责人审核后，认为已出现了5.4条规定的情形的，应及时提交公司法律顾问审查并处理相关后续事宜。5.6变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由总经理办公室保管。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。合同变更后，合同编号不予改变。5.7作废的合同应依上述流程履行手续，并将所有份数合同随附，最后由总经理办公室归档。6、合同的履行6.1公司按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义15、务。6.2合同履行中发生的情况应建立合同履行执行情况台帐。业务部门和财务部门应根据合同编号设立，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。6.3有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，合同履行部门应及时整理、妥善保管。6.4在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。向对方当事人交付重要资料、发票时应由对方当事人出具收条，履行合同付款时应由对方当事人出具收据，公司原则上只开具限制性抬头的转帐支票，不允许以现金形式支付。6.5合同履行过程中，若出现履约困难、我方或对方违约或可能违约的情况，经办人或相关经手人应即时提交公司法律顾问处理16、。6.6财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：6.6.1. 应当订立书面合同而未订立书面合同；6.6.2. 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。6.7付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。6.8在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字，再转财务审核付款。7、考核与奖惩7.1公司、所属各分公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司利益，保守合同秘密。7.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济17、损失的，予以奖励。7.3合同经办人员出现下列情况之一的，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：7.3.1在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，损害公司利益；7.3.2在合同签订、履行过程中，严重玩忽职守，导致公司遭受经济损失的；7.3.3未经授权批准或超越授权签订合同；7.3.4为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；7.3.5应当签订书面合同而未签订书面合同；7.3.6遗失重要证据；7.3.7发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；7.3.8合同专用章、盖章的空白合同，授权委托书遗失未及时报告；7.3.9未履行规定手续擅自在对方出具的书面文件18、上签字而给公司造成损失的；7.3.10其他违反本管理制度的。7.4公司职员在签订、履行合同过程中违反刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。8、附则8.1合同份数按照合同当事人数确定，每个当事人一份，我方合同交总经理办公室存档。8.2本制度自下发之日起生效实施，原青岛xx建设集团有限公司合同管理办法同时废止。附件：1、合同签订、变更、解除、作废流程2、合同流转单3、合同编号规则 附件1合同签订、变更、解除、作废流程1、建设工程施工合同流 程：主体审查起草文本会审总经理审批与对方签订办理公证、备案等手续公司内部备案主办部门：经营部 经营部 经营部 经营部 经营部 总经办协办或涉及部门： 工程部19、 经营部 财务部 财务部 法律顾问 工程部及相关项目部2、劳务分包合同流 程：主体审查招（议）标会审（大额合同总经理审批）与对方签订公司内部备案主办部门：项目部 项目部 工程部及项目部 项目部 总经办协办或涉及部门 工程部 经营部 项目部 财务部 财务部 法律顾问 工程部3、材料设备合同流 程：与供方洽谈拟订合同条款会审（大额合同总经理审批）与对方签订公司内部备案主办部门：资产管理部 资产管理部 资产管理部 资产管理部 总经办协办或涉及部门： 工程部 资产管理部 财务部 财务部 法律顾问 工程部与相关项目部4、其他合同流程：主办人洽谈拟定条款报部门经理审批或预审法律顾问审查（大额合同总经理审批20、）签订公司内部备案总经办、财务部、合同签订部门 附件-1青岛xx建设集团有限公司合同流转单部门： 经办人： 日期： 备注： 合同名称： 合同主要事宜：1、对方单位名称： 2、合同标的及数量、质量： 3、合同金额： 4、合同期限：5、合同履行地点： 6、其他： 合同的份数、附件及相关文件： 部门（或项目）经理： 日期： 工程部经理： 日期： 财务经理： 日期： 法律顾问： 日期： 总经理： 日期： 说明：1、 本流转单适用涉及合同订立、变更、解除、作废等事宜；2、 部门（或项目）经理、工程部经理、财务部经理、法律顾问、分管副经理、总经理根据各自权限审核、签字；3、 印章保管人依据本单位的签字情况21、用印、勿需印章使用单；4、 本流程中必须随时附合同稿及有关文件，凡审核同意者同时在其中一份合同正本上签字，以此作为财务处理的依据；5、 有关人员所签字的合同由财务归档，合同流转单和备份合同或复印件由总经理办公室归档；6、 合同文本资料一栏填写合同的份数和包括的附件及相关文件等资料。附件-2青岛xx建设集团有限公司合同流转单部门： 经办人： 日期： 备注： 合同名称： 合同主要事宜：1、对方单位名称： 2、合同标的及数量、质量： 3、合同金额： 4、合同期限：5、合同履行地点： 6、其他： 合同的份数、附件及相关文件： 部门（或项目）经理： 日期： 经营部经理： 日期：工程部经理：日期： 财务经22、理： 日期： 法律顾问： 日期： 总经理： 日期： 说明：7、 本流转单适用涉及合同订立、变更、解除、作废等事宜；8、 部门（或项目）经理、工程部经理、财务部经理、法律顾问、分管副经理、总经理根据各自权限审核、签字；9、 印章保管人依据本单位的签字情况用印、勿需印章使用单；10、 本流程中必须随时附合同稿及有关文件，凡审核同意者同时在其中一份合同正本上签字，以此作为财务处理的依据；11、 有关人员所签字的合同由财务归档，合同流转单和备份合同或复印件由总经理办公室归档；12、 合同文本资料一栏填写合同的份数和包括的附件及相关文件等资料。青岛xx建设集团有限公司 附件3合同编号规则合同编号采用名称代码 年份 序号的规则。编号总长度为十一位，其中名称代码的长度为四位，年份的长度为四位，序号的长度为三位。如果xx园林工程的名称代码为 ，那么xx园林工程2004年签订的第八份合同的编号为 。非书面合同代用单的编号规则同正式合同。合同分类名称代码表合同分类代码路桥、市政工程园林工程其他合同