1、房地产开发集团行政中心综合办公室公文管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 通 则第一条：集团公文是指集团在行政管理和经营管理中形成的具有法定效力和规范体例格式的公务文书。公文行文应坚持简明、实效原则。公文的处理应做到规范、准确、及时、安全。 第二条：公文管理是指公文的发文、公文的收文以及公文的存档管理。第三条：集团常用的公文种类有：请示、报告、批复、通知、通报、决定、函、会议纪要等。第四条：公文的格式一般由文头（集团行政中心综合办公室）、秘密等级、急缓程度，发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发2、文单位名称、发文日期、印章、主题词、抄送、抄报、印发机关、印发份数等部分组成。第二章 公文发文管理 第五条：集团的发文管理是指公文的拟稿、审稿、签发、打印、校对、印发。第六条：集团重要的行政管理文件、经营管理文件、财务管理文件、人事任命、处理决定等需要以集团名义发文的文件，均应按照集团综合办公室标准业务流程以红头文件的形式发送抄报相关部门；集团各职能部门一般不对外行文，凡是对外行文一般都以集团名义发出；请示和报告一般应逐级上报，请示应该一文一事。第七条：公文的拟稿应符合国家相关的法律政策，符合行业规范，符合集团的基本制度和规范；公文拟稿应观点明确、层次分明、文字通顺简练、引用准确。第八条：公文3、由拟稿部门负责人进行审稿，必要时可征询相关部门意见并呈报有关领导阅示，公文拟定后，送交领导签批时，必须填写文件签批单。第九条：集团公文分为四个层面：集团文件，专业部门业务文件。集团文件涉及到保密事项的在审批时必须注明密级、保密期限及知晓范围。第十条：集团文件主要指以集团名义发布的涉及集团整体工作的重要文件，主要有集团内部管理文件、对外函件、人事文件、日常行政文件等共四类文件，前三类文件均已红头文件的形式印发，集团红头文件需经董事长签批后方可印发。发文格式应依照通则中的格式尽量全面。集团日常行政文件发文以便函形式（格式见附件一）发出，由行政中心总监签发。第十一条：专业部门文件指集团各部门发布的针4、对专项业务，只在专业体系内执行的文件。此类公文核稿审定之后，送交主管副总经理签发，以便函形式（格式同日常行政文件）发出，抄报总裁、副总裁、各公司总经理、综合办公室，抄送相关部门。编号按部门名称第一字编号，如XX集字、XX集审字、XX集财字等。第十二条：公文的校对。各种公文，一律由拟稿部门进行校对，校对人应签名确认，校对工作必须做到准确无误，原稿与样稿一致，必须改动时，应征得核稿人认可，需做重要改动时，必须经过原签发人签字同意；不经校对的文稿文印人员不予印发。第十三条：公文的印发。凡以集团名义印发的文件、以综合办公室名义印发的文件均应由综合办公室核照文件签批单，手续齐全后印发；会议纪要一般不用加5、盖印章。第十四条：公文印发后，应及时发布或及时报送相关领导、相关部门。公文发送时，应予以登记，注明发文字号、发文日期、文件标题、密级、发往单位、份数等。第三章 公文收文管理第十五条：公文的收文管理是指公文的签收、登记、阅批、承办、催办、归档。第十六条：公文的签收。凡发给集团、集团综合办公室及外部单位的文件均由综合办公室政务秘书签收、拆封；凡发给集团总裁的文件由总裁秘书签收并转呈；凡发给集团副总裁的文件由集团综合办公室政务秘书签收、登记并转呈；发至各职能部门的文件，由各部门兼职文秘签收，酌情拆处，其中属主送集团的公文，应及时送至综合办公室，按程序登记处理。签收的来文属秘密文件范畴的依照集团行政中6、心综合办公室保密制度进行来文处理。第十七条：公文的登记。所有公文收文应予以登记、编号，注明收文日期、密级、文件来源、标题、页数、分送情况（承办单位）和督办记录。第十八条：凡发给集团、集团综合办公室及外部单位的来文均应由综合办公室文员填写“集团来文处理单”后，呈交行政中心总监阅批批转，或向上一级进行批示，或批请有关职能部门限期办理和阅知。凡发给各职能部门的文件，由各职能部门根据文件内容酌情分呈集团相关领导阅批。凡需集团研究和批复的文件，由各职能部门提出拟办意见分请有关领导批示和批请有关部门办理。第十九条：承办部门在收到应办文件后，应及时予以登记并处理，指定承办人，必要时拟定办理方案，与相关部门及7、时协调沟通，在规定期限内办理完毕，并将办理结果及时反馈给批示领导。在文件承办过程中如出现问题，应及时通过文秘部门向领导反映。第二十二条：凡经集团综合办公室及各文秘部门登记、呈交阅批的文件，集团综合办公室以及集团各相关部门的文员对签收的文件负有催办责任，应及时了解各承办部门对文件的承办情况，并及时将承办结果转呈各有关领导。凡报送集团总经理的文件，总经理秘书负责文件的登记、转阅、催办等工作。第四章 公文的存档第二十三条：集团和各项目部所有正式发文的文件均应分类存档。存档时应包含公文的拟稿、公文签批单，两份正式文印稿等相关资料。第二十四条：集团的收文在处理完毕之后应分类进行存档，存档时应包含收文原稿8、来文处理单、领导的审批意见、承办部门的办理结果等相关资料。第二十五条：集团综合办公室和各项目部的其它文件资料如会议资料、项目资料、音像资料等应分项按类进行整理存档，在每年年初进行归档整理时，不属于集团档案管理制度所定义的归档范围的文件档案，可视情况进行销毁，销毁时应整理编目并填写“文件档案销毁审批单”（见附件四），呈交有关领导批准后销毁。第二十六条：集团综合办公室及各职能部门存档的文件资料应每年定期进行分类归档的全面自查，归档工作由集团文秘人员和职能部门档案员协作进行，归档后的文件依照集团的档案管理制度进行管理。 第二十七条：本制度的最终解释权归属集团综合办公室。第二十八条：本制度自颁布之日9、开始执行。附：1、便函形式公文 2、集团公文格式 3、文件档案销毁审批单密级 XX 字 号小二号宋体加粗 签发人：仿宋三号仿宋三号加粗文件标题XXXX（主送单位）XXXX（正文）仿宋三号仿宋三号 部门名称（印章） 年 月 日仿宋三号抄报（抄送）：密级仿宋二号XXXX房地产开发集团有限责任公司文件 XX 人字 号 签发人：宋体小二号仿宋四号文件标题XXXX（主送单位）XXXX（正文）仿宋四号仿宋四号 集团XXXX （印章） 年 月 日仿宋四号抄报：抄送：密级仿宋二号XXXX房地产开发集团有限责任公司文件 XX 财字 号 签发人：宋体小二号仿宋四号文件标题XXXX（主送单位）XXXX（正文）仿宋四号仿宋四号 集团XXXX （印章） 年 月 日仿宋四号抄报：抄送：文件档案销毁审批单部门/单位申请人申请日期文件题名(文件目录可附后)销毁原因部门文员部门经理主管副总经理 总经理