1、酒店地产集团财务工作专业管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、目的为了规范和统一XX集团公司以及下属公司(以下简称“公司”)的财务付款、报账管理，保护投资者、债权人的合法权益，保护公司资产安全。根据中华人民共和国公司法、中华人民共和国会计法、企业财务通则、企业会计准则、企业内部控制基本规范等相关法规并结合本公司的实际情况，制定此制度。二、 适用范围本制度适用于XX集团公司及其下属全资子公司。各事业部应参照本制度，规范事业部管理。三、财务付款及报账管理（一） 术语1.费用报账（含付款，下同）：指公司向公司员工个2、人付款（工资除外）、报账；2.对外付款（含报账）：指公司向外单位和各事业部付款以及非本公司员工付款（一般指采购、劳务等）；3.业务部门：指本公司申请办理付款和报账的部门和个人；4.单据提交部门：指公司实际划分的行政部门，各部门统一收集本部门的付款申请和费用报账单据，定期汇总向财务提交单据；（二） 职责1.申请人：根据业务（或合同约定）填写申请单（付款申请和费用报销单，下同），审核发票、验收单等是否齐全、合规、是否完整，审核完毕交本部门部长审核；2.单据提交部门：指各行政部门。各行政部门负责指定人员统一收集本部门报账、付款单据，经审查后提交部长审核签批，各部门部长应审核业务内容、单据的真实性和有3、效性，签字是否齐全，根据付款金额计划进行签批。按本办法规定填写报销明细表（详见附件电子表）随单据一并集中传递到财务部；3.财务部：审查是否按规定签订经济合同、是否符合合同要求，是否具备发票和验收，票据有效性（单据填写和签字是否正确、齐全、有否涂改）审查付款有效性（审查往来账）、接收是否相符，是否计划内、是否符合授权等。付款后及时通知单据提交部门；（三） 办理付款和费用报账规定1.办理2000元（包含2000元）以上的采购和劳务事项，原则上需要签订经济合同，签订经济合同前，应当具备经济合同审批表（合同审批表应当包含合同付款条款等主要内容），根据审批结果进行签订；2.固定资产（或项目，下同）付款，4、应当具备经济合同审批表，项目完工后应当组织进行验收，申请支付完工款时需提供完工验收单；3.固定资产付款支付后，财务部在经济合同审批表上注明“第几次付款、付款时间、金额、记录人（注明累计付款和差额）”；4.办理安全事故报账，应当提供安全事故分析和整改书面证明；5.差费报账，出差人在出差前，应当填写“出差申请单”，出差回来后一周内报账，报账时附上经批准的出差申请单；出差回来一周后仍未报账的（扣除休息日按规定报账天数计算，下同），不再审批报销和借款，并在到期后次月，由财务部门列出清单对出差借款进行扣款；6.员工业务需要办理借款，应附上借款清单（原则上600元以上开支才受理）；7.开支1000元（包含5、1000元，下同）以上的专项费用（如部门活动和其他专项活动等），应当事先提交专项报告，按流程批准后，在批准的范围内开支，报账时附上批准报告（原件）；8.办理采购、劳务付款申请（含报账，下同）前，尽量要求对方先开具发票，按合同约定，具备对方单位送货单、验收证明（验收内容需包括：名称、计量单位、数量、质量，验收时间、验收人，经办人等要素），验收数量不得涂改。其他事项如果需要更正的，由原填写人进行更正（禁止其他人员更正），并在更正处签名；9.根据不相容职务职责分离的原则：采购和劳务完成，应当由其他部门（或者经办部门部长委派本部门其他不相近人员）进行验收，需要仓储验收的采购，采购人员应确认是否按照采购6、计划（包括：送货品牌、生产厂、规格、数量、质量等）送货；10.公司采购事项应当统一经过采购部门办理，需求部门可提供资源，采购部门应当积极考虑需求部门的合理推荐；11.公司特殊情况如：生产抢修、非工作时间等紧急采购以及不方便由采购部门采购的（由经办部门部长负责解释），在正常工作后二个工作日补办采购申请，并提供验收证明；12.招待费用报账，应当注明对方参加人数和本公司参加人数，并由本公司参加其中一人（报账人以外）签字证明，证明人不得代签。报销两家以上单位餐票，应当分别填写参加人和证明人；13.报销房租水电费，应当及时（按月）结算，并注明：处所、使用人、时间段、用途、收款人等；14.运费和其他劳务、7、加工费，应当及时（每月提交结算清单见附表，付款可按约定时间）提交结算清单挂账，并具备明细汇总：包括起止地、标的、单价、数量、金额、类别、经办人、归口部门审核人等要素；15.预付款应当提供合同，并及时结算；16.在市场采购食品，原则上到店面采购并要求提供发票。向个人采购的，提供收据（收款人联系电话写在票据粘贴单上）；17.报账发票抬头，应当署名报账公司全称，如：“柳州XX机械有限公司”，公司原则上不受理个人名义（通讯费除外）的发票报账；18.事业部生产、技术、设备、安全部门的请款和报账，应先通过事业部总经理签字；19.个人报销电话费由各行政部门负责指定人员将话费发票统一收集粘贴并汇总，交人力行政8、部审核电话费开支标准。然后与其他费用报销单一并交到财务部，财务付款时，由单据提交人员统一领取发放；20.为了提高办公效率，单笔报账原则上为50元以上（50元以下的，暂时不受理）；21.费用报账在1000元以上的，原则上打入个人银行卡结算，请款人应在单据备注栏填上报账人银行卡账号；22.财务部办理完付款后，在付款后第一个工作日内，将付款信息通知单据提交部门；23.审核部门在审核过程中，有退回的，在电子表插入批注返回单据提交部门；24.特殊情况无法按照上述要求办理的，申请人应提供书面说明，经部门部长审核后附在开支（或报账）单后，提交财务部进行审核、按流程审批；25.财务每月结账和报表时间为26号到9、次月5号，为了提高付款和报账审核效率，请尽量避开此期间提交付款、报账、审核业务，以免耽误工作。（四） 办理付款和费用报账时间1.费用报账财务划款（付款）时间，为每月6号至25号的每周三办理；2.对外单位付款时间，为每月6号至25号的每周三办理。（遇休息日顺延，下同）办理划款（包含票据支付）；3.各部门在每月25号前，向财务报送下月付款计划（为每三个月滚动）、销售部门报送下月回款计划；财务部门统一平衡后，下达各部门付款指标，由各部门根据合同和重要性安排付款申请；4.各部门请在上述要求时间内报送计划，保证资金计划安排；5.按计划付款后，财务部将按照核准的计划受理付款；特殊原因，需超计划和提前付款，10、应书面说明付款原因，经部门负责人签字，报财务部长审核，最后交公司主管财务负责人批准；6.实行集中付款后，为了保证及时付款：6.1各部门的付款计划和报账申请，可提前办理审核（每周五传递），保证在每周三前传到财务，由财务部集中保管，在规定时间付款；6.2付款申请人和部门领导要认真填写清楚付款（包含费用报账、下同）申请，审核部门发现问题请及时通知付款申请人，保证付款；6.3.业务部门应当及时与相关往来单位做好沟通和解释，取得对方的理解和支持；7.特殊情况，财务没有能够按时付款的，应当及时通知付款申请人；8.事业部要主动根据当前存款余额，操作银行之间的划转，节约财务费用、提高现金流动；事业部在本事业部11、银行之间互相划转资金，由事业部财务负责人签批，财务负责人需事先告知直接领导。（五） 单据（业务）收集归口和传递1. XX集团以及下属公司付款和报账，由各单据提交部门自行统一接收传递（单据和电子表一并发送），流程：报账人员填单部长审核财务部 事业部总经理分管领导总裁董事长财务部（付款次日内通过NBS通知单据提交部门）；（具体详见“报账付款审批流程”）2.每周三单据提交部门将收集到的单据整理后，传递给财务部；3.使用NBS系统的事业部，按NBS系统要求在系统中推送报销单据。四、授权管理：（一）职责1.本规定按照逐级审批的原则制定。事业部应当在授权范围内直接审批或授权审批财务事项，并依据本规定拟订本12、公司财务管理授权办法；2.报集团公司审批事项，事业部应在收到集团公司批复后，按程序办理；3.本规定中需备案事项，事业部应在做出核准决议后5个工作日内报集团公司财务、稽查部备案。（二）管理内容1.公司政策、重大事项授权1.1企业合并、分立、变更、解散、清算等，由事业部拟订并核准后，报集团公司审批；1.2增加或减少注册资本，由事业部拟订并核准后，报集团公司审批；1.3修改公司章程（涉及财务方面），由事业部拟订并核准后，报集团公司审批；1.4债务重组、非货币性交易，由事业部拟订并核准后，报集团公司审批；1.5发行公司债券，由事业部拟订并核准后，报集团公司审批；1.6对外投资、参股、联营设立新企业的，13、报集团公司审批；1.7会计政策、会计估计变更，由事业部拟订并核准后，报集团公司审批；1.8各项财务制度，由事业部拟订并核准后，报集团公司备案；1.9重大法律诉讼事项（涉及财务事项），由事业部拟订并核准后，报集团公司备案；1.10转让、出售或拍卖公司固定资产，应当报集团公司审批；1.11重要财务岗位人员变动及轮换，由事业部拟订并核准后，报集团公司备案。2.预算管理2.1年度预算方案，集团总预算由集团财务部编制，事业部预算由事业部拟订经集团财务部核准后，报集团公司审批；2.2年度预算调整方案同2.1；2.3在预算总额内调整，由事业部拟订、报集团公司审批，集团财务部备案。3.日常财务核算业务 3.114、业务招待费及个人费用审批事业部单笔业务招待费开支5000元以下的，由事业部总经理或集团部长审批；事业部单笔业务招待费开支5000元及以上，10,000元以下应经集团公司分管领导审批；10,000元及以上，由总裁审批；事业部总经理及集团部长个人报销费用，应经集团分管领导审批和总裁审批；（详见“审批流程”） 3.2其它报账付款审批3.2.1事业部总经理、集团部门领导审批：金额2万元以下的报账和付款；3.2.2分管领导审批：金额2万元及以上，5万元以下的报账和付款；总裁审批：金额5万元及以上，10万元以下的报账和付款；董事长审批：金额10万元及以上的报账和付款； 3.3不得将付款（报账）金额进行拆分15、操作，以规避上述授权；3.4不良资产的核销，由事业部提议并核准后，报集团公司审批；3.5全资子公司出售各类资产（不含存货）的额度在1万元以上，由事业部提议并核准后，报集团公司审批；3.6各类资产的报废、转让、丢失或盘亏，由子公司提议并核准后，报集团公司审批；3.7购置、建造固定资产，报集团公司审批；3.8购置交通运输车辆，由事业部提议并核准后，报集团公司审批；3.9慈善捐款，由事业部提议并核准后，报集团公司审批；3.10各类资产的出租、盘盈由事业部拟订并核准后，报集团公司审批；3.11银行账户的开户、销户，由子公司提议并审核，报集团财务部核实后，报集团批准。4.重大事项报告4.1各子公司发生下16、列情况之一的，财务主管应及时书面上报：4.1.1向外单位借款，或以本企业资产办理抵押贷款；4.1.2因违法经营或经营失误造成数额在1万元以上（按每次或月）损失的；4.1.3公司捐赠资产；4.1.4公司发生合并、分立、解散以及有意向被收购的。5.投资业务5.1股权投资及其他投资（不包括现金增值业务），报集团公司审批；5.2子公司所有投资项目均由事业部提议并核准后，报集团公司审批；5.3债权投资；5.4购买国债（一年以内），由事业部拟定并核准后，报集团公司审批；5.5其他债券投资，由事业部拟定并核准后，报集团公司审批；6.融资业务6.1担保贷款，由事业部拟定并核准后，报集团公司审批；6.2抵押贷款17、，由事业部拟定并核准后，报集团公司审批；6.3融资租赁，由事业部拟定并核准后，报集团公司审批；6.4委托贷款，由事业部拟定并核准后，报集团公司审批。7.为外单位担保、抵押等7.1事业部不得为XX集团控股子公司以外的单位和个人提供任何担保和抵押。8.利润分配8.1年度决算方案，由事业部拟定并核准后，报集团公司审批；8.2利润分配方案和弥补亏损方案等，由事业部拟定并核准后，报集团公司审批；8.3使用公积金（法定盈余公积金、任意盈余公积金），由事业部拟定并核准后，报集团公司审批；五、附则（一）各事业部结合本单位情况，根据本办法制定本单位的管理办法报XX集团、财务、总经理批准后执行。事业部在没有制定本单位管理办法或制定后没有按照本办法批准的，一律按照本办法执行。（二）若有规定与本办法有冲突的，以本办法为准。（三）本规定由XX集团财务部负责解释，并从发布之日起实施。（四）本文件引出文件：业务招待费及个人费用审批流程、报账付款审批流程、市内交通费报销清单、运费结算清单、报销明细表