1、xx 中 国 企 业 标 准项目运营手册基座之行政分弦xx城中国控股有限公司 发布 GTHO83000-xx 目录 GTHO83000-xx 行政弦综述.1 GTHO83010-工商注册节点标准.4 GTHO83020-办公场所选取及装修节点标准.6 GTHO83030-员工食堂节点标准.9 GTHO83040-公司大事记编制节点标准.11 GTHO83050-固定资产清算处置节点标准.12 GTHO83060-项目档案汇总移交节点标准.13 GTHO83070-场地退租节点标准.14 GTHO83901-行政预算工作标准.16 GTHO83902-公文管理工作标准.18 GTHO83903-2、印章管理工作标准.20 GTHO83904-档案管理工作标准.22 GTHO83905-采购管理工作标准.24 GTHO83906-固定资产工作标准.26 GTHO83907-前台工作标准.27 GTHO83908-商务接待工作标准.29 GTHO83909-会务管理工作标准.31 GTHO83910-后勤管理工作标准.33 GTHO83911-车辆管理工作标准.35 GTHO83000-前言 xx其中前期、设计（品质）、工程、销售、服务、成本、财务七条管控线，构成琴的七条弦，每条弦又可以根据不同的工作脉络分为若干条分弦；统筹协调、本体、行政、法务、企业文化、合作方/委托方关系维护等支持性工作3、，构成琴体基座。每条弦/分弦及基座，均由一系列节点工作、常规工作以及对其他弦的配合工作构成。本手册系项目运营七弦琴手册基座中的行政弦，旨在梳理项目运营过程中行政线的全貌，确定节点工作间的相互关系，并明确每项工作的属性、步骤、管控要求及成果模板，从而帮助项目行政人员规范工作行为、提高工作效率。本标准由弦综述和 7 个节点标准、11 个常规工作标准构成。本标准是项目公司行政工作的规范性文件，在起草过程中，继承了绿城原有相关制度的要求，总结了绿城多年行政管理实践，并学习了行业的先进经验。：源货IGTHO83000-2019 1 GTHO83000-2019 行政分弦综述 1 范围 xx标准适用于绿城4、中国控股有限公司（以下简称“集团”）总部、下属各子公司本部及所管控的项目公司、专业公司，非管控公司可参照执行。2 定义 广义上包括行政事务管理、办公事务管理两个方面；狭义上指以行政部为主，负责行政事务和办公事务。包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及出差、固定资产、生活福利、车辆调配、安全卫生等，过程中所进行的各种组织、控制、协调、监督等活动的总称。3 总体说明 本标准针对投资项目编写，对于建设项目，行政管理工作亦可参照本标准。本标准主要内容涵盖项目公司等工作，共包括 7 项节点工作、11 项常规工作，具体如表 1、表 2。表5、 1 节点工作列表 节点节点 编号编号 节点名称节点名称 前置节点前置节点 时间要求时间要求 管控等级管控等级 是否需要运营跟踪是否需要运营跟踪 83010 工商注册节点标准/按需 项目 83020 办公场所选取及装修节点标准/按需 项目 83030 员工食堂节点标准/按需 项目 83040 公司大事记编制节点标准/持续 项目 83050 固定资产清算处置节点标准/项目公司注销前 项目 83060 项目档案汇总移交节点标准/项目公司注销前 项目 83070 场地退租节点标准/合同规定时间内 项目 说明：本表中管控等级为集团的，需严格遵照执行；管控等级授权子公司的，子公司可内部调整控制等级，只需6、更新本表即可。GTHO83000-2019 2 表 2 常规工作列表 节点编号节点编号 节点名称节点名称 前置节点前置节点 时间要求时间要求 管控等级管控等级 是否是否需要需要运营运营跟踪跟踪 83901 项目行政预算工作标准/持续 项目 83902 项目公文管理工作标准/持续 项目 83903 项目印章管理工作标准/持续 项目 83904 项目档案管理工作标准/持续 项目 83905 项目采购管理工作标准/持续 项目 83906 项目固定资产工作标准/持续 项目 83907 项目前台工作标准/持续 项目 83908 项目商务接待工作标准/持续 项目 83909 项目会务管理工作标准/持续 项7、目 83910 项目后勤管理工作标准/持续 项目 83911 项目车辆管理工作标准/持续 项目 GTHO83000-2019 3 4 流程图（见图 1）5 弦归档要求 项目公司行政部门，负责本弦中所有节点工作所形成的成果及过程资料的整理归档。文本资料按档案管理标准（GTH4130）的相关要求进行；电子资料按照各个工作节点的要求提交集团董事会办公室归档。项目获取 83010 工商注册节点标准 项目注册成立 83020 办公场所选取及装修节点标准 83030 员工食堂节点标准 83040 公司大事记编制节点标准 项目整体交付 83050 固定资产清算处置节点标准 83060 项目档案汇总移交节点标8、准 83070 场地退租节点标准 83901 项目行政预算工作标准 83902 项目公文管理工作标准 83903 项目印章管理工作标准 83904 项目档案管理工作标准 83905 项目采购管理工作标准 83906 项目固定资产工作标准 83907 项目前台工作标准 83908 项目商务接待工作标准 83909 项目会务管理工作标准 83910 项目后勤管理工作标准 83911 项目车辆管理工作标准 行政常规工作节点 GTHO83000-2019 4 GTHO83010-2019 工商注册节点标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称 节点名称 工商注册 节点适用范围 节点适用范9、围 投资项目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）土地获取，完成公司注册流程审批。最晚开始时间 最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间 最晚结束时间/节点执行岗位 节点执行岗位 行政管理人员 2 节点成果要求 取得营业执照正副本。3 节点操作步骤 3.1 公司成立 新项目落地后，启动公司成立审批流程，审批正文需包含以下要素：a）拟成立公司名称；b）企业类型；c）董事、监事、高管名单；d）注册资本；e）股东及出资比例；f）注册地址；g）经营范围、年限。3.2 注册流程 3.2.1 企业10、核名 登录工商部门官网进行网上核名，取得工商部门企业名称预告核准通知书。所需资料：a）x x“绿城”，需根据 “绿城”房产品牌授权和退出管理标准（GTH6211）GTHO83000-2019 5 中要求的授权流程进行品牌授权申请以及当地工商部门要求出具的其他资料；b）xx3.2.2 工商注册 根据工商部门核名结果，登录工商部门官网进行网上注册。所需资料：以当地工商部门要求为准。3.2.3 资料报送 根据审核结果，按照工商部门要求，打印相关资料，一式两份，盖章签字后，一份公司存档，一份报工商部门审核。3.2.4 执照领取 凭回执至工商部门领取营业执照正副本。上述工商注册流程以杭州工商局为例，其他11、地区办理以当地工商局要求为准。GTHO83000-2019 6 GTHO83020-2019 办公场所选取及装修节点标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 办公场所选取及装修 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）83010 工商注册 最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间/节点执行岗位节点执行岗位 行政管理人员 2 节点成果要求 项目团队入驻办公场所。3 节点操作步骤 3.1 前期调研 子公司需整体12、考虑 3-5 年的战略发展，遵循节约成本、便于经营的原则选择办公用房；配置标准及功能设置详见行政费用管理标准（GTH4710），并结合人员编制计划，确定办公用房面积范围。单个项目原则上不得单独租赁写字楼，非营销人员在工地板房办公，营销人员在销售案场办公；工地现场不具备设置板房、案场条件的或项目前期阶段，可租用总包单位办公室或在项目周边租用简易用房。3.2 方案报批 a）办公用房租赁审批按绿城中国管理审批权限表（GTH1211）执行；b）提报资料包括：办公用房租赁及设计装修的方案及预算（需成本会签），办公用房租赁及装修合同。3.3 场地租赁 a）租金：租金价格执行三方比价，不能高于周边同等场所租13、金价格，租金涨浮情况根据市场价进行调整；认知管理GTHO83000-2019 7 b）租期：结合项目开发周期，确定场地租赁年限；c）合同：租赁合同参照集团统一模板。3.4 规划设计 a）根据行政费用管理标准（GTH4710）中行政办公场所功能区设定参考表，规划办公用房功能；b）功能规划时应重点关注，包含但不限于：工作流、沟通网络、监督、空间可扩展，以及照明采光、空气流通，噪音防护、辐射设备、监控系统等；c）要依据区域发展战略，规划档案室场地，确保未来产生的档案资料保管空间。3.5 装修 a）装修标准详见行政费用管理标准（GTH4710），装修费用标准包含：硬装、设备安装、软装、办公家具购置等一14、切相关费用；b）施工单位确定应执行公司招投标管理规定，中标施工单位要提供装修施工排期表；c）装修阶段同步考虑制作 VI 标识及导视系统，须按照集团 行政系统 VI 应用指引（具体以通知为准）要求制作。3.6 资产管理 车辆配置：车辆配置标准、参考车型见行政费用管理标准（GTH4710）相关规定；车辆配置流程详见绿城中国管理审批权限表（GTH1211）。办公资产：根据办公区域装修工作指南（GTH4710行政费用管理标准）要求执行，不提倡追求名牌家具，注重实用性和功能性，购置费用不能超过标准。3.7 环境布置 场地装修完毕及家具进场后，要预留时间进行空气治理，购买空气净化器和炭包并进行除甲醛施工；15、制作办公室各类标识系统/岗位职责上墙；在办公室楼梯及公共区域悬挂公司工程形象图片/效果图等用以宣传展示；安装门禁系统，进行人员出入管理。a）必选项：装修完毕及家具进场后，要预留时间进行空气整治，购买空气净化器和炭包并进行除甲醛施工；根据项目情况购买或租赁绿植（易活的例如绿萝等可自己培植繁育），用几个艺术花瓶配合鲜花点缀；GTHO83000-xx 8 制作办公室各类标识系统、岗位职责上墙；在办公室楼梯及公共区域悬挂公司工程形象图片、效果图等用以宣传展示；在办公室显眼处制作员工去向牌、企业文化墙，定期专人进行内容更新。b）可选项：围绕对外形象及氛围营造，设置个性化功能，例如书吧、前台电视墙、特色员16、工茶歇区、咖啡吧、母婴室、更衣室、健身区（有条件的项目公司）、会议室装可书写的白板等。3.8 档案室建立 a）办公用房规划时，应合理考虑设立档案室，用于存放公司档案。档案室应具有防火、防潮等条件，确保档案安全；b）档案室应使用防盗锁，办公区域面积小的，可将保存公司重要证照、印章的保险柜一并安放于档案室，档案室及钥匙专人专管，在行政部门负责人处存放备用钥匙；c）合理规划各部门资料柜存放位置。资料较多的部门，应将该部门现有资料存放位置，及日后可扩充位置预先规划出来，避免资料零散存放，不利于日后使用和移交保管；d）合理划分档案室内档案柜摆放区域。同一类型档案、或同一项目档案，摆放统一区域，并根据项目17、开展情况，合理预留扩充摆放空间。档案存放使用五节柜（密集柜对承重有一定要求），用统一样式标签，注明项目名称、档案类型、柜号。3.9 安全保卫 a）技防：安装门禁系统，进行人员出入管理；b）物防：每 50-100 平米需配备 1 台 ABC 干粉灭火器；消火栓水带不漏水，消防水枪不堵塞，消防栓扬程正常；消防联动报警设备正常；烟感、喷淋正常。3.10 辅助人员 保安、保洁人员配置详见行政费用管理标准（GTH4710）。GTHO83000-xx GTHO83030-2019 员工食堂节点标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 员工食堂 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业18、代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）/最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间/节点执行岗位节点执行岗位 行政管理人员 2 节点成果要求 员工食堂开伙。3 节点操作步骤 3.1 前期调研 当员工达到 10 人以上，启动食堂组建。a）选址需根据办公区域规划情况确定。有食堂配置条件的项目（如自建活动房办公区、商铺建成后配置园区食堂的项目），原则上要求配置食堂；b）如自建活动房的项目，整体设计时，食堂设置需不影响办公环境管理、用餐路线合理等因素；c）设置园区食堂的项目，19、则考虑项目园区配套设施的整体情况，合理设置；d）设置食堂需外租场地的，需参照办公用房租赁审批流程发起审批，详见绿城中国管理审批权限表（GTH1211）；e）就餐规模：员工食堂设计需要考虑项目整体营造周期（初级筹建阶段、营销中心及样板房运营阶段、项目开盘阶段）内就餐人数峰值，确定食堂场地面积。3.2 规划设计 a）食堂操作间的设计：操作间需要安装专业的厨具及设备，需重点关注挡火板、烟道安装。同时，务必做到灶气分离。9 GTHO83000-2019 10 b）整体布置：营造完成后，需根据最终设计图纸完成整体布置。摆放绿植，营造温馨氛围；设置调味区、公告栏、粮心公约/员工公约、员工风采展示墙/员工活20、动天地，相关管理制度上墙；c）就餐动线：就餐人数超过 20 人的项目均建议实行分餐制，分餐制的用餐动线需根据食堂内布置和空间情况设置，确保排队有序，取餐便捷、快速，无长时间滞留情况发生；d）厨房设备、家具采买按照固定资产申购流程发起审批。3.3 食堂工作人员配置：任职要求详见 员工食堂管理操作指引（见 GTH4710 行政费用管理标准 附件），配置标准详见行政费用管理标准（GTH4710）。GTHO83000-2019 11 GTHO83040-2019 公司大事记编制节点标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 公司大事记编制 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业代21、建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）/最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间 每年 1 月 30 日前完成上一年度汇编 节点执行岗位节点执行岗位 行政管理人员 2 节点成果要求 完成本单位大事记汇编表。3 节点操作步骤 按照重大信息沟通管理标准（GTH4520）汇总、汇编完成年度大事记，并按照要求移交、上传。GTHO83000-2019 12 GTHO83050-2019 固定资产清算处置节点标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 固定资22、产清算处置 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）项目整体交付 最晚开始时间最晚开始时间 /紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间 项目公司注销前 节点执行岗位节点执行岗位 行政管理人员 2 节点成果要求 项目资产处置报告。3 节点操作步骤 3.1 盘点 项目交付后 4 个月之内，行政部门与财务部对公司资产进行盘点，根据盘点情况出具资产处理报告，发起 OA 文件审批单，根据 绿城中国管理审批权限表（GTH1211）进行审批。3.2 资产处置，详见行政资23、产管理标准（GTH4410）。GTHO83000-2019 13 GTHO83060-2019 项目档案汇总移交节点标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 项目档案汇总移交 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）项目整体交付 最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间 项目公司注销前 节点执行岗位节点执行岗位 行政管理人员 2 节点成果要求 完成档案交接登记表。3 节点操作步骤 文件形成部门向档案保管部门24、进行移交，程序见档案管理标准（GTH4130）档案移交要求。GTHO83000-2019 14 GTHO83070-2019 场地退租节点标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 场地退租 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）项目整体交付 最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间 项目公司注销前 节点执行岗位节点执行岗位 行政管理人员 2 节点成果要求 在租赁合同规定的时间内或根据公司要求进行退租。3 25、节点操作步骤 3.1 退租条件 a）在合同期满前 2-3 月，承租方应向产权人提前发出书面通知，告知其退租时间；b）在向产权人发出书面通知并得到回复后，应告知物业公司具体退租时间，与其对接后续场地清空及费用结算要求。3.2 履约金谈判 a）若存在合同未到期提前须提前退租的情况，首先应对照租赁合同，看是否有相关免责条款，如“如要求提前终止协议，需提前月提出书面通知，”，评估是否满足此免责条款；b）若合同中未存在关于提前退租的免责条款，或不满足免责条款的条件，则需与产权人进行沟通，协商能否以转租的形式收回房屋租金及保证金，保证在最大限度上降低由于提前退租造成的损失。3.3 退租协议 退租事宜协商完26、毕，应与产权人签订退租协议，明确退租时间、场地清空条件及保GTHO83000-2019 15 证金退还方式。若存在提前解除租赁合同的情况，则需要明确原租房合同剩余期限的租金付方式。3.4 场地清空 a）合同到期或中途废止后，应在不损坏原建筑物及装修设施的前提下进行家具、设施设备的搬离及后装修材料的拆除。如需委托物业或产权人进行办公区还原的，则需提前书面告知并签订委托拆除协议，明确拆除费用及责任条款；b）场地清空完毕后，应及时告知物业，在验收后开具退租确认单。3.5 关系单位告知 办公用房搬迁后，需以正式发函的形式告知相关业务单位，以 OA 邮件的形式告知全集团，以公告的形式张贴在原公司门口告知27、未通知到的单位、个人，注明搬迁后地址及联系方式。GTHO83000-2019 16 GTHO83901-2019 项目行政预算工作标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 行政预算 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）/最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间/节点执行岗位节点执行岗位 行政管理人员 2 节点成果要求 a）贯彻“降本增效、从紧安排”的原则，制定各公司年度行政费用预算，过程中按月执行刚性控28、制；b）制定完成项目全周期行政费用测算模板，按项目体量、物业类型，科学、合理完成全周期行政费用测算。3 节点操作步骤 3.1 编制 a）根据公司预算编制要求，参照上年度预算执行情况及当年重大节点事项编制本年预算；b）编制初稿完成后，行政费用预算报子公司行政部门审核，绿城中国总裁办审定。审定后，纳入子公司预算包，由所在公司财务部统一上报费用预算流程；c）确定项目公司费用计划，纳入公司 KPI 考核指标。3.2 执行 a）每季度 5 日前，与项目财务人员核对上季度的行政费用执行情况，并按项目财务上报绿城中国财务的数据口径，向子公司行政部上报季度行政费用预算及执行情况；b）子公司分析本级行政预算执行29、情况，并审核所属项目公司（或专业公司）预算执GTHO83000-2019 17 行数据，形成子公司季度行政预算执行分析表，报子公司总经理及财务负责人；c）预算分析数据准确性及提交效率，纳入相关单位年度考核。3.3 调整 a）根据绿城中国费用管控要求，调整项目行政费用预算，对调整科目的原年度预算、调整理由及调整额度进行说明；b）完成行政部门费用调增方案后，报子公司行政部门审核，绿城中国总裁办审定；c）修改后的行政部门费用纳入公司预算包，由所在公司财务部统一上报费用预算流程；d）子公司审核、确定项目公司调增费用方案后，项目公司按新的费用预算计划落实执行，并完成相应数据的调整和填报。3.4 新项目费30、用预算 a）项目启动会之前，完成新项目全周期行政费用测算，并同步编制当年行政费用预算，由子公司报集团董事会办公室进行确认；b）评审完成并反馈后，由项目公司财务完成当年行政费用上线工作，严禁线下报销。3.5 行政费用日常管理 详见 GTH4710行政费用管理标准。3.6 考核 对已达到或超过 90%、但未超过 100%预算的公司，上级财务部门发出预警；对超过 100%预算费用的公司，财务部门将停止支付和报销。GTHO83000-2019 18 GTHO83902-2019 项目公文管理工作标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 公文管理 节点适用范围节点适用范围 投资项31、目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）/最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间/节点执行岗位节点执行岗位 各部门 2 节点成果要求 按照绿城中国公文行文规范管理标准（GTH4121）拟制公文，根据公文管理标准（GTH4120）要求留存相关过程记录表单。3 节点操作步骤 3.1 发文 a）拟制：发起部门启动拟稿纸流程，拟发布的公文作为附件。行政部门要与起草经办人沟通，达成一致意见再启动发文流程。行文要符合绿城中国公文行文规范管理标准（GTH4121）要求；b）32、会签：应经发起部门负责人会签，公文内容涉及其他业务部门的，要会签至相关部门负责人；c）审核：公司发文应经发起部门分管领导审核；d）核稿：会签及审核意见经发起人落实后，由公司指定核稿人进行核稿，并明确签署核稿意见；e）签发：公司发文须经公司领导签发；f）发布：经领导签发后，由公司指定公文发布人校对、复核、加盖公章后发布。一般以 OA 邮件形式发布，根据重要程度，也可以在 OA 公文栏发布。3.2 收文 GTHO83000-2019 19 a）登记：外来文件均由行政部门接收，应填写收文登记表。收文日期以收文当天日期为准，收文字号中的年份统一填在小括号中；b）拟办：行政部门审核后，送公司总经理批示；33、c）批示：公司总经理对外来文件签署意见，交由行政部门转交相应单位办理或传阅；d）承办：承办部门收到交办的外来文件，按照领导批示意见落实，办理完毕后，要向行政部门和相关领导反馈结果；e）督办：行政部门应根据绿城中国公文管理标准（GTH4120）要求及时催办、督办公文要求落实的工作落地执行情况；f）注办：办理完毕后，行政部门要签注注办意见备案。3.3 办结 a）公文办结后，应按照档案管理相关规定及时归档。个人不得留存应当存档的公文；b）不具备归档及存查价值的公文，经鉴定并行政部门负责人同意后，方可销毁。销毁有保密要求的公文，应在指定地点并至少两人在场；c）个人离职或岗位变动时，应归还暂存、借用的公34、文。GTHO83000-2019 20 GTHO83903-2019 项目印章管理工作标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 印章管理 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）/最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间/节点执行岗位节点执行岗位 各部门 2 节点成果要求 按照印章管理标准（GTH4110）执行，形成相关过程记录表单。3 节点操作步骤 3.1 刻制 a）审批：使用部门按照审批流程，发起印章刻35、制审批，经过批准后，行政人员到指定地点刻制；b）交接：根据印章管理标准（GTH4110）准备用印相关表单：印章领用登记表、印模一览表；c）启用：公司各类印章刻制完成后须由行政部门在 印章领用登记表 上逐一登记，并在印模一览表上留存印模，同时注明启用时间。使用部门发布启用通知，注明启用日期、明确使用范围。3.2 保管 各部门指定专人负责保管本部门印章，印章必须存放在保险柜内，每次使用完毕，应立即放回原处，妥善保管。印章管理人员因事离岗时，须由部门负责人指定人员暂时代管，以免贻误工作；离职或调换岗位时，必须及时办理印章管理工作交接手续。3.3 用印 a）所有印章须严格根据公司的管理审批权限，落实相36、关会签意见，并经审批人审批 21b）废止、封存、销毁：各印章使用部门以文件审批单形式报请项目总经理批准，措施，并在 1 个工作日内登报声明作废，并向公安部门报案。随后发起重刻流程，参照新刻；印章损毁重刻流程亦同；a）遗失、损毁：确认印章失少，保管部门应立即告知行政部门，行政部门及时采取批单登记归还记录，注明接收人/日期等。3.5 其他d）用印完毕，须当面归还，禁止通过邮寄等其他方式归还。同时须在印章借离审凡发现印章未按审定事项使用，将严格追究借离人及所在单位负责人的责任；c）印章借离期间须由借离人专人管理并全权负责，借离期间印章只可用于申请事由。并报上级行政部门备案，由行政部门门发布废止、封存37、通告。旧印章自上交之日起封存/废止，并在印章领用登记本注明废止印章等具体内容；介绍信存根按年度存档备查。一般情况下，印章封存 5 年后按审批权限审批同意后，由行政部门统一销毁。离事项负责人作为印章借离人，须填写印章借离审批单，履行审批手续，方可借离；a）印章原则上不允许携带外出；b）如因特殊原因，确实需要借印章外出公干的，须由各部门负责人/分管领导指定借用印的文件资料将按档案管理标准（GTH4130）要求保留正本资料存档。3.4 借离GTHO83000-2019同意后方可使用；b）各类用印具体经办人须在印章实际保管部门的印章使用登记表上签字登记，GTHO83000-2019 22 GTHO8338、904-2019 项目档案管理工作标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 档案管理 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）/最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间/节点执行岗位节点执行岗位 各部门资料对接人 2 节点成果要求 a）在规定归档节点内完成实体档案整理及档案信息化系统上线率达 100%；b）档案形成部门交接给行政部门，形成档案交接登记表（见 GTH4130档案管理标准）；c）档案利用部门向行39、政部门调取档案材料，形成档案利用登记表（见 GTH4130档案管理标准）；d）行政部门会同相关业务部门对保管期限到期并无需继续保存的档案材料进行销毁，形成档案销毁清册（见 GTH4130档案管理标准）。3 节点操作步骤 3.1 档案的收集 各部门资料对接人对文件进行预整理，在规定时间内，由文件形成部门交接给行政部门进行归档。交接时必须填写档案交接登记表（见 GTH4130档案管理标准），逐件清点，交接双方确认无误后，在清单上签字，一式两份，双方各执一份。照片、磁光介质、实物、资质、印章、设备档案，在事项办理完毕后一周内归档；行政管理、合同档案一年归档一次，于次年 3 月 31 日前完成。3.240、 档案的整理 文件整理应遵循文件的自然形成规律，维护文件之间的有机联系，便于保管和利用。GTHO83000-2019 23 文件形成部门应按规定对归档的文件材料进行科学规范的分类、排列、编号、编制相关目录，装盒入库归档保存。3.3 档案的保管 各公司应根据档案保管需求建立档案库房，档案应置于档案库房中保管。档案库房应符合防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防高温等要求，便于档案安全保管，并逐步实现档案管理现代化。3.4 档案的利用 档案利用形式分为查阅、复印、借用（含对外上缴）3 种，各种形式的档案利用均须办理审批手续，实体档案借阅须由借阅人填写档案利用登记表。单次借阅档案份数较多的，应41、由借阅人在档案利用登记表（见附录 C）后附借阅明细。借用档案应根据实际工作需要填写预计归还时间，借用档案原件单次时间不得超过 7日历天。因工作需要延期，需携借阅档案提前 1 天办理延期借离手续。3.5 档案的销毁 各公司行政部门负责审核本公司归档文件材料保管期限，核准档案销毁鉴定申请。行政部门会同相关业务部门对保管期限到期的档案进行鉴定，出具档案销毁鉴定报告。经行政部门鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对无需继续保存的档案，行政部门会同相关业务部门编制档案销毁清册（见 GTH4130档案管理标准），经业务部门负责人签署销毁意见后，报档案分管领导审核，经公司总经理审批同意并报上级行政部42、门备案后，由行政部门实施销毁。销毁时，应指定两人负责监销，并由监销人员在销毁清册上签字确认，禁止擅自销毁档案；纸质档案一般使用碎纸机销毁，也可联系有档案销毁资质的单位进行化浆销毁；特种载体档案一般采用粉碎、消磁等方式销毁。GTHO83000-2019 24 GTHO83905-2019 项目采购管理工作标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 采购管理 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）/最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作43、）/最晚结束时间最晚结束时间/节点执行岗位节点执行岗位 各部门 2 节点成果要求 a）及时满足公司及员工需求；b）让采购更透明、高效，进一步达到降本增效的目标。3 节点操作步骤 3.1 供应商管理 a）为统一公司对外形象，部分常用 VI 物品实施集采，供货商由集团公司统一考察、选择、管理；b）办公物品（固定资产及相关配件、电子设备、VI 等特殊物品除外）、公务车要求集采，供货商由集团统一考察、选择、管理；c）其他物品采购各单位可参照行政采购供货商名录指引（具体以通知为准）中品牌、规格自行选择同档物品及供货商，但采购价格不得高于指引中规定价格；名录里未包含的其他物品采购选择 2 家及以上单位比价44、后择最低价格购买，需包含淘宝和京东；d）各单位对于出现质量、安全等重大事件的供应商，做好相关赔付的协商工作及退出处理。3.2 采购流程 a）根据预算，进行需求申请（含立项）；GTHO83000-2019 25 b）资源搜寻、供应商选择；c）费用支付。3.3 台账管理 a）专人负责采购；b）采购、领用做好出入库登记；c）定期盘点。3.4 支付管理 各单位应各供货商要求，及时支付货款，避免产生逾期费。GTHO83000-2019 26 GTHO83906-2019 项目固定资产工作标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 固定资产管理 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业45、代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）/最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间/节点执行岗位节点执行岗位 各部门 2 节点成果要求 a）公司固定资产管理账实相符，调拨、采购、领用流程手续齐全；b）年度资产盘点报告按要求完成流程报批，做到账实相符，账账相符。3 节点操作步骤 3.1 资产购置：需求人/部门提出申请，并发起 OA文件审批单，按审批权限进行审批后，由行政部门根据“统筹规划，先调配后购置”的原则，落实调拨、采购事宜；3.2 资产入库：资产购置完成后，需完成46、入库、领用手续，及时更新资产台账；3.3 资产维修：单项维修费用高于 5000 元的，由行政部门资产管理员按固定资产购置申请流程进行报批。维修完成后，使用部门参与验收；3.4 资产盘点：每年 12 月 31 日前对本年固定资产进行全面盘点。资产盘点采取财务账与实物相结合的方式进行，由各级行政部门牵头，财务部门提供财务台账，各使用部门配合，形成年度资产盘点报告，发起 OA 文件审批单，报财务及行政部门负责人审核，财务及行政分管领导审批；3.5 资产处置：资产报废、赔偿、调拨、转让、捐赠根据 行政资产管理标准（GTH4410）执行。GTHO83000-2019 27 GTHO83907-2019 47、项目前台工作标准 1 节点主要属性 节点名称节点名称 前台管理 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）/最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间/节点执行岗位节点执行岗位 前台工作人员 2 节点成果要求 a）完成各类咨询电话的记录、传达、转接和处理；b）做好来访接待工作并填写 来访人员登记表（见 GTH4612 前台工作标准）；c）会议室日常管理及会议服务，会议物品借用应填写办公用品借用登记表（见GTH4612前台工作标准），会48、后及时填写检查清单（见 GTH4612前台工作标准）；d）文件、物品收发管理，填写 快递收发登记表（见 GTH4612 前台工作标准）；e）负责公司订阅的报刊资料的分发，避免错送漏发。3 节点操作步骤 3.1 总机管理 a）了解总机设备的结构性能，熟悉公司组织架构、各部门基本信息，上班时将电话调至人工接听状态，并确保畅通，电话响起第三声接起电话，认真倾听对方的电话事由，应逐条记下并复述或回答对方（遵循保密原则）。b）如来电为客户投诉或者咨询，告知客户绿城客服热线：95059；如来电找部门负责人及以下员工，及时切转至相应分机；如来电找部门负责人以上领导，应问清对方基本信息后转告助理；如来电为广告49、或其他无关业务推销，应礼貌委婉拒绝。3.2 来访接待 a）当有来访客人时，应主动起立，礼貌询问来访者的单位、目的、姓名、被访人员GTHO83000-2019 28 信息，并引导来访者填写 来访人员登记表（见 GTH4612 前台工作标准）。b）对初次投诉的客户，第一时间倾听客户的来访缘由，并引领至接待区；如为多次上门投诉的客户或群诉，前台人员应第一时间通知客服部门和本部门分管领导，并协助做好接待服务工作。c）其他无关人员来访，要婉言谢绝，并避免其进入公司办公区域。3.3 会议室管理 a）预订人应根据 OA 上会议室安排情况自主预定会议室，如遇公司紧急及重要会议时，由前台人员根据会议重要性进行协50、调及会议服务的安排。b）会议使用部门如需向公司借用会议设备（如激光笔、电脑等），应填写办公用品借用登记表（见 GTH4612前台工作标准）并及时归还。c）会议结束后，应及时检查会议室并填写检查清单（见 GTH4612前台工作标准）。3.4 收发工作管理 a）寄件管理：前台人员需与经办人确认寄发方式和支付主体，填写快递收发登记表（见附录 D）。b）收件管理：收到信件或物品后，通知相关人领取并填写快递收发登记表（见GTH4612前台工作标准）。c）费用管理：由行政部门负责人确认账单后，按照财务相关流程进行支付。3.5 报刊资料的管理 负责公司订阅的报刊资料的分发，认真检查每日报刊资料分送情况，避免51、错送漏发。GTHO83000-2019 GTHO83908-xx 项目商务接待工作标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 商务接待工作标准 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）接到商务活动接待任务通知 最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间/节点执行岗位节点执行岗位 商务接待参与人员 2 节点成果要求 a）接待开始前：接待主责部门根据商务接待管理标准（GTH4220）在规定时间节点前，分配接待任务并52、编制接待方案；b）接待工作实施：接待主责部门根据接待方案执行接待工作；c）接待完成后：由接待部门形成商务接待记录表及重要客户档案，并根据财务规定在费控平台进行报销。3 节点操作步骤 3.1 接待开始前 a）接待主责部门负责确认接待规格及要求，落实接待责任人，；内部接待原则上安排在公司员工食堂，根据核定餐标执行；b）重要接待的接待方案由接待主责部门完成编制后，报行政部门及项目公司领导审核；日常接待由各职能部门自行编制，报部门负责人审核执行；c）接待方案的编制做好突发状况的相应预案；d）接待主责部门应根据接待方案，做好各项筹备工作，其他部门应根据需要给予协助。3.2 接待工作实施 3.2.1 过程53、组织 29GTHO83000-xx 30 a）接待主责部门在接待过程中，须以专业、高效的服务水准落实接待方案中明确的要求，妥善安排来宾接送、住宿、用餐、用车、会议、游览、参观、娱乐、礼品等事项；b）发生突发状况时，应及时通报信息并灵活处理。3.2.2 安全确认 接待完毕，接待主责部门致电确认客人安全返程，咨询随行工作人员对接待工作的满意程度，吸取意见完善接待流程，提升服务品质。3.2.3 保密要求 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议内容等，应明确并遵循保密要求。对外宣传文稿应经主责部门分管领导审核；对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。3.3 接待完成后 3.3.1 接待总结 a）重要接54、待完成后，接待主责部门应于当天报送重大信息，并及时将相关资料汇总至行政部门；b）接待主责部门应将来访人员、接待内容等资料录入商务接待记录表和重要客户档案，并统一反馈至行政部门，重要客户档案及接待影像资料应与相关业务部门信息共享；c）重要接待完成后，接待主责部门应组织召开复盘会议，总结、回顾接待工作的经验与教训，并形成资料存档。3.3.2 接待费用管理 a）对外接待应优先选择协议单位，签单人员应在账单中注明事由、签名及联系方式等信息；签单费用按月结算，按照本单位财务审批流程进行支付；b）非签约协议单位费用报销由费用归属部门经办人按照行政费用管理标准（GTH4710）及财务相关规定办理费用申请及报55、销手续。GTHO83000-xx 31 GTHO83909-xx 项目会务管理工作标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 会务管理 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）接到会议通知 最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间/节点执行岗位节点执行岗位 会务工作人员 2 节点成果要求 a）年度：项目公司行政部门按照行政费用管理标准（GTH4710）,负责本公司年度会议预算的制定和统筹，其他业务部门负责本部56、门年度会议预算的编制与执行；b）会前筹备：会议主办部门根据会务需求，参考 会务工作管理标准（GTH4210）中会务工作流程等,拟定 会议会务方案，由会务责任部门审核并完善会务方案；c）会中管理：会务责任部门在会务过程中，严格执行会议方案，妥善安排会务工作；d）会后管理：主办部门填写会议会务记录表，并对会议资料进行备案，对相关费用进行结算。3 节点操作步骤 3.1 会前筹备 a）会议主办部门即会议主责部门，需根据规范流程及标准进行会议会务方案的拟定，并发起会议立项申请（按需），报对应权限人员审批执行；b）会务责任部门根据会议主办部门要求，审核并完善会议会务方案，经责任部门和主办部门负责人确认后，57、配合主办部门组织实施，会务责任部门可为行政部门或相关部门；c）日常例会及小型会议无需方案，确定会务责任人后实施相关工作即可；大型会务GTHO83000-xx 32 需根据会议性质自行制定“会务指南”。3.2 会中管理 会务责任部门在会务过程中严格执行会务方案，妥善安排相关工作，如茶水、茶歇、会议用餐、住宿等；培训会议按照员工培训管理标准（GTH2310）执行。3.3 会后管理 a）会议结束后，会议主办部门需及时回收物料并清场，填写会议会务记录表，并对会议资料进行备案，重要会议应于结束当日报送重大信息；b）会议主办部门应根据财务报销流程，及时结算会务费用，费用如需由多部门分摊，会议主办部门需事先58、在会议会务方案总体预算中体现。GTHO83000-xx 33 GTHO83910-2019 项目后勤管理工作标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 后勤管理 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间/节点执行岗位节点执行岗位 后勤工作人员 2 节点成果要求 保障公司行政事务正常运行。3 节点操作步骤节点操作步骤 3.1 工商管理：负责公司营业执照的年检及变更、新公司59、设立及资质证书到期续申请、日常变更工作等日常管理工作，保障公司正常运作。3.2 行政 VI 管理：严格根据公司行政 VI 应用指引要求，制作公司办公用房标识、办公易耗物品、会务接待物料等物品。3.3 采购管理：严格按照公司行政费用管理标准（GTH4710）采购各类办公物品、礼品、固定资产等，并做好相应台账、调拨等工作。3.4 预算管理：严格按照公司全面预算管理标准（GTH3210）对进行预算的编制、执行。3.5 资产管理：严格按照公司行政资产管理标准（GTH4410）进行资产的购置、维修、处置。3.6 办公用房管理：负责办公用房的调配、装修、改造、维护保养等工作，确保办公用房合理利用。3.7 60、员工食堂的管理工作：严格按照员工食堂管理操作指引（见 GTH4710行政费用管理标准）进行管理，提升员工满意度，打造员工安全、放心、满意食堂。GTHO83000-xx 34 a)采购管理：食材采购实行计划管理，每周五制定下周 菜单，采购物品需分种类，原则上食材（含干调、食杂）须在全国连锁超市购买，超市外渠道供应商至少 3家且只能使用合格供应商，特殊情况下须经行政部门审批；所采购大项食材清单须公示，行政部门和财务部每月至少一次对采购数量点验；b)卫生管理：食堂人员需遵守食堂工作人员卫生规范，做好前厅环境卫生维护及后厨卫生管理；就餐人数超过 100 人的，食堂熟食需按规定留样，并填写员工食堂每日留61、样记录表；c)安全管理：食堂人员健康证及时更新、公示，及时检查电器及设备，并由专业公司按时清洗。行政部门需定期确认检查记录，并配备必要的消防设备；d)其他管理：行政部门制定食堂文明公约，规范员工就餐秩序，负责宣贯，并将内容上墙。每季度至少组织 1 次食堂满意度调查，行政部门在 3 个工作日内做出响应。3.8 员工福利管理工作：根据薪酬福利管理标准（GTH2510），按时做发好福利的统计、购置、发放工作 3.9 办公环境管理：严格按照办公区域日常管理标准（GTH4430）进行管理 a)办公区域 5S 管理：包括整顿、整理、清扫、清洁和素养，具体管理要求见办公区域 5S 管理要求，行政部门每月进行62、 1 次 5S 检查；b)消防安全管理：行政部门应按照消防法规标准配置消防设施设备、应急照明设施、消防安全疏散指示标志等；c)用电安全管理：公司员工使用各类设施设备时，应遵守相关的操作程序和要求，禁止违规操作以保障用电安全；d)防盗安全管理：公司应在办公场所安装监控设备，对来访客人应加强管理。公司员工使用各类设施设备时，应遵守相关的操作程序和要求，禁止违规操作以保障用电安全；e)着装规范：对公司重大会议或对外接待、商务活动，应按事前通知要求统一着装；新款工作服原则上穿着 3 年。3.10 其他日常管理 办公区绿植布置及管理、员工入/离职管理、通讯网络管理、安保人员管理/安保设备维护等、办公杂费63、管理（含物业费,水电煤，网络，电话，刊物征订等)、节假日管理。GTHO83000-xx 35 GTHO83911-xx 项目车辆管理工作标准 1 节点主要属性 表 1 节点主要属性表 节点名称节点名称 车辆管理 节点适用范围节点适用范围 投资项目商业代建项目保障房/安置房项目节点验证方式节点验证方式 共同完成会议评审流程签署资料验证现场检查前置节点（条件）前置节点（条件）最晚开始时间最晚开始时间/紧后节点（工作）紧后节点（工作）/最晚结束时间最晚结束时间/节点执行岗位节点执行岗位 2 节点成果要求 保障公司正常、安全用车。3 节点操作步骤 3.1 车辆配置 车辆配置标准、参考车型见行政费用管理64、标准（GTH4710）相关规定。各单位应遵循“先调配、后购置”的基本原则开展车辆配置相关工作，对符合车辆调配或购置条件的单位，由使用单位行政部门按购置标准发起 OA文件审批单，对应审批权限表进行审批。3.2 日常管理 各单位行政部门应按“轻重缓急”的原则实施车辆调派，确保工作顺利开展和行车安全，并做好相应出车记录。特殊情况需外借时，须由借车单位填写借车申请表，经借入、借出单位负责人审批后予以实施。外借期间，车辆的用油和驾驶员补助等相关费用，由借车方承担。调派车辆使用，原则上一律由专职驾驶员驾驶，专职驾驶员不够安排时，可安排具有合法驾照的人员驾驶，并承担驾车期间的交通事故、违法违规责任。交通事故65、处理结果应及时备案到本公司行政部门，重大事故（50000 元以上/次）赔偿方案须报绿城中国总裁办备案。36 GTHO83000-xx 公司车辆应停放在指定位置，驾驶员出车完成后，应上交车辆钥匙至车辆管理员专人保管，严禁公车私用，行政部门和驾驶员要认真保管好公司车辆，防止丢失和人为损坏，行政部指定人员按车辆日常检查清单每日例行做好本单位所有车辆安全检查与卫生清洁工作。车辆日常用油管理，原则上应持卡到加油站加油。市外行车需加油时，须凭盖有税务、加油站单位印章的正式发票报销；管理人员专车用油相关费用在管理人员薪酬福利交通补贴预算中列支。公司车辆维修保养、维修，应由驾驶员填写车辆维修保养申请表，费用在66、 5000 元以下的，直接报销；5000 元及以上的，由行政部门发起文件审批单，按照绿城中国管理审批权限表（GTH1211）中“物品采购”进行审批，同意后由行政部门负责维修，在费控系统中进行报销。车辆因公在外地遇车辆故障急需在外维修的，须事先征得本公司行政部门负责人同意，维修后将汽车维修清单、发票等交行政部门负责人（或车辆管理员）审核登记，经审核同意准予报销（交通事故维修除外）；各单位行政部门应以月为单位做好车辆相关使用费用统计，车辆年审、养路费缴纳、车辆保险购买等由行政部门统筹安排人员具体办理（含所有专车），做好记录。为加强车辆费用管控，公务车需统一使用油卡、ETC 卡，专卡专用。3.3 车辆处置 项目清盘不再需要配置车辆，或管理人员异动不再符合车辆配置条件的，应由所在子公司行政部门负责对车辆进行回收，对车况进行评估，并做出调配、变卖（转让）、报废等处理。车辆使用年限在 12 年及以上、行驶公里数超过 35 万公里、车况不佳严重影响行车安全的（经第三方评估鉴定），按照审批权限批准后，方可做变卖（转让）、报废处理。