1、中 国（郑 州）世 界 旅 游 城 市 市 长 论 坛策 划 方 案中 国 郑 州目录12活动概述Site Layout场地规划Activity overview 3KV ExtensionKV及延展20202020中国（郑州）世界旅游城市市长论坛中国（郑州）世界旅游城市市长论坛活动规划主办方规划会议具体流程，本次XXX专注于为您提供以下服务：p活动整体布置p主KV设计及延展主办单位：2020中国（郑州）世界旅游城市市长论坛策划制作：XX有限公司活动名称：2020中国（郑州）世界旅游城市市长论坛活动时间：活动地点：河南郑州会展中心轩辕堂参与人数：1000人左右嘉宾属性：主办单位领导、承办单位领2、导、专家学者代表、企业代表等。The OrganizerExecute CompanyActivity ThemeActivity DateAbout GuestsNumber of Guests Activity 活 动 属 性S Site ite L Layoutayout场地规划场地规划VIP 入 口 门 楼观 众 入 口 门 楼入 口 主 题 特 装主 题 合 影 墙 特 写签 到 处 实 景 图签 到 处 3D 模 型 图会议中心大厅实景图展 示 特 装 特 写议 程 墙 特 写特 装 展 示 墙特 装 展 示 墙 特 写主 舞 台 特 写路 引路 引大 会 就 餐 区KV Exte3、nsionKV ExtensionK V K V 及延及延 展展主KV一主KV二主KV三贵宾室/采访区画面欢 迎 墙 画 面大 会 嘉 宾 致 辞 画 面路 演 画 面路 演 画 面（无演讲PPT）大 会 转 播 画 面大 会 签 约 仪 式 画 面大 会 会 议 用 包 示 意大 会 桌 卡大 会 便 签 纸/椅 背 贴A4便便签纸：210mm*297mm（200g双胶双胶纸）大会椅背大会椅背贴：100mm*200mm（背胶（背胶）大 会 温 馨 提 示 卡大会温馨提示卡：大会温馨提示卡：A4大小，大小，铜版版纸指示展架示意图易拉宝：易拉宝：800mm*1800mm话 筒 贴、接 机 牌接机4、牌：接机牌：600mm*400mm（KT板）板）话筒套：筒套：100mm*100mm*55mm（KT板）板）便 签 纸、台 卡 示 意 图A4便便签纸：210mm*297mm（200g双胶双胶纸）A4三角台卡：三角台卡：210mm*110mm（250g铜版版纸）午 餐 券 示 意 图会 议 手 册 示 意 图Comprehensive Comprehensive ExecutionExecution执行统筹执行统筹项目筹备组现场布置组后勤服务组执行负责人设备控制场地布置流程控制后勤负责人现场维护人员组织时间控制创作总监物料设计空间设计方案策划场地丈量工程预算物料制作组制作工程部进度控制物料选择5、印刷制作运输送货客户联络组客户总监人员对接财务管理客户沟通项目总监项目统筹执行管控前期筹备场地推荐现场实地考察制定详细计划第三方协调第三方培训活动资料整理相关物品的设计与制作各方的沟通与协作现场实施会议安排资料收集活动管理流程管理设备管理用品管理VIP管理危机管理及应急预案后期总结影像资料整理活动DVD制作活动影集制作活动总结报告资源保障集团优势保障强大创意团队项目运营团队项目评估团队第三方资源保障500余家协议供应商长期合作，节省成本各地操作，经验丰富完善管理，保证质量第三方培训，满足各种需要专业的团队保障丰富的项目运作经验工作高效、细致、沉稳团队战斗力强，充分协作24小时待命，随时进入状态6、优质的工作永远是我们的第一 使命46最为详尽的时间推进表;活动执行手册、活动设计制作手册、活动节目手册;活动流程表、活动日程表、活动AV流程、活动接待流程、活动搭建流程;活动人员分工、活动人员联络表、活动物品清单、活动礼品分配清单、内部用品清单;后勤保障文件、活动备用文件、各类签到表格;Working ScheduleSampleSampleVIP Check ListSampleEvent Check List重要文件执行47所有文件字体严格遵循公司规范发送邮件请抄送项目总监、项目组相关人员所有邮件要求接收人必须有反馈电话沟通使用礼貌规范用语所有文件更新后使用日期标注后缀，以便他人调用各种会7、议要做到有会前议程文件及会后纪要文件，做到所有事项落实到书面对于各种项目的确认，严格要求必须有书面的回复确认（包括电子邮件、短信、电话录音等）所有项目有关文件做到严格保密，非项目组成员调用需征得项目总监的许可前期工作48确认布置物尺寸和设计；确定材质的安全性和环保性；确定制作周期，保证制作时间；使用相同材质，制作小稿请活动负责人确认；物料准备期间前往施工场地，监督颜色、材质等工程质量，核查制作情况；现场搭建时，规定搭建时间，提供细致的AV设备清单，安排技术人员熟悉现场流程；通过彩排，调试灯光、确定位置、设定程序，发现问题并解决；制作管理49 活动搭建物及设备（结构及设备）-统一清点 统一包装 8、统一运输-运输全程监管，确保按时到达现场-统一卸货及安装，活动结束统一撤场 活动用品（装饰用品、活动文件、简易用品等）-统一清点 统一装车 统一运输 -运输全程监管，确保按时到达现场-到达地点及时清点，确保所有用品准时到达 -活动结束统一回收 活动礼品（礼品包装、各类礼品等）-统一清点 统一装车 统一运输-运输全程监管，确保按时到达现场-到达地点及时清点，现场包装，确保完好、美观物流管理安排专人负责制作物搭建的整体监控；提前办理场地搭建手续；按照搭建区域提前制定搭建规划，现场搭建时，规定搭建时间；监督制作物颜色、材质等工程质量，确保搭建进度，保证搭建时间安排专人负责AV设备搭建的整体监控；提前9、制定活动环节AV使用流程；提前安排技术人员熟悉现场场地及现场流程；通过彩排，调试灯光、确定位置、设定程序，发现问题并解决；制 作 物 搭 建A V搭 建搭建管理51礼仪安保人员摄影摄像师临时工作人员招募面试前期培训岗位细节培训现场服务现场环境熟悉第三方管理52严格按照活动规定，统一着装；应礼貌微笑欢迎来宾及其他客户，使用礼貌用语；在遇到来宾咨询的时候，不管是否属于自己管辖范围，都不能拒绝回答问题，如果有碰到自己不清楚或者难以解决的问题，必须第一时间通知直接领导；不得与现场来宾谈论本项目以外其他事情，也不得对客户擅自进行任何评论；活动进行期间，不得将自己的手机关闭或者处于呼叫转移状态，为防止通讯10、问题出现，请自行准备备用电池、备用手机等其他解决方式；活动执行期间，不得在公开场合吸烟、聊天、打闹、吃东西，不得擅自品尝为嘉宾准备的餐饮；有义务对活动现场所有搭建物、制作物、AV设备等进行看管及保护，有义务阻止其他非项目组工作人对于上述设备的接触与操控；按照分工要求，逐级汇报，不得越级汇报；遇到突发情况，请冷静思考，第一时间通知主管领导；没有经过主管领导许可，不得擅自离开自己工作岗位；第三方执行要求危险管理场地内提供有紧急疏散通道活动开始前，将确认紧急通道的畅通发生紧急情况，迅速打开所有紧急通道，疏散人群；每个通道有1-2人负责每个紧急通道门框处、周围通道有明显指示，便于人们在紧急情况下辨认其11、余小设备，如：无线麦、对讲机、鲜花、颁奖道具、发放礼品、会务用品等将预留备用设施离事发地最近的保安将以最快的速度赶到现场，灭火、疏散来宾；其余保安将由保安总负责人依据现场情况统一指挥火灾发生后应立即疏散人群并拨打119，派出人员接应消防车，必要时向有关单位联络，请求支援 立即切断电源，打开应急灯各员工应立即用所配置的灭火器材进行灭火各员工应保持现场秩序，防止人为捣乱，造成更大的损失救援工作结束后，认真清理现场，统计损失，尽快恢复正常秩序火情处理紧急疏散其他备份场地内设消防设备摆放点若干，摆放位置：签到区、会场内、大厅、用餐场地、晚宴场地、连接通道并分别由若干保安负责。保安将对消防器材进行最后的12、检查发生设备备份（1）保证在活动的相关物料的设计和布置上，根据活动目的、活动主题和项目特征，设计出创意精彩、新颖别致，能形成良好印象的作品。（2）在该项目中，将按贵公司的要求尽公司最大力量，团队服务、硬件资源配置上投入最大力量，保证在现场的布置和维护过程中全程跟踪服务，协调的各项工作进程。如出现突发事件，在第一时间内予以解决。（3）保证现场布置的重要部分和技术部分都严格把关，通过国家规定的安全技术标准，并在正式使用前进行相关的试验，为正式活动的启用做充分准备；（4）在现场不知道相关材料选择上，都按照郑州的行业标准进行选材和制作，保证所有材料和设备都能够符合活动的高规格和高标准。（5）保证在活动开始之前即进场布置，按照沟通时间进场布置完毕；相关紧急需要或需要临时增加的物料根据数量与难度在甲方提出要求后-5天全部准备完毕，并运往活动现场；活动结束后，所有物料及时撤离现场。我们的承诺：感谢您给予我们一个为您服务的机会，本方案初步方案，请贵公司亲读指导，以便我们进一步完善整体方案。期待与您的沟通与交谈。下面，请允许我为您介绍XXTHANKSTHANKS！