1、地产（集团）公司 建设工程资料管理办法编号： HXDC-G-GC-B15-03修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人2015-7完成修订王东庄蔚张荣敏地产（集团）公司建设工程资料管理办法第一章 总则第一条 目的为了加强地产（集团）公司（以下简称“地产集团”）建设工程资料管理，规范工程资料的收集、整理、编制、审核、移交、保管等工作，确保工程资料全面完整、客观真实、可追溯、可复查，特制定本办法。第二条 适用范围本办法适用于地产集团建设、开发的所有项目工程资料收集、整理、编制、审核、移交、保管等工作。第三条 关键术语解释（一）建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、2、图表、声像等各种形式的历史记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。待工程竣工后须报送城建档案管理部门。（二）建设工程资料：从酝酿决策到竣工验收移交的过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括项目的提出、调研、可研报告、评估、勘测、设计、施工、调试运行、竣工移交等工作活动中所形成的纸制资料（文字、图纸、图片等）、电子资料（图片、声像等）和其它载体资料。第四条 建设工程资料管理原则1. 集中统一管理；2. 工程一开始就与建立档案工作同步进行；3. 工程建设过程中，要与过程管理和竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；4. 工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工资料、3、竣工图的验收同步进行；5. 最后完整的建设工程资料统一移交给分公司工程管理部门。第二章 职责与分工第五条 主要职责(一) 地产集团工程管理中心：1. 制定地产集团建设工程资料管理办法；2. 组织管理办法的培训；3. 不定期检查办法的执行情况；4. 根据检查结果给运营部门提供考核依据。(二) 各分公司工程管理部门：1. 编制实施细则，并规范建设工程资料管理行为； 2. 定期检查所辖范围内各个项目的建设工程资料形成过程的真实性、准确性、完整性、及时性。3. 负责对所属分公司工程资料管理工作进行业务指导，并对其进行监督和检查。4. 负责对竣工工程资料进行审核，督促项目部移交工程竣工资料。5. 督促结4、果考核的落实。(三) 甲方项目部（以下简称“项目部”）：1. 执行建设工程资料管理标准、制度和实施细则；2. 对项目建设工程资料准确、完整、齐备负全责；3. 对各资源单位工程资料编制过程监控管理，收集、审核及整理竣工资料；4. 每月上报建设工程资料的过程整理情况说明；5. 设置单独的资料室,以便于档案资料的管理和收存。第三章 建设工程资料管理流程第六条 建设工程资料管理流程（一）资料收集项目资料员收集来自资源单位或公司相关部门的工程资料。（二）登记项目资料员按照工程资料管理的分类进行登记备案，填写附表一工程资料接收登记表。（三）提交项目经理处置项目资料员接收资源单位或公司内部的资料文件需提交甲5、方项目经理（以下简称“项目经理”）处置，由其根据资料文件内容明确所涉及的资源单位、人员、公司相关部门。（四）下发或上报项目资料员依据项目经理意见将接收的资料文件下发或上报给相关资源单位、项目相关人员、公司相关部门，并填写附表二工程资料发放登记表。（五）整理、归档将接收或需下发并保存的工程资料及时按第四章第七条中工程资料分类整理归档，填写附表三工程资料管理通用目录并装入统一的档案盒及资料柜。（六）借阅项目人员、公司相关部门、资源单位因工作需要，对项目部工程管理资料进行借阅时，项目资料员需填写附表四工程资料借出登记表。（七）保存日常项目工程资料的保存由项目资料员负责管理，项目部设置独立的资料室并定6、期核对、清点和维护。（八）检查或抽查分公司工程管理部门定期组织对各在建项目的资料管理工作进行检查或抽查。（九）移交建设工程档案在竣工后经当地城建档案管理部门审查合格，一套移交当地城建档案管理部门永久存档，一套移交分公司工程管理部门备查，一套移交物业使用，同时填写附表五工程资料移交书；建设工程资料在竣工后经分公司工程管理部门审核合格后，移交分公司工程管理部门存档，同时填写附表五工程资料移交书。第四章 资料管理办法建设工程资料工作是工程建设过程的一部分，是工程建设的实际反映，是维护使用和改扩建的技术依据，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。第七条 建设工程资料的归档内容建设工程资料归档的主要内容7、为六个方面，即： 序号归档内容分类1工程准备阶段文件2监理文件3施工文件4竣工图5竣工验收文件6综合管理文件(包括工程日常往来文件、会议纪要)第八条 工程图纸管理(一)工程图纸的分类序号工程图纸的分类备注1方案图、扩初图、施工图工程设计图纸2主体工程（建筑、结构（含路基路面）、给排水、电气、热力、燃气、通风空调）需发放图纸及设计变更文件涉及的专业3智能化工程4电梯工程5厂站机电设备工程6园林绿化、照明及交通工程7铝合金门窗工程8二次装修9其它零星项目，如百页、栏板、局部做法修改等(二) 工程图纸电子版本要求1.施工图和竣工图要求移交CAD电子文件，图形电子文件必须为DWG格式，电脑建筑效果图应8、为JPG格式。2.施工图和竣工图电子文件目录表要求采用Word、Excel或txt文本软件编制。3.电子版本要求分项目、类别用光盘装载，除图形文件外，还要有汉字字形库、压缩解压工具和其他保证能够完整读出再现图形的工具和软件，并要确保光盘不带病毒。(三)工程图纸的管理1.项目保存、使用的施工图由项目资料员分类按编号顺序存放。2.所有图纸要标明项目、专业、图名、图号、版次及出图日期，并有完备的签字盖章手续及施工图目录。3.施工图纸必须设置专用的位置分类管理码放,并应设置读图台，以便于专业工程师进行读图、审图工作。（四）工程图纸及设计变更文件需发放的单位：1现场专业工程师； 2监理项目部；3总包项目9、部；4相关分包单位；5相关供应商。(五) 竣工图编制及审核集团、分公司工程、成本、设计管理部门，以及项目部对竣工图的编制和审核管理，具体详见地产（集团）公司竣工图编制及审核操作指引。 第九条 建设工程资料文件日常管理(一) 原则上所有施工单位的文件先全部交项目监理部审核，由监理部签署意见后转发项目部处理。(二) 来文处理流程：外来文件原则上统一安排项目资料员对口接收、登记，在工程资料接收登记表上登记后，在1个工作日内报项目经理。项目经理签署处理意见，指定处理责任人和时间要求。(三) 发文处理流程：应以会议或书面的形式明确各单位文件接收人不少于2人。文件登记后，项目资料员填写工程资料发文登记表，10、根据批示或职能发放给相关人员及单位，由接收人签名确认。传真和重要文件须及时电话确认是否收到，并保留传真凭据和电话确认记录。重要的电话也要进行记录，但原则上尽量采用会议纪要、工作联系函等书面文件。(四) 对内发放与对外发放登记应分开，对外单位的发放应尽量做到除了在工程资料接收登记表、工程资料发放登记表上签收外，在文件原件上也直接签收（需写明签收单位、姓名、时间），以便在涉及到项目各项（如财务、法律）事务时可作为直接依据。(五) 资料借用、调用、查阅要经批准并填写工程资料借出登记表，调阅重要文件要复印存底，项目部以外人员借阅，除需要填写工程资料借出登记表，还需经项目经理批准后方能借出。(六) 项目11、部建立“文件夹目录”，由项目资料员在文件柜门处张贴，以便于查阅。文件夹侧面标识文件夹分类编号和名称。每个文件夹首页建立工程资料通用目录，包括序号、文件编号、主题内容、日期、处理人、备注。(七 ) 项目部需建立重要电话记录本、项目大事记录本、项目内控计划、天气晴雨表、值班记录本（由值班人员在当日下班前填写完成），并在项目办公室上墙悬挂。 (八) 项目资料员或主管工程师对所保管的全部资料，每半年核对清点一次，发现破损档案应及时修复或复制。存放档案排列整齐，保持档案柜内外清洁卫生。第十条 建设工程资料的有效使用（一）工程设计文件的有效使用：项目部负责工程图纸的受控使用和分发。1.工程图纸在各使用场所12、的使用必须加盖设计院出图章，方为有效；2.工程图纸发放单位必须保证发放有效图纸并履行发放签收手续；3.有效工程图纸必须受控使用，不得私自更改。如确属图纸错误，必须执行设计变更流程方可改图，否则使用无效图纸而产生的不良后果由使用者承担。(二) 分公司工程管理部门文件生效条件：专业工程师签字、项目经理签字、分公司工程负责人签字方为有效。第十一条 建设工程资料的废止条件（一）设计院出具修改通知单标明废止图纸编号时，相应标明编号的图纸须废止使用。（二）为确保图纸的适用与有效性，由分公司设计管理部门统一确定作废版本的图纸，同时发放新生效版本，回收情况填写图纸发放回收记录表，并签名确认。第十二条 建设工程13、资料的归档(一) 建设工程资料归档：1. 项目部日常工作中产生的文件档案原件统一由项目资料员或主管工程师登记归档，项目各专业工程师自行复印存档留底。移交到项目资料员或主管工程师的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本。移交时要填写文件交接登记表，由移交人与接收人共同签名确认。2. 文件归档使用统一的资料盒，每个资料盒均建立检索用卷内目录，并按照卷内目录的顺序及资料与记录的先后顺序收集存放。建设工程资料在标识清楚完备后，由项目资料员或主管工程师按分类编号存放，要有固定的文件夹，放入编有序号的资料柜中妥善保管。3项目报批报建的申请文件及政府批文及合同原件、付款、结算、进度计划采用书面文档存档管理。月14、资金计划、工程进度计划、月工作计划（计划评估）、工程月报、周例会纪要、专题会议纪要以电子文件形式分类存档，由项目资料员或主管工程师统一管理。 4电子文档公共文件夹阅览权限设置为只读共享，由项目资料员或主管工程师管理及更新。(二) 建设工程档案归档：1.归档的建设工程档案，应按照所在区域的建设主管部门要求进行编制，卷内目录要求收集齐全、完整、准确、系统，各签证手续完备，字迹清楚；原件严禁用复印、复写及易褪色的墨水编制和书写。建设工程档案的整理装订，文字材料以A4规格为标准，不够大的采用空白A4纸垫衬裱糊，采用城建档案管理部门统一印制的表格和卷皮、盒，用棉线装订整齐。2.竣工图采用手风琴式折叠，大15、小为四号图幅，按顺序装入资料盒。3.卷内目录、移交目录和卷盒封面的书写应采用墨汁、碳素墨水书写或黑墨打印，要求用字规范、楷写公正、揭示清楚、真实准确。第十三条 建设工程资料的移交要求 1. 建设工程档案应一式三套，在竣工后经当地城建档案管理部门审查合格，一套移交当地城建档案管理部门永久存档，一套移交分公司工程管理部门备查，一套移交物业使用；除建设工程档案外的其他建设工程资料由分公司工程管理部门存档。2.属于报送城建档案管理部门的资料，在取得建设工程档案预验收合格证之日起三个月内向城建档案管理部门移交完毕，项目部应在其后一个月内完成与物业及分公司工程管理部门的移交。第五章 奖罚第十四条 奖惩措施16、(一) 各分公司工程管理部门应对项目部进行宣讲，并对执行不力的项目予以处理，包括与季度个人绩效挂钩；(二) 地产集团工程管理中心定期组织第三方评估（包括检查过程文件），对评估结果进行排序和发布，对优秀分公司和项目部进行表彰；对弄虚作假、故意漏项等情况将严肃处理，并视情节轻重遵循公司纪律与处罚管理规定给予处罚。第六章 附则第十五条 本办法是对原地产（集团）公司建设工程资料管理办法（编号HXDC-G-GC-B14-03）的修订，自发布之日起实行，原地产（集团）公司建设工程资料管理办法废止。第十六条 本办法涉及的建设工程资料管理中的档案管理按照公司档案管理制度执行。第十七条 对于下设项目公司的分公司17、，分公司可向项目公司授权，具体内容由分公司自行决定。第十八条 本办法由地产集团工程管理中心负责编制、修订和解释；附表一：工程资料接收登记表附表二：工程资料发放登记表附表三：工程资料通用目录附表四：工程资料借出登记表附表五：工程资料移交书附表六：工程资料移交单附件一：工程资料管理流程图附件二：地产（集团）公司竣工图编制及审核操作指引附表一： 工程资料接收登记表序号编号文件名称份数发文人日期备注附表二： 工程资料发放登记表序号编号文件名称份数接收单位接收人日期备注附表三： 工程资料通用目录工程名称资料类别序号资料编号内容摘要日期处置人备注附表四： 工程资料借出登记表序号文件名称份数申请单位用途申请人借出日期联系电话返还日期备注附表五： 工程资料移交书 按公司规定向 办理 工程资料移交手续。共计 册，其中图样材料 册，其它材料 张（ ）。具体详见工程资料移交单移交部门： 接收部门： 移 交 人： 接 收 人：移交日期： 年 月 日 （此移交书作为公司内部资料移交证明，明细见附表六）附表六： 工程资料移交单项目名称： 共（ ）页 第（ ）页 年 月 日序号资料或图纸名称单位（套/页）数量移交时间备注移交人签字： 接收人签字：附件一： 工程资料管理流程图