1、竣工资料整理办法前 言 本办法依据河北省公路工程竣（交）工验收办法实施细则编制而成。 在编制过程中，编制组开展了专题研究，进行了比较广泛的调查，总结了多年来全省各条高速公路建设工程文件归档整理工作的经验，参考中华人民共和国国家标准GB/T11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求，并广泛征求了有关单位的意见，对主要问题进行了反复修改，最后经审定定稿。 本办法主要规定的内容有：工程竣工文件的归档范围及质量要求，工程文件的立卷，工程文件的归档，工程档案的验收与移交。 目 次1总 则12术 语23基本规定44工程文件的归档范围及质量要求.5 4.1工程文件的归档范围5 4.2归档文件的质量要2、求55工程文件的立卷7 5.1 组卷的原则和方法7 5.2卷内文件的排列8 5.3案卷的编目8 5.4案卷装订11 5.5卷盒、卷夹、案卷脊背126工程文件的归档137工程档案的验收与移交14附件：一、竣工文件组成目录及特殊说明二、公路工程交工验收申请三、公路工程项目执行报告四、公路工程交工验收报告1、公路工程交工验收质量评定表2、公路工程交工验收各合同段工程质量评定表3、公路工程（合同段）交工验收证书五、公路工程竣工验收鉴定书1、公路工程竣工验收委员会（专家）工程质量评分表2、公路工程竣工验收工程质量评分表3、对项目参建单位工作综合评价表4、公路工程竣工验收建设项目综合评定表六、参建单位工作3、综合评定等级证书七、基本建设项目文件材料保管期限八、案卷封面式样卷内目录式样卷内备考表式样案卷脊背式样l总 则 1.0.1为加强承唐高速公路竣工文件的归档整理工作，统一建设工程档案的编制标准，建立完整、准确的工程档案，制定本办法。1.0.2本规范适用于承唐高速公路承德段竣工文件的归档整理以及工程档案的验收。1.0.3竣工文件的归档整理除执行本办法外，尚应执行现行有关标准的规定。2术 语2.0.1建设工程项目(construction project) 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所4、组成。2.0.2单位工程(single project) 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。2.0.3分部工程(subproiect) 单位工程中可以独立组织施工的工程。2.O.4建设工程文件(construction project document) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。2.0.5工程准备阶段文件(seedtime document of aconstruction project) 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设5、计、招投标等工程准备阶段形成的文件。2.0.6监理文件(project management document) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。2.0.7施工文件(constructing document) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。2.0.8竣工图(as-build drawing) 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。2.0.9竣工验收文件(handing over document) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。2.0.10建设工程档案(project archive) 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等6、各种形式的历史记录，也可简称工程档案。2.0.1l案卷(file) 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2.0.12立卷(filing) 按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。2.0.13归档 (putting into record) 文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。3基本规定3.0.1建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。3.0.2在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位履行下列职责： 3.0.2.1在工程招标及与勘察、设计、施工7、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求； 3.0.2.2收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档； 3.0.2.3负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作； 3.0.2.4收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案； 3.0.2.5在工程竣工验收前，对工程档案进行预验收；3.0.3勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。对列入竣工验收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，承包8、单位向建设单位移交符合规定的工程竣工文件。3.0.4建设单位对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。4工程文件的归档范围及质量要求4.1工程文件的归档范围4.1.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。4.1.2工程文件的具体归档范围应符合附件一的要求。4.2归档文件的质量要求4.2.1归档的工程文件至少有一套为原件。4.2.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。4.2.3工程文件的内容必须9、真实、准确，与工程实际相符合。4.2.4工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；除原始记录外，均可采用激光打印机、针式打印机打印，严禁使用喷墨打印机。4.2.5工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。4.2.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。计算机出图必须清晰，不得使用施工图的复印件。4.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章。 4.2.8.1竣工图章的基本内容应包括10、：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、驻地监理工程师。4.2.8.2竣工图章示例如下： 4.2.8.3竣工图章尺寸为：50mm70mm。 4.2.8.4竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。4.2.9不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法(GB10609 3-89)统一折叠成A4幅面(297mm2l0mm)或A3幅面(420mm297mm)，图标栏露在外面。5工程文件的立卷竣工文件按四篇整理编制，第一篇（综合文件）、第二篇（决算和审计文件）为甲种文件，第三篇（施工、监理文件）、第四篇（工程实体资料）为乙种文件。根据河北省11、公路工程竣（交）工验收办法实施细则第三十二条之规定，承包人须向业主提交2套监理工程师认为完整、合格的竣工文件，其中原件由项目法人保存，一套为复印件，由接管养护部门保存，且应将完整的竣工文件制成电子版（连续的PDF文件）一并交予法人。5.1立卷的原则和方法5.1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。对工程资料整理、存档的思路为：施工、监理对应资料不分开，报验、施工记录、检测记录、试验报告不分离，按照施工及报验资料顺序，由分项到分部，再到单位工程，进行积累罗列，工程结束，资料完成。装订时施工单位资料在前，监理资料在后，相互对应合订，超过规定厚度的，必须12、分册装订；如文件页数较少，也可采用合订，但应在合订本首页应有全册目录，并在原分册文件前增加本册的软封面。5.1.2工程文件一般按单位工程组卷。5.1.3立卷可采用如下方法： 5.1.3.1工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、施工监理文件、竣工图、竣工验收文件4部分； 5.1.3.2工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷； 5.1.3.3施工、监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 5.1.3.4竣工图可按单位工程、专业等组卷； 5.1.3.5竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。5.1.4立卷过程中宜遵循下列要求： 5.1.4.1案卷不宜过厚，一般不超过28mm13、（装订后不超过30mm）。 5.1.4.2案卷内同一责任者整理的文件中不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。5.2卷内文件的排列5.2.1文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。5.2.2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。5.2.3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。5.3案卷的编目5.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定： 5.3.1.1卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 5.3.1.2页号编写位置：单14、面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 5.3.1.3成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 5.3.1.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。5.3.2卷内目录的编制应符合下列规定： 5.3.2.1卷内目录式样须采用附件八的格式。 5.3.2.2序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。 5.3.2.3责任者：填写文件的直接形成单位。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 5.3.2.4文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 5.3.2.5文件题名：填写文件标15、题的全称。 5.3.2.6日期：填写文件形成的日期。 5.3.2.7页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。 5.3.2.8卷内目录排列在卷内文件首页之前。5.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定： 5.3.3.1卷内备考表的式样采用附件八的格式。 5.3.3.2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。 5.3.3.3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。5.3.4案卷封面的编制应符合下列规定： 5.3.4.1案卷封面印刷在卷盒、卷夹、卷宗的正表面。案卷封面的式样采用件八的格式。 5.3.4.2案卷封面的内容包括：档号、档16、案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限。5.3.4.3档号应由分类号、项目号和案卷号组成，如GL51CTGSTJ0542-xxx，其中GL51是无需改变的标准类目，CTGSTJ05是四级类目，代表承唐高速公路第五合同段，42是五、六级类目，xxx是流水号，由阿拉伯数字1开始向后编排。京承高速公路各合同段编排四级类目对照表如下：合同段编号四级类目对照编号合同段编号四级类目对照编号路基TJ1合同CTGSTJ01路基TJ2合同CTGSTJ02路基TJ3合同CTGSTJ03路基TJ4合同CTGSTJ04路基TJ5合同CTGSTJ05路基TJ6合同CTGSTJ06路基TJ7合同CTGST17、J07路基TJ8合同CTGSTJ08路基TJ9合同CTGSTJ09路基TJ10合同CTGSTJ10路基TJ11合同CTGSTJ11路基TJ12合同CTGSTJ12路基TJ13合同CTGSTJ13路基TJ14合同CTGSTJ14路基TJ15合同CTGSTJ155.3.4.4档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案保管部门填写。 5.3.4.5案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容（以分部工程为单位编写，如：承德至唐山高速公路承德段路基土石方工程（K1+000K4+000）。 5.3.4.6编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主18、要责任者。 5.3.4.7编制日期应填写案卷内全部文件形成的最终日期。5.3.4.8保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存。 长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。保管期限应符合附件七的要求。5.3.4.9密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。本工程可不填写密级。5.3.5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。5.4案卷装订5.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。19、既有文字材料，又有图纸的案卷亦须装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。照片、图片资料应装入符合国家标准要求的专用档案盒内。影像资料、电子资料应装入干燥、密封性能良好的密封箱内。5.4.2装订时必须剔除金属物。5.4.3为保证竣工资料的整齐，外封皮采用157g以上桔黄色铜版纸，由指定印刷厂统一印刷制作，统一制作、装订；内封皮由各单位按照规定格式的自行打印。5.5卷盒、卷夹、案卷脊背5.5.1案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。5.5.1.1卷盒的外表尺寸为305mm220mm，厚度分别为20、30。5.5.1.2卷夹的外表尺寸为305mm220mm，厚度一般为203020、mm。5.5.1.3卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。5.5.2案卷脊背案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。式样宜符合附件八。 6工程文件的归档6.0.1归档应符合下列规定： 6.0.1.1归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件材料的质量符合4.2的要求。 6.0.1.2归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。6.0.2归档时间应符合下列规定： 6.0.1.1根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。 6.0.1.2勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位21、归档。6.0.3勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。6.0.45勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。 7工程档案的验收与移交7.0.1 列入档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收。7.0.2档案保存部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容： 7.0.2.1工程档案齐全、系统、完整； 7.0.2.2工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况； 7.0.2.3工程档案已整理立卷，立卷符合本办法的规定； 7.0.2.4竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章； 7.0.2.5文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备； 7.0.2.6文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。7.0.3列入档案室接收范围的工程，在工程竣工验收后3个月内，必须向档案室移交符合规定的工程档案。7.0.4向档案室移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。