1、目 录1 编制目的12 编制依据13 适用范围14 信息流管理14.1 信息流来源及分类14.2信息流通方式及程序34.3信息收集和传递规定54.4 信息文函、表格的编码方式64.5文函处理时限74.6 信息整理及归档75. 附表91 编制目的为规范监理机构对工程建设中各信息源发出的工程信息的收集、加工处理、传递、使用及储存等的全部管理工作，特编制南水北调中线干线一期鹤壁段工程信息档案管理细则（以下简称细则）。2 编制依据(1) 南水北调中线干线一期鹤壁段工程合同文件；(2)科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）；(3)水利水电工程施工验收规程（SL223-1999）；2、(4)水利工程建设项目施工监理规范SL288-2003；(5)南水北调中线干线工程建设管理文件汇编。（6）南水北调中线干线工程鹤壁段代建项目建设管理制度汇编（试行）3 适用范围 本细则适用于鹤壁段工程、标段承包商与监理部间和监理部与代建部间的来往文函处理以及监理部内部的档案管理。4 信息流管理4.1 信息流来源及分类4.1.1业主信息（1）由业主单位提供的工程项目初步设计（或技术设计）报告、各类专题报告、工程施工招投标文件、施工合同文件等。（2）由业主单位下发的有关建设管理的各类“规定”、“办法”、“要求”，有关工程建设的各类计划、指示、通知、简报及其他文函，有关呈报事项的批复、批转、复函等。3、4.1.2设计信息包括施工详图、施工技术要求、技术标准、设计变更、设计（代）通知等文件。4.1.3施工信息主要由承建单位发出的工程项目施工信息。（1）施工合同管理信息。包括工程项目开工申请报告、施工组织设计、对设计图纸和设计文件的反馈意见、合同变更及设计变更问题的函（报告）等。（2）施工质量信息。包括承建单位质量保证体系的报告；承建单位测量、试验机构资质资料；原材料合格证明、试验资料、中间产品检测试验资料；单元工程、分部、分项工程“三检”资料及验收申请、工程验收质量评定资料及验收报告；质量安全事故处理报告及施工记录；施工质量安全月报等。4.1.4由监理单位收集、整理、加工、传递的信息（1）综合4、管理类信息。包括监理合同、协议，监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理工作程序、内部管理规章制度等。（2）组织协调类。包括施工图审查意见，施工组织设计（方案）审查意见、质量保证体系审查意见、开工申请报告的批复意见、设计变更签审单、设计交底会审纪要，专题及协调会议纪要、监理工程师指令、监理工作联系单等，有关通知及批复文件。（3）质量控制类。包括合同项目划分，原材料及中间产品监理检测试验资料，测量成果复核资料，工程质量、安全事故报告，因施工质量而发生的停工令、返工令、复工令，工程质量简报。（4）综合记录报告类。包括监理月报、年报、监理日志、监理大事记、监理工作总结等。（5）验收总结类。包括工序、单5、元工程及分部工程检查及开工、开仓签证及质量评定资料阶段验收、单位工程验收、竣工验收鉴定书及质量等级评定资料、监理报告。（6）其他有关合同规定和双方约定的资料。4.2信息流通方式及程序4.2.1信息流通方式监理工作的信息构成主要可分为两类：（1）表格式（分为两类）承包商提交的申请表格样式由有关专业监理工程师另行制定并适时修正。监理部用表暂列如下，如有调整，另行通知。监理工程师通知；批复表；开工通知；单位工程开工通知；分部、分项工程开工许可证；会议纪要；监理机构工作联系单；设计文件（图纸）签审单；工程变更通知单；工程暂停指令单；工程复工指令单；工程返工指令单；施工违约警告通知单；施工违规警告通知单6、；交工证书；单位工程缺陷责任期终止证书。（2）表格以外的其它形式，包括文字信息、声像、语言信息、新技术信息等。4.2.2信息流通程序提交资料（承包人） 退 修审核资料（监理人） 回 改 重 后 报 再 报是否符合要求 否 是资料报代建部监理人做出批复 备案 批复资料返承包人 图4.2.2-1承包人申报信息流通程序框图下发指令或通知（发包人） 转发指令或通知处理指令或通知（监理人） 对承包人 对 监 理 人内部传阅存档备查下发承包人回复文件给代建部图4.2.2-2发包人发布信息流通程序框图4.3信息收集和传递规定（1）一切工程信息，均以书面形式为准。（2）凡送监理单位的文件，都必须经监理机构综合7、办签收，统一填写收文处理单。填写项目包括：来文单位、文件名称、文号和签收日期等。该处理单连同文件交总（副总）监理工程师审阅后，批转至监理机构有关部门予以处理。文件的收、发应录入存档。（3）有关参建单位发送的文件，按文件去向分成：1）送往业主有关部门的文件。2）送往施工承建单位的文件。所有正式文件在总（副总）监审查批准后，由监理部综合办负责拟稿、登记和发送。（4）各单位不负有信息管理职能的个人或业务部门之间传递的信息，不能视为代表单位的正式传输信息。紧急情况或特殊情况下，必须立即由个人或各单位业务部门间直接传输信息时，事后应尽快按正常程序正式补传该信息。（5）除合同文件有专门规定或业主另有指示外8、，业主各部门对承建单位有关质量的指示、规定和要求等，都应经由监理机构转发至承建单位。（6）除合同文件有专门规定或业主另有指示外，承建单位向业主报送的有关工程质量的文件、表报和要求，都须经监理单位审核，并转发，一般情况不得跨越。（7）监理机构在收到业主转发的设计文件后，应尽快指派监理工程师按照程序进行审核处理。（8）对于工程质量事故或质量缺陷，承建单位、设计单位、业主单位和监理机构的四方中，不管谁先发现，都不得隐瞒，应尽快通知其他各方。不管何种原因造成质量事故或质量缺陷，承建单位都应尽快报送事故情况报告或缺陷报告，为事故类型、原因的分析判断，处理措施研究提供信息。（9）为确保信息质量，承建单位报9、送的施工组织设计、各种报告、文函及各种报表等，应严格按照合同要求及监理细则以及业主单位的规定、通知等文件的要求整理、编制。若文件编制粗糙、资料不全，信息不准或重要内容欠缺的，监理单位有权要求补充、增加信息数量，直至将其退回，重新报送。（10）监理工程师应准确、及时做好监理日记、现场值班记录，全面收集现场环境条件、承建单位资源投入（注意各级责任人员在岗情况）、设备运行情况、施工中存在的问题以及可能影响施工质量、进度的其他事项等信息，并做好必要的分析、加工、交流和存储工作。（11）凡需要存储的信息，必须按规定进行分类，按工程信息编码建档存储。已存储的信息，应管理有序，便于检索。4.4 信息文函、表10、格的编码方式承包人报送监理部的文件，采取按标段归口，将文函表格统一排序，按年管理的编码方式，编码由年号/年度大流水/分项流水框架构成。例如： 2009/026/G2005，其内涵是：该文件是2009年该标段报送的第26个文件，是施工技术方案类的第5个文件，其中： 2009代表年份； 026代表该标段发出所有信息的总年度流水号；G2代表该类信息代码； 005代表该标段发出该类信息的分年度流水号。 信息流结构分类编码代号见表4.4-1。表4.4-1 信息流结构分类编码代号项目名称合同支付管理代号HZG内容H1资格审查；H2补充合同协议条款及函告；H3违约处理；H4工程计量；H5计日工H6变更H7其11、他（分包、工期等）。Z1期中付款申请；Z2期中付款证书；Z3 最终报表、结清证明及最终付款；Z4月付款计划、资金流计划、预付款及其他G1开工通知申请类：项目工程、分部工程开工、暂停、停工、复工、返工、完工、竣工；G2施工技术方案类：组织设计、施工技术方案、作业指导书、工程测量施测计划和方案、试验计划和方案、金结安装方案、机电安装方案、质量缺陷方案处理报审等；G3施工进度计划类：施工总计划、年计划、月计划及调整计划； G4测量类：测量成果申报、测量仪器率定、放样资料等。G5试验类：试验检测资料报送、试验设备、仪器率定、材料/构配件进场报验、配合比申报等G6安全类：各种预案、规程、规章制度报审等；12、G7地质类：地质编录等。G8金结类：需求计划、探伤资料等（方案类除外）；G9机电类：安装检查记录等（方案类除外）；G10施工月报、统计月报及各种报表； G11机械设备、材料申报、采购计划、采购合同等；G12人员申报、资质申报等；G13有关事宜申报：如施工受阻、征地等各种情况报告；项目名称设计索赔代号SJS内容SJ1设计文件审签；SJ2施工图纸签审；SJ3设计变更；SJ4暂设工程设计图纸；S1索赔意向、索赔申请报告、依据，索赔会议、辩论、协商；S2索赔审核，索赔签认；S3索赔起诉；S4其他。4.5文函处理时限（1）凡加盖急件章的文函在当日内处理完毕并转相关单位，回复后即刻转给信息发出方。（2）验13、工计价、施工月报、统计月报、进度计划等，相关项目工程师及副总监处理后，当月28日前转综合办。（3）监理部对承包商的文件批转时间以合同规定的时间为准。4.6 信息整理及归档4.6.1整理及归档原则（1）监理信息的整理、立卷和归档，是在总（副总）监领导下，由监理部综合办主任负责、各业务部门协助执行，并接受业主单位的归口管理、业务指导和监督。（2）归档信息的范围、内容和分类整理、立卷，以及签字、盖章等手续，应严格按照业主单位有关规定和监理细则执行。（3）监理信息是工程建设的重要资料，它的收集、积累、整理、立卷是与项目建设同步进行，必须严格防止损毁涂改、泄密等，不允许有虚假现象发生。（4）凡需要立卷、14、归档的各种监理信息，都应做到书写材料优良、字迹清楚、数据准确、图像清晰、信息载体能够长期保存。（5）每年度的档案按存档立卷标准分标段归类整理。工程竣工后，按照科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）和鹤壁段代建项目部下发的南水北调中线干线工程建设管理文件汇编的要求组卷。4.6.2整理及归档方法（1）监理工程师应按照要求认真填写并做好对各分项工程的批准开工，完成检验和材料试验结果记录，特别是重要部位或隐蔽工程检验记录及隐蔽工程照片、录象的妥善保存。监理部负责该项工作的人员（包括项目工程师和各专业工程师），每月26日将上月声像材料移交综合办存档备案。（2）工程分项开工申请批复15、单：监理工程师应对承包人提交的施工方案、施工图纸、使用材料、测量放线、水准点、检测设备等审查合格后批准开工申请批复单。 （3）监理日志：现场监理人员应按监理日志内容填写，并由监理工程师保存，作为监理工程师发出指示、解决纠纷的重要依据。各监理分站的监理日志 由各项目监理工程师负责审核，各专业监理工程师的监理日志由本部门主任负责审核，每年的1月10日前将上一年度的监理日志统一移交综合办存档备案。（4）检验申请批复单：监理工程师应对承包人完成每一分项工程后填报的检验申请批复单进行检验，签认合格后，承包人方能进行下道工序施工，并可作为支付依据，填写 中间计量表。 （5）工作指令：监理工程师应根据现场检16、验工程质量等问题向承包人下达指令，要求承包人按照规范纠正质量缺陷或停止施工，工作指示同时报上级监理部门。 （6）工程变更令：监理工程师应根据已批准的变更申请单，填报工程变更令作为计量支付的依据。 （7）会议纪要：工地会议由总监理工程师主持，每月召开一次，有关工程师和承包单位负责人、地方政府有关人员参加。纪要由总监理工程师签字后，分送各有关单位。 （8）监理月报： 监理工程师应根据工程进展情况、存在的问题每月以报告书的格式向业主和上级监理部门报告。月报所陈述的问题包括已存在的或将对工程费用、质量及工期产生实质性影响的事件，报告使业主及上级监理部门能对工程现状有一个比较清晰的了解。报告书中对进度比17、原定计划落后的分项工程和细目，应说明延迟原因以及为挽回这种局面已采取或将要采取的措施。月报还应报告承包人主要职员和监理工程师职员的变动情况，已完成的主要工程分项和细目等。(9）工程大事记由综合办根据每期监理月报的内容负责编写整理，按年存档备案。（10）承包商报监理部的所有报审文函和表格，除支付和索赔类的上报6份外，其它类的均报5份，审批后至少返给承包商2份正本以留作竣工存档。（11）承包商在上报文函、表格的同时，随即提供电子文档。电子档案与纸质档案应同时归档，内容需保持一致，并符合电子文件归档与管理规范（GB/T 18894）。4.6.3监理部各部室的档案管理（1）工程技术部各专业工程师、项目18、一、二、三部负责对本部门本专业直接管理的施工档案等进行审核，并负责本部室形成文件资料的收集、整理。（2）计划合同部负责工程合同实施过程中形成的预决算等有关资料的收集、整理工作。（3）综合办负责业主、承包商来文的登记、分发、整理归档和工程技术部、计划合同部整理的资料（含声像档案）的立卷、归档工作。 5. 附表南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）监理工程师通知湘水电鹤监通知（年份） 号承包单位：合同编号：致： 承包商 事由： 监理工程师：总 监：南水北调中线干线一期鹤壁段工程监理部 年 月 日 主送：各承包单位一份。抄送：南水北调中线干线鹤壁段代建部项目管理部南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）批 复19、 表湘水电鹤监批复年份 号合同名称： 合同编号：致： 承包商 我部对你处申报的 进行了审核，审核意见如下：监理工程师：总监理工程师：南水北调中线干线一期鹤壁段工程监理部 年 月 日 主送：承包单位一份。抄送：南水北调中线干线鹤壁段代建部项目管理部南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）开工通知湘水电鹤监开（年份） 号合同名称： 合同编号： 致： 承包商 根据施工合同约定，现签发 工程项目开工通知，你方在接到通知后，应按合同承诺及时调遣人员和施工设备、材料进入工地。并从开工日起按签订协议书时商定的进度计划进行施工准备。该合同项目的开工日期为 年 月 日。南水北调中线干线鹤壁段工程监理部总监理工程师：日20、 期： 年 月 日今已收到南水北调中线干线一期鹤壁段工程监理部签发的开工通知。承包人：签收人：日 期： 年 月 日抄送：澧水公司南水北调中线干线鹤壁段代建项目部南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）单位工程开工通知湘水电鹤监单开（年份）（标段） 号合同名称： 合同编号：致： 承包商 你方 年 月 日报送的 单位工程（编码为： ）开工申请书第 号已通过审核。此开工通知确定该单位工程的开工日期为 年 月 日。监理机构：总 监：日 期： 年 月 日说明：本表一式4份，承包人、监理机构、代建项目部、设代机构各1份。 南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）分部、分项工程开工许可证湘水电鹤监分开（年份）（标段） 21、号合同名称： 合同编号：致： 承包商 贵部 年 月 日报送的分部（分项）工程开工申请（申请单号： ）已经通过审议。贵部可从即日起，适时安排开工。施工过程中，请加强现场调度和质量管理，注意安全生产，严格按章作业，文明施工，做到以工程质量求施工进度，确保工程的顺利进展。监理部签署人：签 署 日 期： 年 月 日批准开工工程项目或编码计划施工时 段附注 主送：工程承包单位抄报：澧水公司南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）代建部南水北调中线干线一期鹤壁段工程监理部会 议 纪 要湘水电鹤监会纪（年份） 号 签发人：议 题：时 间：地 点： 主 持：参加会议的单位和人员：会议记录：内容：南水北调中线干线一期22、鹤壁段工程监理部 年 月 日说明：送代建项目部2份、其它与会单位各1份。南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）监理机构工作联系单湘水电鹤监联（年份） 号致澧水公司南水北调中线干线鹤壁段代建项目部：监理工程师：总监理工程师：南水北调中线干线一期鹤壁段工程监理部 年 月 日 主送：澧水公司南水北调中线干线鹤壁段代建项目管理部抄送：南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）设计文件（图纸）签审单 湘水电鹤监图审（年份） 号 工程项目名称： 工程承包单位： 合同编号： 序号设计文件（图纸）名称文 （图 ）号报送份数监理单位签审记录设计单位报送记录监理单位审签意见监理单位：审 签 人：日 期： 年 月 日南水北调中23、线干线一期工程（鹤壁段）工程变更通知单湘水电鹤监变更（年份） 号工程项目名称： 工程承包单位： 合同编号： 致监理工程师：根据工程承包合同条款 条合同变更的规定，决定对 工程项目予以部分变更，请予以执行。 监理单位： 签 署 人： 签署日期： 年 月 日变更理由原 设 计要 求变更性质增减合同工程量 省略工程 对工程性质、质量或类型有限度的修改更改部分工程的尺寸或位置 进行工程完工需要的附加工作 更改部分工程施工程序和进度 变更内容变更技术要 求变 更工 程 量支付方式不予另行支付 按合同单价或价格支付 另行协商报价由承包单位于变更执行的五天前提出报价单报审 附 件主送：工程承包单位 抄报：南24、水北调中线干线一期工程（鹤壁段）工程暂停指令单湘水电鹤监暂停（年份） 号工程项目名称: 工程承包单位: 合同编号: 致工程承包单位：由于本指令单所述原因，现通知贵单位于 年 月 日 时对 工程项目暂停施工。 监理单位： 签 署 人： 签署日期： 年 月 日工程暂停原 因 承包单位严重违反合同规定，继续施工将对本工程造成重大损失 违反环境保护法规 因为文物保护的原因引用合同条款或法规依据附 注 暂停期间，请对已完工程加强维护，直至得到复工许可。 暂停期间，请抓紧采取整改措施，并及时向监理站报送，以争取早日复工 工程延误和损失费用的合同责任由承建单位承担 工程延误的损失费用另行协商主送：工程承包单25、位抄报： 南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）工程复工指令单湘水电鹤监复工（年份） 号工程项目名称： 工程承包单位： 合同编号： 致承建单位：鉴于监理第 号停工指令中所述工程暂停的因素已经消除，请贵单位于 年 月 日时以前对 工程项目恢复施工。请贵部加强现场监督和管理，对各个工作环节严格把关，做到按章作业、文明施工，确保工程的顺利进展。监理单位：签 署 人： 签署日期： 年 月 日附注：主送：工程承建单位抄报：澧水公司南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）建设部南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）工程返工指令单湘水电鹤监返工（年份） 号工程项目名称: 工程承包单位: 合同编号: 致工程承包单位：由于本26、指令单位所述原因，通知你部对 工程项目按下述要求予以返工，并确保本返工工程项目达到合格标准。 监理单位： 签 署 人： 签署日期： 年 月 日 时返工原因 施工质量经检验不合格 未按设计文件要求施工 由于设计文件修改 属于工程或合同变更 使用了不合格材料（设备）返工要求 拆除 更换材料 更换设备 修改缺陷 另行更换合格的施工队伍施工 由业主指定施工队伍施工 附 注 返工所发生的费用由承包单位自理 返工所发生的费用可另行列入支付申报主送：工程承包单位抄报：南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）施工违约警告通知单湘水电鹤监违约警告（年份） 号工程项目名称: 工程承包单位: 合同编号: 致工程承包单位：27、贵部 ，由于本通知单所述原因属于违约行为，监理工程师特提出违约警告。监理单位：签 署 人：签署日期： 2003年10月29日违约原因 引用合同条 款 或法规依据 附 注 主送： 抄报： 南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）施工违规警告通知单湘水电鹤监违规警告（年份） 号工程项目名称: 工程承包单位: 合同编号: 致工程承包单位：200 年 月 日 时，贵部 施工单位，由于本通知单所述原因属于违章作业，监理工程师已于现场提出口头警告。为确保工程质量和作业安全，请立即责成施工单位认真纠正，并避免类似情况的发生。监理单位：签 署 人：签署日期： 年 月 日违规原因引用合同条 款 或法规依据附 注主送：28、工程承包单位抄报：南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）交工证书湘水电鹤监 交字第 号工程名称南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）建设批准文件号或合同号工程项目开工日期年 月 日地点、部位（桩号）竣工日期年 月 日施工单位验收阶段交工验收工程概况：皂市水利枢纽 施工工程，已经通过验收并已办理工程竣工资料的移交手续，特提出工程交工申请。承建单位 项目经理年 月 日监理审核意见：南水北调中线干线一期工程（鹤壁段） 施工工程，于 年 月 日开工， 年 月 日完工，并于 年 月 日通过了由澧水公司组织的，由省水利厅质监中心站、设计、监理人参与的验收，未完工程已按要求完成，竣工资料符合规定要求，并已办理了移交29、，具备单项工程交工条件。特此办理交工证书，缺陷责任期自 年 月 日起至 年 月 日止，报业主核定。监理单位湖南水利水电工程监理承包总公司总 监年 月 日建设单位审核意见：建设单位（工程项目部）水利部湖南省澧水流域水电综合开发公司（南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）建设部）负责人年 月 日说明：本表一式六份，审签后返回三份给承建单位备存。 南水北调中线干线一期工程（鹤壁段）单位工程缺陷责任期终止证书湘水电鹤监 终 号工程名称： 合同编号： 致工程承包单位：鉴于本项工程移交证书中列出的未完工程扫尾工作和缺陷，已经于2003年1月 23日以前完工和修补完毕，并由监理单位确认符合工程承包合同文件要求。 依据南水北调中线干线一期工程（鹤壁段） 工程交工证书(皂市监理 交 号)规定，本项工程缺陷责任期12个月已于 年 月 日期满，特此通知监理单位：签 署 人：签署日期： 年 月 日 时附注：主送：工程承包单位抄报：X