1、 PURCHASING OPERATION MANUAL 采购部操作手册采购部操作手册 会计记录程序手册 采购 目录目录 组织图表组织图表 申请及购货文件概览申请及购货文件概览 文件及处理流程概览文件及处理流程概览 1. 目标目标 2. 标准标准/指引指引 2.1. 酒店政策及程序酒店政策及程序 2.2. 原始文件原始文件 2.3. Fidelio IMS 的使用权的使用权 2.4. 食品安全管理系统食品安全管理系统(FSMS)规定规定 2.5 采购规定采购规定 2.5.1. 餐饮项目餐饮项目 2.5.2. 印刷物品印刷物品 2.5.3. 非技术性维修保养合约非技术性维修保养合约 2.5.4.2、 技术性维修保养合约技术性维修保养合约 2.5.5. 机票机票 2.5.6. Fidelio IMS 系统的采购规格系统的采购规格 2.6. 供货商报价供货商报价 3 个报价守则个报价守则 2.7. 采用供应网络收集报价采用供应网络收集报价 2.7.1 .视察供货商的工场视察供货商的工场 2.7.2 供货商牌照供货商牌照 2.7.3. 酒店的送货规定酒店的送货规定 2.7.4. 符合道德守则符合道德守则 2.7.5. 批核供货商批核供货商 2.7.6. Fidelio IMS 系统之认可供货商名单系统之认可供货商名单 a. 在在 Fidelio IMS 建立供货商主记录：建立供货商主记录： b3、. 复核供货商主名单复核供货商主名单 2.8. 监管获标供货商之价格监管获标供货商之价格 2.8.1. 市场调查市场调查 市场购货单项目市场购货单项目 2.8.2. Fidelio IMS 过往的报价记录过往的报价记录 a. 在在 Fidelio IMS 输入报价输入报价 b. Fidelio IMS 的过往记录的过往记录 2.8.3. Fidelio IMS 的价格差异报告的价格差异报告 2.8.4. 价格及其它数据保密价格及其它数据保密 第 1 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 2.9. 每月采购会议每月采购会议 3. 招标程序招标程序 3.1. 邀请4、投标邀请投标 3.1.1. 邀请招标频率邀请招标频率 3.1.2. 获邀投标之供货商获邀投标之供货商 3.1.3. 投标条款及细则投标条款及细则 3.2. 递交报价递交报价 3.2.1. 密封式报价密封式报价 3.2.2. 报价单正本报价单正本 3.2.3. 采购部收集的传真采购部收集的传真/电话报价电话报价 3.2.4. 使用部门接收的传真使用部门接收的传真/电话报价电话报价 3.3. 投标处理投标处理/程序程序 3.3.1. 报价记录报价记录 3.3.2. 报价评估报价评估 a. 价格评估价格评估 b. 品质评估品质评估 c. 其它因素其它因素 3.3.3. 与供货商谈判与供货商谈判 3.5、3.4. 选择最后价格选择最后价格 3.4. 通过最后价格通过最后价格 3.5. 批出标书批出标书 3.6. 取消取消/拒绝拒绝/暂停采购要求暂停采购要求 3.7. 复修标书复修标书 3.8. 豁免豁免 投标程序投标程序 3.8.1. 集团集团/区域采购合约区域采购合约 3.8.2. 非中国国内酒店非中国国内酒店 寄卖品寄卖品 3.8.3. 中国国内酒店中国国内酒店 海产寄卖海产寄卖 3.8.4. 低价值采购低价值采购 3.9. 投标程序投标程序 处理处理/出让固定资产出让固定资产 5. 订单处理程序订单处理程序 3.1. 使用部门提出采购要求使用部门提出采购要求 3.2. 在在 Fideli6、o IMS 处理采购订单处理采购订单 3.2.1. 采购订单采购订单 主要的监控主要的监控 3.2.2. 市场购货单订货市场购货单订货 a. 处理频率处理频率 b. 分配订单分配订单 3.2.3. 仓库订单仓库订单 a. 处理频率处理频率 b. 分配订单分配订单 第 2 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 3.2.4. 直接采购订单直接采购订单 a. 采购要求的处理程序采购要求的处理程序 3.2.5. 预先付帐预先付帐 3.2.6. 资本性开支资本性开支 3.2.7. 分批分批/分期送货分期送货 3.3. 采购订单的批准采购订单的批准 3.4. 没有采购订单7、的项目没有采购订单的项目/送货送货 3.4.1. 赶急采购赶急采购 市场购货单项目市场购货单项目 3.4.2. 紧急采购紧急采购 直接采购直接采购 a. 已接收货品已接收货品 b. 未接收货品未接收货品 3.4.3. 零用现金采购零用现金采购 a. 零用现金银头零用现金银头 b. 零用现金传票零用现金传票 c. 例外例外 以采购订单进行零用现金购货以采购订单进行零用现金购货 3.4.4. 第三者的货品第三者的货品 3.5. 送货与订单之偏差送货与订单之偏差 3.5.1. 价格价格 3.5.2. 数量数量 a. 交货不足交货不足 b. 多送的货品多送的货品 3.5.3. 品质品质 a. 使用部门8、的接受使用部门的接受 b. 使用部门的拒收使用部门的拒收 c. 入口项目的拒收入口项目的拒收 3.5.4. 预期送货日预期送货日 a. 预期送货日前送货预期送货日前送货 b. 预期送货日没有送货预期送货日没有送货 c. 预期送货日后没有送货预期送货日后没有送货 3.5.5. 记录所采取行动记录所采取行动 3.5.6. 监察供货商表现监察供货商表现 3.5.7. 清除清除 Fidelio IMS 内的采购记录内的采购记录 3.5.8. 保留采购文件保留采购文件 6. 区域区域/中央采购部中央采购部 7. 采购监控的慨要采购监控的慨要 8. 职务范围职务范围 9. 附件附件 源自源自 Fideli9、o IMS 编制的文件编制的文件 标准文件标准文件 第 3 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 组织结构图组织结构图 财务总监 采购董事/经理中央采购董事/经理(如有需要) 副总裁-补给 采购服务经理 采购服务组长 采购服务员 第 4 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 采购要求和采购文件的综览采购要求和采购文件的综览 程序程序 采购文件采购文件 采购文件因由采购文件因由 采购项目的种类采购项目的种类 源自源自 市场购货单市场购货单 每日要求采购新鲜食物及饮品供厨部生产(由人手或 Fidelio IMS 发出要求)。 赶急10、市场购货单订单赶急市场购货单订单 采购部办公时间以外赶急购货 (由人手提出要求)；订货后，将赶急市场购货单交给采购部及收货部。 肉类、家禽、蔬果、奶类产品等 行政总厨 采购要求采购要求 (PR) 在有需要时，要求采购非食品、非仓库项目 。 后补采购要求后补采购要求 使用部门紧急直接订货； 订货后，将后补采购要求交给采购部及收货部。 货品如酒店及顾客消耗品、营运设备、工程零件等 资本性开支采购要求资本性开支采购要求(CER) 根据附连存已通过的年度财务计划之资本性开支预算，要求动用。PRs 和 POs的提出是基于已批签的 CER。 固定资产及维修开支 相关部门主管 采购要求的程序采购要求的程序 11、Fidelio IMS 采购要求订单采购要求订单 以 Fidelio IMS 编制的采购要求来补充存货至标准水平。 食物、 饮品及非食品项目 仓务员 投标文件投标文件 收集供货商竞争报价之程序。 所有货品(集团合约除外). 相关部门主管及采购董事/经理 投标程序投标程序 投标文件投标文件 (维修维修) 收集承包商、顾问或供货商竞争报价之程序。 顾问及合约服务、货品. 相关部门主管、项目经理、 工料测量师 采购订单采购订单 (PO) 基于已协议之价钱、数量、品质及信贷条件，以 Fidelio IMS 编制正式订单，向供货商订货。 所有货品 采购订金采购订金 基于已协议之条款及细则，在送货或提供服12、务前向供货商预先付帐；发出采购订单以便应付账进行/处理付账。 海外供货商、维修合约 零用现金傅票零用现金傅票 赶急购货或采购指定最低价值之项目。 杂项 授权书授权书 根据标书之指定条款及细则，同意购货。 市场购货单项目、 仓库项目、直接采购、维修项目 采购董事/经理供货商合约供货商合约 根据标书之指定条款及细则，同意提供货品或服务。 一般来说， 大量购货包括与酒店合作之推广活动、寄卖项目等 供货商 订购程序订购程序 集团集团/区域采购合约区域采购合约 由集团/区域办事处商谈的合约，以获取大量购货之优惠(即经济效益)。 杂项 SLIM/区域购货 提货单提货单/送货单送货单 运往酒店的货品说明、价13、格及数量。 所有货品 送货程序送货程序 供货商发票供货商发票 根据送货项目，向酒店发单。一些送货单/订单可用作发票(送货文件泛指送货单/订单/发票)。 所有货品 供货商 附件：采购文件式样附件：采购文件式样 第 5 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 文件及处理流程综览文件及处理流程综览 程序程序 申请部门申请部门 采购部采购部 收货部收货部 应付账应付账 要求采购 的货品 标书(评估及挑选供货商和价格) 订购货品 送货往酒店 付款予供货商 邀请认可供货商提交报价；每次投标最少收集 3 个可互相比较及具竞争力之报价。 针对报价，进行市场调查以比较价格，作为谈14、判工具。 根据市场调查、Fidelio IMS 之过往报价及酒店规格评估报价。 与供货商协议价钱，选取最佳供货商/价格。 向供货商发出正式协议书，表示接受最后价格及条款与细则。 评估供货商遵守酒店采购及送货规格的能力，将合资格者列入 Fidelio IMS 系统之认可供货商名单内。 探查订单与发票之间的差异。 编制未完结的采购订单的清单。 比较送货单/发票与采购订单并检查价格、数量及品质。 供货商连同送货单/发票送货。 复核未完结的采购订单的清单，以便与采购部及供货商跟进；取消不再需要之购货订单。 调查送货与订单之差异，以便与供货商跟进；编写出现过多偏差的供货商的报告；如有需要，将供货商列入黑15、名单。 发出市场购货单/采购要求/资本性开支采购要求/ Fidelio 订单要求 基于获批标书之最后价格，或集团/区域采购合约，在 Fidelio IMS 发出采购订单并交予供货商。 第 6 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 1. 目标目标 采购部之责任是要确保： ? 取得酒店可接受的价格、数量及品质的最佳价值。 ? 在 Fidelio IMS 系统处理订单是基于已完全批准的采购要求文件。 ? 货品之订购及运送是依据酒店规格和送货时间表。 ? 积极地协助各部门处理出让/不用的设备，家具及其它固定资产，并获取最佳卖价。 ? 监察并遵守 SLIM 之最低品质水16、平，向供货商和使用部门说明集团的标准要求。 2. 标准标准/指引指引 2.1. 酒店政策及程序酒店政策及程序 采购要求、订购及送货需依据已书面批签的酒店政策及程序进行。 另外，采购部应遵守集团采购标准及因应相关产品而选择有经验的供货商。 2.2. 原始文件原始文件 采购部只可基于原始的采购要求文件订货。 2.3. Fidelio IMS 的使用权的使用权 ? 采购部职员在 Fidelio IMS 系统之使用权应依据已批签的 SLIM 指引。 ? 任何有差异的，需有 SLIM IT 的批准。 ? 电子采购要求和采购订单的授权密码应依据委任授权手册编配。 2.4. 食品安全管理系统食品安全管理系统17、(FSMS)规定规定 采购部应确保供货商的工场(储存、温度、卫生规格等)及运货车辆(如冷藏货车)符合食品安全管理系统规定。 请参考 FSMS 手册 2.5. 采购规定采购规定 使用部门及采购部要定立所有项目之采购规定。 根据已进行检查、测试及评估的产品样本定立采购规定。采购部要确保已记录产品样本的评估，包括以下各项： 第 7 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 2.5.1. 餐饮项目餐饮项目 ? 使用部门检查和核实品质及 FSMS 规格可采用菜谱及食品测试，如：屠肉测试、产量测试、蒙眼测试等， ? 产品之特定及详细描述： - 产品实体及功能特点，如：大小、重18、量、品牌、包装、送货条件等 - 到期日期、生产日期及产品寿命 2.5.2. 印刷物品印刷物品 印刷物品包括： ? 内部使用，如：采购要求、加班表格等 ? 顾客使用，如：餐饮菜谱、客房文具等 应取得传讯经理基于以下标准的评估及书面批准： ? 内部使用物品 措词及格式应符合 SLIM 的标准及酒店内部规格。 ? 顾客使用物品 文件措词应符合 SLIM 最低质素标准。 ? 要检查设计师和印刷商最后制成品的品质和手艺。 2.5.3. 非技术性维修保养合约非技术性维修保养合约 ? 非技术性维修合约包括清洁和维修设备如复印机、计算机等。 ? 维修保养协议的条款及细则需根据技术性合约/小册子/简介书的内容来19、评估。 2.5.4. 技术性维修保养合约技术性维修保养合约 ? 技术性维修保养合约一般包括劳工与物料，以及需要获得使用部门(如：工程/信息科技部)之推荐。 ? 维修保养协议之条款及细则应包括： - 劳工、物料及零件等之收费基础； - 如适用，设备制造商的证书，或其授权维修商； - 最低安全标准。 2.5.5. 机票机票 ? 从 IATA 协会认可之旅行代理商评估其向酒店提供之竞争性价格、 可靠程度和服务质素。 第 8 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 ? 基于使用部门之意见，每年复核旅行代理商合约。 2.5.6. Fidelio IMS 系统的采购规格系统20、的采购规格 ? 成本监控在 Fidelio IMS 系统建立 项目编码 ， 并在 项目说明 内加入采购规格。 2.6. 供货商报价供货商报价 3 个报价守则个报价守则 确保在投标过程中，获得最佳价格： ? 每个项目最少收集 3 个可互相比较并具竞争力之报价。 ? 请参考集团政策 CF20 ? 如果不符合 3 个报价守则，应在采购文件加上合理解释，并需获得财务总监及总经理核准。 请参考集团政策 CF20 ? 唯一供货商 由于独特之产品要求及市场因素，或由于缺乏其它来源及安排选择，供应者成为唯一供货商。 - 倘若唯一供货商乃按照已通过之评估程序甄选，便不再需要其它报价。请参考集团会计政策指引 AA21、P-11 - 取得并保留在档案内： ? 记录原因解释为何没有其它供货商 ? 相关证书/牌照，例：原设备制造商证书 2.7. 采用供应网络收集报价采用供应网络收集报价 一般来说，供货商： ? 由采购部找寻来源 ? 由使用部门、姊妹酒店及集团办事处推荐 ? 向酒店自荐 邀请供货商(认可集团/区域供货商除外)投标前，采购董事/经理应记录及评估以下因素： 2.7.1. 视察供货商的工场视察供货商的工场 采购董事/经理及卫生专员应视察供货商的工场，检查并记录下列各项： ? 主要职员之身份及诚信 董事及主要联络职员 ? 公司数据 电话/传真、地址(供货商不应采用邮政信箱编号)等； 不应选以个人名义经营之供22、货商(非公司化)， 除非是该行业的惯例或没有其它供货商可选 第 9 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 ? 公司规模 经营范围之面积、员工人数、生意规模、财务稳定等 ? 符合并遵守 - 食品安全管理系统 (FSMS)之生产规定 冷藏箱/冰箱的温度、储存的程序、 冷藏货车、 工场和搬运设备的清洁、 职员个人卫生及健康测试等 。 请参考FSMS手册 - 当地条例 附件：检查清单式样 2.7.2 供货商牌照供货商牌照 采购董事/经理要确保供货商持有符合当地条例的有效牌照/认可证/卫生证书： ? 取得供货商的牌照及证书复本并存档 ? 保留牌照及证书记录，到期时再取得23、更新的复本 请参考集团政策手册 CF 21 2.7.3. 酒店的送货规定酒店的送货规定 采购董事/经理要确保供货商能够： ? 符合酒店之送货进度表(在收货部办公时间内准时送货)及订购数量 (大量购货、周末/公众假期的规定)。 ? 符合酒店之产品规格(符合采购规格及食品安全管理系统) 附件：检查清单式样 2.7.4. 符合道德守则符合道德守则 ? 供货商之甄选应依据道德守则之指引： - 生意的成交是基于价钱及质素、而没有个人喜好/利益的。 - 不应与已离职的职员有生意往来。 - 不应要求及以个人名义接受礼品。如无法拒绝接受或退回礼品，必须捐出礼品并向集团人力资源董事呈报及作记录。 可以接受赞助酒24、店年度职员晚会之礼品，但须遵守下列指引： ? 现金 由总出纳直接收取，并发出正式收据。 ? 货品 由收货部核实货品，并发出零值收货记录 。 ? 从供货商之应收账款扣减 由供货商向财务总监发出授权书知会减扣款额。 - 除非已获董事总经理书面的核准， 职员及职员直系家属不应在供货商内有任何的权益，或为其董事(持有上市公司股份除外) 第 10 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 ? 人力资源董事应确保所有采购部职员每年签署道德守则，并存盘于人力资源部门。 2.7.5. 批核供货商批核供货商 由采购董事/经理批核符合以上规定之供货商。 2.7.6. Fidelio 25、IMS 系统之认可供货商名单系统之认可供货商名单 将符合以上规定之供货商输入 Fidelio IMS 之认可供货商名单内： b. 在在 Fidelio IMS 建立供货商主记录：建立供货商主记录： 将供货商数据输入 Fidelio IMS： ? 在“主菜单”拣选“餐饮主目录” ? 拣选“主数据” ? 拣选“库存供应主数据” ? 拣选“供货商” ? 按插入及键入供货商资料，如：供货商名称、地址、电话、董事、联络人等 ? 系统会自动编配帐户编号 b. 复核供货商主名单复核供货商主名单 认可供货商名单最少要每 6 个月打印并由采购董事/经理复核： ? 打印认可供货商名单： - 在“主菜单”拣选“报告26、及名单” - 拣选“报告” - 拣选“主数据” - 拣选所有“供货商编码” - 拣选“打印” ? 如认可供货商未能符合以上规定，应列入黑名单内，不能参加未来的投标。 ? 购货主管/经理应继续搜寻新供货商，增加认可供货商名单之数目，作为招标用途。 2.8. 监管获标供货商之价格监管获标供货商之价格 2.8.1. 市场调查市场调查 市场购货单项目市场购货单项目 市场调查的结果是用作评估投标之报价的根基 第 11 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 ? 进行调查之指引如下： - 频率 每次招标前；或如有价格不稳定之项目，最少每月进行一次； - 范围 高使用量的项目27、和高价值的采购 (根据过去 6 个月之实际消耗)； - 地点 各类市场，包括零售和批发市场； - 调查员 采购部、成本监控及厨部代表；职员应轮流进行市场调查。 详细数据，请参考成本监控程序手册. ? 调查之项目及价格，应列表与各报价进行比较，用作调低价钱的谈判工具。 ? 市场调查报告应分发予财务总监、行政总厨及相关部门主管。 2.8.2. Fidelio IMS 过往的报价记录过往的报价记录 所有收到的报价应输入 Fidelio IMS 系统： c. 在在 Fidelio IMS 输入报价输入报价 ? 自动拣选最低报价 在 Fidelio IMS 系统输入报价： - 在“主菜单”拣选“采购” 28、- 拣选“报价”，然后按“进入” - 拣选“报价/项目” - 拣选“项目” - 拣选“供货商” - 按“插入”，然后输入报价 - 按“退出”. - 按“F10”进行储存 - 按“进入”以显示报价 系统会自动拣选最低的报价。 ? 越过“自动拣选最低的报价” - 按“F8” - 拣选“供货商” 价格会基于所输入的报价自动改变 d. Fidelio IMS 的过往记录的过往记录 ? 过往供货商之报价可用作未来招标的谈判数据。 ? 过往的报价最少保留 6 个月， 或保留一段时间， 以便与当时价格作有意义的比较 第 12 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 2.8.329、. Fidelio IMS 的价格差异报告的价格差异报告 价格差异报告反映上一次采购价与今次采购价的变动。 要确保在 Fidelio IMS 之最新报价中，没有未经授权而被推翻的报价： ? 每星期打印价格差异报告： - 在“主菜单”拣选“报告” - 在“报告菜单”拣选“价格差异报告” - 拣选“复制数据档案”，然后按“进入” - 拣选“建立索引档案”，然后按“进入” - 拣选“打印报告”，然后按“进入” - 键入“日期及差异”，然后按“进入” - 拣选“打印” ? 应解释高于百分之五的差异，并由采购董事/经理批签，以及将复本交予： - 成本总监 在餐饮成本总监报告中解释和根据 Fidelio 30、IMS 系统编制的更正日志复核价格转变； - 财务总监及相关部门主管。 2.8.4. 价格及其它数据保密价格及其它数据保密 不应向其它竞争对手公开价格及其它机密数据。 2.9. 每月采购会议每月采购会议 ? 每月举行一个“采购会议”，总经理、财务总监、部门主管及成本总监均应出席。 ? 讨论报告应包括及不应只限于： - 高使用率项目及高价值采购 (根据过去 6 个月之实际消耗) - 批出的合约 - 市场调查报告 - 价格差异报告 - 视察供货商的工场 - 食品安全管理系统报告 - 产品样本测试报告 - 供货商表现报告 使用部门的投诉或拒收/列入黑名单的供货商/在收货时间以外的送货 - 收货部/成31、本监控编制的与订单有差异报告 - 餐饮成本总监报告 - 有待解决之旧采购订单 第 13 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 - 缺货情况(如有) - 呆滞/不流动的存货 3. 招标程序招标程序 招标即是收集某一项目之竞争性报价的过程，目的是确保所挑选之供货商能提供酒店可接受的价钱、数量及品质。 采购部负责执行招标。一般来说，招标可分为以下各类： 招标种类招标种类 货品种类货品种类 使用部门提出要求使用部门提出要求 在采购要求上记录过往的价格、报价及最后选定的价格在采购要求上记录过往的价格、报价及最后选定的价格 固定合约固定合约 在标书摘要上记录前一期的价格、32、报价及最后选定的价格在标书摘要上记录前一期的价格、报价及最后选定的价格 市场购货单上的项目 (易腐坏物品) 仓库项目 (易腐坏及非易腐坏物品) 直接采购 (非易腐坏物品) 资本性开支 附件：标书摘要式样 3.1. 邀请投标邀请投标 3.1.1. 邀请招标频率邀请招标频率 邀请招标频率视乎项目种类、当地市场情况、价格波动率和供应量等因素；例如： 采购项目 招标频率 易腐坏物品 每两星期、每月、每季 非易腐坏物品(经常性及大量购货) 每 6 个月 资本性开支 每当要采购时 请参考集团会计政策指引 AAP-11 3.1.2. 获邀投标之供货商获邀投标之供货商 ? 从认可供货商名单，邀请供货商提交报价33、。 非经常性采购及特别项目之供货商除外。 ? 为确保所递交之报价具竞争力： 第 14 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 - 应轮流邀请供货商投标，亦即是说，不应邀请同一供货商连续数次投标； - 如没有轮流邀请供货商投标， 应在投标摘要/采购要求中合理解释原因(例如： 符合酒店规格之供货商数量不多)。 3.1.3. 投标条款及细则投标条款及细则 投标条款及细则一般指投标文件，供货商会以此为根据，提交报价。投标文件应列明： ? 投标有效期： - 投标价格之适用时期； - 供货商保证投标期间价格不变。 ? 抽查权利： - 收货部 供货商送来货品的数量及品质； -34、 购货部 供货商的工场及设备。 ? 违反条款及细则： - 酒店有权拒绝接受品质低于标准、多送或不符合 FSMS 规格之货品； - 酒店有权因供货商未能符合酒店数量要求而引致之额外费用，可向供货商收回。 ? 递交标书： - 向酒店递交的投标文件上应有日期； - 递交方法，例：密封式报价、传真等。 3.2. 递交报价递交报价 ? 根据下列指引递交报价： 单一项目投标或单一采购要求单一项目投标或单一采购要求(美金或相等当地货币价值美金或相等当地货币价值) 提交报价方法提交报价方法 500 美元 不需报价单 500 至 5,000 美元 传真/电话报价 5,000 至 20,000 美元 报价单正本 35、20,000 美元以上或 3 个月以上之固定价格密封式报价/标书 ? 不可将单一项目投标分拆以符合比较宽松的较低金额交易之规定。 ? 不符合以上指引规格的标书需获得财务总监核准。 第 15 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 3.2.1. 密封式报价密封式报价 ? 供货商在报价单上签署及在递交之投标文件上加上公司盖印。 ? 由财务总监、采购董事/经理和使用部门主管成立一个投标委员会；报价应以密封式信封递交予投标委员会。 ? 密封式报价应在投标委员会面前开启。 3.2.2. 报价单正本报价单正本 ? 递交予采购部之报价单应以公司信头信纸并盖上公司印章。 3.236、.3. 采购部收集的传真采购部收集的传真/电话报价电话报价 ? 传真到采购部的报价单应以公司信头信纸并盖上公司印章。 采购部再盖上接收日期以便审计审查。 ? 只有在特别情况(例如：行业惯例)下才可接受电话报价，但需取得财务总监的核准记录。 电话报价必须记录及附上日期，并由采购董事/经理签署。 3.2.4. 使用部门接收的传真使用部门接收的传真/电话报价电话报价 只可在需要相关技术知识及未能提供项目/价格的情况下(通常属于工程及 IT 部门之采购)，才可接受直接传真予使用部门之报价。 例如： ? 未预先安排的维修及保养 (可能包括劳工). ? 技术性项目/零件的采购 程序如下： ? 使用部门收集37、最少 3 个以公司信头信纸并盖上公司印章之报价作比较 第 16 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 ? 部门主管记录电话报价并签署 ? 购采部以认可供货商名单上的价钱检查价钱 3.3. 投标处理投标处理/程序程序 3.3.1. 报价记录报价记录 报价和前一期之供货商/价格应如下记录： ? 市场购货单/仓库 标书摘要 ? 直接采购 采购要求 供货商报价应附连在投标摘要/采购要求以便审计审查。 3.3.2. 报价评估报价评估 报价应如下的评估： ? 密封式报价 由投标委员会进行 ? 传真/电话报价 由采购部董事/经理执行 评估包括： d. 价格评估价格评估 价格38、评估如下： ? 价格比较 将报价与下列各项进行比较： - 市场调查 - Fidelio IMS 系统之过往报价 - 其它已收集之报价 ? 净价格 计算净价格，即包括所有相关成本之价格，例如：入口项目之净价格应包括： - 运费及处理费用，即以下其中一项： ? 离岸价(FOB) 酒店承担保险费及运费，或 第 17 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 ? 成本、保险费加运费 (到岸价-CIF) 供货商承担保险费及运费 - 当地清关费用和运货往酒店之费用 - 按当地法规之适用税项及关税 - 汇率波动 - 装配及安装成本 ? 评估其它影响价格之因素，例如： - 送货前39、需预先付帐 - 付款及信贷条件 - 退款及退货政策 - 大量购货折扣 - 供货商赞助 奖励机制 (最少购货数量)及/或宣传及推广基金 (赞助酒店市场及推广活动/印刷物品之费用) 请参考集团会计政策指引 AP-18 - 保证书/保用证/售后服务 - 赶急送货 e. 品质评估品质评估 ? 产品可接受程度 评估产品是否符合使用部门要求： - 餐饮项目 以食品测试，例如：屠肉测试、产量测试、蒙眼测试等，检验及核实产品质素和是否符合 FSMS 规格； - 其它项目 检查及测试产品样本之品质及手工，或根据技术及说明小册子/目录册作出评估。 f. 其它因素其它因素 ? 可靠程度 持续地能够符合酒店的标准、规40、格、送货时间表及数量要求。 3.3.3. 与供货商谈判与供货商谈判 ? 采购部根据投标评估进行谈判，以获取最优惠价格。 ? 要修改原来报价，应以文件记录如下： - 传真/电话报价 记录口头改变原来报价并由采购董事/经理签署； - 报价单正本/密封式报价 供货商根据最后议定价钱递交修正之报价正本。 第 18 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 3.3.4. 选择最后价格选择最后价格 ? 一般来说，应选择最低报价作为最后价格。 ? 假如未有选择最低价格，应在投标摘要或采购要求上合理解释原因(例如：较高质素、符合规定等)，并由财务总监书面核准。 请参考集团会计政策41、指引 AAP-11 3.4. 通过最后价格通过最后价格 ? 市场购货单投标摘要 由财务总监及行政总厨批准 ? 仓库项目投标摘要 由财务总监及相关部门主管批准 ? 直接采购(采购要求) 由财务总监及总经理批准 3.5. 批出标书批出标书 ? 市场购货单及仓库投标 根据委任授权手册，批出授权书/酒店合约。 ? 直接采购 发出采购订单，视为核准购货。 3.6. 取消取消/拒绝拒绝/暂停采购要求暂停采购要求 ? 电子采购要求 - 授权签署人在系统上的批准栏在线显示： ? 被取消 以示要求未有退出 ? 被退回 以示要求未被批准 ? 待决 向要求采购部门列出备注及疑问，要求在批签前解答疑问 - 采购部需在42、线于系统上查看采购要求的情况是“被取消”/“被退回”，或就“待决”之采购要求解释/澄清。 - 管理信息系统部门(MIS)每 6 个月清除被取消/被退回之采购要求。 ? 人手操作的采购要求人手操作的采购要求 - 程序与电子采购要求一样，但以人手记录采购要求。 - 采购部通知使用部门采购要求被取消/被退回，并就待决之采购要求跟进解释/澄清。 第 19 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 3.7. 复修标书复修标书 请参考SLIM发出之集团指引 复修合约 。 3.8. 豁免豁免 投标程序投标程序 3.8.1. 集团集团/区域采购合约区域采购合约 ? 除非有合理原因43、，否则必须执行所有集团/区域的合约。 ? 如有任何差异， 财务总监和区域副总裁必须在集团采购合约偏差要求上作出辨明， 并由副总裁(补给)核准。 请参考集团政策 3.8.2. 非中国国内酒店非中国国内酒店 寄卖品寄卖品 寄卖品即酒店代供货商售卖之货品，而酒店可从货品出售价中赚取一个特定的百分比的收益。 收货部在 Fidelio IMS 系统建立零值收货记录 ，以记录运往酒店物业的寄卖品。 ? 寄卖品不需要报价。 ? 寄卖合约由采购部批出，并根据委任授权手册授权。 附件：寄卖合约样式 3.8.3. 中国国内酒店中国国内酒店 海产寄卖海产寄卖 ? 以寄卖形式购入之鲜活海产不能豁免于投标过程。 ? 程44、序与投标程序一样。 3.8.4. 低价值采购低价值采购 ? 低于 500 美元(或相等当地货币)之单一采购不需要报价。 3.9. 投标程序投标程序 处理处理/出让固定资产出让固定资产 第 20 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 采购部负责收集固定资产的出售报价： ? 利用由财务总监批签之固定资产处理表格收集来自经销商或职员的报价 ? 经销商或职员提交报价，然后由采购部(根据投标程序)评估报价 ? 一般情况下，会选择经销商之最高报价/职员之最高出价，并在固定资产处理表格上记录 ? 假如未有选择最高价格的，要在固定资产处理表格合理解释原因(如：价格已包括拆卸/45、搬迁/运输费用) ? 根据委任授权手册批准固定资产处理表格 4 订单处理程序订单处理程序 4.1. 使用部门提出采购要求使用部门提出采购要求 使用部门提出采购要求并送交采购部如下： ? 一般正常的采购程序一般正常的采购程序 采购要求文件采购要求文件 项目项目 使用部门采购要求程序使用部门采购要求程序 采购要求文件的批签采购要求文件的批签 市场购货单市场购货单 易腐坏食品 在送货前一天订购 - 人手操作系统 在预印之标准市场购货单上更新所需数量 - Fidelio IMS 系统 输入所需项目及订购数量 行政总厨或其代表 仓库仓库 Fidelio IMS 订购要求订购要求 - 食品 - 饮料 - 46、非食品项目输入到 Fidelio IMS： - 在结余及 订购栏输入数据 - 打印硬本以便授权签署人批签 - 食品行政总厨 - 饮料餐饮董事 - 非食品相关部门主管或财务总监(多过一个使用部门). 直接采购直接采购 采购要求采购要求 (PR) 非食品、非仓库项目 在采购要求填写详情： - 数量 - 项目详细说明 - 所需日期 - 请购原因 - 现存数量 - 每月使用量 - 特别指示 ? 电子采购要求以密码批准采购要求 ? 人手采购要求 书面批签 相关部门主管或依据委任授权手册 资 本 性 开 支要求资 本 性 开 支要求 (CER) 固定资产、复修开支 在 CER 填写详情： - CER 预算47、参考编号 - 已运用/剩余预算金额 - 数量 - 项目详细说明 - 特别备注/指示 根据以上程序发出采购要求 相关部门主管或依据委任授权手册 第 21 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 ? 不经一般正常采购的程序不经一般正常采购的程序 采 购 要 求 文件采 购 要 求 文件 项目项目 使用部门采购要求程序使用部门采购要求程序 采购要求文件的批签采购要求文件的批签 赶 急 市 场 购货单赶 急 市 场 购货单 易腐坏食品 在赶急的市场购货单和厨部订单填写详情向认可供货商直接订购 行政总厨或其代表 直接采购直接采购-后补采购要求后补采购要求 非食品、非仓库项48、目 一如以上在采购要求填写详情 订货后，将采购要求送交采购部及收货部 相关部门主管或依据委任授权手册 ? 采购董事采购董事/经理要确保：经理要确保： - 只根据正本采购要求文件处理订购。 - 根据委任授权手册所指定的职员检查及批核采购要求文件。 - 根据最新的授权签署人的式样表列检查采购要求上的签名。 - 采购要求文件需有必须的数据来编制采购订单；以便收货部接收送交货。 - 采购要求要连号编印，以便与采购订单互相查对： ? 电子采购要求 系统编印编号 ? 人手采购要求 保留己顺序采用的采购要求号码的备忘记录 4.2. 在在 Fidelio IMS 处理采购订单处理采购订单 在 Fidelio 49、IMS 建立订单如下： 4.2.1 采购订单采购订单 主要的监控主要的监控 采购订单应包括下列数据： ? 顺序编号 ? 编制采购订单的日期 ? 供货商详情 名称、地址、电话等 ? 项目 说明、数量、单价、总成本等 ? 送货日期 ? 请购部门，作为送货及开支记帐 ? 与采购要求互相查对 ? 订单上的条款： 第 22 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 - 在供货商的送货文件/发票上写上采购订单号码 - 只可送货到收货部 ? 授权人签署 4.2.2 市场购货单订货市场购货单订货 a. 处理频率处理频率 确保第二天送货 ? 每日上午 11 时前厨部递交市场购货单 50、? 在上午 11 时后递交之市场购货单可能要以零用现金采购或赶急采购 程序与零用现金采购和赶急采购一样 市场购货单项目。 b. 分配订单分配订单 将厨部之市场购货单要求分配到指定供货商和预期送货日期如下： ? 在“主菜单”上拣选“采购” ? 拣选“采购订单/分配要求” ? 拣选“分配订单” ? 输入“要求编号”，然后按“进入” ? 输入“开始入期”及“终结入期”(厨部将会输入订购日期及用“*”显示预先订购) 系统将会自动以送货日期分配订单 ? 拣选“第二天送货”，然后按“进入”以“卷标订单” ? 按“F10”分配“卷标订单”予最低价之供货商 ? 要改变输入数据： - 日期： ? 按“F8” ?51、 选择“改变日期” ? 键入正确日期 - 数量： ? 按“F5” ? 键入正确数量 - 供货商 (例：以改变系统预设最低价之供货商): ? 按“F8” ? 拣选“供货商” 价格自动跟随键入的报价转变 ? 按“F10”储存 ? 按“是”储存数据 第 23 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 ? 按“是”打印采购订单 4.2.3 仓库订单仓库订单 a. 处理频率处理频率 ? 仓库从 Fidelio IMS 系统编制订单，已包括订单处理周期及供货商送货时间表。订购时可使用重复订购、最低和最高水平。 ? 订单在获得授权人签署后处理。 b. 分配订单分配订单 ? 一如52、市场购货单项目。 4.2.4 直接采购订单直接采购订单 a. 处理频率处理频率 ? 在收到己批签的采购要求后 b. 采购要求的处理程序采购要求的处理程序 ? 在“主菜单”上拣选“采购” ? 在“采购目录”中拣选“简单订单记录” ? 拣选“供货商”/输入“日期”，然后按“进入” ? 输入以下数据： - 项目 - 送货日期 - 数量 - 单价 - 分配餐厅/仓库. ? 按“F8”输入“备注” 拣选“订单内容”和按“Ctrl-W”储存“备注” ? 按“F10”储存 ? 打印 2 张采购订单 - 1 张给供货商 - 1 张给采购部存档 4.2.5 预先付帐预先付帐 ? 采购部发出采购订单给应付账进行预53、先付帐。 ? 程序与直接采购相同。 4.2.6 资本性开支资本性开支 第 24 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 程序与直接采购订单相同。 4.2.7 分批分批/分期送货分期送货 一般来说用量高的存仓货品以大量订购形式来取得折扣优惠。货品将会于使用者需要时，分期送货。 采购部将会： ? 在大量购货时，只发出一张采购订单(与仓库订单相同)； ? 在仓库需要货品时，通知供货商送货数量； 不需要发出新的采购订单。 ? 收货部基于正本采购订单，接收分期送货和输入到 Fidelio IMS 系统； 在最后一次送货，收货部会将采购订单正本交予应付账。 4.3. 采购订54、单的批准采购订单的批准 根据委任授权手册，批准采购订单。. 4.4. 没有采购订单的项目没有采购订单的项目/送货送货 4.4.1 赶急采购赶急采购 市场购货单项目市场购货单项目 厨部不应直接向供货商订购； 但可以在采购部办公时间以外进行赶急市场购货单购货，程序如下： ? 助理行政总厨发出赶急市场购货单及向认可供货商名单的供货商直接订购； ? 行政总厨批准赶急市场购货单； ? 赶急市场购货单送交予： - 收货部： ? 根据赶急市场购货单，核实及接受送货； ? 采购部补发采购订单时，输入送货文件到 Fidelio IMS 系统； ? 将已批的赶急市场购货单连附到送货文件/收货记录以便审计审查。 -55、 采购部： ? 在 Fidelio IMS 系统补发采购订单，以便收货部输入送货文件； ? 探查与认可供货商合约价格有差异之价格。 4.4.2 紧急采购紧急采购 直接采购直接采购 使用部门不应向供货商直接订购； 但使用部门可因急需而以采购要求(一般指后补采购要求)直接订货： a. 已接收货品已接收货品 第 25 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 ? 不需提出采购订单 ? 收货部基于后补采购要求，接收送货 b. 未接收货品未接收货品 ? 根据直接采购程序，发出采购订单 ? 收货部基于采购订单，接收送货 ? 从未认可供货商订购的货品，应核对价格并要有采购董事/56、经理核准 ? 如某一部门出现过高价格或过多后补采购要求，应送交财务总监。 4.4.3 零用现金采购零用现金采购 零用现金采购通常用于： ? 价值低于 100 美元或相等当地货币之采购 ? 赶急采购是指未依照正常采购程序作出采购之项目，以应付紧急或无法预期的需要。 a. 零用现金银头零用现金银头 ? 采购部订立零用现金银头的金额要求； ? 金额需要财务总监核准，并在从接收到总出纳的现金后，由采购董事/经理在“内部银头接收表格”上签收。 b. 零用现金传票零用现金传票 ? 零用现金传票由采购部填写，详细列出资料包括： - 收款人/供货商名称 - 采购原因 - 金额 ? 收货部要： - 于核实货品后57、，在发票上盖印，作为接收证明； - 将采购发票输入到 Fidelio IMS 编制采购订单。 ? 发票应附于零用现金传票，作为采购证明； ? 根据委任授权手册，批核零用现金传票和支持发票； ? 基于己批签的之零用现金传票和支持发票，向总出纳报销采购的银头： - 应在现金用尽前报销银头，需考虑正常报销批核周期 - 个人金钱不应和银头混淆。 c. 例外例外 以采购订单进行零用现金购货以采购订单进行零用现金购货 如供货商与酒店没有挂账安排，可以零用现金传票以便付款给供货商。 ? 根据正常程序发出采购订单； 第 26 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 ? 应付帐发58、出零用现金传票： - 采购订单与零用现金传票应呈交总出纳，以取得现金向供货商付款； - 在送货文件上记录供货商确认接收现金，作为付款凭证。 ? 收货部在 Fidelio IMS 系统更新送货文件。 4.4.4 第三者的货品第三者的货品 第三者的货品是指与酒店财产类似的物品，包括以下项目： ? 供货商免费给予酒店的，例如： - 赞助物品 作为赞助协议之一部份 - 礼品 周年职员晚会礼品、节日礼品 - 样版 供使用部门测试之用 ? 属于供货商/顾客的，例如： - 寄卖货品 葡萄酒、鲜活海产、雪茄 - 顾客私人宴会用的物品 葡萄酒、酒精类 发出零值收货记录 ，以区别酒店物品与供货商/顾客物品。程序如59、下： ? 采购部要： - 在使用部门有需要时，向供货商发出书面要求索取免费货品。 ? 收货部要确保： - 所有供货商将货品直接送往收货区，或： - 假如直接送往使用部门，则使用部门将顾客物品送往收货部核实，例如：直接送往大堂商店之寄卖货品或直接送往宴会部门、属于宾客的葡萄酒。 4.5. 送货与订单之偏差送货与订单之偏差 ? 收货部基于原始采购订单及送货文件/发票接收送货。 ? 收货部应立即知会采购部所有有关采购订单与供货商的送货文件之间的差异。 采购部应探查差异情况如下： 4.5.1 价格价格 倘送货文件上的价格与批出之合约价格不相符： 第 27 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司60、 会计记录程序手册 采购 ? 与供货商探查差异原因，并在送货文件上显示修改，以便应付帐处理付帐。 4.5.2 数量数量 倘送货数量与采购订单不相符： a. 交货不足交货不足 ? 收货部在送货文件上记录已接受货品之真实数量，和送交采购部； ? 采购部决定厨部/使用者是否仍需要该货品： - 厨部/使用者不需要的 向供货商及在 Fidelio IMS 取消订单。 - 厨部/使用者需要的： 向供货商查询能否在厨部需要时送货： ? 如能够运送订单的数量，确定送货时间并知会收货部及使用部门； ? 如未能运送订单的数量，向其它供货商订货。 倘酒店因向其它供货商订购而引致的额外费用， 应向现有供货商收取有关费61、用。 b. 多送的货品多送的货品 一般而告，多送的货品不应接收。 可是，多送的货品或可接受若供货商未能按酒店的要求数量送来；例如：因为基于包装，或所需数量只是约数，如鲜活海产等。 ? 作为指引，多送的货品在多过所订的数量百分之五时便应拒收 酒店政策应包括以上的指引和应在给供货商的采购订单的条款说明 ? 如数量多过百分之五或订单是要接受，收货部要： - 在接受多送的货品前确保使用部门和财务总监是授权的 - 在送货文件上记录接收货品的真实际数量 ? 收货部在送货文件上记录接收货品的真际数量 4.5.3 品质品质 一般情况下，应拒收未能符合酒店规定之货品并退回予供货商。 第 28 页，共 34 页 62、香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 可是，假如未有实时代替品或该货品乃急需的，采购部要： ? 查看有否其它供货商； ? 与使用部门确认可以接受有品质差异的。 a. 使用部门的接受使用部门的接受 若要接受品质有差异的： ? 必须检查货品并由使用部门之授权人签署核准，同时签署送货文件，作为因紧急需要而接受货品之证明。 ? 收货部会： - 保留品质差异的送货记录和送交采购部，作为监察供货商表现用途； - 若供货商同意承担有品质差异的成本便提出退款通知单。 d. 使用部门的拒收使用部门的拒收 若未能接受品质有差异的： ? 收货部在核实货品时，拒收货品并退回予供货商： - 在供货商之送63、货文件上记录退回货品的数量和要求供货商签署确认； - 送货文件只应记录酒店接收的真实数量。 ? 在某些情况下，使用部门只能在核实/接受送货及输入 Fidelio IMS 后，才发现货品的潜在损坏及产品品质差异。 使用部门应将品质差异之产品退回收货区。货品退回给供货商的程序如下： ? 采购货部要： - 记录退回货品的详细数据和取得供货商的书面解释；记录会用作监察供货商的表现 - 通知供货商从收货区取回货品 ? 收货部向供货商提出要求退款通知单记录退回货品和在给予酒店的发票中扣减金额。 供货商会向酒店发出一张退款通知单 ，然后送交应付帐处理。 第 29 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公64、司 会计记录程序手册 采购 e. 入口项目的拒收入口项目的拒收 拒收或退回入口项目，应根据采购的运费及保险条款与细则如下： ? 离岸价(FOB) 酒店承担保险及运费成本，即酒店承担品质差异之成本，包括当地关税、清关费及运输成本。酒店须向保险公司索偿。 ? 到岸价成本、保险费加运费(CIF) 供货商承担保险及运费成本，即供货商承担品质差异之成本，但酒店须承担当地关税、清关费及运输成本。 收货部收集以下文件后，将之转交予采购部，以便向供货商或保险公司处理有关品质差异之索偿。 ? 正本提单或空运提单； ? 以送货文件记录品质差异和取得货运公司/清关代理人的确认； ? 品质差异报告及拍照证明。 4.565、.4 预期送货日预期送货日 采购订单会列明预期送货日。如货品未于预期送货日交货，应如下检查： a. 预期送货日前送货预期送货日前送货 ? 收货部将送货文件送交采购部 ? 采购部决定厨部/使用者应否接受货品，并在送货文件上记录采所取之行动： - 厨部/使用者不接受 拒收来货及将货品退回供货商；指示供货商在预期送货日送货； - 厨部/使用者接受 按正常送货程序接收货品。 b. 预期送货日没有送货预期送货日没有送货 ? 市场购货单项目 厨部/收货部通知采购部以便： - 向供货商跟进未完成之送货： ? 厨部/使用者不再需要 向供货商及在 Fidelio IMS 系统取消订单； ? 厨部/使用者仍然需要66、 确定送货时间并通知收货部及使用者，或向其它供货商购货； ? 倘酒店因向其它供货商订购而引致额外费用，应向现有供货商收取有关费用。 ? 直接采购 收货部每星期打印采购订单到期报告并转送采购部，以便： 第 30 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 - 向供货商及使用部门跟进未完成之送货； - 每星期向要求部门呈交未完成采购订单表列 ，交待送货情况。 c. 预期送货日后没有送货预期送货日后没有送货 ? 收货部只可在采购部及使用部门预先同意延迟送货的情况下，才能接收货品。 4.5.5 记录所采取行动记录所采取行动 ? 调查后，在送货文件上记录所有送货文件之改动； 67、? 在任何情况下，不得改动正本采购订单。 4.5.6 监察供货商表现监察供货商表现 ? 收货部要： - 保留因使用部门拒收和投诉而将货品退回给供货商的记录 (例如：品质低于标准或未能符合送货时间表)；监察供货商是否符合 FSMS 规定并于违返规定时，通知采购部； - 在成本监控编制的每日与订单有偏差报告上记录订购数量偏差超过百分之五的原因； - 保留供货商在收货部运作时间以外的送货记录。 报告应送交采购部。 ? 采购部根据记录，监察供货商的表现： - 向供货商要求违反条款及细则之书面解释，并采取纠正行动： ? 送货过多/过少 ? 货品不符合酒店采购规格 ? 货品未有按指定送货日期送货 ? 货品68、于收货部办工时间以外送货而没有合理解释 - 如供货商连续三次违反条款及细则而又没有合理解释，即将之列入黑名单，同时保留因以上行为而导致酒店有损失或成本增加时，向其追讨赔偿权利。 4.5.7 清除清除 Fidelio IMS 内的采购记录内的采购记录 ? 已完成送货(到收货部)或(由采购部)取消之订单， 需在 Fidelio IMS 内以 零值 显示。 ? MIS 部门每 6 个月清除零值记录。 第 31 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 4.5.8 保留采购文件保留采购文件 ? 依照当地条例之时间规定，保留采购文件。 5 区域区域/中央采购部中央采购部 一69、般来说，当数间香格里拉酒店位于同一城市或区域时，便需设立一个区域/中央采购部，而地点应位于区域财务总监办工室的同一酒店内。 区域/中央采购部之主要目的是大量采购所有相关酒店使用的物品，较以一间酒店采购所获取的价钱为皆。 区域/中央采购董事/经理的职责要： ? 找出普遍使用、高用量/高价值的货品(根据过去 6 个月之实际消耗)； ? 与每一酒店及区域主管协议购货规定； (程序与采购规格相同) ? 根据所有相关酒店之估计消耗，编制成本/利益分析，协商大量采购之价钱；(程序与招标和订购相同) ? 出席每间酒店之每月采购会议 。 6 采购监控的慨要采购监控的慨要 采购监控包括以下各项： ? 政策政策/70、指引指引 - 符合己书面批准的酒店及集团政策。 - 符合道德守则。 - Fidelio IMS 系统的使用权应依据 SLIM 指引。 ? 授权授权 - 根据委任授权手册和最新之授权人签署式样表列，批签采购要求和采购文件。 - 评估报价并由授权签署人批签最终价格。 ? 采购程序的主要监控采购程序的主要监控 - 划分职责 采购要求、订购、收货及付款予供货商。 - 认可供货商名单 符合酒店要求/规格之供货商。 第 32 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 - 供货商轮流投标。 - 记录招标 - 最少获得 3 个可互相比较并具竞争力之报价。 - 根据已订立之标准比较71、报价 市场调查及 Fidelio IMS 之过往报价。 - 以文件记录评估、谈判及选择最优惠价格。 - 采购要求及采购订单连续编号。 - 只根据正本文件请购、订购及送货。 - 根据获批订单核对发票，探查差异情况。 - 依据当地条例，保留采购文件。 7 职务范围职务范围 职位职位 职务范围职务范围 服务员服务员 / 组长组长 招标程序招标程序 ? 与成本监控及厨部代表，在零售或批发市场进行有关市场购货单的市场调查。? 协助编制及将招标文件呈交获邀投标之认可供货商。 ? 协助整理已收集之报价，以作评估。 ? 输入已收集之报价到 Fidelio IMS。 订单处理订单处理 ? 根据委任授权手册和授权72、人签署式样表列，检查 Fidelio IMS 系统之市场购货单/订购要求、采购订单及资本性开资采购订单。 ? Fidelio IMS 之每日市场购货单/订购要求 - 在 Fidelio IMS 系统分配订单予获标之供货商，然后打印采购订单。 ? 采购要求 在 Fidelio IMS 处理采购要求，然后打印。 ? 与供货商跟进每日由于价格、数量及品质差异引起之收货/应付款问题。 ? 清除使用部门不再需要之订单。 ? 收集其它报价，处理供货商未能符合送货数量之订单。 ? 处理紧急购货。 ? 以采购零用现金采购低价值项目。 服务经理服务经理 / 采购董事或经理采购董事或经理 评估供货商评估供货商 ?73、 收集主要供货商资料。 ? 视察供货商的工场是否符合酒店及 FSMS 规定。 ? 收集符合当地条例之有效供货商牌照/许可证/卫生证书 ? 要求成本监控就市场购货单项目进行产量测试、蒙眼测试、屠肉测试，以便评估供货商。 ? 要求使用部门针对供货商样本反映意见 第 33 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司 会计记录程序手册 采购 ? 在 Fidelio IMS 更新符合酒店规定之认可供货商名单 ? 因应供货商数据改变，每季复核认可供货商名单；或将供货商列入黑名单。 ? 定期搜集新产品及新供货商，以增加认可供货商名单数目。 投标处理投标处理 ? 编制投标文件以便邀请供货商投标。 ? 将收74、集到的招标报价进行评估和谈判，然后向财务总监/相关部门主管建议最终价格。 ? 基于财务总监/相关部门主管之批核，为成功获标之供货商编制和发出授权书。? 编制和发出寄卖合约。 ? 收集有关处理/出让旧的固定资产之报价 订单处理订单处理 ? 与供货商跟进每日之送货/订单之间的差异。 ? 与供货商跟进未完成之采购订单。 ? 为使用部门编制有关未完成采购的订单的状况报告，以便向供货商反映意见/取消订单。 ? 复核及解释每月价格变动报告 。 ? 保留记录、跟进使用部门针对供货商之投诉和送货与订单的差异 8 附件附件 源自源自 Fidelio IMS 编制的文件编制的文件 ? 价格差异报告 标准文件标准文件 ? 采购订单 ? 采购要求 ? 投标邀请书 ? 投标摘要 ? 成本/利益分析 ? 供货商工场卫生检查 ? 授权书 ? 供货商的送货条款及细则 - - - - - 完 - - - - - 第 34 页，共 34 页 香格里拉国际饭店管理有限公司