1、Running Meetings会议沟通第七章 会议沟通群体沟通的优缺点组织和参加会议 会议沟通模式 明确会议目的 确定与会者构成 明确与会者角色职责 会议的组织准备工作 会议议程 会议记录第一节第一节 群体沟通的优缺点群体沟通的优缺点讨论讨论1 某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略：策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，2、然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；第一节第一节 群体沟通的优缺点群体沟通的优缺点 策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。启示？讨论 2你在什么场合下要采取群体决策的方式3、，如果不采取群体决策的方式，而由自己做个人决策是否可行？根据你自己的工作体会，请谈谈群体沟通的优缺点。群体沟通的优点和缺点群体沟通的优点和缺点Nicky Stanton:优点优点：产生更多的承诺 产生更好的决策缺点缺点：时间和效率 群体压力：从众心理 专家和领导压力 推卸责任：说而不做第二节第二节 组织和参加会议组织和参加会议 会议沟通模式 明确会议目的 确定与会者构成 明确与会者角色职责 会议的组织准备工作 会议议程 会议记录Type of meeting NegotiatingInformingSolving problemsMaking decisionsCollecting and e4、xchanging ideas 一、会议沟通模式一、会议沟通模式谁发言?历时多久?他(她)对谁讲话?与谁交谈?其后会有谁发言?有几人?图7.1 会议交际沟通模式实例 二、明确会议目的、明确会议目的Purposes and Objectives1.Do you need a meeting?Is there some better/cheaper way of achieving your objectives?2.What is the purpose of the meeting?Giving instructions?Bargaining over issues?Giving advice5、/counseling?Making decisions?Solving problems using others knowledge and skills?3.What are your overall objectives?What do you want to achieve?What are the best/worst results?Do you have a fallback position/contingency plans?二、明确会议目的、明确会议目的 信息共享 动员激励 信息传播 问题解决和决策制定三、确定与会者构成三、确定与会者构成 同质性和相异性的平衡竞争性和合作6、性的平衡任务导向和过程导向的平衡 四、明确与会者角色职责四、明确与会者角色职责自我检测自我检测 根据你所了解的群体沟通性质，你认为作为会议主席有哪些责任?在会议中，你若作为与会者，又有哪些责任?你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论?1.会议主席角色会议主席角色情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内7、的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结?会议主席角色会议主席角色情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传8、统的教师讲解的形式；这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结?会议主席的职责 会议控制会议控制决定讨论主题；明确讨论范围；确保人们围绕主题依次发言；尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论；确保其他成员了解会议进展情况。会议引导会议引导识别主题/问题；交换和开发建议；评价不同方案；选择行动计划（5W1H）。会议主席的职责 促进讨论促进讨论 讨论，提问处理不同意见处理不同意见对争论双方或各方的观点加以澄清；分析造成分歧的因素9、；研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性；将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入；若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。作出决定作出决定 常用的介绍方法：常用的介绍方法：自我介绍 互相介绍 主席介绍 名片介绍 会议中可应用的技巧会议中可应用的技巧：造成“我群感”；对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以分组和归类；处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标；利用与会者的经验、专长；对与会者的错误采取宽容态度。得分为27分或27以下，您的会议主持得很好得分在36以上，可能预示您在主席角色10、方面存在某些问题2.与会者的角色与会者的角色 决定是否需要出席会议 准备 准时与会 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 给出信息时，力求精确切题 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要有根据 以能提高团队绩效的方式行事 表表7.3 会议参与自我评估问题单会议参与自我评估问题单 得分为30或30以下，您的参与状态良好得分在40以上，可能预示您对于会议及您在其中的角色有某些问题 五、会议的组织准备工作五、会议的组织准备工作CHECKLIST:Preparation1.Make action plans:What are your sub-objectives?Do they move you forw11、ard to achieving your overall objectives?What attitude should you adopt in the meeting?How should you approach it?2.Prepare the structure of the meeting:What should be the content?What forms of process should you use?How best to use time?How can you set the agenda most effectively?五、会议的组织准备工作五、会议的组织12、准备工作CHECKLIST:Preparation3.How wide are the outcomes acceptable to you?If narrow,you want to keep the discussion closed;If wide,you can open up the discussion.4.How committed to the decisions do you want the participants to feel?If high commitment is needed,involve the participants in the decision-m13、aking process;The more control you exert,the less committed the participants will be.五、会议的组织准备工作五、会议的组织准备工作 1.确定会议主题和目标确定会议主题和目标 2.制订会议活动计划制订会议活动计划 3.制订会议议程制订会议议程 4.发放会议举办通知发放会议举办通知 5.会场布置安排会场布置安排 会场的选定 会场内设备的准备 会场的布置 六、会议议程六、会议议程“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”会议时间(开始时间、结束时间)和地点 会议目的14、 会议议题的顺序 表7.4 会议议程实例会议议程实例 M计算机公司 一号项目检查会议一号项目检查会议 日期：2001年12月4日，星期五 时间：下午2：303：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况 议程议程 1公司第四季度销售情况；2上次会议记录；3上次会议记录中提出的问题；4关于CPU进展报告；5关于Case设计进展报告；6关于软件进展报告；7下次会议日期、时间、地点。附件附件1软件进展报告，第7号；2Case设计进展报告，第2号；3关于软件问题的短文。七、会议记录七、会议记录表7.5 会议记录形式实例 M计算机公司 一号项目第一号项目第6次检查会议纪录次检查会议纪录15、时间、地点：会议于2001年12月4日(星期五)在B大厦第二会议室举行，下午2：30开始。出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期(主席)，无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们来参加会议。同意的行动：目亦梅在有关客户度6归来后邀他们参加会议。完成的时限：下次会议前。进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。完成的16、时限：2001年12月21日下次会议的时间，地点：下次会议：2001年12月25日，星期五，下午2：30在B大厦第二会议室举行。案例案例14 城市合作银行城市合作银行 问题问题:1你如何评价曹闽给钱岭的指示和4月25日的信件?2从银行向受众发出的信息看，是否在内容的逻辑、证据和争论方面存在缺点?3银行决定正式召开一次特别会议、曹闽准备在会议上讲话。如你是钱岭，负责这次会议的议程安排，请确定本次会议的目的、参加对象，并设计会议议程。专题：事例1：“泰诺”是美国约翰逊联营公司生产的治疗头痛的止痛胶囊商标，这是一种家庭用药，在美国年销售额达到4.5亿美元，占公司总利润的15%。1982年9月29日至17、30日，有消息报道芝加哥地区因有人服用泰诺止痛胶囊而死于氰中毒。开始报道是死亡3人，后增至7人，随着新闻媒体的传播，传说在美国各地有25人因氰中毒死亡或致病，后来这一数据增加到2000人（实际死亡人数7人），这些消息引起了1亿服用泰诺的消费者的极大恐慌，民意测验表明94%的人表示今后不再服用此药。约翰逊公司面临一场生死存亡的巨大危机。实际上，对回收的800万粒胶囊所做的化验，只发现芝加哥地区的一批胶囊中有75粒受氰化物的污染，而且是人为破坏。面临这一严峻局势，你认为应如何处理？专题：成立由董事长为首，负责公关的副总等7人委员会，危机之初每天开两次会，对事件讨论、决策；决定在全国范围内立即收回全18、部价值近1亿的泰诺止痛胶囊（5天内完成）；花费50万美元通知医生、医院和经销商停止使用；（这一决策受到舆论广泛赞扬）与新闻媒介密切合作，以坦诚态度对待新闻界，无论好坏，迅速传播真实消息；敞开公司大门积极配合公众和医药管理部门的调查，5天内对全面收回的胶囊进行抽检，向公众公布结果；重新设计重返设计计划，举行大规模的卫星转播的记者招待会，感谢新闻界的公正对待；推出防止污染的止痛胶囊重新包装，现场播放生产流程；一年时间内恢复其领先地位，取得公众信任。计划计划：“公众和顾客的利益第一”在危机面前没有存在任何侥幸心理；领导人参与和强烈的公关意识；平时与社会各界建立良好的关系。启示启示：善于从危机中寻找机19、会；为公众和顾客着想是所有对策的出发点。事例2：1989年3月24日美国埃克森公司的一艘巨型油轮在阿拉斯加州美、加交界的威廉王子湾附近触礁，原油大量泄出达800多万加仑，在海面上形成宽1公里，长达8公里的漂油带。到3月28日原油泄漏量达到1000多万加仑，造成美国历史上最大的一起原油泄漏事件。评评价价：反应迟钝；企图逃脱自己的责任；事先毫无准备，既无计划、也无行动；对地方当局傲慢无礼；自以为控制了事态的发展；不接受任何解决意见；存在侥幸心理；信息系统失控；忽视了赢得公众的同情和支持；错误地估计事故规模；丝毫没有自责感。（公关学者卡斯泽威斯基）结果结果：公司损失（清理费、赔偿、罚款等）几亿美元；国际大公司抵制与其做生意；形象大损。