1、印章管理制度 制度编号：SP- 发行版本：01 拟定部门：行政事务部 新疆交通建设（集团）有限责任公司 2012年X月X日发布 印章管理制度目录：共九章第一章 总则第二章 印章的分类第三章 印章授权管理和使用部门第四章 印章刻制原则及要求第五章 印章发放、启用、变更、注销第六章 各类印章使用范围及审批程序第七章 各类印章使用的管理第八章 责任追究第九章 附 则第一章 总 则第1条 为了规范企业各类印章的使用和管理，增强印章使用的权威性和严肃性，确保企业的合法权益， 依据企业内部基本控制规范，结合公司章程的有关规定，特制订本制度。第2条 印章管理遵循“明确责任、严格审批、合理使用、妥善保管”原则2、。第3条 本制度适用新疆交建交通设施制造有限责任公司（以下简称“公司”）。第二章 印章的分类第4条 对外使用具有法律效力印章：公司级别公章、合同专用章、财务专用章、财务人员私章、发票专用章、法定代表人印章、人力资源部印章、各项目公章、合同专用章、财务专用章。第5条 仅供内部管理使用印章：部门印章、财务对内使用的其它印章：现金收、付讫章，支票收、付讫章，银行收、付讫章、个人人名章、稽核章、已开发票章和作废章等。第三章 印章授权管理和使用部门第6条 对外使用具有法律效力的印章，由公司总经理授权向相关部门核发或核销；仅供内部管理使用的印章由部门分管领导授权向相关部门核发或核销。第7条 各类印章的保管3、使用部门1、公司行政章、法定代表人印章由公司行政事务部印章管理员负责管理和使用；2、财务专用章、财务人员私章、发票专用章及内部管理使用印章由财务部设印章管理员负责管理和使用；3、公司合同专用章由公司法律事务管理员负责管理和使用。4、部门印章由相关部门设印章管理员负责管理和使用。5、公司党支部、工会、团支部印章按照党章及相关制度应设印章管理员负责管理，印章启用、变更、注销需在行政事务部进行备案。6、集团公司所属各分公司、全资子公司，控股子公司将对外使用印章统一填写印章启用、封存登记表上报集团公司行政事务部印章管理员处，因公司更名或注销，备案印章发生变化，需在相关业务办理完结7日内员进行理印章信4、息变更。7、由公司行政事务部印章管理员建立印章管理台帐，输入印章相关信息，实行动态登记。第四章 印章刻制原则及要求第8条 印章刻制原则1、公司印章统一由集团公司行政事务部刻制。2、公司级别印章、各项目公章、合同专用章统一由行政事务部归口管理；部门印章由相关部门归口管理员；各级财务印章统一由财务部归口管理。3、因工作需要需刻制印章时，由归口部门提出书面申请，填写（申请部门名称） 申请刻制印章登记表，经归口部门负责人审核、行政事务部审核、相关领导审批后，由行政事务部开具介绍信，到公安部门办理相关手续后，在指定的地点刻制网络防伪印章。第9条、印章刻制要求1、公司级别印章内容为“公司全称+类别+防伪码5、+维文”；部门印章内容为“公司全称+部门全称+维文”；名项目使用印章应上级主管部门批准确定的名称为准，并使用全称和法定名称，不得使用简称；2、各类印章同一内容、同一序号不得刻制多枚。第五章 印章发放、启用、变更、注销第10条 印章发放：印章刻制好后，统一由行政事务部印章管理员发放，由申请部门印章管理员领取，并填写印章启用、封存登记表（见附表），确定印章有效启用期。各归口部门因工作需要将新刻制印章发放到二级单位使用时，印章管理要求应同一级印章发放程序、要求相同。第11条 印章启用、停用：对外使用印章在启用时，应发出正式启用新印章的通知，注明启用印章依据、名称、时间及印模等，印章发生变更或注销时也6、要发出变更或注销印章的通知，注明注销印章依据、名称、时间及印模等。第12条 印章变更或注销：因印章磨损或其他原因损坏或因机构调整，印章不能正常使用时，需要重新刻制印章时，应申请重新刻制印章。需注销的印章个人不得擅自处理。由归口部门将印章交回行政事务部印章管理员处，并在印章启用、封存登记表中预留注销印鉴，并办理变更、注销、退回手续。第六章 各类印章使用范围及审批程序第13条 公司级别公章使用范围及审批程序1、以“新疆交建交通设施制造有限责任公司”名义印发的公文及公文签发单。按照公司领导分工职责，在公文签发单上已签署审批的文件，由公司文件管理员在印章使用登记表进行登记，由行政事务部负责人审批，可办7、理用印业务。2、各部门以公司名义对外报送的各类报告、表格、名册、职工个人的有关证明等，由经办人在印章使用登记表进行登记，经部门负责人审批后，可办理用印业务。3、荣誉证书、聘任书等各类证件，由经办人在印章使用登记表进行登记，经部门负责人审核后，部门分管领导审批后，可办理用印业务。 4、公司人员出外办理各类业务需出具固定制式行政介绍信，由经办人在印章使用登记表进行登记，经部门负责人审批后，可办理用印业务。开具介绍信、便函、授权委托书时要有存根联，统一编号，并由行政事务部留存根联。在此类行政介绍信，只起证明持信人身份的介绍作用及需办理的业务，不作其他任何证明，要在落款和骑缝处一并加盖印章。第14条 8、公司级别合同专用章使用范围及审批程序1、凡公司对外签定各类合同、协议等，必须统一使用 “新疆交建交通设施制造有限责任公司合同专用章”；除上级单位或垄断性行业硬性要求加盖公章时，才可使用，其它情况均使用公司合同专用章。2、使用公司合同专用章时，先由经办人在印章使用登记表进行登记， 按公司合同管理制度要求提供合同审批单，由部门负责人审批后，合同书中由法定代表人或授权代表人签字并注明签订日期后，办理用印业务。3、两页以上合同要加盖骑缝章。第15条 公司各级财务专用章使用范围及审批程序日常财务活动使用财务印章，实行授权制，由财务负责人授权相关人员严格按照印章管理要求使用：1、银行预留印鉴除用于日常结算9、票据的支付、收款外均应审批、登记；2、发票专用章除用于已开普通发票、增值税票、营业税票等税票的盖章外均应审批、登记；3、其他对内专用章严格按照要求使用。4、外出使用财务印章，实行审批制，由使用人填写印章使用登记表经财务负责人审批；5、严禁为空白支票、发票、信函、表格、合同等加盖公司财务印章；6、严禁将对外专用财务印章携带外出使用。若属特殊情况，使用部门或个人须书面申请，经部门负责人和财务负责人或财务总监审批后，到财务部门办理财务印章领用手续，携带外出使用。使用后应立即归还印章，不得贻误。第16条 公司人力资源部印章使用范围1、人事履历证明；2、人事收入证明；3、鉴定考核考察材料；4、职称申报材10、料；5、其他须要人事部门审核确认的材料。第17条 公司人力资源部印章使用审批程序使用公司人力资源部印章时，先由经办人在印章使用登记表进行登记，由部门负责人审批后，办理用印业务。第18条 部门印章使用范围只能在公司内部管理业务中使用，由部门负责人进行审批办理用印业务。第19条 各项目公章及合同专用章使用参照公司公章及合同专用章进行管理和使用。第七章 各类印章使用的管理第20条 公司各类对外使用印章都具有法律效力，必须依法使用、严格管理。各归口部门应设置印章管理员，并建立相应印章管理台帐（见附表），使用印章必须进行登记、审批。截止12月31日前，由各归口部门将印章登记本统订，交行政事务部印章管理员11、处，由政事务部将集团公司印章登记本统一、规范装订与退回印章一并交综合档案室保管。第21条 各类印章必须按照本部门、单位的职能和管理范围用印，不得超越本部门、单位的职能和管理范围用印。第22条 各类印章在用印时，按照相关要求，应加盖于规定位置，不得在空白表格、证书、信笺等空白件上用印。不得在手写材料上用印。在各项业务需提供公司各类证照复印件时，必须在证照复印件上加盖附有“与原件相符” “使用部门”“使用用途”“再次复印无效”等内容的印章后再可办理用印业务。第23条 各类印章一般不得带出使用，因特殊情况需要外出用印，由经办人填写印章使用登记表，登记详细借出及归还时间，必须经部门负责人审批，办理印章12、借出业务。第24条 各部门、各项目要严格按照审批手续用印，凡不按规定办理用印手续的，一律不得用印。第八章 责任追究第25条 因印章管理不严，造成使用不当或遗失，要追究印章管理人和部门及单位负责人的责任。给单位造成损失的，要依法追究其责任。第26条 使用新疆交建交通设施制造有限责任公司法人印章或专用印章时，用印部门负责人在办理批准使用印章手续时，未认真审核的，要追究审批人的责任。给单位造成损失的，要依法追究其责任。第27条 印章在停止使用后，管理部门未及时将印章交行政事务部，而继续使用或遗失的，要追究印章管理人和部门负责人的责任。给单位造成损失的，要依法追究其责任。第九章 附 则第28条 本制度13、未尽事宜按国家法律、法规、规范性文件和本公司章程规定执行。第29条 本制度与国法律、法规、规范性文件和本公司章程规定不一致的，以有关国家法律、法规、规范性文件和本公司章程规定为准。第30条 本制度由公司行政事务部拟定,自公司总经理批准颁布之日起施行。附：1、申请刻制印章登记表2、印章启用、封存登记表3、印章使用登记表4、印章管理台帐（申请部门名称） 申请刻制印章登记表编号：申请日期部 门经办人申请印章种类印章名称材 质样 式使用范围：申请理由：管理权限：管理人：公司领导意见年 月 日行政部门意见年 月 日申请部门年 月 日备注：印章启用、封存登记表印章名称启用印鉴预留封存印鉴预留交接人接收人交接人接收人日期日期日期日期印章使用过程登记表序号日期借用者批准者份数使用原因 印章使用登记表年月日使用部门发往单位事由申请人经办部门负责人行政事务部负责人部门分管领导用印办理人印章管理台帐印章号责任者使用项目部门印章类别印章名称页号现状存放地点启用日期封存日期发放人接收人退回人回收人发出数量收回数量材料类别