1、茶业公司物资采购管理制度附申请单、询价单编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 西安xx茶业限公司文件会签单文件编号采购管理制度版本号xx/XZ /001-20xxV1.0拟制人日期20xx/02/10会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期部门审核/日期： 体系审核/日期： 批 准/日 期： 颁 布 日 期： /V1.01220xx修订次数更改号版本页数拟制人审核人审批人日期文 件 发 布 与 修 订 记 录采购管理制度一、目的为了提高公司物资采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，使商品物资采购作业有所遵循，满足公司2、对优质资源的需求以符合生产作业、业务运转及客户之需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。二、范围凡公司商品、资材之请购、采购等管理作业均适用本制度。三、职责3.1 行政部：3.1.1 负责公司各类物资采购的具体操作，包括询价、比价、议价、合同签订、追踪、验收、保管、发放等活动；3.1.2 参与不合格物资的评审和执行处理意见，办理退货事宜；3.1.3 参与供方的评价选择，就采购事宜与供方保持联系；3.1.4 负责外包供方的选择和评价；3.1.5 负责对供货方的管理事宜；3.2 技术质量部3.2.1 负责设计、开发及质量管理控制用各类需用物资的申报。3.2.2 负责搜集、3、整理申购物资质量标准；3.3 物资申购部门：3.3.1 负责本部门需用物资的申购和验收；3.3.2 负责提供本部门申购物资的技术和质量标准；3.4 采购评审委员会：3.4.1 由公司专家管理委员会成员、行政部、申购单位等部门负责人组成。参与公司大宗物资采购的评审，包括供应商、价格、质量、交货期、服务等。3.5 总经理负责各类物资采购计划及采购方案的审批。四、 要求和工作程序4.1 采购物资的分类：4.1.1 A类：指对经营过程中效率质量及安全等产生重大影响的商品和原、辅材料等物资；单次采购金额在一万元以上的物资。4.1.2 B类：指各种设备备品、备件，产品包装及维修保养所用的各种油脂、涂料等；4、4.1.3 C类：指非生产经营用的办公用品、设备、工具、生活福利用品、文化装饰用品、劳动保护用品、低值易耗品等；4.2 采购的依据4.2.1 营销部门依据客户订单和仓库库存状况确定的采购清单:4.2.2 仓库材料安全库存量;4.2.3 客户订单数量； 其他部门依据业务发展需要提出的请购物品清单；4.2.4 公司生产用原材料、辅助材料的采购一律由生产部门统一请购，其他物品均由耗用单位实行请购，实行“谁使用谁请购”的原则；五、 采购作业流程：5.1 标准流程：A类物资采购须有请购部门全程参与。5.1.1 请购：请购是指某人或者某部门根据生产及经营作业需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份5、要求获得这些物料的单子的整个过程。请购部门确定拟采购货品种类和数量后，即应填写“请购单”，报经总经理(或受权人)核准后交与采购部门备采。5.1.2标准采购流程图见图1.5.2 请购单要素：5.2.1 请购的部门；5.2.2 请购物品所属类别；5.2.3 请购的用途；5.2.4 请购的物品名；5.2.5 请购的物品数量；5.2.6 请购物品的型号规格；5.2.7 请购物品样品、材质、尺寸、图纸或技术要求等详细资料；推荐不少于三家的请购物品生产厂家、品牌、价格等。5.2.8 请购物品的要求到货时间；5.2.9 请购如有特殊需要请备注；5.2.10 请购单填写人；5.2.11 请购部门主管；5.2.6、12 请购单位领导审核；5.2.13 采购部门审核；5.2.14 公司总经理审批。5.3 请购单及其提报规定5.3.1 请购单应按照请购要素填写完整、清晰，由请购部门报公司领导审核批准后报采购部门；5.3.2 请购部门在提报请购单时应要求采购部门接收人签字，请购部门备份；5.3.3 涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交；5.3.4 遇生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补；5.3.5 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须做出书面说明；5.3.6 请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采7、购部；5.4 物资请购单的提报5.4.1 公司经营生产的物资由生产部门提报；5.4.2 公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由行政部提报；5.4.3 公司各部门专用的物资由各部门自行提报；5.5 请购的接收要点5.5.1 采购部门在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；5.5.2 接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；5.5.3 通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；5.5.4 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门；5.5.5 8、无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；5.6 采购周期5.6.1 单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资采购周期不应超过5天；5.6.2 单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期按合同执行；5.6.3 请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单，采购部门如未能按时完成采购任务时应向领导说明原因；5.6.4 遇到紧急采购应汇报公司领导经批准后采取快速优先采购的政策；5.7 采购部门询价及其规定5.7.1 询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；5.7.2 属于相同类型或属性近似的9、产品应整理、归类集中打包采购；5.7.3 所有采购项目上必须通过网络、电话向供应商直接询价，询价供应商及服务商不得少于三家，原则能不通过其代理或各种中介机构询价；5.7.4 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；5.7.5 询价结果需记录在案；5.8 比价、议价5.8.1 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；5.8.2 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他供应商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；5.8.3 收到供应单位第一次报价后应设定议价目标或理想中标价格。5.8.4 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考10、察了解供应商的各方面的实力等；5.8.5 参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。5.9 比价、议价结果汇总报批5.9.1 比价、议价结果汇总应按照附表六（比/议价汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序报公司采购评审委员会评审；5.9.2 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。5.10 合同的签订及其规定（见公司合同管理制度）5.11 付款及合同执行5.11.1 付款规定5.11.2 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格并验收入库后方可付尾款；5.11.3 按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时11、应填写附表八（资金支出审批单），该审批单巡签后提交财务部付款；5.11.4 财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。5.11.5 合同执行5.11.6 已签订合同由采购部门项目负责人负责跟进，由采购部门负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；5.11.7 已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；5.11.8 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。5.12 报验12、与入库5.12.1 报验5.12.2 供应单位已经履行完毕的合同，采购部门应及时的通知请购部门进行验收；5.12.3 对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司请购部门的相关规定执行；主要依据为：1、公司本身制订的采购计划。2、采购部与供应商签订的采购合同的相关标的，如数量、规格、价格及其他技术要求。3、供应商出示的产品合格证。4、技术部制定的采购物资技术标准。5、物资工艺图纸等。6、供应商提供的样品和装箱单。5.12.4 达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间通知请购部门进行质检、验收；5.12.5 请购部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书； 5.12.6 C类物13、资中小额低值易耗品免检。5.12.7 入库5.12.8 合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运； 5.12.9 请购部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受并单独存放在库房待验区，暂时只做数量交接。待请购部门验收完毕后办理正式入库手续；未正式入库的物资不得出库。5.12.10 请购部门已经检验合格的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；5.13 评估及记录供应商合作表现；（见供应商管理制度）请购议价、比价评审签合同入库付款供应商评价招标（大宗A）类）0到货验收执行审批审批图1标准采购流程图六、 简易流程：6.1 常备物资由14、库管人员根据最小库存量进行申购。6.2 采购部门接受申购单后对受控合格供方（三家以上）进行询价、核价、比价后报行政部领导审核，经总经理批准后予以采购。6.3 常备物资由采购部门与受控合格供方签订一次性合作协议，每单次采购不再签订合同。 6.4 常备物资项目中有需进行检验的物资按照标准流程中检验流程进行；6.5 常备物资的到货、入库、付款、供方评价等程序同标准流程。6.6 非常备B类、C类小额物资由使用部门请购，采购部门询价、比价、议价，行政部审核，总经理批准后采购。6.7 非常备B类、C类小额物资的入库、付款、供方评价等同标准流程；常备物资库管上报大宗签约到货验收行政部执行采购询价、比价非常备15、部门申报总经理入库供应商评价付款图2简易采购流程图七、特别流程7.1 遇生产及安全紧急情况急需采购的物资使用特别流程；7.2 总经理下令立即采购的物资使用特别流程；7.3 紧急采购由申购部门负责人直接电话联系行政部负责人，行政部负责人电话请示总经理批准后即可指定采购人员进行采购；7.4 采购人员收到指令后根据紧急程度立即进行询价、议价、比价，报行政部负责人审核，经总经理批准后即刻采购。7.5 采购完成后，按其所对应的类别和流程补办手续。总经理电话审批请购部门负责人电话行政部负责人电话补办手续执行询价、比价行政部图3特殊采购流程图八、 采购核决权限8.1 请购金额预估在一万元以内者，由采购执行部16、门进行询价、比价、议价，并由分管经理审核，总经理审批。8.2 请购金额预估在一万元至十万元者，由采购执行部门询价、比价、议价。最终由总经理核决。8.3 请购金额预估在十万元以上三十万元以下者，进行小型招标并经采购评审委员会评审由总经理核决。8.4 请购金额预估在三十万元以上者，进行大型招标并经采购评审委员会评审，由董事会核决。九、 采购方式9.1 采购部门进行货品采购的依据是经核准的“请购单”，并依据不同货品及数量、规格，确定不同的采购方式。9.2 固定供应商采购:凡公司与该供应商签订了长期供应合同，则凡采购该合同中约定的物品均应向固定供应商采购。9.3 未指定固定供应商采购的，则由采购部门依17、据质优、价廉原则确定采购对象。凡总价在1000元以上的物品采购，均需执行询、比、议价程序。9.4 网络采购，利用网络电子商务进行采购。9.5 对大额大量采购，特别是工程项目，必须首先采取招、投标的方式进行采购。十、 采购纪律10.1 采购作业活动应严格遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。10.2 公司从事和参与采购的相关人员必须恪尽职守、廉洁奉公、遵守纪律，不得与投标商私下接触，不得接受供应商的吃请和礼品。10.3 严禁未经批准的采购活动，严禁自行变更采购方式和扩大采购范围和规模。10.4 认真执行公司采购流程，遵守采购纪律。10.5 严格供应商的资质审查和备案制度，凡采用18、招标方式采购的开标前对投标文件严格封存，不得启封。10.6 严格保密，不得泄露公司采购评审委员会的内部情况，不得泄露采购文件及其他与采购活动有关的涉密情况。10.7 采购相关人员不得有下列行为；11.7.1 应当采用招标方式而擅自采用其他方式采购。11.7.2 伪造、变更或者隐匿、销毁应当保存的采购文件。11.7.3 巧立名目与采购人或供应商恶意串通，索要或收受贿赂或者获取其他不正当利益。11.7.4 开标前泄露标底或投标人有关情况。11.7.5 对供应商实行差别待遇或歧视待遇。11.7.6 凡违反公司采购制度和纪律的任何部门和个人，一经查实将从严处理。十一、 附表11.1 A类物资采购申请表19、 xx/C XZ 001-20xx-1A11.2 B、C类物资采购申请单 xx/C XZ 001-20xx-2A11.3 物资采购询价表 xx/C XZ 001-2012-3A11.4 物资验收单 xx/C XZ 001-20xx-4AA类商品（物资）采购申请单xx/C XZ 001-20xx-1A 申请部门： 申请人： 日期：物资名称型号规格物资用途请购数量到货时间库存状况技术要求；材质；尺寸；标品；技术参数等（可后附）推荐的品牌（厂家）参考价推荐品牌（厂家）2参考价推荐品牌（厂家）3参考价特别说明：申购部门负责人采购部门审核 总经理审批 B、C类物资采购申请单 序号物品类别物品名称规格型号20、技术要求数量单价合计用途到货日期备注12345678910B xx/C XZ 001-20xx-2A 申请部门： 年 月 日 申请人： 请购部门负责人： 采购部门审核： 总经理审批：西安xx茶业公司物资采购询价表xx/C XZ 001-20xx-3A 年 月 日序号物品名称规格型号技术指标单位数量供货期 网询价格一次报价二次报价供货期票、税、运费一次报价二次报价供货期票、税、运费一次报价二次报价供货期票、税、运费123456物资验收单MYT/C XZ 001-2012-4A 编号：验收物资名称采购编号验收日期合同编号 使用部门供货方验收情况记录序号验收物资明细数量到货日期物资存放（安装）地点技术资料是否齐全外观是否完好验收依据规定技术指标实际测试技术指标验收意见 验收人签字: 年 月 日验收遗留问题