1、机械公司采购管理制度（审批、预算）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 15 采购授权审批制度制度名称采购授权审批制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限， 严禁未经授权的人员办理采购与付款业务1采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。2对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并2、及时向审批人的上级授权部门报告。一、请购使用部门、仓储部门及其他相关部门根据采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。二、审批采购部门、采购主管、财务主管、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。1采购预算内采购额在_元以内的，采购部门审批；采购额在_至_元的，由采购主管审批；采购额在_至_元以上的，由财务主管审核，总经理审批。2采购预算及计划外采购项目均由财务主管审核，总经理审批。3对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。三 、采购1采购主管根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。2采购员进行市场调查3、，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购主管审核并提出参考意见，交总经理最终确定审批。四、验收质量管理部门根据企业有关验收规定对采购的商品进行验收，对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。1验收过程中出现的采购物料、数量不符合企业规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。2采购的物料存在重大质量问题，采购主管应组组织由管理人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决，采购部负责处理。五、付款1财务部应对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确、是否在预算内。2审核无误后开具付款凭证，交4、出纳办理货款支付.六、 对账1财务部应于每月末与供应商进行货款结算的核对。2取得供应商对账单，审核其余额与“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期16 采购申请审批制度制度名称采购申请审批制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门一、为明确物料采购的申请与审批规范，特制定本制度。二、所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。三、 责权部门。1采购部负责企业所需物料的采购工作。2财务部负责采购物料的货款支付工作。3物料使用部门和仓库部门提出采购申请。4财务主管、总经5、理根据权限审批采购项目。 请购审批规定一 、原材料或零配件的请购。1需求部门请购。（1）原材料或其他物料由需求部门根据采购预算或实际经营需要提出请购单。（2）仓库材料保管员接到请购单后，查看材料的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。（3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。2仓库部门请购。（1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。（2）仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。经采购员签署6、同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。采购部应将处理过的请购单归档备案。3、临时性物料的请购。（1）临时性物的采购申请由使用部门直接提出。（2）使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。（3）请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经财务部、总经理签字后，采购部方可办理采购手续。 请购单规定一 、请购单的开列和递送。1请购单的开列。（1）请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。（2）请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。（3）各部门在生产、维护工作中需采购的各类物料开支，7、都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。（4）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。2、紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并注明“紧急采购”字样。3、材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。4、物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。5、 本制度经总经理审批，自颁布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期17 采购预算管理制度制度名称采购预算管理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使8、用效率，确保采购资金合理的需要，特制定本制度。一、 采购预算1采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料等数量及成本编制进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现二、编制采购预算1编制采购预算是指根据经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。（1）根据企业年度销售计划，由相关使用部门填写本部门的采购预算申请单，上交采购部。（2）采购员汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，由采购经理补充完善后，交财务部及总经理逐一核准、审批。三、执行采购预算1将审批的各项9、采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。2对预算执行过程进行监控。四、分析和调整采购预算差异1在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。2如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。六、 采购预算资金控制1在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。2部门负责人只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出。3对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。4对于超预算和预算外采购项目，采购部及财10、务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由总经理审批后才能给予办理。（本制度经总经理审批，自颁布之日起执行。）编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期18 采购控制制度制度名称采购控制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门一、 目的明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化。 采购方式控制二、 采购方式分类1订单采购方式（1）采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购物料的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商。（3）订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性。2比质比价采购方式选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行11、对比分析，在符合质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。 采购数量控制1 、采购数量应该严格按照采购计划进行确定。2、 采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。3、 检查使用物料部门负责人是否在请购单上签字同意。4、 对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的分析，将各种请购进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本。5、 对于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。采购时间控制1、 采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、验收入库时间等。2、 根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。（112、）现用现购物料（2）以最佳成本为原则确定最经济的订货方式（3）保险储备量和定量3、 对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟，或者过早地使现金被使用而形成过大的存量。4、 采购时间的控制由仓库管理部门最低存货点来进行。订单的控制一、采购价格审核1财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格，并总经理审批。2对所有超过规定价格的订单必须经过总经理特殊审批。二、 登记采购订单1采购员应该按编号编制采购订单。一式四联。（1）一联提出请购部门，以便让请购部门验证订单的内容是否符合他们的要求。（2）一联提交质量管理部门，一联提交仓库保管部门，作为验收的标准。（3）一联提交财务部，作为入账凭证。2采购员要13、及时对采购订单进行归档，在采购订单每月存档时应检查已处理的采购汀单是否连续编号。3定期汇总所有未完成的采购申请，并编制报表。本制度经总经理审批后，自颁布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期19 付款控制制度制度名称付款控制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门一、 为规范企业商品采购付款业务的内部控制管理，特制定本制度。付账控制中单据的审核一、 财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性进行严格审核。1、核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。2、审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预14、算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续等。3、审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误符等。4、财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对。本制度由财务部制定、修改，报总经理审批后执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期110 物料授权审批制度制度名称物料授权审批制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门一、为了明确企业各部门和相关岗位在存货管理中的职责和权限，确定授权审批的流程、责任、权限、方式及相关控制措施，特制定本制度。二、本制度适用于各类原材料、产成品以及周转材料等存货管理的授权审批事项。 物15、料采购授权审批一、采购计划审批1、月采购计划审批（1）月采购计划的对象为生产中所需的原材料、低值易耗品和零星物品等。（2）由使用部门提出申请，填写申购单，主管部门部审核同意后，报财务部审核，总经理签字确认，由采购部组织人员实施采购。（3）月采购计划的申报时间为每月26日之前。 物料保管授权审批一、 物料库期间，原则上不允许非仓库人员进入仓库，其他部门和人员在下列情况下可进入仓库。1开展存货的年度盘点、月度盘点和不定期盘点。2管理人员对仓库工作进行检查。3财务部工作人员根据账实核对工作要求，需进库核对。 存货报废授权审批一、 存货报废的授权审批适用于存货在保管、使用等过程中由于正常原因或非正常原16、因失去原有价值，需要进行报废处理的事项。二、常规授权审批的流程。1拟报废存货的使用部门或主管部门填写报废申请单，报废申请单的内容包括报废存货的名称、已用期限、是否为正常报废等并填写报废原因。部门负责人在申请单上签字确认并由总经理审批。3财务部对报废申请单进行审核，主要是计算报废成本，确定报废的合理性，并将计算的报废成本填写在报废申请单的相应项目中。本制度经总经理审批签字之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期111 存货采购控制制度制度名称存货采购控制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 为了加强对企业存货采购过程的规范化管理，确保存货采购及时完成17、，特制定本制度。第2条 本制度适用于对企业在开展采购业务的过程中所需各类存货的采购申请和实施过程的控制。第3条 存货采购的类型包括常规性采购、临时采购和紧急采购。第4条 常备原料和物料由仓储部门提出申请，非常备原料和紧急采购由使用部门提出申请。第2章 存货使用部门存货采购申请控制第5条 存货采购申请的提出存货使用部门填写采购申请表，详细注明需求设备或物品的品名、型号、技术标准、数量、预计价格、需求原因、要求到位时间等。第6条 存货需求部门经理将采购申请表提交给财务部，财务部根据本期预算及上级经理意见审核批准并盖章。第7条 物资需求部门将财务部批准盖章的采购申请表交给采购部。第8条 采购部经理指18、导采购人员根据采购申请表内容选择合适的供应商。与供应商达成购买意向后，采购部工作人员编写采购合同。第9条 采购部采购人员将采购合同交给物资需求部门，物资需求部门检验所购设备是否是所需设备，并报本部门经理审核签字。第10条 采购部经理、财务总监和总裁根据各自的审批权限审批采购合同。第2章 仓库存货采购申请控制第11条 仓储部根据现有存货的库存量计算出请购量后，填写请购单，交采购部、财务部及主管领导根据审批权限进行审批。第12条 仓储部在提出采购申请时，应综合考虑各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量，分析确定应采购的日期和数量，或者通过存货管理系统重新预测材料需求量以及重新计算安全库存水平和经济19、采购批量，据此进行再采购，降低库存或实现零库存。第13条 仓储部在确定采购时点、采购批量时，应当考虑企业需求、市场状况、行业特征等因素。第4章 存货采购过程控制第14条 采购部凭被批准执行的请购单办理订货手续时，首先必须向多家供应商发出询价单，获取报价单后比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，初步确定合适的供应商并准备谈判。第15条 采购人员根据谈判结果签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。第16条 采购部经理签署采购合同。采购人员将采购申请表和采购合同交给财务部，财务部经理20、审核批准。第17条 财务部出纳支付货款，财务部会计将成本记入需求部门相关科目。第18条 采购部按照合同执行，供应商发出设备或派人安装调试，采购部、质量管理部、物资使用部门对到货物资进行验收，验收无误后签字确认。第5章 存货采购核算第19条 对于发票账单与材料同时到达的采购业务，材料验收入库后，根据发票账单等结算凭证确定的材料成本进行账务处理。借记“原材料”科目，根据取得的增值税专用发票上注明的（不计入材料采购成本的）税额，借记“应交税金应交增值税（进项税额）”，按照实际支付的款项，贷记“银行存款”、“内部往来”或“应付账款”。第20条 对于材料已经到达并已验收入库，但发票账单等结算凭证未到，货款尚未支付的采购业务，应于月末按材料的暂估价值，借记“原材料”科目，贷记“应付账款暂估应付账款”科目。第21条 采用预付货款的方式采购材料，参考的会计分录情况如下。1在预付材料价款时，按照实际预付金额，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目。2已经预付货款的材料验收入库，根据发票账单等所列的价款、税额等，借记“原材料”科目和“应交税金应交增值税（进项税额）”，贷记“预付账款”科目。3预付款项不足时，补付上项货款，按补付金额，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目。4退回上项多付的款项时，借记“银行存款”科目，贷记“预付账款”科目。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期