1、商业地产公司固定资产采购、使用及归还管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 主题：固定资产管理制度编号：部门：集团行政部对象：集团及厲下单位制定：审核：批准：生效日：20xx年03月01日废止号：共19页一、目的为加强公司固定资产管理，提高固定资产使用效益，优化资产配置，确保公司经 营管理目标的实现，结合公司实际情况，特制定本制度。二、范围木制度适用于X X集团屈下所有公司三、固定资产的定义3. 1凡单位价值在1000元以上且耐用年限超过一年的可独立使用的资产皆应列入 固定资产范围，按固定资产进行管理3.2前期己列入固定资产清单的资产，后期采购金额不论大小，均应列入固定资 产3.32、价值达不到1000元，为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有且使用 寿命超过一个会计年度的属列管资产，但管理方式按固定资产进行管理（如办公 桌）3.4固定资产的分类房屋及建筑物类：包括房屋、附属设施等；机器设备类：包括电力设备及环保设备等；电了设备类：包括电脑、数码产品等；运输设备类：包括公务车辆、工程车辆、其他运输设备等；行政设备类：包括办公设备、家具、制冷设备等；四、部门职责4.1集团行政部负责建立公司行政资产总帐及明细帐，做到使用部门、集团行政部、财务部 三帐一致，帐、物一致，并按时上报相关报表及固定资产管理方面的情况；正确、及时办理行政资产的增加、转移、调拨、报废等手续，做好帐务处3、理;负责登记齐部门资产管理责任人名单并指导、监督、检查各单位的资产管理、 使用及维护工作；每季度组织资产清查盘点，核对帐实，并于次JJ5 R前上报盘点报告；负责组织行政资产维护与维修，确保正常使用；编制行政资产编号并贴制标识。4.2财务部负责建立行政资产数量、金额的总账和明细账，统一核算，建立健全核算凭 证和账卡，正确填报相关会计报表；办理行政类固定资产增加、转移、调拨、盈亏、报废等的财务手续；计提折旧及账务处理；参与集团行政部的资产清查盘点工作。4.3各部门子公司做好本部门行政资产日常管理，建立台帐，确保安全完整不流失，坚持责任 到人、物尽其用的原则；及时反映资产的增、减、变动等情况，做到账4、实相符；正确使用所辖的固定资产，做好日常维护保养工作；每月25 H清查盘点，于次月5 H 17:00前将盘点报告上报公司集团行政部； 协助办理资产的内部调拨及其他相关工作。4.4信息部负责电脑、整机外设、网络等相关设备的管理和技术服务，包括电子类设备 的验收、安装、配置登记、故障诊断、简单故障排除等；负责协助集I才I行政部建立电脑及周边设备、通讯设备技术方面的台帐、配置 登记、维修记录等工作。五、资产管理部门职责界定5.1公司集I才I行政部为行政资产一级管理部门，负责建立资产系统帐，并根据资产 采购、调拨、报废等实时情况及时更新。同时负责监督、检查和核对二级管理部 门台帐。由资产专员或指定人员5、负责具休工作。5.2属下单位的行政部为行政资产二级管理部门，按照规范表格建立各自行政资产 台帐，并根据资产变动情况及时更新，做到帐实相符。每月5号前将上月盘点报 告连同最新台帐提交集团行政部备查。子公司行政人员兼资产专员，负责具休工 作。5.3公司财务部负责建立财务行政资产台帐。资产二级管理部门每月与本部门财务 账目核对，做到账账相符。每季度公司集团行政部和财务部核对资产总账，也需 账账相符。由资产会计负责具休工作。六、固定资产的申购：6.1公司同定资产购置应当纳入全面预算管理体系。集团行政部负责统计各部门同 定资产申购情况、编制公司年度固定资产投资计划与预算、安排资产购置等事项。 6.2因工6、作需添加资产的，由需求部门提出中请，中请屮说明增补原因，对资产的 规格、品牌、配置、采购方式、费用等方面可提岀要求或建议意见。6.3申请需经部门负责人、集团行政部、分管领导、总经理签字审批。部门对申请 的必要性和合理性负主要审核责任；集团行政部做复审并根据公司内部可供调剂 的资源状况和使用部门对资产的要求，确定增补方式，增补方式一般为：调拨：冇闲置资产情况下，首先考虑从其他部门调拨。采购：在没有可供调剂资产情况下，可通过采购新品实现增补。订制：如需增补的资产在规格、材质等方面有一定特殊性，不能通过采购实 现的，则选择订制。6.4集团行政部把签署意见的中请单交由总经理审批同意后，按照批复意见实丿7、施采 购。七、固定资产采购7.1采购承办固定资产采购由公司集I才I行政部在节约总成本和控制办公费用总额度基础上统一 购置，也可授权二级管理部门或其他相关人员采购。7.2询价承办部门采购前需做市场询价，货比三家，在保证使用功能、质量前提下优先选 择信誉好、售后服务好、价格低廉的渠道进货。各资产管理部门要从质量、价格、 售后服务等各方面综合评估后，逐步建立固定供货商网络。7.3审核市场询价后填写固定资产中购单（含三家对比表，对比表中需写明采购建议）, 由所在部门负责人审核后，提交公司集团行政部、财务部审核，上报总经理审批。 7.4实施采购申购单获得审批后方可实施采购，无审批的采购财务部冇权拒绝为其8、办理报销。7.5验收采购冋的资产需经资产管理部门、使用部门（电子类产品还需信息部参与验收） 共同验收确认后方可付款、发放/领用。验收不合格的由承办人负责办理退换、索 赔、拒付等事宜。7.6入库、领用761编号验收完成，由资产管理部门为新添固定资产编号，所有公司资产实行编号管理， 编号的标签要贴在资产表面，同时和台帐信息一致。具体编号原则参见公司物 品编码原则SOP。入库、出库物品出入库时由资产管理员填写釆购验收领用单，入库单需部门的资产管理员 签字；出库单需使用部门负责人在领用人处签字。采购验收领用单一式四联， 一联交由采购人员办理报销，一联行政部保留存根、一联使用人留存、一联财务 存根。报销9、采购人员需把采购验收领用单、固定资产中购单附在发票上方可办理报销。 无上述凭证，财务部冇权拒绝报销。八、领用8.1公司资产本着“谁使用谁负责”原则，领用类型分为以下三种：公用资产：由全体员工共同使用的资产，如复印机、传真机等，由行政部门 人员领出并为该资产使用责任人；部门公用资产：归由某个部门专用的资产，如部门专用打卬机、放置该部门 办公区域内的饮水机等，由部门负责人指定专人领岀、保管，并为该资产使用责 任人。如无指定，则部门负责人为使用责任人。个人使用资产：即由个人保管使用的资产，如电脑、照相机、保险柜等，由 使用保管人领出，并为使用责任人。8.2所有资产均应由使用责任人领出，不得他人代领或10、领出后私自转移使用及管理 责任，否则发生的一切后果均由使用责任人承担。8.3新购资产入库后，由使用责任人到行政部领取并签认，办理岀库手续，并将资 产使用责任人在采购验收领用单上做备注。出入库单均需总资产管理员签字 方为有效。8.4产品使用说明书、保修卡、发票复印件、随机的其他物品或资料等留存行政部 备存，后期维修及管理使用。8.5行政部凭采购验收领用单将领用信息录入资产台帐，同时将责任信息录入 使用责任人资产卡。8.6资产卡管理办法：&6个人资产卡跟随员工流动，一人一卡，由行政部负责资产卡建立和信息更新。 员工离职或调动，需到行政部门凭资产卡信息办理行政资产移交或退回。并 由资产管理员和本人共11、同签字。离职手续中需附带资产卡。员工调动，资产卡需随调动手续流传至新部门，新部门行政据此为其重新建 立新的资产卡。九、固定资产使用9.1公司所冇行政资产均由集团行政部负责统一调配，任何人员均不可以任何理由 拒绝调配管理。9.2每件资产均需冇使用责任人，具体责任为：保管责任：对资产完好存在负有监管责任；维护责任：爱护资产，指导规范使用，避免人为损坏。一旦发生损坏、故障, 及时申报并配合完成维修；维护管理延续责任：使用责任人如因公发生岗位或工作地点变动的，使用责 任人在做部门工作交接时，同时需做好资产交接及责任交接，确保资产管理的延 续性。9.3每位员工都负有爱护公司资产责任，不能以任何理由据为己12、有，每个员工对故 意损坏资产、私贪资产现象都应及时反馈给职能部门。对于违规行为一旦查实， 除对当事人给予相应的行政处分外，述耍追究其经济赔偿责任。9.4资产在使用过程屮发生损伤、丢失、损毁、配件缺失的，使用责任人须在第一 时间报告部门负责人，并通报资产管理部门。由资产管理部门监督使用部门在3 个工作H内落实责任并提出书而处理意见，经公司集团行政部、财务部会签后处 理。十、固定资产归还10人员离职办理离职手续时，须到行政部做资产退述；离职人员所用资产如部门留下继续使用，由部门负责人指定人员接收，否 则，由部门负责人接收。10.3接收人填写I古I定资产交接单，交接双方签字，行政部对照资产台帐，核 13、实无误后在交接单上签字确认。行政部凭交接单同时变更资产台帐信息，录入新使用责任人资产卡。离职人员为部门资产专员或负责人的，须由部门负责人或上一级负责人指 定新的资产管理负责人，在公司行政部的监督下完成本人使用及所负责的固定资 产的盘点交接，方法流程同上。资产如有遗失、人为损坏或配置配件缺失，离职人员应负责赔偿。责任界 定、赔偿办法及账目处理见本制度第十三条之规定。10.2人员内部调动原则上所使用资产不随人走。10.2.2调动人员所用资产部门不留用的，统一退还行政部门，由资产管理员填写 红字采购验收领用单，需退述资产的部门负责人签字、资产管理员签字。退 还部门、财务部、行政部各持一联备存。行政部14、和财务部并据此变更资产台帐信 息。部门如需留用，需更换使用责任人，部门填写固定资产交接单，原责任 人、新责任人和部门负责人签字后，交行政部变更台帐信息及个人资产卡信息。如因工作需要资产随调动带走的，需经部门负责人、行政部批准，由行政 部在其资产卡上注明，办理调动手续时，在部门负责人及本人签字确认。同时到 行政部办理调拨手续。资产使用人或保管人发生人事异动，拒不履行盘点交接手续的，集团行政 部门有权通知相关部门不予办理离职工资结算和档案移交手续。10.3资产暂借因公需暂借资产的，借入方需到借出方填写卅I定资产暂借登记表，备注 借用理由、预计归还时间。借出及归还，均需双方在场，共同检查资产状况、清15、点配件，并做登记、 注明。该行为不需做帐务处理。如在借出期间发生资产损毁、丢失、缺件，在5个工作FI内，由双方出具 情况说明，确定责任，上报公司集I才I行政部审核，根据相关制度规定做后期处理。 不报或延迟上报造成无法追查责任的，一律由该资产责任人承担全部责任。十一、固定资产调拨11调拨原则：各部门、子公司间不允许私自调拨物资，如有需求，须报公司集 团行政部协助统一进行。11.2调拨手续及流程1121固定资产调拨1121.1确定调拨后，调入方填写资产调拨单，由总资产管理员、调入部门负 责人、调出部门负责人三方签字确认，并据此单变更台帐信息，登记资产调拨台 帐。物资抵达，接收方资产管理员据实物核实16、调拨单信息并签字确认，同时捉 交财务会计、部门负责人签字，变更台帐信息。接收方将三方签字后的调拨单传至集I才I行政部审核签字，据此更改公司资 产总账信息后，回传调出方和接收方备存，完成本次调拨。调拨时，调出方需将该资产历史维修信息整理后填写资产维修记录表 随资产调拨。接收部门做好信息接收，并继续记录该资产后续发生的各次维修， 共同保证记录的连续性。低值易耗品屮归属同定资产管理的调拨手续及流程同同定资产调拨。办公用品、劳保品调拨调入方填写资产调拔单，一联备存；一联随同调岀资产交由接收方作为验收凭 证并备存；一联交由调出方财务，据此做账目处理；各环节均需做好台帐信息变 更。11.3费用分摊办法及过17、程责任界定1131由公司行政总仓配发给使用各部门、子公司所产生的运费，或工作结束资产退回公司行政总仓所产生的运费均由使用各部门、子公司承担。各部门子公司之间发生调拨时，需求方承担运费。调入方负责协调物资调拨全过程的各项工作，确保安全。接收方接收时，需及时检查使用/运行状况，如存在问题，需第一时间通知 调出方和公司集团行政部，共同协商确定解决办法，因此发生的检测费、维修费 或添购配件（原配件缺失或损坏不能继续使用）等费用均由调出方承担。如检测 确定无维修价值茯至屈报废资产的，该资产所发生的运输费用也由调出方承担。调拨物资到达目的地15天内未有异常情况报请的，视作资产正常。其后再发牛维修或其他费用18、均由接收方承担。十二、定资产维修12公司所有固定资产需建立保修、维修档案，发生维修及时记入资产维修记录表。各资产维修记录需跟随资产流动。资产管理部门需在每刀5日前将该刀资 产维修记录表提交公司集团行政部备存。12.2资产管理部门要与设备销售商或信誉、技术好的专业公司建立同定维修合作关系，以确保过了保修期的资产能及时维修，保证正常使用。12.3资产发生故障，使用责任人需第一时间（2个工作日）向资产管理部门申报。如因未报或中报不及时，造成无法追查责任或造成其他影响的，由该资产使用责 任人承担相应后果。12.4资产管理部门接到中报后，3个工作H内必须给予明确回复，特殊情况的，需当天回复。尽快了解情况19、，确定解决办法，或维修，或报废，或其他。查询资产帐，确定维修价值，如建议维修，需对维修渠道、维修估计费用 等提出具体意见；同时分析、判断造成故障原因，如系人为使用或保管不当造成 的，需确认维修责任并提岀处理建议。如建议报废，按报废流程办理。资产维修单价在1000元内的，资产管理部门将以上意见统一提交部门负责 人审核、分管领导审批后即可实施维修。如资产维修单价超过1000元（含）的， 需交由集团行政部、总经理审批后方可执行。十三.固定资产损坏遗失责任13除不可抗拒的客观因素外，凡人为原因造成损坏的，个人保管使用的公司资 产的损坏、遗失都应由使用保管人或直接责任人承担相应的经济赔偿。公用资产 需由20、使用部门调查了解后，确定责任人并由其承担相应经济赔偿。13.2公司资产的损坏、遗失赔偿，可分为三种情况处理：资产是全新领出冃使用期在3个月以内的，要按资产原值赔付现金或购买 同样资产归还公司，该类采购由行政人员或指定人员按相关要求负责采购，并将 新购资产纳入公司正常资产管理；使用期超过3个月以上的，或已有前人使用的，则按财务折旧后的资产剩 值赔付现金；在以上两点都不适用的情况下，由行政部与使用责任人共同商讨可行的赔 偿方法，经公司审批后实施。赔偿金的交付，由行政部发出交付通知书，当事人一次性到财务部交付赔 偿金或分月从工资中扣除。如无合理理由当事人拒付的，公司冇权从其收入屮强 行扣除并予相应的21、行政处分。未经批准擅自处置资产（包括报废、变卖、赠送他人等），责任人应承担给 公司造成的所有损失，并上交非法所得，同时视情节轻重给予降级、降职、待岗 直至除名的处理，情节严重构成违法犯罪的依法移交公安机关。十四、固定资产盘点14资产二级管理部门每月25 H进行行政资产盘点，财务人员视情况参与。分析 盘点结果并提交部门负责人签字后于当川30 R 17:00前报公司集团行政部。14.2集团行政部如发现盘点清单与资产台帐登记不符，有权要求资产管理部门做 出书而解释，如冇必要，可安排到部门做复查。14.3总资产管理联合各部门资产管理员于每季度最后一川25 FI,组织相关部门对 公司资产进行盘点，与资产22、台帐核对，盘点报告于次刀10 H 17:00前上报公司。14.4每年6月25日由公司集团行政部联合财务部组织相关部门对公司的资产进行 半年盘点。盘点报告于7丿J 10 R 17:00前上报公司。14.5每年12月25日由公司集因行政部联合财务部组织相关部门对公司的资产进 行年终盘点。盘点报告于1月10 H 17:00前上报公司。十五、固定资产折旧及报废15.1基本原则所冇固定资产均按财务规定做折旧核算。完全折旧后性能仍良好的资产应继续管 理使用。当使用性能已达不到要求时，资产管理部门才可以做报废处理。15.2报废确认资产已超过使用年限，冃不能继续使用的；因自然或人为原因使得资产受到毁损和丢失，23、且无法弥补和修复以便继续 使用的；由于丿力史原因，申请报废的资产存在重大质量问题，性能低劣且无法修复 的；因工艺设置改变和技术进步而遭淘汰，需要更新换代的；资产虽未超过使用年限，但实际工作量超过其产品设计工作量，或功能远 达不到现在需求的，或继续使用易发生危险的；总的维修费用或一次性维修费用超过资产原值或残值的50%；资产已搁置一年且估计今后也不可能再使用的；15.3报废流程1531资产报废由申请部门填写资产报废申请表，注明资产详细信息及报废原 因，经使用部门负责人、相关技术人员确认签字后提交公司集团行政部审核； 资产报废应有和应的技术鉴定，如内部不具备鉴定条件的可外请。其中电 脑及周边设备由24、公司信息部负责复核；办公设备、家具及其他由集团行政部负责 复核。工程设备类的资产由运行维修部负责复核，复核意见均需在报废报告上签 署。资产报废单应冇集团行政部、财务部、使用部门、相应的技术部门共同会 签，固定资产原价值低于5000元的，由所属分管领导审批，超过5000元（含） 交由集I才I总经理审批。15.4报废资产处理报废资产应按审批意见及时处理，完全丧失使用价值的可作废丢弃，资料 存档；仍有使用价值的由行政部门参考财务提供的资产残值，提出处理价格，经 审批后内部处理或处理给收购单位，所得收入上缴公司财务。资产的报废处理均需使用部门、相关技术部门共同进行，由部门负责人签 字确认后提交公司集I25、才I行政部和财务部备存。报废处理完毕行政部及财务部需及时更新资产台帐。低值易耗品归属固定资产管理范围的资产，由使用部门提出中请，财务给 予核实，部门负责人确认后即可由行政部做报废处理。处理完毕需详细资料在三 方签字后提交公司集团行政部、财务部备存。15.5公司资产如需出售，应由使用部门或行政部门提出书面中请，经财务部、总 经理审批，由指定部门具休操作，岀售所得全部上缴公司财务部。15.6公司报废资产的处理办法详见废旧物资处理办法。十六、附则木制度口下发Zbl起施行，试行三个月，由集团行政部负责解释。此前资产管理 制度于本制度不一致的以此版本为准。附件：1、固定资产采购与调拨流程2、固定资产维修与报废流程3、固定资产申购单4、采购验收领用单5、固定资产交接单6、固定资产暂借登记表7、资产调拨单8、资产维修记录表9、资产报废中请表10、员工资产卡固定资产采购与调拔流程固定资产维修和报废流程