1、公司固定资产与低值易耗品采购流程管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 采购管理制度为明确与规范采购程序，节约采购成本，保证各项运营工作的正常进行，结合公司经营管理情况，特制定本制度。一、采购的业务范围，包括各种办公用品、水族用品、维修材料、劳保用品、广告与宣传用品、食堂硬件设备等公司运营中所需的所有固定资产与低值易耗品的采购。二、采购的方式、原则与要求：1、公司实行物资统一申报、审批、采购的方式，安排1名兼职采购员负责采购工作。原则上，各种物资的使用部门必须安排1名人员陪同兼职采购员一同采购，使用部门主要是协助兼2、职采购员负责把关物资的性能和质量。另外，食堂物资的采购，由食堂厨师负责购买，兼职采购员负责监管工作。2、采购人员必须充分了解和掌握市场信息，收集、跟踪市场相关物资的供应、价格情况。3、采购人员必须严格按照采购计划与程序执行，严把质量关，力求物美价廉，供货及时，未经批准，其余部门或个人不得自行采购。4、专业设备的采购，使用部门必须参与询价、考察、采购的整个过程。5、大宗或有些特殊物资的采购必须签订购销合同，并注明供货品种、规格、质量要求、价格、交货日期、货款交付方式、供货方式、违约责任等条款。6、采购纪律：采购人员应严格遵守公开、公正、公平的原则，严禁与供应商私下交易，不得接受供应商的礼品、宴请3、娱乐、回扣等获取不正当利益，违者视情节严重给予相应的处罚，情节严重者直接给予开除处理，并依法追究其法律责任。三、物资申报与采购流程：1、各使用部门每月提前申报本部门下月的物资采购计划和预算费用，报财务预审、常务副总复审、总经理审批。2、原则上每周集中申报、审批一次，根据每月经审批的资金预算按需填写计划内采购申请单，经部门经理（主管）审核后，于每周日下午17：30分前送交综合管理部，综合管理部根据实际库存和预算费用进行复核后统一报送常务副总审批，并最晚于每周一下午17：30分前移交采购员进行统一采购。对急用物资及特殊情况经口头批准可按特例处理，提前采购，后补申报手续。3、使用部门应详细填写采购4、申请单中的各项内容，尤其是规格、单价、用途等，对于特殊的物资如专业配件、维修材料等，需尽可能提供样品或简要图示，如因提供参数条件不当引起的采购损失由申报部门负责，与采购员无关。4、采购员根据审批后的采购申请单立即安排采购计划，进行询价与比价，对于单价超过1000元以上或者合同总额超过10000元以上的物资，必须取得三家以上供应商的报价，采购人员汇总并编制采购询价信息报告表（见附件）报总经理确定供应商。5、无特殊原因，采购人员必须在接收到采购申请单后的当周内将所要申购的物资根据急需程度依次采购到位或完成合同订立，如逾期未采购到位，须及时向使用部门反馈采购信息并解释原因。四、广告与宣传用品制作申请5、流程：1、提出申请：由使用部门填写广告设计制作（发布）申请单提出设计、制作要求，报总经理审批后，将申请表交至平面设计人员处安排设计。2、设计方案审核：设计完成后，方案报使用部门、总经理审核，如有修改，则进一步完善；如通过，由使用部门、总经理签字确认。3、询价与采购：由于广告与宣传用品的特殊性，由平面设计人员直接负责询价与采购，对于单价超过1000元以上或者合同总额超过5000元以上的用品，必须取得三家以上广告公司的报价，平面设计人员汇总并填写采购询价信息报告表（见附件）报总经理确定广告制作公司。4、交付、验收、入库：由平面设计人员和使用部门凭确认单共同负责用品的验收，确认规格、型号、材质等是否6、符合制作要求。确认无误后，办理入库手续。如不符合制作要求，则要求广告公司重新制作。五、物资验收、入库：1、所有购入物资都必须办理验收、入库手续。未办理入库手续的物资，一律不得提前发出使用。2、采购物资经使用部门验收确认后，由仓管员根据采购申请单，采购询价信息报告表及相关购物单据清单中所列的名称、规格、数量、质量、单价、总额等项目进行检查，核对无误后办理入库手续。如数量不符或出现质量问题，仓管员须拒绝办理入库手续，同时将信息反馈采购人员，采购人员应立即与供应商协商更换或退货退款事宜。六、报销及付款：采购人员凭采购申请单、购物发票、入库单、采购合同等原始单据一并报交财务校对审核，按照公司相关的报销制度与流程办理付款、报销或结算手续（详见财务管理制度-费用报销管理制度）。七、监督：1、公司成立由财务人员、各部门经理组成的成本控制管理小组负责定期了解、回访供应商情况及核实市场相关物资价格情况。2、公开物资采购价格，采购信息上公告栏，接受全员监督（与商业机密相关的信息除外）。本制度于公布之日起起正式实行。附件：1：采购申请单2：采购询价信息报告表3：采购流程图4：验收入库流程图5：入库单XXXXX有限公司年四月十三日