1、公司采购管理制度附不合格物资处理单编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1目的为了对采购过程实施有效控制，规范采购流程，确保公司所采购的产品或服务满足法规、标准及合同规定，特制定本制度。2适用范围适用于公司各类采购控制。下属公司参照此制度编制本公司采购管理制度。3责任部门31 综合部：负责公司办公用品，办公家俱、办公设备及其他低值易耗品的采购，负责公司办公区域、宿舍、食堂用品的采购。32财务部：负责对一切采购业务的财务监控，同时建立物资和资产台帐。 33生产经营用物资和材料、设备等资产由使用部门提出需求，物资供应部门进行2、采购。34采购人员：严格遵守公司的财务管理制度、采购流程，自觉维护公司的利益。4方法与过程控制41采购方法411公司选择项目可行性研究、项目策划、广告代理、销售/招商代理商及工程勘察、设计、监理、施工等服务承包商和物资供应商，采用综合考察并经多方比较来选择。综合考察项目主要有：资质、业绩、生产能力、供货能力、服务能力、质量保证能力、内部管理水平、风险抵抗能力、市场美誉度等议标等。412对列入招标规划且金额在10万元以上的建设、生产项目及设备、材料的采购，或1万元以上咨询、设计等服务项目，采用公开招标、邀标、议标等方式实施采购，具体按照招标管理制度执行。413未纳入招标规划的产品或服务的采购，可3、在市场调查/考察评价的基础上，从产品或服务满足标准、法规和公司的要求，并具有相应资质和类似业绩的供方中选择。如建立合格供方名录的，则从名录中选择。经性价比较后，择优选用商务条件优惠的供方，通过公司合同会审程序审核后，签订合同并实施采购。42 供方评价和采购421项目可行性研究服务商的评价与选择4211由执行部门负责组织对项目可行性研究服务商的考察评价。考察评价的主要内容有：是否具有承担建设项目可行性研究的资质、业绩, 拟派项目班子成员专业任职资格、资历、类似业绩；对国家基本建设现行政策、法规/规范和可行性研究工作程序的熟悉程度;市场调研及方案策划能力；收费要求等，重点考察供方的项目负责人。424、12项目可行性研究服务商的选择可采用招标或在考察评价的基础上直接选择的方式。若采用招标方式,按招标管理制度执行。若采用在考察评价的基础上直接选择承包商，则在综合考察评价基础上，择优选择2-3家，由执行部门负责组织谈判。谈判结果书面报公司相关领导决策审批。批准后起草合同，按公司合同会审程序签订合同并执行合同。然后由执行部门编制项目可行性研究委托书，并将土地及规划基本条件，国土出让/联建基本条件，项目初步规划，建设周期，公司拥有的可支配资源等相关资料、信息提交委托方。422工程设计承包商的评价与选择4221由执行部门负责组织工程设计承包商的考察评价。考察评价的主要内容有：42211资质审查：审查其5、设计资质、级别，是否能承担建设项目的类型及允许承接的业务范围、企业银行资信状况等。42212能力考察评价：主要考察拟派设计班子成员专业任职资格、资历、代表作品及对标准、规范和设计工作程序、工程设计技术经济指标、设计质量控制方法的熟悉程度等，重点考察项目负责人。42213业绩考察评价：考察设计院/公司及拟派项目负责人近三年已完工工程，评价其设计风格、设计技术经济指标，采用用户访查的方式评价其设计质量、过程服务。42214设计费用要求。4222工程设计承包商可采用招标或在考察评价的基础上直接选择设计承包商的方式。对纳入招标规划的，按招标管理制度执行。对纳入招标规划的，则在综合考察评价基础上，选择36、家以上由执行部门负责组织商务谈判，谈判结果报相关领导决策审批后起草合同，按公司合同会审程序签订合同并执行合同。然后由执行部门编制设计委托书，其内容主要包括：设计依据、设计内容、政府规划要求、技术经济指标、设计要求、阶段性成果提交及确认方式等。423地质勘查服务商的评价与选择4231由执行部门负责组织地质勘查承包方的考察评价。考察评价的重点有：42311资质审查：主要审查资质证书、级别，是否能承担建设项目的类型及允许承接的业务范围。42312能力评价：主要审查技术能力、生产装备、理化分析仪器设备、数据处理软件、类似工程业绩、内部管理水平及质量/工期保证能力。42313业绩评价：看近年来所完成的勘7、查项目是否先进、合理、勘察数据是否准确可靠，报价是否合理。4232工程地质勘查承包方的选择可采用招标或在考察评价的基础上直接选择的方式。若采用招标方式,按招标管理制度执行。若采用在考察评价的基础上直接发包，则在综合考察评价基础上，择优选择3家以上由执行部门负责组织商务谈判，谈判结果报相关领导决策审批后起草合同，按公司合同会审程序签订合同并执行合同。424工程监理服务商的评价与选择4241由执行部门负责组织对工程监理服务商的考察评价。考察评价的重点有：42411资质审查：审查监理资质证书、级别，是否能承担建设项目的类型及允许承接的业务范围、银行资信状况。42412能力评价：主要考察拟派监理班子成8、员专业任职资格及对标准、规范和监理工作程序、工程质量控制方法的熟悉程度。重点考察项目总监资历、技术管理能力及其所负责的在建项目的质量、投资、进度控制状况、内业资料同步整理的规范性和完整性。42413业绩评价：考察近三年来公司以及拟派总监所完成的类似工程监理项目“三控一协调”的优劣、获奖情况及用户对其评价。42414报价是否合理4242工程监理可采用招标或在考察评价的基础上直接选择的方式。一般采用招标方式,其过程控制按招标管理制度执行。若采用在考察评价的基础上直接选择，则在综合考察评价基础上，择优选择3家以上，由执行部门负责组织商务谈判，谈判结果报相关领导决策审批后起草合同，按公司合同会审程序签9、订合同并执行合同。425工程施工承包商的评价与选择4251由执行部门负责组织对建设施工承包商的考察评价,评价主要内容有：42511资质审查：资质等级及专业特长、银行资信状况。42512技术实力审查：主要了解技术人员的构成及专业资质、技术能力、施工经验等是否满足发包工程的要求。42513质量保证能力评价：主要评价质量保证体系的完备性、有效性等方面。42514工程经验、业绩评价：考察公司及拟派项目经理近三年已建或在建工程项目，评价其类似工程施工质量。42515管理能力评价：考察公司及拟派项目经理施工管理组织模式，工程管理人员，技术人员的能力，施工队伍及来源，专业技术能力，施工机具是否满足规定要求，10、施工方案、措施是否先进、合理等方面。42516服务及沟通协调能力42517对工程施工承包商的考察评价由参加考察人员填/编写供方考察评价表/报告,经评审合格的供方纳入合格供方名录，并建立合格供方档案。4252工程施工承包商的选择可采用公开招标、邀标等方式。一般采用邀标方式。4253经公司专题会议讨论，根据工程项目大小及其特点，工程可分解为单位工程或特殊专业分部分项进行招标。由执行部门负责编制招标文件和评标办法，经招标领导小组确认后发标。招标过程控制按公司招标管理制度执行。426材料、设备供方的评定和选择4261执行部门负责组织对材料、设备供方的考察评价,评价主要方式有：42611实地考察：通过对11、供方企业实地考察，了解其规模实力、银行资信、企业资质、行业地位、管理水平、生产能力、研发能力、生产装备、制造工艺、产品范围、检测设备及质量体系保证能力、供货能力、服务能力等。42612用户访查：通过访查了解直接用户对其所提供产品及服务的满意度。42613市场调查：通过市场及同行业相关部门了解产品价格、结算方式。4262对供方的考察评价由参加考察人员填/编写供方考察评价表/报告,经评审合格的供方纳入合格供方名录，并建立合格供方档案。4263对纳入招标规划的大宗材料、设备的采购，可采用公开招标、邀标等方式来实施采购，一般采用邀标方式。招标过程控制按公司招标管理制度执行。对未纳入招标规划或单一供方的12、一般材料、设备的采购，可在合格供方目录中选择，并经多家性价比较后，择优选责商务条件优惠的供方，由执行部门组织进行合同谈判，起草合同并按公司合同会审程序审批后，签订合同并实施采购。427对供方的考察对供方的考察至少两人以上，市内一般由相关部门经理、责任工程师参加。市外由责任采购部门经理、责任工程师参加。对工程设计、地质勘测、监理、施工队伍、甲供大宗材料设备、营销策划、广告、销售/招商代理等供方的考察由分管副总经理带队。考察结束后考察人员须填/编写供方考察评价表/报告,责任部门负责汇总，考察评分应占评标一定分值。考察评价资料附供方调查/资格预审表、营业执照、资质证书、类似业绩等相关的资料存档备查。13、经审定合格的供方纳入合格供方名录。428对供方重新评价的准则各责任部门负责对其职责范围内的供方实施动态管理，并保存对供方重新评价的记录以备查。43采购信息431采购文件应能清楚地说明所采购产品的技术/质量要求，一般以采购/委托合同、采购规范等形式出现。采购文件在发布前，必须经公司分管副总经理批准，采购文件一般包括下列适用内容：4311产品/服务的类型/内容、规格、型号、技术/质量要求、技术经济指标、可量化的阶段性成果鉴定等能够准确表示的要素。4312图样、技术/质量标准、规范的名称、编号以及其它技术资料。4313适用的质量体系标准的名称、编号和版本。4314产品或成果供应/提交的时间，企业或人14、员资格的要求等。432工程勘查、监理、设计服务的采购信息4321执行部门负责负责编制地质勘查和工程设计标准合同，并对其中的技术、质量要求负责。合同内容应包括：建设工程名称、规模、建设地点; 勘查、监理、设计范围、进度、质量要求；委托方提供资料的内容、技术要求及完成期限；公司对设计、勘查、监理过程监控的评审点，确认点及形式；设计、勘查、监理供方分阶段提供的输出资料；价格及支付方式；双方的质量责任等。4322地质勘查、工程设计在正式与承包商签约前、应报公司领导批准。433工程施工服务的采购信息4331施工合同应包含的主要内容：工程名称、地点；工程范围、内容；开、竣工日期及中间交叉工程的开、竣工日期15、;工程质量要求及保修要求;针对给最终用户交房所及感观、使用效果量化质量标准;工程造价计价方式及其支付方式;材料、设备的供应方式与进场期限;设计施工图及概预算、以及技术资料提供日期;其它须补充条款;双方责任、尤其针对供方的质量/进度责任，主要有：编制施工组织设计，制定质量计划，作好施工准备；提出施工进度计划表，施工平面图以及月度施工作业计划；工程分包的控制要求等。4332负责编制建设项目工程施工承包标准合同，在评标后，由分管副总经理组织商务决标谈判。结果经总经理审批后按公司合同会审程序签订合同。434建设项目材料、设备的采购信息4341材料和设备的采购计划资料应有采购技术规范或图说，该计划应清晰16、地反映物料名称、规格型号、数量、技术标准/要求、定货到货时间。采购计划由执行部门责任工程师督促施工单位据施工图说和工程进度要求提出，经监理和执行部门经理审核后报分管副总经理审批，然后交执行部门执行。材料采购计划应充分考虑采购/供货周期，对大型设备、大宗材料的需求采购计划应在使用前六个月提出；一般设备和特殊材料及异型加工定做构件，须在工程使用前三个月提出；三大主材（钢材、水泥/商品混凝土、木材）及普通安装/装饰材料应在使用前一个月提出。4342材料、设备的采购合同可以包含4.3.1条中适用的内容。4343采购计划在发布实施前，应经过部门领导审核，公司分管领导批准。44采购产品的验证441公司在供17、方处的验证4411由于公司检验能力不足且需进行全面检验的设备、材料，执行部门可在供方处进行验证。4412当公司要求在供方处对采购产品或服务进行验证时，采购部门或委托的采购部门必须在合同中规定验证的安排和产品的放行方式。442对项目可行性研究、设计、勘测、营销策划、广告、销售/招商代理、拆迁安置等供方成果的验证，各责任部门应依据合同、规范，采用对委托服务内容进行阶段性评审等方式，验证服务的质量及其时效性。443对工程监理、工程施工单位的监理及施工质量/进度应根据监理/施工合同所确定投资/质量/进度目标和建设工程相关标准、规范、监理大纲，进行月、季、年度分阶段性评审等方式，验证工程监理、工程施工质18、量及进度。工程的质量监督机构参与。444对供方产品的验证：当公司与客户的合同有对工程项目设备材料验证的规定时，公司允许客户或其代表在供方处对供方提供的产品在该产品未投入使用前进行验证。客户的验证不能免除公司提供合格物资的责任。45采购行为回访451回访对象的选取4511办公类物资采购每半年进行一次回访，其他产品或服务可根据情况核定回访时间或确定是否需要回访，回访工作由财务部签头，综合部配合。4512生产经营性物资采购每半年进行一次回访，回访工作由设备使用、管理部门牵头，采购部门配合。4513回访对象（办公类物资）为每季度对单件超过5000元的采购物资和一个月内同样物资累计采购超过1万元的物资进19、行一次调查回访。4514有针对性的选取回访。452回访方式的选取4521电话回访：回访人以顾客的身份通过电话询价、还价、努力发现该项商品的最低可能成交价。4522现场回访：回访人以顾客的身份到供应商的营业地点询价、还价、努力发现该项商品的最低可能成交价。4523索取报价单或函件：该方法可能得不出完全客观的结论，但可取得正式书面证据，以便于转入其他程序处理问题。4524其他适宜的方法。453回访结果的处理4531回访结束后，回访人根据回访情况填写采购物资供方回访表。4532回访如果发现疑问，回访人将直接与采购人员沟通，要求其做出合理的说明，然后总结填写采购物资供方回访表，签署回访结论。4533如20、果采购人员不能做出合理的说明，回访人将把回访结果提交财务管理部经理做出进一步处理。4534财务部对每次回访中的问题进行总结，以进一步健全采购控制程序。5其它5.1本制度自下发之日起正式生效5.2本制度的解释权和修订权归公司综合部6附件61采购流程62立项申请表63供应商评估报告64物资申请单65不合格物资处理单66采购物资供方回访表采购流程立项申请表（附立项报告） （通过）计划 （通过）寻找供货商 （金额限制见4.1.2）招标签订合同采购验收财务付款（根据合同履约反馈表）立项申请表项目名称经办部门经办人项目内容分析评估部门经理意见分管领导意见专家顾问意见财务意见总经理意见供应商评估报告供应商名21、称 供应物资评估时间供应商情况： 报告人： 报告时间： 年 月 日部门经理意见： 签名：综合部意见：签名：财务部意见：签名：分管领导意见：签名：总经理意见：签名：物资申请单（低耗品）部门： 日期：序号品 名规 格单位数量单价金额要求或用途实数验收人备注12345678申请人部门经理分管领导总经理注：1、实数由行政文员（或人事行政主管）填写2、备注栏中可填写未能在指定供应商处采购原因、未能按申报数量采购原因等不合格物资处理单物资名称规格数 量使用部门单价采购员供应商名称到货日期不合格内容及处理意见：验收人员员签名： 年 月 日使用部门意见：部门经理签名： 年 月 日处理情况 验收人员签名： 年 月 日采购物资供方回访表受检部门回访人回访日期物资供方名称联系电话物资供方地址物资名称规格购买单价调查单价购买金额调查金额备注采购人员职务行为物资供方资信情况回访人补充说明： 签名： 年 月 日