1、公司员工日常物资采购及其他费用报销管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章、总 则第一条、为进一步强化公司财务管理，完善财务管理制度，合理控制费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理制度化、规范化和可控性，发挥财务在公司生产经营管理中的作用，以保障提高公司的经济效益，特制定本制度。 第二条、 凡涉及公司日常物资（包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、设备仪器及工具等）采购、税费支出、日常办公费用、招待费用、车辆费、差旅费用费用及其他涉及费用支出项目的报销均按此2、制度要求执行。第三条、 本制度适用公司全体员工。第二章、借款及预付款管理规定第四条、借款是指公司员工因公务需要的临时性借款；预付款是指因公司业务需要，需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。第五条、借款管理规定 凡涉及公司费用性其他支出项目（如日常办公费用、招待费用、车辆费用等），经办人员凭审批后按借款审批流程和审批权限办理借款；经办人员在业务办理完毕后应及时报帐，除周转金外其他借款原则上在结清前帐后方可办理借款。 各项借款金额超过3000元应提前一天通知财务室备款。 否则，财务室有权拒付超出借款金额。第六条、预付款管理规定（一）、各项工程预付款:凡涉及公司固定资产（房屋建筑物、机3、器设备、工具等）建设、安装、维修等需要支付预付款，由业务经办人员依据合同规定的付款方式及金额填写资金使用付款申请单按审批程序批准后办理付款手续。（二）、日常零星物资、材料采购预付款：凡涉及公司各项物资、材料采购需要提前预付货款由业务经办人员依据物资供应采购合同和零星物资材料采购比质比价单按借款审批流程和审批权限办理预付款手续。（三）、办理公司各项预付款时，业务经办人员必须向财务室提供审批的“专项合同或协议”和资金使用付款申请单或零星物资材料采购比质比价单后，方可办理预付款支付手续，预付的金额不得超出合同规定的金额，财务人员要与经济合同核对后，方可支付。（四）、公司各项预付款的支付原则上使用银行4、转账方式支付，若因特殊原因需要现金支付必须经财务会计和总经理批准。第七条、借款及预付款流程（一）、借款人凭审核批准的资金使用计划单（出差预先审批单或资金使用申请单、资金使用付款申请单、零星物资材料采购比质比价单等)填写公司统一印制的借款单注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改、支票或现金。) （二）审批流程：主管经理审核签字财务会计复核总经理审批。(三)、财务付款：会计依据审批后的借款单编制会计凭证财务会计审核借款人在会计凭证上签字确认出纳依据会计凭证付款。第八条、借款及预付款审批权限(一)、因公司业务借款在1万元（含1万元）以下由主管副经理审核，财务会计复核，总经理批准。(二)、5、因公司业务借款在1万元以上和员工私人性借款由主管副经理审核，由财务会计、总经理双签审批。(三)、公司所有借款须经总会计师在会计凭证审核批准。第八条、凡涉及公司经济业务需要领用空白转账支票的，由财务人员在支票存根上写明日期、用途及限额后，由业务经办人员在支票存根上和支票领用登记表上签收；支付时必须完整填写支付日期、用途及大小写金额并及时告知财务人员具体付款日期和金额；任何人不得将空白支票交给其他单位或个人，作废支票要及时交回财务室留存。遗失支票，领取人必须在第一时间告知财务室并按规定和程序办理挂失手续，若遗失支票已被支付，领取人要按全额赔偿已支付金额。第九条、公司所有借款及预付款，原则上必须在前6、帐结清之后方可再借付，确因业务需要而来不及结清前帐，必须以书面形式告知财务室，经财务会计审核同意后方可再借付。第十条、公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后按五个工作日内凭有效票据报销并结清借款或预付款；凡无理由未按规定期限报销者依据实际超出天数按当期银行贷款利息加罚滞纳金；凡超过两个月不结账者，一律不予报销，财务室有权从其本人工资中扣除借款或预付款。第三章、公司费用报销规定及流程第十一条、费用报销的控制原则：实行计划管理、分级负责、层层把关。由各部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务会计和财务负责人对报销票据的合法性、可行性及合理性进行二级审查；由总经理进行7、最后的审核批准。 第十二条、费用报销流程(一)、公司所有资金支出报销按报销人整理报销单据并填写对应费用报销单部门经理审核签字财务会计复核总经理审批到出纳处报销的程序办理。(二)、报销人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”送交本部门负责人和主管经理进行审核，部门负责人和主管经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，审查无异议后，应在“费用报销单”上签署审核意见并签名。(三)、报销当事人将取得经过本部门负责人审批签署后的“费用报销单”送交财务会计进行审核，财务会计应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性及费用金额的计算进行复核；(四)、报销当事人将取8、得本部门负责人、主管经理、财务会计、审批签署后的“费用报销单”，通过公司内部单据传递程序报送到公司总经理处，由总经理进行最后的审查和审批。总经理一般仅从“费用报销单”的形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实。总经理审查无异议后，在“费用报销单”上签署审批意见并签名；公司总经理对公司所有资金支出的报销有审核批准权利并承担相应责任。（五）、报销当事人取得审批齐全的“费用报销单”后，应在2天之内送交财务部门，办理报销手续，出纳人员应对“费用报销单”和会计凭证进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核9、无误后方能付款。 （六）、公司所有资金支出报销必须由公司总会计师在会计凭证上审核签字。第四章、日常费用报销规定第十三条、电话费报销规定1、公司为管理人员提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。公司办公电话原则上严禁员工在上班期间打私人电话。 2、公司办公电话费及网络使用费依据办公室核定的各职能部门电话费标准进行交纳和报销。3、移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准。第十五条、业务招待费报销规定（一）、招待费是指公司管理人员及各职能部门在业务往来中招待有关人员所发生的餐费、礼品费及其他相关费用10、，招待费报销原则上实行“事前申请，确认标准，按标准报销”的控制程序。（二）、所有招待必须在申请表写明真实宴请人员和陪同人员姓名、时间、事因、电话。招待费用凭发票报销，并由经办人及证明人在该张发票背后签字。无审批发票背面无经办人和证明人同时签字的不予报销。 nEQ!5Dvu) （三）、需签字欠帐的招待费（餐费及临时性住房等）经办当事人必须在欠帐明细单上注明时间、事由、招待单位或个人名称、金额等。（四）4xfsP、 2&SHV*公司发生的所有招待费原则上须在发生的五日内回单报销，否则，财务室有权拒绝报销。第十六条、办公费、低值易耗品等报销规定一般管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司办公室11、统一计划管理，集中购置,并指定专人负责。办公用品及低值易耗品的购置由办公室按计划统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。报销办公用品必须有正式发票，并附有供货单位加盖公章的出货单或电脑小票。 xLqR2P, 第十七条、车辆费用报销规定（一）、车辆费用是指公司车辆工作过程中发生的油料费、过桥费、停车费、维修费、养路费、检车费、保险费及车辆肇事应由公司负担的费用等。（二）、汽车每年一次性必须支出的费用，如：年保险费、车船使用税、年审费、检测费等统一由办公室按报销程序和审批权限统一办理报销。 lR i9 WSg 第十八条、日常物品采购费用报销（一）、日常物品采购费用支出是指因采购零星材12、料、机械设备配件、劳保福利性用品及办公设施用品等所发生的费用支出。（二）、公司所有物品采购必须填写统一印制的“物品申购单”，经部门负责人和主管经理签字确认后报总会计师审核，并经总经理批准后，方可办理。（三）、物品采购后采购人员必须及时办理物品验收及入库手续，所购物品发票和物品验收单及入库单以及物品申购单一并作为报销原始票据，在三个工作日内按报销程序办理报销手续；若有特殊情况不能在规定期限内报销应及时以书面形式向财务人员说明情况，否则财务人员有权拒绝报销。第四章、财务报销原始凭证的规定第二十条、原始凭证的审核（一）、各项报销的原始凭证，经各部门经理和主管经理审核签字后，报财务审查其合法性并送公司13、总经理批准。（ 二）、原始凭证应具备的内容： 1、原始凭证名称； 2、填制凭证的日期； 3、填制凭证单位的名称或填制人的姓名； 4、 经办人的签名或盖单； 5、接受凭证的单位名称； 6、经济业务的内容； 7、数量、单价和金额；8、各种发票、收据必须符合中华人民共和国发票管理办法和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章,从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖单；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。 第二十一条、对原始凭证的技术性要求： 1.凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。 2.购买实物的原始凭证，必须有手续14、完备的验收证明。需入库的物资，必须填写出入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资,除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员进行验收，并在凭证上签章。 3.支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。 4.预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。 5.属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。 6.凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不 符者，应予退回或重新补正。第七章、附则第二十五条、本制度未涉及事项，暂总经理的意见核定报销，之后由财务室对该制度进行补充及完善。第二十六条、本制度解释权归公司财务部。第二十六条、本制度自发布之日起执行。年月日