1、乳业公司物资采购及合同协议管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一条目的；为了加强公司各部门、公司及其所属各单位的生产经营、财务管理，规范采购工作流程，进一步提升公司采购工作效率，使之更好的为公司各部门提供物资供应保障，根据公司产业发展的实际需要，特制定本制度。第二条定义：物资采购管理就是对全公司的生产、销售、使用的各种物资的申请、计划、审批、采购、验收、入库登记等全过程的控制。第三条适用范围：建司各部门均依照本制度执行。第四条公司采购中心、公司办公室是公司采购工作的执行机构；公司审计部、财务总监是公司采购管理2、的主要机构。第五条公司采购中心设立专职采购人员和管理人员，应当具备与其从事的采购工作相适应的政治素质、专业知识和业务能力，采购中心及中心各级人员应严格遵守公司的各种管理制度、采购管理流程，本着服务公司生产和销售的宗旨，忠于职守，廉洁自律。第六条公司办公室负责公司办公资产（办公设备、办公用品）的采购和管理，办公资产的采购和管理要专人负责，专人审核。第七条公司审计部负责对公司的所有采购合同进行审核、监督，保证公司所有经济行为的合理性和经济性。第八条公司财务总监负责对采购计划的审批，确保采购行为的合理和采购资金的落实。第九条公司采购中心、公司办公室的主要职责是：1、收集全公司各部门、公司的物资、设备3、（公司集中控制的）采购需求，编制各期采购计划，上报公司财务总监审批并执行；2、广泛收集各物资的供应商信息，建立供应商名录并及时更新；对各供应商的资质、供应能力、信誉等级、供应物资的价格、质量、交货期、后期服务等因素进行综合分析，给予资信等级鉴定，明确合格供应商（各种大宗、长线物资确定二到三家），作为公司物资采购的主要、优先采购对象（若非特殊原因，不得在合格供应商外采购）。3、按时完成各期采购计划和零星采购计划，保质保量、及时准确地为各用户提供采购服务，并就供应的物资的质量、数量、品种规格、价格、交货期等要素及时征求用户意见，改进不足。4、组织大宗、长线物资的采购招标工作，签订采购合同、协议并负4、责执行。第十条财务总监的主要职责是：审核、批准采购计划，安排采购资金，对采购计划的充分性、必要性以及采购资金的落实负责；参与物资采购招标工作，监督采购招标工作的合理性和经济性。第十一条公司审计部的主要职责是：对公司各采购合同、协议进行事前审计；检查、监督采购部门的供应商管理；参与合格供应商鉴定；参与、监督采购招标工作，保障公平公正。对各采购合同、招标工作的合法性和经济性负责，维护集团利益。第十二条采购部门（公司采购中心、公司办公室）的权限是：审核公司各部门、公司的物资、设备需求，有权要求各物资、设备需求单位按时提供需求计划；有权否决、修正不合理或不必要的物资、设备需求申请；有权对公司的物资使用5、情况进行检查；有权对供应商进行考核。第十三条财务总监的权限是：审核、批准公司采购中心、公司办公室的采购计划，结合公司财务状况，有权对采购计划进行调整；有权监督采购计划的落实情况；有权监督采购招标工作；审批单项支出不超过人民币一万元的固定资产、设备的采购项目和单笔不超过人民币五万元的日常财务开支。第四条公司审计部的权限是：有权对各采购合同的经济性和合理性进行审核，提出修正意见；有权参与、监督各采购招标工作；有权参与供应商鉴定并提出评审意见；有权监督、检查有关单位的供应商的管理情况；有权对采购过程中的异常行为提出纠正、处置意见和建议。第十五条公司规定，凡交易金额达到或超过人民币五千元的，必须签订采6、购合同、协议：交易金额达到或超过人民币五万元的，必须实行招标采购。第十六条物资、设备需求的申请：公司各部门、公司需要购买物资、设备，凡属于公司集中采购的，应按时提供物资、设备的年度、季度、月度需求计划；对零星采购需求，应按规定提前提出书面申请，明确需求物资、设备的种类、品种、规格、到货时间，不能明确的事项，要加以说明，报公司采购中心、公司办公室登记审核。第十七条采购计划的编制和审核：公司采购中心、公司办公室收集采购需求后，按年度、季度、月度编制公司物资、设备采购计划，报公司财务总监、公司总经理审核批准；对于应急的零星采购需求，应填写临时采购申请单，报公司财务总监审批。第八条采购计划的批准公司财7、务总监在收到各期采购计划后，应复核物资、设备的需求情况，结合公司财务状况，对各期采购计划进行审核、调整，固定资产、设备等单项投资超过人民币一万元的，报公司总经理批准；及时组织资金，确保批准后的计划落实。第十九条确定采购方式的原则本着成本优先的原则，采购执行部门在开展供应商选择、价格调查、合同会签、交易等进程时，应优先采用电话、传真、互联网等方式交流，最大限度地降低采购成本；特殊情况需要实地考察、谈判的，应获得公司总经理批准，并在出差申请单上签字确认后方能成行。第二条供应商的选择公司采购中心、办公室的采购计划获得审批后，应及时落实供应商的选择工作：有确定的合格供应商的，优先在合格供应商中选择采购8、对象；没有确定合格供应商的，应积极落实寻价工作，经名方评审，确定合理的供应商，并收集相关供应商信息，进行资信等级鉴定、备用。第二十一条选择供应商的原则是：拥有合法经营资质，供应能力强（供应商品数量持续，品种齐全）,产品质量好（满足要求），价格公道合理，售后服务周到、及时。第二二条采购合同的签订1、初步确定供应商和待采购物资、设备的市场价格后，公司采购中心、办公室应及时组织和相关供应商开展关于采购物资、设备的价格谈判，签订采购意向合同、协议。2、公司采购中心、办公室将采购合同、协议以及采购计划报集团审计部审核，经事前审计、确认其合法、经济后，报公司财务总监审批、签字许可后，和相关供应商签订正式采9、购合同、协议。第二三条签订采购合同、协议的原则和注意事项自主、自愿，平等协商是签订采购合同协议的基本原则。签订采购合同、协议的注意事项为：1、合同、协议的条款、内容以及履行方式等必须符合法律规范。2、合同、协议的规定必须符合公司的利益，或与公司的利益没有抵触。3、合同、协议的履行条件及履行方式必须具有完整性和可操作性，避免不确定的法律和经济责任的纠纷。第二十四条采购合同、协议的履行公司采购中心、办公室是公司集中控制物资、设备的主要采购执行机构，负责采购合同、协议的履行。在采购合同、协议的履行过程中，要督促供应商按照合同、协议规定提供商品或服务，及时掌握履行进程；充分听取质量检验单位或个人以及用10、户意见，对供应商提供的商品或服务进行初步的鉴定并登记、分析，充实供应商信息。对不能履行或不能完全履行采购合同、协议的供应商，应按合同规定或国家相关法、法规追究责任；对能够降格使用的，经协商可以让步接收。第二十五条采购物品的管理1、任何采购方式采购回的物资、设备，都必须由专人验收，对所到货物、设备按合同、协议要约的规定逐项核实，填写检验报告并签字确认。对不符合合同、协议要约规定的，拒绝接受，并将实际情况及时反馈至采购部门。2、验收合格的采购物品要及时办理入库手续，按规定存放；直接送达用户的，必须办理出库、领用手续并签字确认。第二十六条采购的授权公司采购中心和公司办公室是公司集中控制物资的采购执行11、机构，未经许可，公司任何部门或个人无权擅自采购；若因特殊原因必须自行采购的，须经公司采购中心或公司办公室授权，否则公司不予认可，并追究违规责任。物资采购与库存量的管理办法为保证公司建设的正常进行，避免物资采购过多，造成流动资金、仓储面积大量占用，或物资采购不足，造成生产中断不能连续进行的情形发生，特制定本管理办法。第一条建立健全的物资储备定额管理制定，严格执行穷猿投林定额。第二条采购部门接到物资采购计划后，必须及时与物资仓库进行沟第三条第四条第五条第六条第七条通，再次掌握采购计划中所购物资的库存动静态情况，发现问题立即反馈，加以复核采购计划下过时是否平衡到位，方可执行采购计划。物资采购计划在与12、库存量核实平衡后，报总经理批准，执行采购计划。采购时严格实行定期订购与宣订购相结合的科学方式，对库存量加以控制。全面把握本公司生产物资的消耗实际及规律，不断优化影响采购与库存量之间的不利因素。物资的分类标准对公司外购、外协物资，按其对最终产品质量的影响程度分为A、B、C三类：A类：直接影响最终产品质量的，需经质检部门逐个进行质量检查并在订货时要特别注明质量要求的物资；B类：对最终产品质量影响加拿大，需经质检部门按有关标准规定的抽样比例进行质量抽检并在订货时要注明质量要求的物资；C类：对最终产品质量影响相对较小，需经经营部、生产部或物资申请部门做质量验证的物资。第八条物资采购的评价第九条A类物资和B类物资中重要的物资采购供应商的选定由经营部和技术中心共同组织有关部门进行考察确认，并报总经理批准。B类物资采购供应商的选定同采购部组织质检部、生产部、办公室参加评价并确认，报总经理批准。C类物资采购供应商的选定由采购部分分管业务人员提出。经营部负责人确认。需要变更已经确认的供应商，必须按照采购控制程序办理相关手续，并重新进行确认。